غالبا ما يكون لدى المؤسسات والفرق داخل المؤسسات عدة مؤشرات ترابط مختلفة للبريد الإلكتروني في كل مرة. فمن السهل المرور على السطور وتفويت المعلومات وعدم الانتباه إليها وتعطل الاتصالات. يمكن لعلب بريد الموقع أن تساعدك في تنسيق الفريق أو البريد الإلكتروني ذي الصلة بالمشروع وتخزينه في مكان واحد، حتى يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية كافة الاتصالات.
هام
يتم إهمال ميزة علبة بريد الموقع في SharePoint بدءا من مارس 2017. ستتم إزالة هذه الميزة بالكامل في إصدار مستقبلي. لم يعد لدى مؤسسات SharePoint الجديدة حق الوصول إلى ميزة علبة بريد الموقع. لم تعد مؤسسات SharePoint الحالية قادرة على إنشاء علب بريد موقع جديدة. ستستمر أي علبة بريد موقع تم إعدادها ونشرها قبل مارس 2017 في العمل.
سنوفر عملية للمساعدة في نقل مواقع علب بريد الموقع الحالية إلى مجموعة Microsoft 365 في سبتمبر 2017. إذا كنت تستخدم حاليا ميزة علبة بريد الموقع في SharePoint، فيجب أن تفكر في التغيير إلى مجموعات Microsoft 365 بدلا من ذلك لدعم سيناريوهات البريد الإلكتروني التعاونية. لمزيد من المعلومات، راجع استخدام مجموعات Microsoft 365 بدلا من علب بريد الموقع.
ملاحظة
ستظل ميزة علبة بريد الموقع مدعومة، ولكنها مهملة في منتجات SharePoint Server 2019 وSharePoint Server 2016 وSharePoint Server 2013 وSharePoint Server 2010. يوصى العملاء باستكشاف علب البريد المشتركة كبديل لعلب بريد الموقع.
على شريط التشغيل السريع، انقر فوق علبة البريد.
يتم فتح علبة بريد الموقع كبنية علبة وارد ومجلد منفصلة أخرى بجانب حساب بريدك الإلكتروني الشخصي. تتم مشاركة البريد المرسل من وإلى حساب علبة بريد الموقع بين جميع الأشخاص الذين لديهم أذونات المساهم على موقع SharePoint.
إعداد علبة بريد الموقع
يمكنك إضافة علبة بريد موقع كمستلم بريد أو إرسال بريد من علبة البريد أو إضافتها إلى المفضلة. لإضافة علبة بريد إلى الموقع، راجع إضافة تطبيق علبة بريد الموقع للاحتفاظ بالبريد الإلكتروني في السياق على موقع. يجب تمكين البريد لموقعك. إذا لم يتم الاتصال بالمسؤول.
إضافة علبة بريد الموقع كمستلم البريد
عند تضمين علبة بريد الموقع على مؤشر ترابط بريد إلكتروني مهم، يتم تخزين نسخة من المعلومات الموجودة في مؤشر الترابط هذا في موقع يمكن لأي شخص في الفريق الوصول إليه.
أضف علبة بريد الموقع في السطر إلى أو نسخة أو نسخة مخفية لرسالة بريد إلكتروني.
يمكنك إضافة عنوان البريد الإلكتروني لعلمة بريد الموقع إلى أي مجموعات جهات اتصال فريق أو قوائم توزيع. فبهذه الطريقة، يُخزن البريد الإلكتروني ذو الصلة تلقائياً في علبة بريد الموقع الخاصة بالفريق.
إرسال بريد إلكتروني من علبة بريد الموقع
عندما تكتب بريدا إلكترونيا وترسله من علبة بريد الموقع، تظهر كما لو كانت واردة منك.
يمكن لكل شخص لديه أذونات المساهم على موقع الوصول إلى علبة بريد الموقع، حتى يتمكن عدة أشخاص من العمل معا لصياغة رسالة بريد إلكتروني.
