Тази статия обяснява как да зададете стойност по подразбиране за поле от таблица или за контрола във формуляр в база данни на Access. Стойностите по подразбиране, които зададете, се показват в полето или контролата всеки път, когато създавате нов запис във вашата база данни.
В тази статия
- Разбиране на стойностите по подразбиране
- Задаване на стойност по подразбиране за поле от таблица
- Задаване на стойност по подразбиране за контрола
- Задаване на ред по подразбиране за списъчно поле или разгъващ се списък
- Примери за стойности по подразбиране
Разбиране на стойностите по подразбиране
Можете да добавите стойност по подразбиране към поле от таблица или контрола на формуляр, когато искате Access да въвежда автоматично стойност в нов запис. Например можете да зададете Access винаги да добавя текущата дата към новите поръчки.
Обикновено добавяте стойност по подразбиране към полетата на таблицата си. Добавяте стойността чрез отваряне на таблицата в изглед за проектиране и след това въвеждане на стойност в свойството "Стойност по подразбиране " за полето. Ако зададете стойност по подразбиране за поле от таблица, Access прилага вашата стойност към всички контроли, които базирате на това поле. Ако не обвържете контрола с поле от таблица или се свържете към данни в други таблици, задавате стойност по подразбиране за самата контрола на формуляра.
Можете да зададете стойност по подразбиране за полета на таблица, които използват типове данни "Кратък текст", "Дълъг текст", "Число", "Дата/час", "Валута", "Да/не" и "Хипервръзка". Ако не подадете стойност, полето остава празно, докато не въведете стойност. След като дефинирате стойност по подразбиране, Access прилага тази стойност към всички нови записи, които добавяте. Ако искате, можете да промените стойността в запис от стойността по подразбиране на друга стойност, освен ако валидиращо правило не забранява това.
Задаване на стойност по подразбиране за поле от таблица
Когато зададете стойност по подразбиране за поле от таблица, всички контроли, които обвържете с това поле, показват стойността по подразбиране.
Задаване на стойност по подразбиране
- В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху "Режим на проектиране".
- Изберете полето, което искате да промените.
- В раздела " Общи " въведете стойност в полето на свойството "Стойност по подразбиране ".
Стойността, която можете да въведете, зависи от типа на данните, зададен за полето. Например можете да въведете
=Date(), за да вмъкнете текущата дата в поле за дата и час. За примери за стойности по подразбиране вж. "Примери за стойности по подразбиране " по-долу в тази статия. - Запишете промените.
Задаване на стойност по подразбиране за контрола
Обикновено задавате стойност по подразбиране за контрола само когато не обвържете контролата с поле от таблица или когато се свързвате към данни в друга таблица.
Задаване на стойност по подразбиране
- В навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляра, който искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране.
- Щракнете с десния бутон върху контролата, която искате да промените, и след това щракнете върху "Свойства " или натиснете F4.
- Щракнете върху раздела " Всички " в списъка със свойства, намерете свойството "Стойност по подразбиране " и след това въведете стойността по подразбиране.
- Натиснете Ctrl+S, за да запишете промените.
Задаване на ред по подразбиране за списъчно поле или разгъващ се списък
По подразбиране контролите списъчно поле и разгъващ се списък показват два типа списъци: списъци със стойности и справочни списъци. Списъкът със стойности е програмно кодиран списък с елементи, който се намира в свойството "Източник на редове " на списъчно поле или контрола на разгъващ се списък. От друга страна справочният списък взема данните си от справочно поле, което използва заявка, за да извлече данни от друга таблица, и след това зарежда тези данни в контрола на разгъващ се списък.
За списъците със стойности и справочните списъци можете да зададете кой елемент от списъка да се показва по подразбиране, но следвайте различна процедура за всеки тип списък. Следващите стъпки обясняват как да зададете стойности по подразбиране за списък със стойности и справочен списък.
Задаване на стойност по подразбиране за списък със стойности
- В навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляра, който искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране.
- Щракнете с десния бутон върху списъчното поле или контролата за текстово поле и след това щракнете върху "Свойства " или натиснете F4.
- Уверете се, че свойството "Източник на редове " съдържа списък със стойности. Елементите в списък със стойности са оградени с двойни кавички и разделени с точка и запетая. Например може да видите списък като този:
"Good";"Fair";"Poor". - Ако свойството "Източник на редове " съдържа заявка, която представлява низ от текст, който започва с
SELECT, преминете към следващия набор от стъпки. - В полето на свойството "Стойност по подразбиране " въведете
[control_name].ItemData(n). В този случайcontrol_nameе името на списъчното поле или контролата на разгъващ се списък иnе номерът на елемента от списъка, който искате да зададете по подразбиране. Ако не знаете името на контролата, погледнете стойността в свойството "Име ", разположено в горния край на списъка със свойства. Нека например да имате контрола на разгъващ се списък с име Owner и искате да използвате третата стойност в списъка като стойност по подразбиране. Type[Owner].ItemData(2)в полето на свойството "Стойност по подразбиране ". Въвеждате2вместо3защотоItemDataе базирано на нула, което означава, че започва да брои от нула, а не от единица. - Запишете промените и след това превключете обратно към изглед за формуляри. Избраната от вас стойност по подразбиране трябва да се появи в списъка или разгъващия се списък, когато добавяте запис към вашата база данни.
Задаване на стойност по подразбиране за справочен списък
Отворете таблицата, която предоставя първичните данни за справочното поле, в изглед на лист с данни.
Обърнете внимание на стойността на ключа, която е свързана с елемента, за който искате да направите стойност по подразбиране.
Забележка
По подразбиране Access скрива полетата за първичен и външен ключ. Ако не виждате ключовото поле, щракнете с десния бутон върху някоя клетка в заглавния ред на таблицата, щракнете върху "Покажи колоните", а в диалоговия прозорец "Покажи колоните " изберете ключовото поле и щракнете върху "Затвори".
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, съдържаща справочното ви поле, и след това щракнете върху "Режим на проектиране".
Изберете справочното поле. В раздела " Общи " въведете стойността на ключа, която сте отбелязали в стъпки 1 и 2 в полето на свойството "Стойност по подразбиране ". Това е стойността, която съответства на елемента от списъка, който искате да зададете по подразбиране. Нека например да имате 10 доставчици и искате името на вашия най-често използван доставчик да се показва по подразбиране. За да направите това, намерете стойността на ключа, която уникално идентифицира доставчика, и въведете стойността на ключа в полето на свойството "Стойност по подразбиране " на полето с външен ключ.
Запишете промените, превключете към изглед на лист с данни и въведете нов запис. Стойността по подразбиране се показва във вашето справочно поле, когато добавите записа.
Примери за стойности по подразбиране
В следващата таблица са дадени и описани някои стойности по подразбиране. Можете да адаптирате тези примери за използване с ваши собствени данни.
| Израз | Стойност по подразбиране на поле |
|---|---|
1 |
1 |
"MT" |
MT |
"New York, N.Y." |
Ню Йорк, Ню Йорк (обърнете внимание, че трябва да оградите стойността в кавички, ако тя съдържа пунктуация) |
"" |
Низ с нулева дължина |
Date() |
Днешна дата |
=Yes |
"Да" се показва на локалния език на компютъра |