كيفية استخدام ميزة دمج المراسلات في Word لإنشاء أحرف نماذج تستخدم البيانات من ورقة عمل Excel وطباعتها

الملخص

تشرح هذه المقالة كيفية استخدام ميزة دمج المراسلات في Microsoft Word لإنشاء أحرف نماذج وطباعتها باستخدام بيانات من ورقة عمل Microsoft Excel.

 عند استخدام ميزة Word دمج المراسلات، Word بدمج مستند رئيسي مع قائمة مستلمين لإنشاء مجموعة من مستندات الإخراج:

• يحتوي المستند الرئيسي على النص الأساسي نفسه في جميع مستندات الإخراج. قد يحتوي على رأس حرفي ونص وإرشادات في حقول الدمج لإدراج نص (مثل أسماء المستلمين وعناوينهم) التي تختلف من مستند إخراج إلى آخر.

• قائمة المستلمين هي قاعدة بيانات تحتوي على البيانات التي سيتم دمجها في مستندات الإخراج. على سبيل المثال، قائمة المستلمين هي ملف قاعدة بيانات Microsoft Access أو ورقة عمل Excel.

  عادة ما تكون قاعدة البيانات هذه قائمة بالأسماء والعناوين وأرقام الهواتف وفئات أخرى من المعلومات الشخصية.

• مستندات الإخراج هي نتيجة دمج المراسلات. يمكن أن يكون النص في مستند الإخراج هو نفسه في جميع مستندات الإخراج، ولكن يمكنك تطبيق التنسيق على مستندات معينة.

الخطوة 1: إعداد ملف بيانات Excel

قبل متابعة معالج دمج المراسلات، تأكد من أن ورقة عمل Excel منظمة بشكل جيد لهذا الغرض. لاحظ المتطلبات التالية لجدول البيانات:

• يجب أن يحتوي الصف الأول على أسماء حقول لكل عمود - على سبيل المثال، العنوان والتحية والاسم الأول والاسم الأوسط واسم العائلة والعنوان1 والعنوان2.
• يجب أن يكون كل اسم حقل فريدا.
• يجب أن يوفر كل صف معلومات حول عنصر معين. على سبيل المثال، في قائمة بريدية، قد يتضمن كل صف معلومات حول مستلم معين.
• يجب ألا يحتوي الجدول على صفوف فارغة.

قم بإنشاء ملف بيانات Excel، ثم قم بترتيبه باستخدام الحقول التي تريد استخدامها لحرفك، كما هو موضح في نموذج ملف البيانات التالي.

  بعد إنشاء ملف بيانات Excel، احفظه، ثم أغلق ملف البيانات.

لمزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء قائمة عناوين دمج البريد، انقر فوق رقم المقالة التالي لعرض المقالة في قاعدة معارف Microsoft:

294688 كيفية تصميم قائمة عناوين دمج المراسلات وإعدادها في Word 2002 والإصدارات الأحدث من Word

الخطوة 2: إعداد المستند الرئيسي

1. في Microsoft Office Word 2003 والإصدارات السابقة من Word، أشر إلى الرسائل والمراسلات في القائمة أدوات، ثم انقر فوق معالج دمج المراسلات.

   في Microsoft Office Word 2007، انقر فوق بدء دمج المراسلات في المجموعة بدء دمج المراسلات على علامة التبويب مراسلات، ثم انقر فوق معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.

2. ضمن تحديد نوع المستند، انقر فوق رسائل.

   يصبح المستند النشط هو المستند الرئيسي. يحتوي المستند الرئيسي على النص والرسومات المتماثلة لكل إصدار من المستند المدمج. على سبيل المثال، عنوان الإرجاع والتحية في حرف نموذج هي نفسها لكل إصدار.

3. انقر فوق التالي: بدء المستند.

4. استخدم إحدى الطرق التالية:

   • ابدأ بالمستند المعروض حاليا في نافذة المستند. للقيام بذلك، انقر فوق استخدام المستند الحالي.

      يمكنك بعد ذلك كتابة الحرف في نافذة المستند أو الانتظار حتى يطالبك المعالج بذلك في خطوة لاحقة.

