Чрез услугите за бизнес свързване можете да свързвате външни данни към вашия сайт на SharePoint и да ги използвате като основни за вашия сайт. Ето колекция от информация какво представляват външните данни, къде да ги получите и как да ги използвате.
За повече информация вж. "Намиране на съдържание за външни данни".
В тази статия
Разбиране на смисъла на картината
Има много причини да използвате външни данни. А един малък екип може да прави големи неща, когато работи заедно, за да създаде бизнес решение, базирано на външни данни. Ето как това често се прави и какви награди може да донесе.
По каква причина се използват външни данни?
Докато използвате продукти на SharePoint, за да опростите своите бизнес дейности, може да се наложи да включите външни данни, като например бази данни, бизнес производствени приложения и уеб услуги. Но тези външни данни често са като уединен остров, който е ограничен до привилегировани хора или просто труден за достигане. Има ли начин тези външни данни да бъдат прехвърлени безпроблемно в продуктите на SharePoint, както и в продуктите на Office, така че да можете да използвате познат интерфейс и още повече да подобрите бизнеса си?
Това е смисълът на услугите за бизнес свързване. Той позволява защитен, ефективен достъп за четене/запис до голямо разнообразие от външни данни. Това се извършва чрез цялостна рамка, която предоставя стандартни потребителски и програмни интерфейси. Освен това можете да създавате широка гама от бизнес решения, както без код, комбинирани решения на SharePoint за прости до междинни дейности, така и базирани на код решения за разширени нужди. Можете например:
- Създайте външен списък на SharePoint с данни за персонала на служителите, съхранен в сървърна база данни, които потребителите могат да четат и записват, подобно на собствения списък на SharePoint.
- Свържете актуалните данни за клиенти в системата за планиране на корпоративни ресурси (ERP) на вашата организация като набор от контакти на Outlook и дори осигурете офлайн достъп.
- Създайте решение за планиране на събития, което е свързано с контролирано бизнес приложение, но използва календар на SharePoint, за да може всеки да го види.
- Създайте приложение Microsoft Silverlight със страхотен визуален потребителски интерфейс, който работи с външни данни от интернет.
Накратко, услугите за бизнес свързване ви позволяват да се свързвате с, да взаимодействате с и да отключвате стойността на външните данни.
Три основни сценария
Желаете да чуете повече? Ето три примера за основни решения, които се базират на услугите за бизнес свързване.
Помощен център Едно голямо предприятие разполага с помощен център, който осигурява вътрешна техническа поддръжка. Исканията за поддръжка и базата знания за техническа поддръжка се съхраняват във външна база данни, но са напълно интегрирани в сайт на SharePoint с помощта на външни списъци и уеб частите за бизнес данни. Работещите с информация могат също да преглеждат текущите си заявки в Microsoft Outlook 2013 онлайн. Специалистите по техническа поддръжка могат да преглеждат присвоените им заявки в онлайн и офлайн достъп до Outlook 2013. Работните потоци автоматично управляват проблемите с поддръжката през всеки етап: отворен, присвоен, ескалиран, разрешен и затворен. Ръководителите на екипа за техническа поддръжка с подходящо разрешение могат да преглеждат табла, които показват отчети на помощния център, показващи броя на проблемите с поддръжката, възложени на всеки специалист по поддръжката, най-актуалните или критичните проблеми и броя на инцидентите с поддръжката, обработени от всеки специалист по поддръжката през определен период от време. Ръководителите могат също да експортират данните в Microsoft Excel 2013 за по-нататъшен подробен анализ с помощта на условно форматиране и диаграми.
Проследяване на изпълнител Агенция за таланти интегрира своята база данни на художниците в своя вътрешен екипен сайт на SharePoint, който включва пълен списък на художниците, информация за връзка с тях и графици за изпълнения. Договорите за записване под формата на шаблони за документи на Word се генерират и автоматично се попълват с най-новата информация за изпълнителя. Работният поток насочва всеки договор през различните му етапи. Агентите могат да добавят нови изпълнители към външен списък с помощта на формуляр на InfoPath. Използвайки това решение, агентите за таланти винаги имат наблизо необходимата им информация и могат да изпълняват много ключови задачи с помощта на познати продукти на Office.
