يوفر SharePoint تجربة غنية بالميزات القابلة للتطوير لإدارة المحتوى. إذا كان لديك حجم كبير من الملفات لإدارتها، ففكر في استخدام قالب موقع "مركز المستندات". تم تحسين هذا القالب لإدارة المستندات على نطاق واسع. يمكن أن يوفر الوقت ويساعدك على أن تكون أكثر كفاءة. يتم تضمين الإصدارات ومعرفات المستندات ومجموعات المستندات والتنقل بين بيانات التعريف وأنواع المحتويات في القالب.
يعمل موقع مركز المستندات لكلا السيناريوهين:
- بيئة التأليف في بيئة التأليف في "مركز المستندات"، يقوم المستخدمون بإنشاء وتحرير آلاف المستندات أو أصول الوسائط المخزنة في مستودع مركزي.
- أرشيف المحتوى في أرشيف المحتوى، مثل قاعدة معارف، يخزن المستخدمون المستندات أو يعرضونها.
تخبرك هذه المقالة بالميزات الموجودة في قالب موقع "مركز المستندات".
لإنشاء مركز مستندات، راجع استخدام القوالب لإنشاء أنواع مختلفة من مواقع SharePoint
ماذا يوجد في موقع مركز المستندات؟
يحتوي قالب موقع "مركز المستندات" على ميزات تضفي المزيد من السهولة والفعالية لإنشاء مجموعات كبيرة من المستندات وإدارتها. في معظم الحالات، يمكن لمالك الموقع إضافة كل واحدة من هذه الميزات بشكل منفصل. يقوم قالب موقع "مركز المستندات" بتمكين ميزات إدارة المستندات الموصى بها تلقائيا. تصف المقاطع التالية باختصار هذه الميزات.
ويمكنك استخدام موقع "مركز المستندات" كبيئة تأليف أو أرشيف محتوى. في بيئة التأليف، يقوم المستخدمون بشكل متكرر بإيداع الملفات وسحبها وإنشاء بنية مجلدات لهذه الملفات. يتم تمكين تعيين الإصدار، ويتم الاحتفاظ بالإصدارات السابقة من كل مستند. علاوة على ذلك، بإمكان مهام سير العمل التحكم في دورات حياة المستندات.
في المقابل، يحدث القليل جدا من التأليف في أرشيف المحتوى. باستطاعة المستخدمين عرض المستندات أو تحميلها فقط. يعتمد قالب موقع "مركز المستندات" إنشاء نوع من أنواع أرشيف المحتويات يسمى أرشيفات قاعدة معارف. وعادة ما تحتوي قواعد المعارف على إصدارات فردية للمستندات، ويمكن للموقع تغيير ملايين الملفات. في سيناريو معين، مثل مركز الدعم التقني لمؤسسة كبيرة، بإمكان آلاف الأشخاص الوصول إلى المحتوى لقراءته بشكل أساسي. سيقوم البعض فقط بتحميل محتوى جديد إلى الموقع.
تصف العناصر التالية بعض ميزات SharePoint التي يمكنك تضمينها في موقع مركز المستندات. بالإضافة إلى هذه القدرات، تقوم بعض المؤسسات بتخصيص شكل "مركز المستندات" وطريقة التنقل فيه. وتضيف بعض الأجزاء أجزاء ويب مخصصة.
التنقل بين بيانات التعريف
بيانات التعريف المدارة عبارة عن نظام يقوم بتعيين شروط معينة للمستندات في SharePoint. بعد ذلك، يمكنك استخدام هذه المصطلحات لتصنيف المستندات. يمكنك أيضا استخدام بيانات التعريف لإنشاء أداة تنقل فعالة للمستخدمين يمكن أن تساعدهم في العثور على ما يريدون بسرعة.
على سبيل المثال، افترض أن شركتك تملك قاعدة معارف تحتوي على مقالات تساعد الأشخاص على استكشاف أخطاء المنتجات وإصلاحها. يمكنك إنشاء مصطلحات بيانات التعريف التي تمكن المستخدمين من تصفية المعلومات حسب المنتج أو نوع المشكلة أو خصائص أخرى.
معرفات المستندات
في موقع "مركز المستندات"، يحصل كل جزء من المحتوى على معرف فريد لا يرتبط بموقع المستند، مثل ارتباط URL. وهذا يعني أنه إذا قمت بنقل المستند أو إعادة تسميته، فإن المعرف يظل كما هو. ويمكنك استخدام المعرف لإنشاء ارتباط دائم للمستند وتصغير الارتباطات المقطوعة.
الإصدارات
يتم تمكين الإصدارات تلقائيا في موقع مركز المستندات. وهذا يعني أنه لديك تلقائيا محفوظات جميع إصدارات الملف المختلفة. في عملية مراجعة المستند، على سبيل المثال، يعني هذا أنه لديك سجل بجميع التحديثات التي تم إدخالها أثناء دورة المراجعة. يمكنك تعقب التحديثات والاتصال بالمستجيبين وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، إذا ظهرت مشكلة في الإصدار الحالي من مقالة، يمكنك العودة بسرعة إلى الإصدار الأخير المعروف-الجيد.
أنواع المحتويات
يمثل نوع المحتوى نوعا معينا من المحتوى مع مجموعة من الإعدادات الخاصة بالمحتوى. عندما يقوم أحد الأشخاص بإنشاء مستند من نوع محتوى محدد، فإنه يتلقى تلقائيا كل الإعدادات المناسبة لنوع المحتوى هذا. قد يحتوي مركز المستندات على مجموعة من أنواع المحتويات – أنواع مختلفة من المستندات والفيديو والقوالب وما إلى ذلك.
منظم المحتوى
لا يتم تضمين "منظم المحتوى" تلقائيا في موقع مركز المستندات، ولكن يضيفه العديد من المستخدمين. إن "منظم المحتوى" عبارة عن ميزة في SharePoint تتيح لك إدارة التنظيم والتركيب العمومي للعناصر. باستخدام بيانات التعريف أو أنواع المحتويات، يمكن ل "منظم المحتوى" توجيه المستندات والعناصر الأخرى تلقائيا إلى مواقع محددة. على سبيل المثال، في قاعدة معارف، قد يكون لديك "منظم المحتوى" يوجه تلقائيا كل عمليات الإرسال الجديدة إلى مكتبة خاصة تجمع مقالات لمنتج معين.