Ако искате да изпратите групово поща до адресен списък, който поддържате в електронна таблица на Microsoft Excel, можете да използвате циркулярни документи на Microsoft Word. Технологията за циркулярни документи създава лист с пощенски етикети, който можете да отпечатате, а всеки етикет в листа съдържа адрес от списъка.
За да създадете и отпечатате пощенски етикети, трябва първо да подготвите данните на работния лист в Excel и след това да използвате Word, за да конфигурирате, организирате, прегледате и отпечатате пощенските етикети.
Ето някои съвети за подготовка на данните ви за циркулярни документи. Уверете се, че:
- Имената на колоните в електронната ви таблица съответстват на имената на полетата, които искате да вмъкнете в етикетите.
- Всички данни, които трябва да се обединят, се намират в първия лист на вашата електронна таблица.
- Данните за пощенския код са правилно форматирани в електронната таблица, така че Word да може правилно да прочете стойностите.
- Електронната таблица на Excel, която трябва да се използва в циркулярните документи, се съхранява на вашия локален компютър.
- Промените или допълненията към вашата електронна таблица се извършват, преди тя да бъде свързана с циркулярния документ в Word.
Забележка
Можете да импортирате информация от вашата електронна таблица на Excel, като импортирате информация от файл, съдържащ стойности, разделени със запетая (.csv) или текстов файл (.txt) и използвате съветника за импортиране на текст, за да съставите нова електронна таблица.
За повече информация вижте Подготовка на вашия източник на данни в Excel за циркулярни документи на Word.
Когато електронната таблица е готова, съхранете я на компютъра си. След това отворете Word и следвайте стъпките за отпечатване на етикети за вашия пощенски списък