   • ابدأ بقالب. اتبع هذه الخطوات للقيام بذلك:

     1. انقر فوق بدء من قالب.

     2. انقر فوق تحديد قالب.

     3. في علامة التبويب دمج المراسلات، حدد القالب الذي تريده في مربع الحوار تحديد قالب، ثم انقر فوق موافق.

   • ابدأ بمستند موجود. اتبع هذه الخطوات للقيام بذلك:

     1. انقر فوق البدء من المستند الموجود.
     2. في المربع البدء من الموجود ، حدد المستند الذي تريده، ثم انقر فوق فتح.
     3. إذا لم تتمكن من رؤية المستند، فانقر فوق المزيد من الملفات، ثم انقر فوق فتح. في مربع الحوار فتح، حدد موقع المستند الذي تريده، ثم انقر فوق فتح.

5. انقر فوق التالي: حدد المستلمين.

الخطوة 3: تحديد مصدر بيانات Excel

1. ضمن تحديد المستلمين، انقر فوق استخدام قائمة موجودة.

2. انقر فوق استعراض.

3. في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات ، حدد موقع ورقة عمل Excel التي تريد استخدامها ثم انقر فوقها.

    بشكل افتراضي، يفتح Word مجلد "مصادر البيانات الخاصة بي".

4. انقر فوق فتح.

5. إذا كانت ورقة عمل Excel تحتوي على معلومات حول علامات تبويب متعددة، فحدد علامة التبويب التي تحتوي على المعلومات التي تريدها، ثم انقر فوق موافق.

6. تظهر كافة الإدخالات في مصدر البيانات في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات. هنا، يمكنك تحسين قائمة المستلمين لتضمينها في الدمج.

الخطوة 4: حدد المستلمين

1. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، حدد المستلمين الذين تريد تضمينهم. للقيام بذلك، استخدم إحدى الطرق التالية:

   • استخدم خانات الاختيار لتعيين المستلمين.

      يُعد هذا الأسلوب مفيداًَ على وجه التحديد إذا كانت القائمة قصيرة. انقر لتحديد خانات الاختيار بجوار المستلمين الذين تريد تضمينهم، ثم انقر لمسح خانات الاختيار إلى جانب المستلمين الذين تريد استبعادهم.

     ملاحظة إذا كنت تعلم أنك تريد تضمين معظم القائمة في الدمج، فانقر فوق تحديد الكل، ثم انقر لمسح سجلات معينة. وبالمثل، إذا كنت تريد تضمين عدد قليل فقط من السجلات في القائمة، فانقر فوق مسح الكل، ثم حدد السجلات التي تريدها.

   • فرز العناصر في القائمة.

      هذا الأسلوب مفيد إذا كنت تريد رؤية العناصر بترتيب أبجدي أو رقمي. انقر فوق عنوان العمود للعنصر الذي تريد الفرز من خلاله. على سبيل المثال، إذا كنت تريد عرض القائمة أبجديا حسب اسم العائلة، فانقر فوق عنوان العمود اسم العائلة.

   • تصفية العناصر في القائمة.

      هذا الأسلوب مفيد إذا كانت القائمة تحتوي على سجلات تعرف أنك لا تريد رؤيتها أو تضمينها في الدمج. بعد تصفية القائمة، يمكنك استخدام خانات الاختيار لتضمين السجلات واستبعادها، كما هو موضح سابقا. لتصفية القائمة، اتبع الخطوات التالية:

     1. انقر فوق السهم الموجود بجانب عنوان العمود للعنصر الذي تريد التصفية حسبه.

     2. انقر فوق أي مما يلي:

        • (الفراغات): يعرض هذا الخيار كافة السجلات التي يكون فيها الحقل المقابل فارغا.
        • (Nonblanks): يعرض هذا الخيار جميع السجلات التي يحتوي فيها الحقل المقابل على معلومات.
        • إذا كان مصدر البيانات يحتوي على سجلات تشترك في نفس المعلومات، وإذا كان هناك 10 قيم فريدة أو أقل في العمود، يمكنك التصفية حسب معلومات محددة. على سبيل المثال، إذا كانت هناك عناوين متعددة تسرد أستراليا كبلاد، يمكنك التصفية حسب أستراليا.

