Създаване на прост отчет

В Access можете да създавате много видове отчети – от прости до сложни. Започнете, като помислите за източника на записи за отчета. Независимо дали отчетът е прост списък със записи, или групирано резюме на продажби по области, първо решете кои полета съдържат данните, които искате да покажете, и кои таблици или заявки съдържат тези полета.

След като изберете източника на записи, обикновено е най-лесно да създадете отчета с помощта на съветника за отчети. Съветникът за отчети ви води през последователност от въпроси и след това създава отчет на базата на вашите отговори.

Какво искате да направите?

• Избор на източник на записи
• Създаване на отчет с помощта на инструмента за отчети
• Създаване на отчет с помощта на съветника за отчети
• Създаване на етикети с помощта на съветника за етикети
• Създаване на отчет с помощта на инструмента за празен отчет
• Запознаване с разделите в отчета
• Запознаване с контролите
• Прецизна настройка на отчета в изглед на оформление
• Прецизна настройка на отчета в изглед за проектиране
• Добавяне на контроли в отчета
• Записване на вашата работа
• Показване, отпечатване или изпращане на отчет като имейл съобщение
• Преглед на отчета
• Отпечатване на отчета
• Изпращане на отчета като имейл съобщение

Избор на източник на записи

Отчетът се състои от информация, която се извлича от таблици или заявки, както и информация, която се съхранява с проекта на отчета, като например етикети, заглавия и графики. Таблиците или заявките, които осигуряват базовите данни, са наричани също източник на записи за отчета. Ако всички полетата, които искате да включите, се намират в една таблица, използвайте тази таблица като източник на записите. Ако полетата се съдържат в няколко таблици, трябва да използвате една или няколко заявки като източник на записите. Тези заявки може вече да съществуват във вашата база данни, или може да се наложи да създадете нови заявки конкретно за нуждите на вашия отчет.

Създаване на отчет с помощта на инструмента за отчети

Инструментът "Отчет" е най-бързият начин да създадете отчет, защото създава такъв веднага, без да иска повече информация. Отчетът показва всички полета от базовата таблица или заявка. Той може да не създаде окончателния отчет, който искате, но е полезен за бърз преглед на базовите данни. След това можете да запишете и модифицирате отчета в изглед на оформление или изглед за проектиране.

1. В навигационния екран щракнете върху таблицата или заявката, на която искате да се базира отчетът.
2. В раздела Създаване, в групата Отчети щракнете върху Отчет . Access създава отчета и го показва в изглед на оформление.
3. За повече информация за показване и отпечатване на отчети вж. "Показване, отпечатване или изпращане на отчет като имейл".

След като сте прегледали отчета, можете да го запишете и след това да затворите и отчета, и базовата таблица или заявка, която сте използвали като източник на записи. Следващия път, когато отворите отчета, Access ще покаже най-новите данни от вашия източник на записи.

Създаване на отчет с помощта на съветника за отчети

Можете да използвате съветника за отчети, за да определите по-прецизно кои полета да се показват в отчета. Също така можете да зададете как да се групират и сортират данните, и можете да използвате полета от няколко таблици или заявки, ако преди това сте задали релациите между таблиците и заявките.

1. В раздела Създаване, в групата Отчети щракнете върху Съветник за отчети.
2. Следвайте указанията на страниците на съветника за отчети. На последната страница щракнете върху Готово. Когато визуализирате отчета, ще видите как ще изглежда той при печат. Можете също да увеличите мащаба, за да наблегнете на подробностите. За повече информация за показване и отпечатване на отчети вж. "Показване, отпечатване или изпращане на отчет като имейл".

Създаване на етикети с помощта на съветника за етикети

Използвайте съветника за етикети, за да създавате лесно етикети с най-различни стандартни размери.

1. В навигационния екран отворете таблицата или заявката, която ще бъде източник на записите за етикетите, като щракнете двукратно върху нея.
2. В раздела Създаване, в групата Отчети щракнете върху Етикети.
3. Следвайте указанията на страниците на съветника за етикети. На последната страница щракнете върху Готово.

Access показва вашите етикети в изглед за визуализация на печата, за да можете да видите как ще изглеждат отпечатани. За да увеличите детайлите, можете да използвате плъзгача на лентата на състоянието на Access. За повече информация за показване и отпечатване на отчети вж. "Показване, отпечатване или изпращане на отчет като имейл".

