За да сте сигурни, че Word ще намери колона във вашия файл с данни, която отговаря на всеки елемент за адрес или поздрав, може да се наложи да съпоставите полетата за циркулярни документи в Word с колоните във файла с данни.
Когато щракнете върху "Съгласуване на полета " в групата "Записване & вмъкване на полета " на раздела "Пощенски съобщения ", се отваря диалоговият прозорец "Съгласуване на полета ".
Елементите на адресирането и поздрава са изредени отляво. Заглавията на колоните от вашия файл с данни са изредени отдясно.
Word търси колоната, която съответства на всеки елемент. На илюстрацията Word автоматично съгласува колоната за заглавие на файла с данни с учтиво заглавие. Но Word не успя да съпостави други елементи. От този файл с данни например Word не може да съвпадне със "Бащино име".
В списъка отдясно можете да изберете колоната от вашия файл с данни, която отговаря на елемента вляво. Няма проблем, че Учтиво обръщение, Уникален идентификатор не е съпоставено. Не е необходимо етикетът на циркулярния документ да използва всяко поле. Ако добавите поле, което не съдържа данни от вашия файл с данни, то ще се появи в циркулярния документ като празен контейнер – обикновено празен ред или скрито поле.