Добавяне на помощен текст по избор към шаблон за формуляр

За да помогнете на потребителите да разберат целта на вашия формуляр и да им помогнете да го попълнят успешно, можете да добавите помощен текст с инструкции към вашия шаблон за формуляр.

Тази статия обяснява как да определите най-добрия тип помощен текст за вашия шаблон за формуляр, като се имат предвид фактори като типа на шаблона за формуляр, който създавате, вашата аудитория, колко широко ще бъде разположен вашият шаблон за формуляр и дали потребителите ще попълват формуляри на базата на вашия шаблон за формуляр с помощта на уеб браузър.

В тази статия

• Съображения за съвместимост
• Типове помощ
• Създаване на изглед за показване на помощта
• Създаване на прозорец на задачите по избор за показване на помощта
• Използване на условно форматиране за показване на контекстна помощ
• Създаване на хипервръзка към външен помощен файл или уеб сайт
• Добавяне на инструкции за потребителите за преглед на помощната система на InfoPath

Съображения за съвместимост

Когато проектирате шаблон за формуляр в Microsoft Office InfoPath 2007, можете да изберете да проектирате съвместим с браузър шаблон за формуляр. Когато проектирате съвместим с браузър шаблон за формуляр, някои функции не са налични. Например прозорците на задачите по избор, които често се използват за показване на потребителски помощен текст, не се поддържат в съвместими с браузъра шаблони за формуляри. За да добавите помощ към съвместим с браузър шаблон за формуляр, помислете за алтернативен начин за добавяне на помощ, като например използване на условно форматиране за показване на контекстна помощ.

Най-горе на страницата

Типове помощ

В зависимост от сложността на вашия шаблон за формуляр и нуждите на вашите потребители можете да добавите различни типове помощен текст, като използвате различни процедури. В зависимост от вашия шаблон за формуляр можете да използвате повече от един тип помощен текст във вашия шаблон за формуляр. Следва списък на най-често срещаните начини за показване на помощен текст във вашия шаблон за формуляр:

• Изглед "Помощ" Създайте отделен изглед, за да покажете помощен текст, когато искате да предоставите подробни инструкции на вашите потребители. Можете да създадете изглед на помощ, който съдържа само помощен текст, или можете да дублирате контролите, които сте добавили в изгледа по подразбиране на вашия шаблон за формуляр, и да включите придружаващ помощен текст. Чрез добавяне на контроли с помощен текст предоставяте алтернативен изглед за попълване на формуляра – такъв, който съдържа контекстна помощна информация за всяка секция или контрола. Това е полезен подход, когато вашата аудитория съдържа както нови потребители, които се нуждаят от допълнителна помощ, така и опитни потребители, които вече знаят как да попълнят формуляра.

  Съвет

  Тъй като съвместимите с браузър шаблони за формуляри не поддържат прозорци на задачите по избор, използването на помощни изгледи за показване на помощен текст е добра алтернатива на прозорците на задачите по избор.

• Прозорец на задачите по избор Прозорецът на задачите по избор е HTML файл, чието съдържание се показва в прозореца на задачите на InfoPath, когато потребителят попълва формуляр. Можете да зададете да се отвори само един HTML файл в прозореца на задачите по подразбиране по избор за вашия шаблон за формуляр, но можете да добавите допълнителни HTML файлове към вашия шаблон за формуляр като ресурсни файлове и след това да създадете хипервръзки между тях. Само HTML файлове могат да се показват в прозорците на задачите по избор. Прозорците на задачите по избор могат да предоставят команди, специфични за формуляра, и помощно съдържание. Можете да добавите HTML файл директно към вашия шаблон за формуляр, така че потребителите да могат да виждат прозореца на задачите по избор Помощ дори когато попълват формуляра офлайн, или можете да свържете прозореца на задачите по избор към HTML файл, който е съхранен в друго местоположение. Ако например планирате често да актуализирате помощното съдържание, но не искате да публикувате своя шаблон за формуляр всеки път, когато се прави актуализация в HTML помощния файл, добра идея е да съхранявате HTML файла на друго място и да се свързвате към него от прозореца на задачите по избор. Не забравяйте, че съвместимите с браузър шаблони за формуляри не поддържат прозорци на задачите по избор, така че трябва да създадете прозорец на задачите по избор само за формуляри, които ще бъдат попълнени в InfoPath.

• Условно форматиране Можете да използвате условно форматиране, за да зададете различни опции за форматиране за контрола, които се базират на условия, които възникват във формуляра. Ако зададените условия са изпълнени, когато потребителят попълва формуляр, се прилага условното форматиране. Когато добавяте помощен текст към раздел във вашия шаблон за формуляр и добавяте условно форматиране към тази секция, позволявате на потребителя да показва или скрива контекстен помощен текст за секция или контрола, ако е необходимо, без да превключва изгледите. Това е полезен начин за предоставяне на вградена помощна информация за определени секции или контроли за потребителите, които искат помощта.

