Връзки

Как да разбера кои връзки сочат към файлове, съхранени в OneDrive или SharePoint?

Когато добавите връзка към файл на OneDrive или SharePoint в основния текст на имейл съобщението, Outlook показва тази връзка със сив фон. Ако щракнете върху връзката, ще видите малък диалогов прозорец, който ви уведомява кой ще има достъп до връзката.

Как да вмъкна връзка към OneDrive или SharePoint файл?

Има няколко начина, по които можете да вмъкнете връзка в основния текст на имейл съобщението си. 

• Копирайте връзката от OneDrive или SharePoint, след което я поставете в тялото на съобщението.

• При отворено ново имейл съобщение, отговор или препращане изберете Съобщение > Връзка > Вмъкване на връзка. След това изберете файл, съхранен в OneDrive или SharePoint.

• Отговаряне или препращане на съобщение със съществуващи връзки.

Outlook автоматично ще зададе разрешенията за връзката към това, което администраторът на клиента е избрал като разрешение по подразбиране за вашата организация. 

Как да променя разрешенията за връзката си?

Ако искате да промените кой има достъп до вашата връзка към OneDrive или SharePoint документ, щракнете върху връзката в основния текст на имейл съобщението, след което изберете символа > в диалоговия прозорец за разрешения, за да се покажат настройките на връзката. 

Изберете или щракнете върху някоя от изброените опции. 

Освен да изберете ниво на достъп, можете също да позволите редактиране (или да премахнете отметката от квадратчето, за да забраните редактирането) и дори да блокирате изтеглянето. В този случай файлът, свързан с, ще се отвори само в прозорец на браузъра. 

Изберете Приложи, за да запишете промените. Можете да зададете отделни нива на разрешение за всяка връзка, която добавите към основния текст на имейл съобщението. 

Ще имат ли достъп моите получатели до свързания файл?

Outlook проверява дали получателите на вашето съобщение ще имат достъп до връзките, които имате в съобщението си, до файлове, съхранени в OneDrive или SharePoint. Този процес се извършва бързо, но може да отнеме допълнително време, ако изпращате съобщение до голям брой получатели. Не можете да изпратите съобщението си, докато Outlook не завърши тази проверка. 

Ако Outlook потвърди, че един или повече получатели няма да имат достъп до връзката ви, връзката ще промени цвета си на червен и до името на връзката ще се появи малък червен удивителен знак. Ако щракнете върху връзката, ще видите информация кои получатели нямат достъп до връзката ви и защо. 

От изскачащия прозорец ще можете да управлявате достъпа и да променяте нивото на достъп на връзката, да изберете да прикачите файла като копие, а не като връзка, или да игнорирате предупреждението. 

Ако Outlook не можете да проверите дали получателите ви имат достъп до връзката, ще видите малък удивителен знак до името на връзката, но връзката няма да промени цвета си. Щракването върху връзката ще ви позволи да изберете да игнорирате това известие. 

Преди да изпратите съобщението си, Outlook ще ви предупреди, ако някои от получателите ви нямат достъп до една или повече връзки. Можете да изпратите въпреки това или да изберете Не изпращай, за да прегледате разрешенията за достъп до връзката. 

Изпращане на вашето съобщение

Ако се опитате да изпратите имейл съобщението си, преди Outlook е приключил проверката, за да видите дали всички получатели имат достъп до връзките в съобщението ни, ще видите предупредително съобщение. Можете да изпратите въпреки това или да не изпращате и да позволите на Outlook да завърши проверката на разрешенията. Ако не направите нищо, предупредителното съобщение ще се промени веднага щом Outlook приключи проверката на вашите връзки.