Създаване на отчет с помощта на инструмента за празен отчет

Ако не искате да използвате инструмента "Отчет" или съветника за отчети, можете да използвате инструмента "Празен отчет", за да създадете отчет от самото начало. Това може да е бърз начин за създаване на отчет, особено ако планирате да поставите в него само няколко полета.

1. В раздела Създаване, в групата Отчети щракнете върху Празен отчет . В изглед на оформление се показва празен отчет, а в дясната страна на прозореца на Access се показва екранът със списък на полета .
2. В екрана "Списък на полетата" щракнете върху знака плюс до таблицата или таблиците, съдържащи полетата, които искате да покажете в отчета.
3. Плъзнете всяко поле в отчета или задръжте натиснат клавиша Ctrl и изберете няколко полета. След това ги плъзнете в отчета едновременно.
4. Използвайте инструментите в групата " Горен/долен колонтитул " на раздела " Проектиране на отчет ", за да добавите към отчета емблема, заглавие, номера на страници или дата и час.

Запознаване с разделите в отчета

В Access проектът на отчета е разделен в раздели. Можете да прегледате отчета в изглед за проектиране, за да видите неговите раздели. За да създавате полезни отчети, трябва да сте наясно как работи всеки раздел. Например разделът, в който сте избрали да поставите изчисляема контрола, определя как Access изчислява резултатите. Следващият списък е резюме на типовете раздели и тяхната употреба:

• Горен колонтитул на отчет: Тази секция се отпечатва само веднъж в началото на отчета. Използвайте го за информация, която обикновено се поставя на титулна страница, като например емблема, заглавие или дата. Когато поставите изчисляема контрола, която използва Sum агрегатната функция в горния колонтитул на отчета, изчислената сума е за целия отчет. Горният колонтитул на отчета се отпечатва преди горния колонтитул на страницата.

• Горен колонтитул на страница: Тази секция се отпечатва в горния край на всяка страница. Можете например да използвате горен колонтитул на страница, за да повторите заглавието на отчета на всяка страница.

• Горен колонтитул на група: Тази секция се отпечатва в началото на всяка нова група записи. Използвайте го, за да отпечатате името на групата. Например в отчет, групиран по продукти, използвайте горния колонтитул на група, за да отпечатате името на продукта. Когато поставите изчисляема контрола, която използва Sum агрегатната функция в горния колонтитул на група, сумата се отнася за текущата група.

• Подробни данни: Тази секция се отпечатва веднъж за всеки ред в източника на записи. Тук поставете контролите, които съставят основния текст на отчета.

• Долен колонтитул на група: Тази секция се отпечатва в края на всяка група записи. Използвайте го, за да отпечатате обобщена информация за група.

• Долен колонтитул на страница: Тази секция се отпечатва в края на всяка страница. Използвайте го, за да отпечатате номерата на страниците или информация за всяка страница.

• Долен колонтитул на отчет: Тази секция се отпечатва само веднъж в края на отчета. Използвайте го, за да отпечатате общи суми или друга обобщена информация за целия отчет.

  Забележка

  В изглед за проектиране долният колонтитул на отчета се показва под долния колонтитул на страницата. Когато обаче отчетът се отпечатва или визуализира, долният му колонтитул се показва над долния колонтитул на страницата, непосредствено след последния долен колонтитул на група или реда с подробна информация на последната страница.

Обратно към началото

Запознаване с контролите

Контролите са обекти, които показват данни, извършват действия и ви позволяват да преглеждате и да работите с информация, която подобрява потребителския интерфейс, като например етикети и изображения. Access поддържа три типа контроли: свързани, несвързани и изчисляеми:

• Обвързана контрола: Контрола, чийто източник на данни е поле в таблица или заявка. Можете да използвате свързани контроли, за да показвате стойности от полета във вашата база данни. Стойностите могат да бъдат текст, дати, числа, стойности "Да/Не", картини или графики. Текстовото поле е най-често срещаният тип свързана контрола. Например текстово поле във формуляр, което показва фамилното име на служител, може да получава тази информация от полето "Фамилно име" в таблицата "Служители".
• Необвързана контрола: Контрола, която няма източник на данни, като например поле или израз. Можете да използвате несвързани контроли, за да показвате информация, линии, правоъгълници и картини. Например етикет, който показва заглавието на отчет, е несвързана контрола.
• Изчисляема контрола: Контрола, чийто източник на данни е израз, а не поле. Можете да зададете стойността в контролата, като дефинирате израз като източник на данни за контролата. Изразът е комбинация на оператори, като например = , +имена на контроли, имена на полета, функции, които връщат единична стойност, и константи. Например изразът =[Unit Price] * 0.75 изчислява цената на елемент с 25 процента отстъпка, като умножава стойността в полето "Единична цена" по константа (0.75). Изразът може да използва данните от поле в базовата таблица или заявка на отчета или от контрола в отчета.