• Външна помощ Можете да добавите връзка към външен файл, като например HTML файл в уеб сайт. Ако например уеб сайтът за техническа поддръжка за вашата организация съдържа уеб страница за стартиране на сесия на чата на живо с инженер от техническата поддръжка, можете да добавите хипервръзка към вашия шаблон за формуляр, която позволява на потребителите да отварят тази страница в своите уеб браузъри. Този подход е полезен, когато проектирате шаблон за формуляр за друг отдел във вашата организация и този отдел е най-подходящ да предоставя на потребителите помощ или техническа поддръжка.

• Помощна система на InfoPath за потребители, които попълват формуляри InfoPath съдържа специална помощна система за потребители, които попълват формуляри. Като инструктирате вашите потребители да натискат F1, докато попълват формуляр, вие им разрешавате да имат достъп до тези помощни теми за стандартната функционалност на InfoPath. Използвайте този подход за формуляри, които потребителите попълват с помощта само на InfoPath.

Най-горе на страницата

Създаване на изглед за показване на помощта

За да създадете отделен изглед във вашия шаблон за формуляр, за да могат потребителите да преглеждат помощта за попълването на формуляра, трябва първо да създадете изглед за помощ за вашия шаблон за формуляр и след това да добавите бутон към вашия изглед на формуляр по подразбиране, върху който потребителите могат да щракват, за да получат достъп до изгледа "Помощ".

Създаване на изглед на помощ

1. В менюто Изглед щракнете върху Управление на изгледи.
2. Под Действия в прозореца на задачите Изгледи щракнете върху Добавяне на нов изглед.
3. В полето Име на нов изглед въведете име за изгледа "Помощ" и след това щракнете върху OK.
   Например въведете "Помощ".
4. В шаблона за формуляр щракнете в изгледа, който току-що добавихте, и въведете или поставете желания текст на помощта.
5. Ако прозорецът на задачите Контроли не се вижда, щракнете върху Още контроли в менюто Вмъкване или натиснете клавишите ALT+I, C.
6. В прозореца на задачите Контроли щракнете върху Бутон.
7. Щракнете с десния бутон върху добавения бутон и след това щракнете върху Свойства на бутона в контекстното меню.
8. Щракнете върху раздела Общи .
9. В полето Етикет въведете етикет за бутона. Например въведете Връщане към формуляра.
10. Щракнете върху Правила.
11. В диалоговия прозорец Правила щракнете върху Добави.
12. Щракнете върху Добавяне на действие.
13. В полето Действие щракнете върху Превключване на изгледи.
14. В полето Изглед щракнете върху името на вашия изглед по подразбиране.
15. Щракнете върху OK четири пъти, за да се върнете към шаблона за формуляр.

След като създадете изгледа "Помощ" за вашия шаблон за формуляр, трябва да добавите бутон към вашия изглед по подразбиране, така че потребителите да имат лесен достъп до изгледа "Помощ", когато попълват вашия формуляр.

Добавяне на бутон към вашия изглед по подразбиране

1. В менюто Изглед щракнете върху Управление на изгледи.
2. В прозореца на задачите Изгледи щракнете върху името на вашия изглед по подразбиране.
3. Ако прозорецът на задачите Контроли не се вижда, щракнете върху Още контроли в менюто Вмъкване или натиснете клавишите ALT+I, C.
4. В прозореца на задачите Контроли щракнете върху Бутон.
5. Щракнете с десния бутон върху добавения бутон и след това щракнете върху Свойства на бутона в контекстното меню.
6. Щракнете върху раздела Общи .
7. В полето Етикет въведете етикет за бутона. Например въведете "Помощ".
8. Щракнете върху Правила.
9. В диалоговия прозорец Правила щракнете върху Добави.
10. Щракнете върху Добавяне на действие.
11. В полето Действие щракнете върху Превключване на изгледи.
12. В полето Изглед щракнете върху името на вашия изглед на помощ, който добавихте в предишната процедура.
13. Щракнете върху OK четири пъти, за да се върнете към шаблона за формуляр.

Най-горе на страницата

Създаване на прозорец на задачите по избор за показване на помощта

За да създадете и разрешите прозорец на задачите по избор, направете следното:

1. В менюто Инструменти щракнете върху Опции за формуляри.

2. Под Категория щракнете върху Програмиране.

3. Поставете отметка в квадратчето Разреши прозорец на задачите по избор .

4. В полето Име на прозореца на задачите въведете името, което искате да се показва в горната част на прозореца на задачите по избор. Например въведете "Помощ".

5. За да добавите файл към вашия шаблон за формуляр, щракнете върху Ресурсни Files.

   Забележка

   За да свържете файл към вашия шаблон за формуляр, в полето Местоположение на прозореца на задачите въведете абсолютния път до местоположението на HTML файла и след това щракнете върху OK.

   Забележка

   Препоръчително е да се свържете към HTML файл, който се намира в същия домейн като вашия шаблон за формуляр. В противен случай потребителите, които отварят формуляр, базиран на вашия шаблон за формуляр, ще видят известие.

6. В диалоговия прозорец Resource Files щракнете върху Add (Добави).