Табло за продажби Приложението за табло за продажби помага на търговските партньори бързо да намират поръчки за продажби и информация за клиенти, управлявана в система за управление на връзките с клиенти (CRM). В зависимост от своите роли и съответните разрешения, членовете на екипа могат да преглеждат информацията за анализа на продажбите, данните за резултатите от продажбите на отделните членове на екипа, потенциалните клиенти за продажби и информацията за контакт с клиентите и поръчките. Специалистите по продажбите могат да преглеждат своите дневни календари, да преглеждат задачите, възложени им от техните ръководители, да си сътрудничат с членовете на екипа и да четат новини от отрасъла. Диаграмата на Visio на териториите на продажби картографира продажбите по всеки месец и съдържа динамични данни от сървърната база данни, които лесно се обновяват. С помощта на документ на Word мениджърите могат бързо да създават месечни отчети за състоянието, които автоматично включват данни от външните системи.
стигането до там е половината от удоволствието
Услугите за бизнес свързване са като голям чадър, който включва много функции на SharePoint и Office. Но не става "готово", защото всеки външен източник на данни е уникален и всяка организация има специфични нужди. След като положите основите – локално или в облака – можете да изведете външните данни в продуктите на SharePoint и продуктите на Office. Когато работите с външни данни, обикновено преминавате през три отделни фази:
Фаза на подготвяне По време на този етап планирате, подготвяте и настройвате начините за осъществяване на достъп до външните данни. Това обикновено означава да работите в тясно сътрудничество с администратор, а понякога и с разработчик, за да разберете какво трябва да се случи. Важни цели са определяне на бизнес и технически изисквания, подготовка на външния източник на данни, осигуряване на защитен достъп до данните с помощта на услугата за защитено хранилище и определяне на обхвата на цялостното решение. Основна цел е създаването на външен тип съдържание, който представлява подробен пакет от връзки, метаданни и друга информация, използвана за извличане на външните данни.
Фазата на SharePoint След като основите са положени, вече можете да показвате външни данни в продуктите на SharePoint по различни начини, включително външни списъци, колони с външни данни, уеб части за бизнес данни, работни потоци, резултати от търсене, страници с профили, действия, приложения за SharePoint и базирани на код компоненти или решения на SharePoint.
Фазата на Office След като сте създали достъп до външните данни в продукти на SharePoint, вече можете да показвате данните в различни продукти на Office (включително Excel, Word, Outlook, Visio, Access и InfoPath), приложения за Office и базирани на код компоненти на Office, добавки и решения.
Ще намерите повече подробности за всяка от тези функции по-нататък в тази статия.
Коя шапка носите?
Разработването на решение въз основа на външни данни обикновено е необходимо за екипно усилие, а начинът на работа зависи от вашата роля. Следващата диаграма показва изглед от високо ниво на ролите и решенията, които са включени в цялостния жизнен цикъл на разработката.
Потребители Потребителите създават прости решения, като използват основните възможности на продуктите на SharePoint и продуктите на Office. Например:
- Създаване на външен списък, различни изгледи на списъка и добавяне на различни филтри и сортирания.
- Експортиране на външния списък в Excel 2013 за по-нататъшен анализ на данните.
- Свързване на външен списък към Outlook 2013 за работа с външни данни – онлайн и офлайн.
Опитни потребители Опитните потребители създават прости до средно напреднали, без код бизнес решения и често изискват умения на бизнес анализатор, за да разбират системите на базите данни и цялостните бизнес процеси в организацията. Те също така съобщават за изискванията на администраторите и разработчиците, както и на бизнес ръководителите и може би на проектантите на сайтове. Например:
- Създаване на външен тип съдържание с помощта на Microsoft SharePoint Designer 2013.
- Създаване на колони с външни данни в библиотеки и свързване на колоните с контроли на съдържание в персонализиран шаблон на Word, като например договор или фактура.
- Персонализиране на формуляри на InfoPath за замяна на списъчните формуляри на SharePoint по подразбиране.
- Проектиране на уеб страница, която свързва уеб части за бизнес данни по полезен начин за създаване на работна област за информация.
- Създаване на решение, базирано на Outlook, което предоставя персонализирани формуляри, изгледи, команди на лентата, действия и прозорци на задачи.
- Създаване на работен поток, който използва данни от външен списък.
Администратори Администраторите управляват потребителските разрешения и защитата за няколко различни компонента на SharePoint, включително външния тип съдържание и външната база данни. Критичната дейност включва настройване на целеви приложения за услугата за защитено хранилище, съпоставяне на идентификационни данни и определяне на най-добрите методи за удостоверяване. Други примери за операции включват:
- Управление и настройка на достъпа до външни данни, разрешенията и заявките.