Когато създавате отчет, може би е най-ефективно първо да добавите и да подредите всички свързани контроли, особено ако те представляват по-голямата част от контролите в отчета. След това можете да добавите необвързаните и изчисляемите контроли, които завършват структурата, с помощта на инструментите в групата "Контроли " в раздела " Проектиране на отчет ".

За да свържете контрола с поле, трябва да идентифицирате полето, от което контролата получава своите данни. Можете да създадете контрола, която е свързана с избраното поле, като плъзнете полето от екрана Списък на полетата в отчета. Екранът Списък на полетата показва полетата от базовата таблица или заявка на отчета. За да покажете екрана " Списък на полетата ", в раздела " Проектиране на отчет ", в групата "Инструменти " щракнете върху "Добавяне на съществуващи полета".

Също така можете да свържете поле с контрола, като въведете името на полето в самата контрола или в полето за стойността ControlSource в листа със свойства на контролата. Листът със свойства определя характеристиките на контролата, например нейното име, източник на данни и формат.

Използването на екрана Списък на полетата е най-добрият начин да създадете контрола поради две причини:

• Обвързаната контрола има прикачен етикет, а етикетът използва името на полето по подразбиране или надписа, дефиниран за това поле в базовата таблица или заявка. Това означава, че не е нужно вие да въвеждате надписа.
• Обвързаната контрола наследява много от настройките на полето в лежащата в основата таблица или заявка, като например Format, DecimalPlacesи InputMask свойства. Поради това тези настройки на свойствата остават същите винаги, когато създавате контрола, обвързана с това поле.

Ако вече сте създали несвързана контрола и искате да я свържете с поле, настройте за свойството на контролата ControlSource името на полето. За подробна информация относно мястото за ControlSource настаняване потърсете в "Помощ" за ControlSource.

Обратно към началото

Прецизна настройка на отчета в изглед на оформление

След като създадете отчет, лесно можете да прецизирате проекта му в изглед на оформление. Като се ръководите от действителните данни в отчета, можете да промените ширината на колоните, да пренаредите колоните и да добавите нива на групиране и общи суми. Можете да добавите нови полета в проекта на отчета и да зададете свойствата за отчета и неговите контроли.

За да превключите към изглед на оформление, щракнете с десния бутон върху името на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление .

Access показва отчета в изглед на оформление.

Можете да използвате списъка със свойства, за да променяте свойствата за отчета и неговите контроли и раздели. За да покажете списъка със свойствата, натиснете F4.

Можете да използвате екрана Списък с полета, за да добавите полета от базовата таблица или заявка в проекта на вашия отчет. За да покажете екрана Списък на полетата, направете едно от следните неща:

• В раздела Проектиране на оформление на отчет , в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
• Натиснете Alt+F8.

След това можете да добавите полета, като ги плъзнете от екрана Списък на полетата в отчета.

Обратно към началото

Прецизна настройка на отчета в изглед за проектиране

Можете също да направите прецизна настройка на проекта на отчета в изгледа за проектиране. Можете да добавите нови контроли и полета в отчета, като ги добавите към мрежата за проектиране. Списъкът със свойства ви дава достъп до голям брой свойства, които можете да задавате, за да персонализирате отчета.

За да превключите към изглед за проектиране, щракнете с десния бутон върху името на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед за проектиране .

Access показва отчета в изглед за проектиране.

Можете да използвате списъка със свойства, за да променяте както свойствата за самия отчет, така и контролите и разделите, които съдържа. За да покажете списъка със свойствата, натиснете F4.

Можете да използвате екрана Списък с полета, за да добавите полета от базовата таблица или заявка в проекта на вашия отчет. За да покажете екрана Списък на полетата, направете едно от следните неща:

• В раздела Проектиране на отчет , в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
• Натиснете Alt+F8.

След това можете да добавите полета, като ги плъзнете от екрана Списък на полетата в отчета.

Обратно към началото

Добавяне на полета от екрана "Списък на полетата"

• За да добавите единично поле, плъзнете полето от екрана Списък на полетата в раздела, в който искате да се показва в отчета.
• За да добавите няколко полета едновременно, задръжте натиснат клавиша Ctrl и щракнете върху полетата. След това плъзнете избраните полета във отчета.

