Първи стъпки в базите данни

За да запазите своя проект фокусиран, обобщете целта на базата данни и вижте резюмето често. Ако например искате малка база данни за домашно базирана фирма, може да напишете нещо просто, като например "Базата данни с клиенти поддържа списък с информация за клиентите с цел създаване на пощенски съобщения и отчети". За корпоративна база данни може да ви трябват няколко абзаца, за да опишете кога и как хората в различни роли ще използват базата данни и нейните данни. Създайте конкретна и подробна инструкция за мисията, към която да препращате по време на процеса на проектиране.

Започнете със съществуващата информация и методите за проследяване. Може например в момента да записвате поръчки за покупки в книга или да съхранявате информация за клиентите във формуляри на хартия. Използвайте тези източници, за да изброите информацията, която заснемате в момента (например всички полета във вашите формуляри). Където в момента не заснемате важна информация, помислете каква дискретна информация ви трябва. Всеки отделен тип данни става поле във вашата база данни.

Не се притеснявайте да направите първия си списък идеален – можете да го настроите фино с течение на времето. Но помислете за всички хора, които използват тази информация, и попитайте за идеите си.

След това помислете какво искате да излезе от базата данни и типовете отчети или пощенски съобщения, които искате да генерирате. След това се уверете, че събирате информацията, необходима за постигането на тези цели. Ако например искате отчет, който показва продажбите по регион, трябва да заснемете данните за продажбите на регионално ниво. Опитайте се да скициране на отчета с действителната информация, която искате да видите. След това избройте данните, които ви трябват, за да създадете отчета. Направете същото за пощенски съобщения или други резултати, които искате от базата данни.

Пример

Да предположим, че давате възможност на клиентите да се включват в (или да не се включват) периодични актуализации на имейли и искате да отпечатате списък на тези, които са се включили. Имате нужда от колона "Изпращане на имейл" в таблицата "Клиент" с допустими стойности на "Да" и "Не".

За тези, които желаят да получават имейли, ви трябва имейл адрес, който също изисква поле. Ако искате да включите правилно поздрав (като например г-н, г-жа или г-жа. ), включете поле "Поздрав". Ако искате да се обърнете към клиентите по своето име в имейли, добавете поле "Първо име".

След като имате вашия списък с необходимата информация, определете основните обекти (или теми), които трябва да организирате вашите данни. Избягвайте дублиране на данни между обекти. Например предварителният списък за база данни за продажби на продукти може да изглежда така:

Основните обекти са: клиенти, доставчици, продукти и поръчки. Така че започнете с тези четири таблици: една за факти за клиентите, една за фактите за доставчиците и т.н. Това може да не е вашият окончателен проект, но това е добра отправна точка.

За да разберете защо повече таблици са по-добри от по-малко, помислете за таблицата, показана тук:

Всеки ред съдържа информация както за продукта, така и за неговия доставчик. Тъй като може да имате много продукти от един и същ доставчик, името на доставчика и адресната информация трябва да се повтарят много пъти. Това ненужно заема дисково пространство. Вместо това запишете информацията за доставчика само веднъж в отделна таблица "Доставчици" и след това свържете тази таблица към таблицата "Продукти".

Вторият проблем с този проект е очевиден, когато трябва да промените информацията за доставчика. Да предположим, че трябва да промените адреса на доставчика. Тъй като адресът се показва на много места, е възможно да го промените на едно място, но да забравите да го промените на останалите. Записването на адреса на доставчика само на едно място решава този проблем.

И накрая, да предположим, че има само един продукт, предоставен от Coho Winery, и искате да изтриете продукта, но да запазите името и адресната информация за доставчика. С този проект как бихте изтрили продуктовия запис, без да губите и информацията за доставчика? Не можете. Тъй като всеки запис съдържа факти за даден продукт в допълнение към фактите за даден доставчик, е невъзможно да изтриете единия, без да изтриете другия. За да запазите тези факти разделени, разделете тази таблица на две: първата за информация за продукта и втората за информация за доставчика. След това, когато изтриете продуктов запис, изтривате само фактите за продукта, а не фактите за доставчика.

След като сте избрали темата за таблица на база данни, колоните в тази таблица трябва да съхраняват само факти за тази единствена тема. Например таблицата с продукти трябва да съхранява факти само за продуктите, а не за техните доставчици.

За да решите каква информация да проследявате в таблицата, използвайте списъка, който сте създали по-рано. Например таблицата "Клиенти" може да включва: "Име", "Фамилия", "Адрес", "Изпращане на имейл", "Поздрав" и "Имейл адрес". Всеки запис (клиент) в таблицата съдържа един и същ набор от колони, така че съхранявате точно една и съща информация за всеки клиент.

Създайте първия си списък и след това го прегледайте и прецизиране. Не забравяйте да разделите информацията в най-малките възможни полета. Ако например първоначалният ви списък има Адрес като поле, разбийте това на Адрес на улица, Град, Щат и Пощенски код – или, ако клиентите ви са глобални, в още повече полета. По този начин например можете да извършвате пощенски съобщения в правилния формат или да докладвате за поръчки по щат.

След като сте прецизирани колоните с данни във всяка таблица, сте готови да изберете първичния ключ на всяка таблица.

Имате нужда от начин за уникално идентифициране на всеки ред във всяка таблица. Спомняте ли си по-ранния пример, в който двама клиенти имат едно и също име? Тъй като те споделят име, ви трябва начин да идентифицирате поотделно всяко от тях.

Така че всяка таблица трябва да включва колона (или набор от колони), която еднозначно идентифицира всеки ред. Това се нарича първичен ключ и често е уникален номер, като например ИД на служител или пореден номер. Access използва първични ключове за бързо свързване на данни от множество таблици и за събиране на данните за вас.

Понякога първичният ключ се състои от две или повече полета. Например таблица с подробни данни за поръчките, която съхранява редове за поръчки, може да използва две колони в първичния си ключ: ИД на поръчка и ИД на продукт. Когато първичният ключ използва повече от една колона, той се нарича и композитен ключ.

Ако вече имате уникален идентификатор за информацията в таблица, като например продуктови номера, които еднозначно идентифицират всеки продукт във вашия каталог, използвайте това, но само ако стойностите отговарят на тези правила за първични ключове:

• Идентификаторът винаги ще бъде различен за всеки запис. Дублираните стойности не са разрешени в първичен ключ.

• Винаги има стойност за елемента. Всеки запис в таблицата ви трябва да има първичен ключ. Ако използвате няколко колони, за да създадете ключа (например "Семейство части" и "Номер на част"), и двете стойности винаги трябва да присъстват.

• Първичният ключ е стойност, която не се променя. Тъй като клавишите се препращат към други таблици, всяка промяна в първичен ключ в една таблица означава промяна в него навсякъде, към която има препратки. Често срещаните промени увеличават риска от грешки.

Ако нямате очевиден идентификатор, използвайте произволно, уникално число като първичен ключ. Можете например да присвоите на всяка поръчка уникален номер на поръчка с единствената цел да идентифицирате поръчката.