   • يعرض مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات السجلات المعينة فقط. لعرض كافة السجلات مرة أخرى، انقر فوق (الكل).

   ملاحظات

   • للفرز والتصفية المتقدمة، انقر فوق السهم الموجود بجانب أي اسم عمود، ثم انقر فوق (متقدم). استخدم علامات التبويب تصفية السجلات وفرز السجلات لإعداد استعلام الفرز أو التصفية الذي تريده.
   • إذا قمت بتثبيت برنامج التحقق من صحة العنوان، فانقر فوق التحقق من الصحة في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات للتحقق من صحة عناوين المستلمين.

2. انقر فوق موافق للعودة إلى معالج دمج المراسلات.

    يستخدم Word المستلمين الذين قمت بتعيينهم للدمج.

3. انقر فوق التالي: اكتب رسالتك.

الخطوة 5: إكمال حقلي الحرف وإضافة دمج

إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فاكتب النص الذي تريد ظهوره في كل حرف نموذج في المستند الرئيسي.

إدراج حقول الدمج

إدراج حقول الدمج حيث تريد دمج الأسماء والعناوين والمعلومات الأخرى من مصدر البيانات. لإدراج حقول الدمج، اتبع الخطوات التالية:

1. في المستند الرئيسي، انقر فوق المكان الذي تريد إدراج الحقل فيه.

2. إدراج أي مما يلي:

   • كتلة العنوان ذات الاسم والعنوان والمعلومات الأخرى:

     1. انقر فوق كتلة العنوان.

     2. في مربع الحوار إدراج كتلة عنوان، حدد عناصر العنوان التي تريد تضمينها والتنسيقات التي تريد تطبيقها، ثم انقر فوق موافق. للحصول على تعليمات حول أحد الخيارات، انقر فوق علامة الاستفهام، ثم انقر فوق الخيار .

     3. للحصول على تعليمات حول أحد الخيارات، انقر فوق علامة الاستفهام، ثم انقر فوق الخيار . إذا ظهر مربع الحوار مطابقة الحقول، فقد يتعذر على Word العثور على بعض المعلومات التي يحتاجها لعنوان كتلة العنوان. انقر فوق السهم الموجود بجانب
        (غير متوفر)، ثم حدد الحقل من مصدر البيانات الذي يتوافق مع الحقل المطلوب لدمج البريد.

   • سطر الترحيب:

     1. انقر فوق سطر الترحيب.

     2. حدد تنسيق سطر الترحيب الذي يتضمن التحية وتنسيق الاسم وعلامات الترقيم التالية.

     3. حدد النص الذي تريد ظهوره في الحالات التي يتعذر فيها على Word تفسير اسم المستلم. على سبيل المثال، لا يمكن Word تفسير الاسم عندما لا يحتوي مصدر البيانات على اسم أول أو اسم عائلة للمستلم، ولكن لا يحتوي إلا على اسم شركة.

     4. انقر فوق "موافق".

     5. إذا ظهر مربع الحوار مطابقة الحقول، فقد يتعذر على Word العثور على بعض المعلومات التي يحتاجها سطر الترحيب. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير متوفر)، ثم حدد الحقل من مصدر البيانات الذي يتوافق مع الحقل المطلوب لدمج البريد.

   • حقول المعلومات الأخرى:

     1. انقر فوق المزيد من العناصر.

     2. استخدم إحدى الطرق التالية:

        • انقر فوق حقول العنوان للتحديد من حقول العناوين التي سيتم تعيينها تلقائيا إلى الحقول المقابلة في مصدر البيانات، حتى إذا لم يكن لحقول مصدر البيانات نفس اسم حقولك.
        • انقر فوق حقول قاعدة البيانات للتحديد من الحقول التي تأخذ البيانات دائما مباشرة من عمود في قاعدة بيانات.

     3. في مربع الحقول، انقر فوق الحقل الذي تريده.

     4. انقر فوق إدراج، ثم فوق إغلاق.