- Импортиране и експортиране на външен тип съдържание от хранилището за метаданни за свързване на бизнес данни.
- Настройване на страници с профил по избор, действия и резултати от търсене.
Разработчици Разработчиците създават различни персонализирани решения, които варират от целеви компоненти за многократна употреба до усъвършенствани решения, базирани на код. Например:
- Разширени типове външно съдържание, разработени в Microsoft Visual Studio, например персонализирани типове полета, които използват сложни йерархични данни.
- Сборни данни от множество услуги, представени като един BDC модел.
- Компоненти за многократна употреба, уеб части по избор, дейности за работни потоци по избор и формуляри на InfoPath, поддържащи кода.
- Персонализирани части за външни данни за решения на Outlook.
- Приложения Microsoft Silverlight и добавки на Office.
- Известявания по избор, използвайки рамката на събитията.
- Персонализирани връзки или решения с помощта на управляем код.
Полагане на основите
Каквото и решение за външни данни да решите да създадете, трябва да създадете здрава основа, а това означава – намиране и настройка на правилния софтуер, избор и подготовка на външен източник на данни, включване на услугите и акаунтите на SharePoint и създаване на външен тип съдържание.
Запознаване със средата на SharePoint
Когато използвате или създавате решение за външни данни, има разлики във функциите и функционалността, които трябва да знаете в зависимост от вашата среда на SharePoint:
- Локално Ако създадете решение, в което вашите потребители и вашето решение са изцяло локално (зад защитната стена), тогава се поддържат всички функции на услугите за бизнес свързване.
- Облак Ако използвате SharePoint (план 2, E3 и E4) в Microsoft 365, тогава са налични подмножество от функции. Например външни списъци, уеб части за бизнес данни и рамка за събития се поддържат, но страници с профили, действия и рамката на конектора не са. Освен това можете да се свързвате само с тези източници на данни: WCF уеб услуги, OData и SQL Server Azure.
- Хибридно разполагане Вашата организация може вече да има значителни инвестиции в локални източници на данни, като например бизнес производствени приложения и ERP системи. Но вашата организация може също така да е в хибридна среда на SharePoint, в която някои служители са локално, а други – в облака. В хибридна среда можете също да създадете решение за хибридни външни данни, така че потребителите в облака да имат достъп до локален източник на данни. Например потребителят може да попълни отчет за разходите, докато е в командировка, с помощта на SharePoint и таксите могат да бъдат незабавно съгласувани с локална SAP система. Можете да се свържете с всеки локален поддържан източник на данни, но трябва да използвате услугите на OData, и може да се наложи обширно разработване и конфигуриране.
Сдобийте се с правилния софтуер
Функциите на услугите за бизнес свързване (BCS) са разпределени в различни издания на SharePoint. Използвайте таблицата по-долу, която ще ви помогне да направите правилния избор.
| Функция на услугите за бизнес свързване | SharePoint Foundation 2013 | SharePoint Server 2013 (Standard) | SharePoint Server 2013 (Enterprise) | SharePoint (SPO) План 2 (E3; E4) |
Коментари |
|---|---|---|---|---|---|
| Външен списък | √ | √ | √ | √ | |
| External data column | √ | √ | √ | √ | |
| Услуги за свързване на бизнес данни | √ | √ | √ | √ | SPO поддържа само WCF и SQL Server Azure конектори |
| Услуга за защитено хранилище | √ | √ | √ | √ | SPO поддържа само идентификационни данни за група |
| Търсене на външни данни | √ | √ | |||
| Профилни страници | √ | √ | |||
| Действия | √ | √ | |||
| Уеб части за бизнес данни | √ | √ | |||
| Поддръжка на продукти на Office | √ | √ | √ | ||
| Разширения за богати клиенти * | √ | ||||
| BCS на обхват на приложението | √ | √ | |||
| Рамка на конектор | √ | √ | √ | ||
| Рамка на събитие | √ | √ | √ | ||
| Конектор на OData | √ | √ | √ | ||
| BCS OM API | √ | √ | |||
| Хибридно (SPO към локално) | √ | √ | Само с помощта на конектор на OData |
* Включва контроли на формуляр за показване на външни данни и оформления за показване на данни в прозореца на задачите на Outlook и областта на формуляра. Налично само в Microsoft Office Professional Plus 2013.