Когато пуснете полетата в раздел на отчета, Access създава свързана контрола текстово поле за всяко поле и автоматично поставя контрола етикет до всяко поле.

Обратно към началото

Добавяне на контроли в отчета

Някои контроли се създават автоматично, като например свързаната контрола текстово поле, която се създава, когато добавите в отчета поле от екрана Списък с полета. Много други контроли могат да бъдат създадени в режим на проектиране с помощта на инструментите в групата "Контроли " в раздела " Проектиране на отчет ".

Определяне на името на инструмент

• Поставете показалеца на мишката над инструмента. Access показва името на инструмента.

Създаване на контрола с помощта на инструментите в групата "Контроли"

1. Щракнете върху инструмента за типа контрола, която искате да добавите. Например за да създадете квадратче за отметка, щракнете върху инструмента "Квадратче за отметка".

2. В мрежата за проектиране на отчета щракнете там, където искате да разположите горния ляв ъгъл на контролата. Щракнете веднъж, за да създадете контрола с размер по подразбиране, или щракнете върху инструмента и след това плъзнете в мрежата за проектиране на отчета, за да създадете контрола с желания размер.

3. Ако не разположите идеално контролата от първия опит, можете да я преместите по следния начин:

   1. Щракнете върху контролата, за да я изберете.
   2. Задръжте показалеца на мишката върху ръба на контролата, докато показалецът се превърне в четиривърха .
   3. Плъзнете контролата до желаното местоположение.

Тази процедура създава необвързана контрола. Ако контролата може да показва данни, например текстово поле или квадратче за отметка, трябва да въведете име на поле или израз в свойството ControlSource , преди тя да може да показва данни. За повече информация вижте "Разбиране на контролите".

Показване на списъка със свойства

За да покажете списъка със свойствата в изглед за проектиране, направете едно от следните неща:

1. В раздела " Проектиране на отчет ", в групата "Инструменти " щракнете върху "Списък на свойствата".
2. Натиснете F4.

Обратно към началото

Записване на вашата работа

След като запишете проекта на вашия отчет, можете да изпълнявате отчета толкова често, колкото е необходимо. Проектът на отчета си остава същия, но получавате актуалните данни всеки път, когато отпечатвате или преглеждате отчета. Ако нуждите ви за отчитане се променят, можете да промените проекта на отчета или да създадете нов, подобен отчет въз основа на първоначалния.

Записване на проекта на отчета

1. Щракнете върху "Файл>", "Запиши " или натиснете Ctrl+S. Другата възможност е да щракнете върху "Запиши " в лентата с инструменти за бърз достъп.
2. Ако отчетът е без име, въведете име в полето Име на отчет и след това щракнете върху OK.

Записване на проекта на отчета с ново име

1. Щракнете върху "Файл">Запиши като>"Запиши обекта като".
2. В диалоговия прозорец "Запиши като" въведете име в полето "Записване на отчета в" за новия отчет и след това щракнете върху OK.

Обратно към началото

Показване, отпечатване или изпращане на отчет като имейл съобщение

След като запишете проекта на отчета, можете да го използвате отново и отново. Проектът на отчета си остава същия, но получавате актуалните данни всеки път, когато преглеждате или отпечатвате отчета. Ако нуждите ви за отчитане се променят, можете да промените проекта на отчета или да създадете нов, подобен отчет въз основа на първоначалния.

Преглед на отчета

Има няколко начина за преглеждане на отчета. Кой от тях ще изберете зависи от това какво искате да направите с отчета и неговите данни:

• Ако искате временно да промените кои данни да се показват в отчета преди отпечатването му преди отпечатването му, или ако искате да копирате данни от отчета в клипборда, използвайте изглед за отчет.
• Ако искате да промените структурата на отчета, когато преглеждате данните, използвайте изглед на оформление.
• Ако искате да видите как ще изглежда отчетът, когато се отпечата, използвайте визуализация на печата.

Преглед на отчета в изглед за отчет

Изгледът за отчет е изгледът по подразбиране, който се използва, когато щракнете двукратно върху отчет в навигационния екран. Ако отчетът не е отворен, щракнете двукратно върху него в навигационния екран, за да го видите в изглед за отчет.

Ако отчетът вече е отворен, щракнете с десния бутон върху името му в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед за отчет.

