غالبا ما يكون لدى المؤسسات، والفرق داخل المؤسسات، العديد من رسائل البريد الإلكتروني النصية المختلفة التي يتم نشرها في الوقت نفسه. فمن السهل المرور على السطور وتفويت المعلومات وعدم الانتباه إليها وتعطل الاتصالات. يمكن لعلب بريد الموقع أن تساعدك في تنسيق الفريق أو البريد الإلكتروني ذي الصلة بالمشروع وتخزينه في مكان واحد، حتى يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية كافة الاتصالات.
هام
يتم إهمال ميزة علبة بريد الموقع في SharePoint بدءا من مارس 2017. ستتم إزالة هذه الميزة بشكل كامل في أي إصدار مستقبلي. لم يعد بإمكان مؤسسات SharePoint الجديدة الوصول إلى ميزة علبة بريد الموقع. لم يعد بإمكان مؤسسات SharePoint الحالية إنشاء علب بريد جديدة للموقع. ستستمر أي علبة بريد موقع تم إعدادها ونشرها قبل شهر مارس 2017 في العمل.
سنوفر عملية للمساعدة في نقل مواقع علب بريد الموقع الموجودة إلى مجموعة Microsoft 365 في سبتمبر 2017. إذا كنت تستخدم حاليا ميزة علبة بريد الموقع في SharePoint، فيجب التفكير في التغيير إلى مجموعات Microsoft 365 بدلا من ذلك لدعم السيناريوهات التعاونية في البريد الإلكتروني. لمزيد من المعلومات، اطلع على استخدام مجموعات Microsoft 365 بدلا من علب بريد الموقع.
ملاحظة
ستبقى ميزة علبة بريد الموقع معتمدة، ولكنها مهملة في منتجات SharePoint Server 2019 وSharePoint Server 2016 وSharePoint Server 2013 وSharePoint Server 2010. نوصي العملاء باستكشاف علب البريد المشتركة كبديل لعلب بريد الموقع.
على شريط التشغيل السريع، انقر فوق علبة البريد.
تفتح علبة بريد الموقع كبنية مجلد وعلبة وارد منفصلة ومنفصلة إلى جانب حساب بريدك الإلكتروني الشخصي. تتم مشاركة البريد المرسل من حساب علبة بريد الموقع بين كافة الأشخاص الذين لديهم أذونات المساهمين في موقع SharePoint.
إعداد علبة بريد الموقع
يمكنك إضافة علبة بريد الموقع كمستلم بريد أو إرسال بريد من علبة البريد أو إضافتها إلى المفضلة. لإضافة علبة بريد إلى موقع، راجع إضافة تطبيق علبة بريد الموقع للإبقاء على البريد الإلكتروني في سياق أحد المواقع. يجب تمكين موقعك من البريد. إذا لم يكن كذلك، فاتصل بالمسؤول.
إضافة علبة بريد الموقع كمستلم البريد
عند تضمين علبة بريد الموقع في محادثة نصية هامة في البريد الإلكتروني، يتم تخزين نسخة من المعلومات الواردة في هذه المحادثة النصية في موقع يمكن الوصول إليه بواسطة أي شخص في الفريق.
أضف علبة بريد الموقع في السطر "إلى" أو "نسخةمخفية " في رسالة بريد إلكتروني.
ويمكنك إضافة عنوان البريد الإلكتروني لعلبة بريد الموقع إلى أي من مجموعات جهات اتصال الفريق أو قوائم التوزيع. فبهذه الطريقة، يُخزن البريد الإلكتروني ذو الصلة تلقائياً في علبة بريد الموقع الخاصة بالفريق.
إرسال بريد إلكتروني من علبة بريد الموقع
عند كتابة بريد إلكتروني من علبة بريد الموقع أو إرساله، يبدو كما لو أنه وارد منك.
يمكن لكل الأشخاص الذين يمتلكون أذونات المساهمين على موقع ما الوصول إلى علبة بريد الموقع، بحيث يمكن للعديد من الأشخاص العمل معا على مسودة رسالة بريد إلكتروني.
لإنشاء رسالة، انقر فوق New Mail.