Настройте софтуера правилно
След като сте инсталирали правилния софтуер, се уверете, че сте го настроили правилно. По-специално:
Подготовка на външния източник на данни Може да се наложи администратор да създаде акаунт и да предостави разрешения за източника на данни, за да се гарантира, че правилните хора имат достъп до данните и че данните няма да попаднат в чужди ръце. Във външна база данни администраторът може също да иска да създаде конкретни таблици, изгледи, заявки и т.н., за да ограничи резултатите само до това, което е необходимо, и да помогне за подобряване на производителността.
Конфигуриране на услугите на SharePoint Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни, услугата за защитено хранилище и услугите на Visio.
Конфигуриране на услугата за защитено хранилище Администраторът трябва да определи най-добрия режим на достъп за външния източник на данни, да създаде целево приложение и да зададе идентификационните данни за целевото приложение.
Конфигуриране на услуги за свързване на бизнес данни Администраторът трябва да се увери, че потребителят, който създава външния тип съдържание, има разрешение за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни (BDC) и че съответните потребители имат достъп до външния тип съдържание, на който се базира външният списък.
Уверете се, че продуктите на Office са готови за употреба За да синхронизирате външни данни с продукти на Office, трябва да имате Windows 7 или по-нова версия и следните безплатни софтуерни продукти: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework (платформа) 4 и WCF Data Services 5.0 за OData V3 на всеки клиентски компютър (ако е необходимо, автоматично ще бъдете подканени да изтеглите софтуера). Също така се уверете, че опцията за инсталиране на Office " Услуги за бизнес свързване " е разрешена (това е настройката по подразбиране). Тази опция инсталира изпълнимия модул на клиента на услугите за бизнес свързване, който извършва следното: кешира и синхронизира с външни данни, съпоставя бизнес данни с външни типове съдържание, показва инструмента за избор на външни елементи в продуктите на Office и изпълнява персонализирани решения вътре в продуктите на Office.
Избирайте разумно външните си данни
Можете да работите с разнообразни външни източници на данни, включително бази данни, системи за планиране на корпоративни ресурси (ERP), OData и разширени конектори.
Бази данни Организации и фирми с всякакви форми и размери зависят от базите данни за ежедневните си операции. Базите данни съдържат голямо разнообразие от типове данни, включително текст, числа, изображения и документи, и имат много приложения, включително финансови, производствени, застрахователни и управлявани от данни фирмени уеб сайтове. Често срещаните поддържани бази данни са: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 и всяка база данни, която отговаря на стандартите за интерфейс за ODBC или OLE DB.
ERP системи ERP системите интегрират бизнес производствени данни и процеси в цялата организация и извършват много от основните дейности за всеки бизнес, включително:
| Бизнес функция | Бизнес процес |
|---|---|
| Финанси и счетоводство | Главна счетоводна книга, задължения и вземания, управление на парични средства, дълготрайни активи и бюджетиране |
| Човешки ресурси | Заплати, обучение, обезщетения, пенсиониране, набиране на персонал и управление на многообразието. |
| Управление на връзките с клиенти (CRM) | Продажби и маркетинг, комисионни, обслужване, контакти с клиенти и поддръжка на кол центъра. |
| Производство | Инженеринг, комплектация на материалите, работни поръчки, планиране, управление на работни потоци, контрол на качеството и управление на жизнения цикъл на продукта. |
| Верига на доставките | Опис, въвеждане на поръчки, закупуване, планиране, инспекция и обработка на искове. |
| Управление на проекти | Изчисляване на разходи, фактуриране, време и разходи, единици за производителност и управление на дейностите. |
Често поддържаните ERP системи са SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel и JD Edwards.
OData Протоколът Open Data (OData) предоставя базиран на REST стандарт за операции за създаване (публикуване), четене (получаване), актуализиране (поставяне) и изтриване (изтриване), които осъществяват достъп до уеб услуги. Мислете за OData като за уеб-базиран еквивалент на ODBC и OLE DB. Данните се връщат или в XML или JavaScript формат на обектова нотация (JSON). Често срещаните източници на OData са познати уеб сайтове (като Amazon, E-bay, Azure Data Market и Netflix), бази данни и дори други сайтове на SharePoint.
Разширени конектори За други източници на данни разработчикът може да предостави разширен достъп до външни данни чрез:
- Използване на ADO.NET, което позволява достъп до всеки източник на данни с доставчик на ADO.NET.