     5. إذا ظهر مربع الحوار مطابقة الحقول، فقد لا يتمكن Word من العثور على بعض المعلومات التي يحتاجها لإدراج الحقل. انقر فوق السهم الموجود بجانب (غير متوفر)، ثم حدد الحقل من مصدر البيانات الذي يتوافق مع الحقل المطلوب لدمج المراسلات.

        ملاحظة إذا قمت بإدراج حقل من قائمة حقول قاعدة البيانات، وإذا قمت لاحقا بالتبديل إلى مصدر بيانات لا يحتوي على عمود بنفس الاسم، Word لا يمكن إدراج معلومات الحقل هذه في المستند المدمج.

   • البريد الإلكتروني:

     لإضافة البريد الإلكتروني، يجب أولا تثبيت برنامج بريد إلكتروني، مثل البرنامج الذي يمكنك شراؤه من موفر تابع لجهة خارجية على الويب. لاستخدام البريد الإلكتروني، اتبع الخطوات التالية:

     1. انقر فوق البريد الإلكتروني.

         إذا لم يكن لديك برنامج بريد إلكتروني مثبت، Word يطالبك بتثبيت برنامج، ويعرض الاتصال بموقع Microsoft Office على ويب التالي:
        طباعة البريد عبر الإنترنت
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. أدخل البريد وفقا لإرشادات البرنامج.

   • لإضافة البريد الإلكتروني، يجب أولا تثبيت برنامج بريد إلكتروني، مثل البرنامج الذي يمكنك شراؤه من موفر تابع لجهة خارجية على الويب. لاستخدام البريد الإلكتروني، اتبع الخطوات التالية: رمز الشريط البريدي: يجب تحديد نوع حرف أو مغلف يدعم رمز شريط POSTNET. لاستخدام رمز الشريط البريدي، اتبع الخطوات التالية:

     1. انقر فوق رمز الشريط البريدي.

     2. في مربع الحوار إدراج رمز شريطي بريدي ، حدد حقول العنوان المناسبة.

        ملاحظة يظهر الخيار الرمز الشريطي البريدي فقط إذا كنت تستخدم إصدار اللغة الأمريكية من Word.

     3. كرر الخطوات a وb لجميع الحقول التي تريد إدراجها. ملاحظات:

        • لا يمكنك كتابة أحرف حقل الدمج (" ") أو إدراجها باستخدام الأمر رمز في القائمة إدراج.
        • إذا ظهرت حقول الدمج داخل أقواس، مثل { MERGEFIELD City }، Word تعرض رموز الحقول بدلا من نتائج الحقول. لا يؤثر هذا على الدمج، ولكن إذا كنت تريد عرض النتائج بدلا من ذلك، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز الحقل، ثم انقر فوق تبديل رموز الحقول في القائمة المختصرة.

     على سبيل المثال، باستخدام نموذج قاعدة البيانات الموضحة سابقا، قد يحتوي الحرف الخاص بك على الحقلين AddressBlock و GreetingLine، وبالتالي تظهر صفحتك الأولى مشابهة لما يلي:
     26 فبراير 2002

     حظر العنوان

     سطر الترحيب

     اكتب رسالتك هنا.

     مع خالص التقدير،

     اكتب اسمك هنا

   ملاحظة يمكنك أيضا استخدام شريط أدوات دمج المراسلات لإدراج حقول الدمج أو العمل مع المستند الرئيسي لدمج البريد أو تشغيل دمج المراسلات. لعرض شريط أدوات دمج المراسلات، أشر إلى الرسائل والمراسلات في القائمة أدوات، ثم انقر فوق إظهار شريط أدوات دمج المراسلات.

   يوفر شريط أدوات دمج المراسلات أوامر إضافية غير مضمنة في أجزاء مهام معالج دمج المراسلات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام القائمة إدراج حقل Word على شريط أدوات دمج المراسلات لإدراج حقول Word للتحكم في عملية الدمج. على سبيل المثال، يمكنك إدراج حقل IF الذي يدرج نصا فقط إذا كان حقل دمج معين له قيمة محددة.

   بدلا من ذلك، يمكنك النقر فوق التحقق من وجود أخطاء لإجراء Word تشغيل دمج المراسلات والإبلاغ عن أي أخطاء موجودة في المستند الرئيسي.

