Умните документи са файлове, като например работни книги на Excel, които са програмирана да ви предоставят помощ, докато работите с тях. Няколко типа файлове на Excel, като например формуляри и шаблони, също могат да функционират като интелигентни документи.
Научете повече за интелигентните документи
Интелигентните документи предоставят решения на два често срещани бизнес проблема: управление на работния поток на бизнес процес и повторно използване и споделяне на информация. Можете да добавите XML разширителни пакети към работни книги на Excel, за да създадете тези интелигентни решения за документи. Тези решения могат да бъдат изтеглени или да бъдат разработени с помощта на софтуерен развоен пакет smart Document.
Забележка: Умните документи не могат да се отварят в Excel за уеб.
Умните документи работят особено добре за работни книги, които са част от работен поток. Работният поток е автоматичното движение на документи или елементи през определена последователност от действия или задачи, свързани с бизнес процес. Работните потоци могат да се използват за последователно управление на общи бизнес процеси, като одобрение или преглед на документ. Например вашата фирма може да има процес за попълване на формуляри за годишни разходи за служители и за тази цел може вече да използвате шаблон на Excel. Ако този шаблон е конвертиран в интелигентен документ, той може да бъде свързан към база данни, която автоматично попълва част от необходимата информация, като например име на служител, номер на служител и име на ръководител. Когато завършите отчета за разходите, интелигентният документ може да покаже бутон, който ви позволява да го изпратите към следващата стъпка в работния поток. Тъй като интелигентният документ "знае" кой е ръководителят ви, той автоматично може да се маршрутизира до този човек. И без значение кой има документа, интелигентният документ знае къде се намира в работния поток за преглед на разходите и каква стъпка трябва да се случи след това.
Можете да използвате интелигентни документи, които да ви помогнат да споделяте и използвате повторно съществуващо съдържание. Например адвокатите могат да използват съществуващите шаблони, когато пишат договори, а журналистите могат да вмъкват bylines и друг често използван текст. Интелигентните документи могат също така да улеснят споделянето на информация и дори да взаимодействат с други програми на Microsoft Office. Можете например да използвате умни документи, за да изпращате имейл съобщения чрез Outlook, без да излизате от документа или да стартирате Outlook сами.
Когато добавите интелигентно решение за документ, то се появява в списъка с налични решения всеки път, когато отворите нов интелигентен документ. За да използвате решение, трябва първо да прикачите XML разширителни пакети към вашия документ, който преобразува вашата работна книга на Excel в интелигентен документ. XML разширителният пакет съдържа множество компоненти, които включват XML файлове и манифест, който препраща към тези компоненти. Когато отворите документ, прикачен към разширителен пакет, Excel отваря и прозореца на задачите Действия с документи . Този прозорец на задачите може да включва инструменти за изпълнение на задачи и помощ за използването на интелигентния документ. Конкретните функции, които предоставя един интелигентен документ, зависят от дизайна, който неговият създател – разработчикът или ИТ специалистът – внедрява. Ако е необходимо, свържете се с вашия специалист по информационни технологии (ИТ) за местоположението на вашето интелигентно решение за документ.
Забележка: Когато използвате интелигентни документи за първи път, може да видите съобщение, че трябва да инсталирате често срещаните компоненти на езиковата среда или че ви трябва различна версия на компонентите. Ако видите този тип съобщение, обърнете се към вашия системен администратор.
Ако нямате налични ресурси за разработка или ИТ, можете да изтеглите интелигентни документи, създадени от трети лица. Ако сте разработчик и искате да научите повече за това как да създавате интелигентни документи, вижте smart Document Software Development Kit в уеб сайта на Microsoft Developer Network (MSDN).
Добавяне и прикачване на интелигентно решение за документ
-
Ако разделът Разработчик не се вижда, направете следното, за да го покажете:
-
В раздела Файл щракнете върху Опции > Персонализиране на лентата.
-
От дясната страна на диалоговия прозорец Персонализиране на лентата изберете Основни раздели от падащия списък Персонализиране на лентата и след това отметнете квадратчето Разработчик .
-
Щракнете върху OK.
Забележка: Ако използвате Excel 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office
-
-
В раздела Разработчик , в групата XML щракнете върху Разширителни пакети.
-
Щракнете върху Добави.
-
В диалоговия прозорец Инсталиране на XML разширителни пакети намерете местоположението на манифеста за решението, което искате да добавите.
-
Щракнете върху Open (Отвори).
-
В списъка Налични XML разширителни пакети щракнете върху решението, което искате да прикачите към вашия документ, и след това щракнете върху Прикачи.
Промяна на XML разширителния пакет, прикачен към интелигентен документ
-
Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:
-
В раздела Файл щракнете върху Опции > Персонализиране на лентата.
-
От дясната страна на диалоговия прозорец Персонализиране на лентата изберете Основни раздели от падащия списък Персонализиране на лентата и след това отметнете квадратчето Разработчик .
-
Щракнете върху OK.
Забележка: Ако използвате Excel 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office
-
-
В раздела Разработчик , в групата XML щракнете върху Разширителни пакети.
-
Направете някое от следните неща:
-
За да премахнете името и URL свойствата на XML разширителния пакет от документа, щракнете върху Изтрий. XML разширителният пакет все още ще бъде наличен в списъка Налични XML разширителни пакети .
-
За да заместите текущия XML разширителен пакет с новия XML разширителен пакет, в списъка Налични XML разширителни пакети изберете друг XML разширителен пакет и след това щракнете върху Прикачи.
-
XML разширителните пакети могат да бъдат конфигурирани да се актуализират автоматично през определени интервали. За да проверите за актуализации извън тези интервали, щракнете върху Актуализиране. Ако е наличен актуализиран XML разширителен пакет, новите компоненти ще бъдат изтеглени.
-
Изтриване на интелигентно решение на документ
-
Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:
-
В раздела Файл щракнете върху Опции > Персонализиране на лентата.
-
От дясната страна на диалоговия прозорец Персонализиране на лентата изберете Основни раздели от падащия списък Персонализиране на лентата и след това отметнете квадратчето Разработчик .
-
Щракнете върху OK.
Забележка: Ако използвате Excel 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office
-
-
В раздела Разработчик , в групата XML щракнете върху Разширителни пакети.
-
В списъка Налични XML разширителни пакети щракнете върху решението, което искате да изтриете, и след това щракнете върху Изтрий.
Забележка: Изтриването на интелигентно решение на документ премахва информацията от системния регистър за това решение. Изтриването на решението не премахва никакви файлове, инсталирани на компютъра от XML разширителния пакет, тъй като друг интелигентен документ може да използва тези файлове.