- Използване на WCF и уеб услуги, което дава достъп до уеб услуги и Windows Communication Foundation (WCF).
- Използване на .NET Connectivity Assemblies, което дава достъп до източници на данни, когато доставчик на ADO.NET или уеб услуга не е наличен.
- Преобразуване на неподдържани типове фирмени данни в поддържани типове данни на .NET.
- Създаване на персонализирани решения за по-големи източници на данни с често променящи се структури от данни, които изискват персонализирани връзки с данни, методи на прехвърляне и инсталиране на конектори.
Помислете за производителността
Всяко бизнес решение трябва да отчита производителността и външните данни не са изключение. За щастие, услугите за бизнес свързване са създадени, за да облекчат много затруднения и проблеми с производителността. Като правило, извличането на данни, странирането, филтрирането и сортирането се прехвърлят на външния източник на данни, за да бъдат намалени ресурсите за памет и за обработка, необходими на продуктите на SharePoint.
Освен това услугите за бизнес свързване имат вградени кешове както на сървър (кешът на услугите за бизнес свързване), така и на клиентските компютри (кешът на изпълнимия модул на клиента на услугите за бизнес свързване) и може да не покажат веднага най-новите стойности от външната система за данни. Въпреки това можете да настроите интервалите на опресняване в зависимост от нуждите на вашите потребители и решенията, които създавате. Не е необходимо всички потребители да виждат актуалните данни веднага, но ако имат, могат, например, да обновят външния списък или папката с контакти на Outlook.
Възможността за работа офлайн на компютър клиент означава също, че потребителите могат да работят продължително, без да се свързват с външните данни, но да знаят, че когато се върнат онлайн, данните се актуализират и съгласуват правилно.
Като цяло, тези функции на производителността помагат да се ускорят операциите за показване, обновяване данни върху външни данни на уеб страница на SharePoint и в продукт от Office.
Практикувайте безопасността на първо място
Особено важно е решението за външни данни да бъде защитено, тъй като често данните са критично важни за бизнеса и не трябва да бъдат преглеждани или променяни от грешни потребители. Освен това има много начини за защита на данните и искате вашето решение да бъде лесно и безопасно. За щастие, има начини да намалите сложността, предимно с помощта на услугата за защитено хранилище.
С две думи, защитата на вашите външни данни изисква отговор на два основни въпроса:
Кой сте вие? Това се нарича още удостоверяване и е процесът на проверка на вашата самоличност чрез получаване на вашите идентификационни данни (вашето потребителско име и парола).
Какво ви е позволено да правите? Това се нарича удостоверяване и представлява процесът на определяне какви задачи кои елементи от данни можете да извършвате чрез получаване на списъка с разрешения, които са ви дадени.
Първо, администраторът помага да определите най-добрия режим на достъп за външния източник на данни. Имайте предвид, че много често бизнес решенията удостоверяват достъпа до външни данни, за които текущият потребител има различен акаунт. Но влизането под различни идентификационни данни може да бъде сложно и тромаво. Услугата за защитено хранилище идва на помощ, като предоставя съхраняване и съпоставяне на идентификационни данни. Това улеснява използването на външен източник на данни чрез влизане само веднъж.
Ако например сте влезли в своя сайт на SharePoint с един набор от идентификационни данни, но искате да получите достъп до външен списък, базиран на приложение на Siebel, което използва друг набор от идентификационни данни, администраторът може да настрои услугата за защитено хранилище автоматично да съпоставя двата набора от идентификационни данни, така че да не се налага да влизате отново.
Услугата за защитено хранилище също помага за управлението на прословутия проблем с "двойното удостоверяване", при който всяко удостоверяване изисква "прехвърляне" между два компютъра, което може да бъде компрометирано, освен ако не се вземат стъпки за предотвратяването му.
След това администраторът създава няколко нива на защита, базирани на разрешенията, подобно на няколко линии на отбрана около крепост, за да осигури подходящо удостоверяване и достъп до:
- Данните във външната база данни или система.
- Външен тип съдържание в хранилището за метаданни за свързване на бизнес данни.
- Колоната с външен списък или външни данни.
И накрая, администраторът може да добави допълнителен слой защита чрез шифроване. Ако вашето решение за външни данни използва приложения на Office, администраторът може да защити кеша на клиента за бизнес свързване с помощта на системата за шифроване на файлове на Windows. Някои външни източници на данни също предоставят начини за шифроване на данните.