تغيير تنسيق البيانات المدمجة

لتنسيق البيانات المدمجة، يجب تنسيق حقول الدمج في المستند الرئيسي. لا تقم بتنسيق البيانات في مصدر البيانات، لأنه لا يتم الاحتفاظ بتنسيقها عند دمج البيانات في المستند. لتغيير تنسيق البيانات المدمجة، اتبع الخطوات التالية:

1. في المستند الرئيسي، حدد الحقل الذي يحتوي على المعلومات التي تريد تنسيقها، بما في ذلك تضمين أحرف حقل الدمج (<<>>).

2. في Word 2003 والإصدارات السابقة من Word، انقر فوق خط من القائمة تنسيق، ثم حدد الخيارات التي تريدها.

   في Word 2007، انقر فوق الخيار الذي تريده في المربع خطوط النسق في المجموعة خط ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

التنسيق باستخدام رموز الحقول

للتحكم في جوانب أخرى من التنسيق، اضغط على ALT+F9 لعرض رموز الحقول، ثم أضف مفاتيح التبديل إلى حقول الدمج. عند العمل مع الحقول، يكون مفتاح التبديل عبارة عن تعليمات خاصة تتسبب في حدوث إجراء معين. بشكل عام، تتم إضافة مفتاح إلى حقل لتعديل نتيجة.

أمثلة على كيفية استخدام مفاتيح التبديل هي كما يلي:

• لعرض الرقم 34987.89 ك 34,987.89 دولار، أضف مفتاح تبديل الصورة الرقمية (\#).
• لطباعة أسماء العملاء بأحرف كبيرة، أضف رمز التبديل تنسيق (\*).
• للتأكد من أن المعلومات المدمجة لها نفس الخط وحجم النقطة التي تطبقها على حقل الدمج، أضف مفتاح Charformat (\*).

الخطوة 6: حفظ المستند

بعد إكمال المستند الرئيسي وإدراج كافة حقول الدمج، تأكد من حفظ المستند قبل المتابعة. اتبع هذه الخطوات للقيام بذلك:

1. في Word 2003 والإصدارات السابقة من Word، انقر فوق حفظ باسم في القائمة ملف.

   في Word 2007، انقر فوق زر Microsoft Office، ثم انقر فوق حفظ باسم.

2. قم بتسمية المستند، ثم انقر فوق حفظ.

3. انقر فوق التالي: معاينة رسائلك.

الخطوة 7: معاينة الرسائل Fine-Tune قائمة المستلمين

عندما يعرض المعالج جزء المهام "الخطوة 5 دمج المراسلات"، يستبدل المعالج كل حقل من حقول الدمج في المستند الرئيسي الذي يحتوي على النص الفعلي من الإدخال الأول لقائمة المستلمين. لذلك، يمكنك معرفة كيف سيبدو مستند الإخراج الأول.

 على سبيل المثال، إذا كنت تريد الاستمرار في استخدام نموذج قاعدة البيانات الموضحة سابقا، يجب أن تشبه الصفحة الأولى الصفحة التالية بعد النقر فوق التالي: معاينة الأحرف:

26 فبراير 2002

أندرو فولر
908 W. Capital Way
Tacoma 98401

 عزيزي أندرو فولر،

اكتب رسالتك هنا.

مع خالص التقدير،

اكتب اسمك هنا لمعاينة إدخالات إضافية، استخدم إحدى الطرق التالية:

• لمعاينة العناصر بالترتيب، انقر فوق أزرار السهم لليسار أو لليمين.
• لتحديد موقع عنصر معين ومعاينته، انقر فوق بحث عن مستلم، ثم أدخل معايير البحث في مربع الحوار بحث عن إدخال.

قم بضبط قائمة المستلمين إذا أردت ذلك. للقيام بذلك، استخدم إحدى الطرق التالية:

• لاستبعاد مستلم معين من عملية الدمج، انقر فوق استبعاد هذا المستلم.
• لتغيير قائمة المستلمين، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين، ثم قم بإجراء التغييرات في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات .

الخطوة 8: إكمال الدمج

لإكمال الدمج، استخدم أي من الطرق التالية.