لإنشاء رسالة، انقر فوق بريد جديد.
يؤدي ذلك إلى فتح رسالة جديدة في علبة بريد الموقع.
إضافة علبة الوارد الخاصة بعلبة بريد الموقع إلى المفضلة
إذا كنت تستخدم القائمة «المفضلة» في Outlook، فقد تجد أنه من المفيد أيضاً تضمين المجلدات من علبة بريد الموقع في القائمة «المفضلة».
في Outlook، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد علبة بريد الموقع، على سبيل المثال علبة الوارد، ثم انقر فوق إظهار في المفضلة. إذا كان لديك مجلدان في قائمة المفضلة يحملان الاسم نفسه (على سبيل المثال، علبة وارد)، يضيف Outlook تلقائيا اسم علبة البريد إلى اسم المجلد (على سبيل المثال، "علبة الوارد – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") بحيث يمكنك تحديد المجلد الذي تريده.
لمزيد من المعلومات حول المفضلة في Outlook، راجع الاحتفاظ بمجلدات البريد المستخدمة بشكل متكرر في المفضلة.
التعاون مع فريقك باستخدام علبة بريد الموقع
يمكن لفريقك استخدام علبة بريد الموقع للتعاون في إنشاء رسالة بريد إلكتروني مهمة أو جمع محادثات البريد الإلكتروني ذات الصلة على مستوى الفريق. يمكن لفريقك أيضا مشاركة المستندات المهمة بأمان باستخدام علبة بريد الموقع.
بعد إعداد علبة بريد الموقع لموقعك، يتم إنشاء حساب بريد إلكتروني جديد باستخدام اسم موقعك. على سبيل المثال، يستخدم موقع الفريق عنوان URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. عنوان البريد الإلكتروني لعلمة بريد الموقع هذه هو HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.
جمع محادثات عبر البريد الإلكتروني على مستوى الفريق
تجري العديد من الفرق محادثات عبر رسائل البريد الإلكتروني بشكل منتظم. غالبا ما تؤدي هذه المحادثات إلى معلومات يمكن أن تكون مرجعا مفيدا في مكان ما أسفل السطر. يمكنك إعادة توجيه البريد الإلكتروني الأكثر فائدة داخل مؤشر الترابط إلى علبة بريد الموقع للحفاظ عليه. بعد ذلك، سيتمكن كل شخص لديه أذونات المساهمة في موقعك من فتح علبة بريد الموقع وعرض تلك الرسالة. يمكن لأعضاء الفريق لاحقا فتح علبة بريد الموقع والبحث عبر البريد الذي تم التقاطه في هذا الحساب والاطلاع على محفوظات المشكلة المعنية.
هناك فكرة أخرى لجمع محادثات البريد الإلكتروني هذه على مستوى الفريق وهي نسخ عنوان البريد الإلكتروني لعلمة بريد الموقع عند إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى الفريق. يمكنك أيضا إضافة عنوان البريد الإلكتروني لعلمة بريد الموقع إلى مجموعة جهات اتصال أو قائمة توزيع، بحيث يتم تضمينه تلقائيا كلما أرسلت بريدا إلى فريقك.
مشاركة المستندات مع الآخرين
إذا قمت بتخزين مستندات فريقك على موقع SharePoint، فيمكنك الاستفادة من تطبيق علبة بريد الموقع لمشاركة هذه المستندات مع الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى الموقع.
هام
عندما يعرض المستخدمون علبة بريد موقع في Outlook، فإنهم يرون قائمة بجميع المستندات الموجودة في مكتبات مستندات هذا الموقع. تقدّم علب بريد الموقع قائمة المستندات نفسها لكل المستخدمين، وبالتالي قد يرى بعضهم مستندات لا يملكون حق الوصول إليها لفتحها.
إذا كنت تستخدم Exchange، فستظهر مستنداتك أيضا في مجلد في Outlook، مما يسهل إعادة توجيه المستندات إلى الآخرين.