Задаване на крайъгълния камък: външни типове съдържание
Външните типове съдържание са в основата на всяко решение за външни данни. Те са като посредник между вас и външния източник на данни. Типичен външен тип съдържание е организиран пакет от информация, който съдържа следното:
- Информация за връзка с източника на данни, като например местоположението, името и режимите на удостоверяване.
- Дефиниция на таблицата, полетата, първичните и външните ключове, проверките и типовете данни (наричани също метаданни).
- Операциите с данни, които можете да извършвате, като например създаване, четене, актуализиране, изтриване и заявка (наричана също CRUDQ).
- Друга информация и поведения, като например нанесени типове данни на Office или разрешаване на офлайн синхронизиране.
- Различни филтри, които правят заявки към данните и помагат да се изолират резултатите, както и ограничения за подобряване на производителността.
- Полето за самоличност и колоните за показване за външен избор на съдържание, използвани за извличане на външни данни в целия потребителски интерфейс.
- Асоциация, базирана на първичен и външен ключ, между две свързани таблици, като "Поръчки" и "Клиенти".
Един упорит потребител определя външния тип съдържание и следователно предпазва другите потребители от присъщата сложност на работата с външни данни. Освен това цялата тази информация се записва в специален BDCM файл (.bdcm) в XML формат и се съхранява в хранилището за метаданни за свързване на бизнес данни. Този подход улеснява поддръжката, актуализирането, защитата и повторното използване на външни типове съдържание в различни сайтове. Можете например лесно да експортирате и импортирате файла, за да го разположите от развойна в производствена среда или да го споделите с други колекции от сайтове.
Между другото вашият заклет потребител не трябва да е експерт в XML. За да се помогне за създаване на външен тип съдържание, има два инструмента, които можете да избирате:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Можете да дефинирате и актуализирате външния тип съдържание по декларативен начин и след това да го публикувате в хранилището за метаданни за свързване на бизнес данни.
- Microsoft Visual Studio 2012 Ако външните ви данни са сложни или не се поддържат от SharePoint Designer 2013, можете да използвате XML редактора във Visual Studio (който предоставя Intellisense), за да създадете вашия XML модел, или да използвате Visual Studio External Content Type Designer, за да създадете блок за свързване на .NET, който предоставя логика на интегриране на сървъра по избор чрез .NET Frameworkа.
Показване на външни данни в продукти на SharePoint
Сега, след като сте създали солидна и сигурна основа за вашите външни данни, ето какво можете да правите с тях в продуктите на SharePoint.
Четене и записване на данни във външни списъци
Външният списък е ключов градивен блок за решенията на SharePoint, базирани на външни данни. Можете да четете и записвате външни данни с познатата среда за използване на списък на SharePoint. Външният списък изглежда и се държи в голяма степен като местен списък, но има някои разлики в поведението. Можете например да създавате изгледи и да използвате изчисляеми стойности с формули, но не и да прикачвате файлове или да проследявате версии.
Можете също да създадете външен списък с помощта на SharePoint Designer 2013.
Добавяне на колони с външни данни към списъци и библиотеки
Можете да комбинирате колони с външни данни с други колони в местен списък или библиотека. Тъй като колоната с външни данни се добавя към собствен списък или библиотека, всички свързани функции за списък или библиотека работят, включително създаването на версии, одобрението, вкарването и извличането и прикачените файлове.
Да речем, че сте създали библиотека с картини, която съдържа снимки на продуктите, продавани от вашата организация. Можете да добавите колона с външни данни към библиотеката, която осъществява достъп до името на продукта, кода на продукта и текущата цена от външна база данни. Тъй като правилата и процесите на фирмата изискват промяната на информацията за продукта да се извършва само чрез системата за база данни, задавате външните данни да са само за четене, когато създавате външен тип съдържание. Но сега повече хора във вашата организация могат лесно да виждат цялата обща информация за продуктите заедно в един изглед на библиотека.
Създаване на решения с уеб части за бизнес данни
Уеб частите за бизнес данни са предназначени за работа с данни от външен списък и можете да комбинирате тези уеб части по полезни начини, за да създадете сайт, работна област или табло. Можете например да свържете уеб частите за списък и елемент така, че когато изберете елемент на отчет за разходите в уеб частта за списък, като например таксите за четвъртък, подробните данни за елементите да се показват в уеб частта на елемента, например таксите за хотел, пътуване и храна.