Работа с данните в изглед за отчет

В изгледа за отчет можете да изберете текст и да го копирате в клипборда. За да изберете цели редове, щракнете и плъзнете в полето до редовете, които искате да изберете. След това можете да копирате тези редове в клипборда, като направите едно от следните неща:

1. В раздела Начало, в групата Клипборд щракнете върху Копиране.
2. Щракнете с десния бутон върху избраните редове и после щракнете върху Копирай.
3. Натиснете Ctrl+,C.

Показване само на определени редовете с помощта на филтри

Можете да приложите филтри директно към отчета, без да излизате от изгледа за отчет. Ако например имате колона "Страна/регион" и искате да видите само тези редове, в които стойността за страната/региона е "Канада", направете следното:

1. Намерете в отчета думата "Канада" и щракнете с десния бутон върху нея.
2. Щракнете върху Равно на "Канада".

Access създава филтъра и го прилага.

Включване/изключване на филтър

Можете да превключвате между филтрирано и нефилтрирано показване с щракване върху Превключване на филтъра в групата Сортиране и филтриране в раздела Начало. Това не премахва филтъра – просто го включва или изключва

Премахване на филтър

1. Щракнете с десния бутон върху полето, от което искате да премахнете филтъра.
2. Щракнете върху Изчисти филтъра от име_на_поле. (Действителното поле е в списъка за име_на_поле.)

След като сте премахнали филтър, не можете да го включите отново с командата Превключване на филтъра. Първо трябва да създадете отново филтъра.

Визуализация на отчета с помощта на "Визуализация на печата"

Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Визуализация на печата в контекстното меню.

Можете да използвате бутоните за навигация, за да преглеждате страниците на отчета последователно, или да прескочите направо към определена страница в отчета.

1. Щракнете, за да покажете първата страница.
2. Щракнете, за да покажете предишната страница.
3. Щракнете, за да покажете следващата страница.
4. Щракнете, за да покажете последната страница.
5. За да прескочите в определена страница, въведете номера на страницата в това поле и натиснете клавиша Enter .

В изгледа "Визуализация на печата" можете да увеличавате, за да видите подробности от информацията, или да намалявате, за да видите дали данните са добре разположени върху страницата. Поставете курсора върху отчета и щракнете веднъж. За да мащабирате обратно, щракнете отново. Можете също да използвате контролата за мащабиране в лентата на състоянието на Access, за да увеличавате или намалявате още.

За да затворите визуализацията на печата, направете едно от следните неща:

• В раздела Визуализация на печата щракнете върху Затвори визуализацията на печата.
• Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и след това щракнете върху "Изглед на оформление " или "Режим на проектиране " в контекстното меню.

Обратно към началото

Отпечатване на отчета

Можете да отпечатате отчет, докато е отворен в който и да е изглед или дори когато е затворен. Преди да отпечатате, не забравяйте да проверите настройките на страницата, като например полета или ориентация на страницата. Access записва настройките на страницата заедно с отчета, така че ще трябва да ги зададете само веднъж. Можете да ги зададете отново по-късно, ако се налага да направите промени в разпечатката.

Промяна на настройките на страница

1. Отворете отчета във Визуализация на печата. Можете да промените настройките на страницата във всеки изглед, но е най-добре да го направите във "Визуализация на печата", защото можете веднага да видите ефекта от промените.
2. В раздела " Визуализация на печата ", в групите "Оформление на страницата " и " Размер на страницата " щракнете върху "Портретно " или " Пейзажно", за да зададете ориентацията на страницата, "Размер ", за да зададете размера на хартията, " Полета", за да регулирате полетата и т.н.
3. След като направите промяна, използвайте бутоните за навигация и прегледайте няколко страници, за да се уверите, че не сте създали проблеми с форматирането на следващите страници.

Изпращане на отчета към принтер

1. Отворете отчета в който и да е изглед или изберете отчета в навигационния екран.
2. Щракнете върху "Файл>", "Печат>", "Печат". Access показва диалоговия прозорец Печат.
3. Въведете избраните стойности за опциите, като например принтер, диапазон за печат и брой копия.
4. Щракнете върху OK.

Обратно към началото

Изпращане на отчета като имейл съобщение

Можете да изпратите отчета на получатели като имейл вместо да отпечатвате хартиено копие.

1. В навигационния екран щракнете върху отчета, за да го изберете. В раздела Външни данни , в групата Експортиране щракнете върху Имейл.
2. В диалоговия прозорец Изпрати обекта като, в списъка Изберете изходящ формат щракнете върху файловия формат, който искате да използвате.
3. Попълнете всички останали диалогови прозорци.
4. Във вашата имейл програма въведете подробностите за съобщението и го изпратете.

Обратно към началото