هل يبدو السيناريو التالي مألوفا؟ يمكنك إرسال ملفك عبر البريد الإلكتروني إلى العديد من زملاء العمل. ثم يضيفون جميعا ملاحظاتهم، مما يترك لك مهمة دمج الإدخال من نسخ متعددة من النسخ الأصلية الخاصة بك.
هناك طريقة أفضل للتعامل مع هذا. يمكنك تخزين الملف على SharePoint أو Microsoft OneDrive واستخدام الأمر مشاركة للسماح للآخرين بالقراءة أو التحرير. ثم هناك نسخة واحدة فقط لمراجعتها تحتوي على ملاحظات الجميع. (يعتمد ما يمكنهم فعله بالملف على الأذونات التي تمنحها لهم.)
هذه هي العملية.
إضافة SharePoint أو موقع OneDrive إلى قائمة الأماكن في Word
- في Word، حدد حفظ الملف>باسم>إضافة مكان.
- ضمن إضافة مكان، حدد الخدمة المستندة إلى السحابة التي تريد استخدامها (أي SharePoint وOneDrive).
- أكمل شاشة تسجيل الدخول التي قد تظهر. إذا لزم الأمر، فاتصل بقسم تكنولوجيا المعلومات للحصول على اسم المستخدم وكلمة المرور.
- لاحظ الموقع الجديد المتوفر الآن في جزء حفظ باسم في Word.
حفظ مستند ومشاركته
يمكنك حفظ المستند إلى موقع السحابة المتوفر. تحتاج إلى القيام بذلك مرة واحدة فقط، وبعد ذلك يمكن إجراء جميع عمليات التحرير على الملف المشترك الواحد.
- في المستند المراد مشاركته، حدد حفظ الملف>باسم.
- في الصفحة حفظ باسم ، انقر نقرا مزدوجا فوق الموقع الذي تريد استخدامه (على سبيل المثال، OneDrive وSharePoint/MySite)
- أدخل اسم الملف ثم حدد حفظ. إذا أعادك هذا إلى علامة التبويب معلومات ، فما عليك سوى النقر فوق مشاركة مرة أخرى.
- ضمن مشاركة مع People، أدخل اسما أو عنوان بريد إلكتروني لكل مستلم.
- اختياريا، حدد Can Edit أو Can View. يتيح الخيار الأول لزملاء العمل تغيير الملف، والثاني أكثر أمانا.
- إضافة رسالة اختياريا في المربع أسفل سطر العنوان. ثم انقر فوق مشاركة.
مشاركة مستند محفوظ
إذا قمت بالفعل بحفظ ملف إلى SharePoint أو OneDrive، فيمكنك استخدام هذه الخطوات.
- افتح المستند الذي تريد مشاركته.
- انقر فوقمشاركة>الملفات>مع People
- أدخل اسما أو عناوين بريد إلكتروني لكل مستلم.
- حدد اختياريا يمكن التحرير أو يمكن العرض. يتيح الخيار الأول لزملاء العمل تغيير الملف. والثاني يحافظ على أمان الملف.
- أدخل رسالة اختياريا في المربع أسفل سطر العنوان وانقر فوق مشاركة.
التوقف عن مشاركة مستند مع أحد الأشخاص
إذا لزم الأمر، يمكنك إيقاف وصول المشاركة لمستلمين محددين.
- افتح المستند.
- تحديد مشاركة الملفات>
- ضمن مشاركة مع People، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي اسم (أسماء) تريد إزالتها ثم حدد إزالة المستخدم.
المزيد حول OneDrive وMicrosoft 365
- لفتح حساب OneDrive، راجع التسجيل للحصول على حساب Microsoft.
- للاشتراك في حساب Microsoft 365 SharePoint، راجع الصفحة الرئيسية ل Microsoft 365 .
- إذا كان لدى شركتك حساب SharePoint ولديك استفسارات حوله، فاتصل بمسؤول النظام.