7. В диалоговия прозорец Добавяне на файл намерете и изберете HTML файла, който искате, и след това щракнете върху OK.

8. Ако HTML файлът, който сте добавили, препраща към допълнителни файлове, като например каскадни листове със стилове, добавете и тези файлове.

   Съвет

   Можете да зададете да се отвори само един HTML файл в прозореца на задачите по подразбиране по избор за вашия шаблон за формуляр, но можете да добавите допълнителни HTML файлове към вашия шаблон за формуляр като ресурсни файлове и след това да създадете хипервръзки между тях.

9. В диалоговия прозорец Опции за формуляри щракнете върху името на HTML файла, който току-що добавихте, в полето Местоположение на прозореца на задачите .

10. За да тествате промените, щракнете върху Визуализация на лентата с инструменти Стандартни или натиснете CTRL+SHIFT+B. Прозорецът на задачите по избор, който току-що създадохте, трябва да се показва по подразбиране, когато визуализирате шаблона за формуляр.

Най-горе на страницата

Използване на условно форматиране за показване на контекстна помощ

Следващата процедура описва как да използвате условно форматиране, за да покажете или скриете контекстната помощ.

1. Ако прозорецът на задачите Контроли не се вижда, щракнете върху Още контроли в менюто Вмъкване или натиснете клавишите ALT+I, C.

2. В прозореца на задачите Контроли щракнете върху Квадратче за отметка и след това щракнете върху Раздел.

3. Щракнете в секцията, която току-що добавихте към вашия шаблон за формуляр, и въведете помощен текст.

4. Изтрийте текста на етикета по подразбиране за квадратчето за отметка и след това въведете Щракнете, за да покажете или скриете помощта.

5. Щракнете върху раздела за секцията на вашия шаблон за формуляр и след това в менюто Формат щракнете върху Условно форматиране.

6. Щракнете върху Добави.

7. Под Ако това условие е вярно, в първото поле щракнете върху Избор на поле или група.

8. В диалоговия прозорец Избор на поле или група изберете полето, което отговаря на контролата на квадратчето за отметка, която добавихте в стъпка 2, и след това щракнете върху OK.

9. Във второто поле, в диалоговия прозорец Условен формат щракнете върху е равно на.

10. В третото поле щракнете върху FALSE.

11. Под След това приложете това форматиране отметнете квадратчето Скрий тази контрола .

    Забележка

    Условието сега гласи, че ако квадратчето за отметка е избрано, секцията ще бъде показана.

12. За да тествате промените, щракнете върху Визуализация на лентата с инструменти Стандартни или натиснете CTRL+SHIFT+B.

Най-горе на страницата

Създаване на хипервръзка към външен помощен файл или уеб сайт

Следващата процедура описва как да добавите хипервръзка от вашия шаблон за формуляр към външен помощен файл, като например HTML файл или компилиран помощен файл (.chm) или към уеб сайт, като например уеб сайт за техническа поддръжка.

Създаване на статична хипервръзка към външен файл

1. В шаблона за формуляр щракнете там, където искате да вмъкнете хипервръзка, или изберете текста или картината, които искате да превърнете в хипервръзка.

2. В лентата с инструменти на Standard щракнете върху Вмъкване на хипервръзка.

3. Щракнете върху раздела Общи .

4. В полето Адрес въведете URL адреса, към който искате да се свържете.

5. За да промените текста на хипервръзката, който се показва в шаблона за формуляр, въведете желания текст в полето Текст .

   Забележка

   Ако сте избрали картина в стъпка 1, тази опция не е налична.

6. За да присвоите екранно пояснение, което ще се появи, когато потребителят премести показалеца върху хипервръзката, щракнете върху раздела Разширени и след това в полето Екранно пояснение въведете текста, който искате да се показва.

7. За да тествате промените, щракнете върху Визуализация на лентата с инструменти Стандартни или натиснете CTRL+SHIFT+B.

Най-горе на страницата

Добавяне на инструкции за потребителите за преглед на помощната система на InfoPath

InfoPath включва специална помощна система, която хората могат да използват, когато попълват формуляри. Тази помощна система съдържа информация за често срещани задачи, като например включване или изключване на автодовършването и проверка на правописа на текст във формуляр. Като конструктор на формуляри можете да отворите помощта на InfoPath за потребителите на формуляри, като натиснете F1, когато визуализирате формуляр в прозореца за визуализация.

Помощта за потребителите на формуляри е ограничена до задачи, които се прилагат към всички формуляри, така че е добра идея да предоставите потребителска помощна информация за шаблоните за формуляри, които проектирате. За да помогнете на потребителите да преглеждат помощната система на InfoPath, когато попълват формуляр, можете да добавите инструкции към вашия шаблон за формуляр, които обясняват как да получите достъп до помощната система на InfoPath. Например можете да включите един от следните примери във вашия шаблон за формуляр:

• За да отворите помощта на InfoPath, натиснете F1.
• За да отворите помощта на InfoPath, щракнете върху Помощ за Microsoft Office InfoPath в менюто Помощ .

Най-горе на страницата