يؤدي ذلك إلى فتح رسالة جديدة في علبة بريد الموقع.
إضافة علبة الوارد الخاصة بعلبة بريد الموقع إلى المفضلة
إذا كنت تستخدم القائمة «المفضلة» في Outlook، فقد تجد أنه من المفيد أيضاً تضمين المجلدات من علبة بريد الموقع في القائمة «المفضلة».
في Outlook، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد علبة بريد الموقع، على سبيل المثال علبة الوارد، ثم انقر فوق إظهار في المفضلة. إذا كان لديك مجلدان في القائمة «المفضلة» بالاسم نفسه (على سبيل المثال، علبتا وارد)، يضيف Outlook تلقائيا اسم علبة البريد إلى اسم المجلد (على سبيل المثال، «علبة الوارد – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com») حتى تتمكن من تحديد المجلد الذي تريده.
للحصول على مزيد من المعلومات حول المفضلة في Outlook، راجع الاحتفاظ بمجلدات البريد شائعة الاستخدام في المفضلة.
التعاون مع الفريق باستخدام علبة بريد الموقع
يمكن لفريقك استخدام علبة بريد الموقع للتعاون في العمل على إنشاء رسالة بريد إلكتروني مهمة أو جمع محادثات ذات صلة عبر البريد الإلكتروني على مستوى الفريق. يمكن لفريقك أيضا مشاركة المستندات المهمة بطريقة آمنة باستخدام علبة بريد الموقع.
بعد إعداد علبة بريد الموقع لموقعك، يتم إنشاء حساب بريد إلكتروني جديد باستخدام اسم موقعك. على سبيل المثال، يستخدم موقع فريق URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. عنوان البريد الإلكتروني لعلبة بريد الموقع هذا هو HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.
جمع محادثات عبر البريد الإلكتروني على مستوى الفريق
يجري عدد كبير من الفرق محادثات عبر رسائل البريد الإلكتروني بشكل منتظم. غالبا ما تؤدي هذه المحادثات إلى الحصول على معلومات قد تشكل مرجعا مفيدا في المستقبل. يمكنك إعادة توجيه معظم رسائل البريد الإلكتروني المفيدة ضمن سلسلة الرسائل إلى علبة بريد الموقع للمحافظة عليها. سيتمكن حينئذ كل شخص لديه أذونات "المساهمة" في موقعك من فتح علبة بريد الموقع وعرض تلك الرسالة. ويستطيع أعضاء الفريق في وقت لاحق فتح علبة بريد الموقع، والبحث عبر البريد المسجل في ذلك الحساب، والاطلاع على محفوظات المشكلة التي يريدها.
ثمة فكرة أخرى لجمع هذه المحادثات عبر البريد الإلكتروني التي تتم على مستوى الفريق وهي إضافة عنوان البريد الإلكتروني لعلبة بريد الموقع إلى السطر "نسخة" عند إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى الفريق. ويمكنك أيضا إضافة عنوان البريد الإلكتروني لعلبة بريد الموقع إلى مجموعة جهات اتصال أو قائمة توزيع، بحيث يتم تضمينه تلقائيا كلما أرسلت بريدا إلكترونيا إلى أعضاء الفريق.
مشاركة المستندات مع الآخرين
إذا كنت تخزن مستندات فريقك في موقعك على SharePoint، فيمكنك الاستفادة من تطبيق "علبة بريد الموقع" لمشاركة تلك المستندات مع الأشخاص الذين يملكون حق الوصول إلى الموقع.
هام
عندما يعرض المستخدمون علبة بريد الموقع في Outlook، فإنهم يرون قائمة تتضمن كل المستندات الموجودة في مكتبات المستندات في ذلك الموقع. تقدّم علب بريد الموقع قائمة المستندات نفسها لكل المستخدمين، وبالتالي قد يرى بعضهم مستندات لا يملكون حق الوصول إليها لفتحها.
إذا كنت تستخدم Exchange، فستظهر مستنداتك أيضا في مجلد في Outlook، مما يسهل حتى إعادة توجيه المستندات إلى الآخرين.