تخصيص الرسائل الفردية

لتخصيص العناصر الفردية، يمكنك بالفعل إكمال الدمج، ثم تحرير المعلومات التي تريدها في المستند المدمج الناتج. اتبع هذه الخطوات للقيام بذلك:

1. انقر فوق تحرير أحرف فردية.

2. في مربع الحوار دمج إلى مستند جديد ، حدد السجلات التي تريد دمجها.

3. انقر فوق "موافق".

    Word إنشاء مستند مدمج جديد وفتحه. يظل المستند الرئيسي مفتوحا أيضا، ويمكنك التبديل إليه مرة أخرى إذا كنت تريد تغيير جميع المستندات.

4. قم بالتمرير إلى المعلومات التي تريد تحريرها، ثم قم بإجراء التغييرات.

5. يمكنك طباعة المستند أو حفظه تماما كما تفعل مع أي مستند عادي.

طباعة الأحرف

لطباعة الأحرف، استخدم إحدى الطرق التالية:

• إذا قمت بتخصيص العناصر وإذا كان المستند المدمج نشطا، فاتبع الخطوات التالية:

  1. في Word 2003 والإصدارات السابقة من Word، انقر فوق طباعة في القائمة ملف.

     في Word 2007، انقر فوق زر Microsoft Office، ثم انقر فوق طباعة.

  2. حدد الخيارات التي تريدها.

• إذا كنت تريد الطباعة مباشرة من معالج دمج المراسلات، فاتبع الخطوات التالية:

  1. في الخطوة 6 من معالج دمج المراسلات (إكمال الدمج)، انقر فوق طباعة.

  2. في مربع الحوار دمج إلى طابعة ، استخدم إحدى الطرق التالية، ثم انقر فوق موافق:

     • لطباعة كل المستندات، انقر فوق الكل.
     • لطباعة المستند الذي تراه في نافذة المستند، انقر فوق السجل الحالي.
     • لطباعة نطاق من المستندات، انقر فوق من، ثم اكتب أرقام السجلات في المربعين من وإلى.

  3. في مربع الحوار طباعة، حدد الخيارات التي تريدها.

حفظ الأحرف المدمجة للاستخدام لاحقا

إذا كنت تريد تحرير الأحرف المدمجة أو حفظها لاستخدامها لاحقا، يمكنك جمعها في مستند واحد. اتبع هذه الخطوات للقيام بذلك:

1. انقر فوق تحرير أحرف فردية.

2. في مربع الحوار دمج إلى مستند جديد ، استخدم إحدى الطرق التالية، ثم انقر فوق موافق:

   • لدمج جميع المستندات، انقر فوق الكل.
   • لدمج المستند الذي تراه فقط في نافذة المستند، انقر فوق السجل الحالي.
   • لدمج نطاق من المستندات، انقر فوق من، ثم اكتب أرقام السجلات في المربعين من وإلى.

3. يفتح Word مستندا جديدا واحدا يحتوي على جميع الأحرف الفردية. يمكنك بعد ذلك حفظ المستند لاستخدامه لاحقا، تماما كما تفعل مع أي مستند عادي.

المراجع

لمزيد من المعلومات، انقر فوق أرقام المقالات التالية لعرض المقالات في قاعدة معارف Microsoft:

318117 كيفية استخدام عناوين من ورقة عمل Excel لإنشاء تسميات في Word

318115 كيفية إنشاء حرف نموذج باستخدام معلومات من قاعدة بيانات Access في Word 2002

318112 كيفية استخدام عناوين من قاعدة بيانات Access 2002 لإنشاء تسميات في Word 2002

294686 كيفية استخدام دمج المراسلات لإنشاء قائمة تم فرزها حسب الفئة في Word 2002 والإصدارات الأحدث من Word

290408 الأسئلة المتداولة حول دمج البريد في Word 2002

294688 كيفية تصميم قائمة عناوين دمج المراسلات وإعدادها في Word 2002 والإصدارات الأحدث من Word

294693 كيفية استخدام دمج المراسلات لإنشاء دليل في Word 2002 والإصدارات الأحدث من Word

294683 كيفية استخدام دمج المراسلات لإنشاء أحرف نموذج في Word 2002 والإصدارات الأحدث من Word