Следващата таблица обобщава накратко всяка уеб част за бизнес данни.
| Уеб част | Описание |
|---|---|
| Списък с бизнес данни | Показва списък с елементи от външен списък. |
| Елемент на бизнес данни | Показва един или повече елементи от външен списък. |
| Действия с бизнес данни | Показва действие от външен списък. |
| Филтър за свързване на бизнес данни | Филтрира съдържанието на свързана уеб част за бизнес данни с помощта на списък със стойности от външен списък. |
| Създател на елемент на бизнес данни | Създава елемент на бизнес данни от параметрите в низ на заявка за URL адрес и го предоставя на други уеб части за бизнес данни. |
| Списък със свързани бизнес данни | Показва списък с дъщерни елементи, свързани с родителски елемент от външен списък. |
Използване на външни данни в страница на профил, действие или търсене
Страниците с профил, действията и търсенето са тясно свързани функции.
Страници с профил
По подразбиране услугите за бизнес свързване автоматично създават страница на профила на базата на външния тип съдържание. Страницата с профил е уеб страница, която показва информация от един ред с външни данни, базирани на поле "ИД", например всички отделни полета за конкретен клиент.
Страницата с профила по подразбиране всъщност е уеб страница, която съдържа свързани помежду си конструктора на елементи на бизнес данни и уеб части за елемент на бизнес данни. Уеб частта на конструктора на елементи анализира параметъра на низа на заявката за URL адрес на страницата на профила, например http://contoso/Customer.aspx? CustID=345 и предава стойността CustID на уеб частта за елемент на данни, която след това показва всички съответстващи полета за клиенти.
Можете да създадете собствена страница с профил, за да показва информация по избор, или администратор може да персонализира страницата с профила вместо вас.
Действия
Можете дори да извършите действие въз основа на страницата с профила, за да направите нещо полезно. Можете например да създадете действие, което комбинира информация за адреса на клиента с карти на Bing, за да видите местоположението на клиента или да получите указания. Можете да създадете действие или въз основа на параметъра на низа на заявката за URL адрес на страницата с профила, или чрез код по избор. Или разработчикът може да напише код по избор, който ви позволява да актуализирате информацията за служителите в сървърна база данни.
По подразбиране използвате действие, когато щракнете върху командата за действие "Преглед на профил" в уеб част "Действия с бизнес данни" или "Списък с бизнес данни". Когато използвате колона с външни данни, можете да изпълните действието и от команда от меню.
Търсене
И накрая, ако искате, администраторът може да разреши търсенето на външни данни. Външните данни могат да бъдат обхождани и индексирани точно както вътрешните данни на SharePoint, но с подрязване на защитата, за да се гарантира, че само подходящите потребители могат да щракват и да виждат резултатите от търсенето, показани чрез страница за профил.
Чрез интегриране на търсенето на SharePoint във външни системи за данни потребителите могат да намират данни, които иначе не биха могли да намерят. Ако например познавате фирмата, за която работи клиентът, но сте забравили името му, можете да търсите по името на фирмата, което ще ви помогне да намерите страницата с профила на клиента.
Използване на външни данни в работни потоци
Работните потоци предоставят мощен инструмент за моделиране и автоматизиране на бизнес процеси, базирани на списък, библиотека или сайт на SharePoint. Тези бизнес процеси могат да бъдат прости – като процес на одобрение на документ с един одобряващ или сложни – като всеки структуриран бизнес процес. Въпреки че не можете директно да свържете работен поток с външен списък, можете да създадете следното:
Работни потоци на собствени списъци Работен поток, свързан със собствен списък, който чете или актуализира данни от външен списък с помощта на действията "Създаване на елемент от списък", "Актуализиране на елемент от списък" и "Изтриване на елемент от списък". Можете например да актуализирате елемент от външен списък при всяка промяна на собствен списък или елемент от библиотека. Можете да използвате и други действия с външни списъци, като например "Задаване на променлива на работен поток" за промяна на поле от външен списък. Можете също да използвате елемент от външен списък като местоназначение за процес на задача, но връзката към задачата не показва заглавие за елемента от външния списък.
Работни потоци на сайта Работните потоци на сайт не изискват активиране на събитие за стартиране и могат да бъдат стартирани ръчно. За да предотвратите неупълномощен достъп, работните потоци, които осъществяват достъп до външни списъци, винаги се изпълняват в акаунт за услуга, дори и в режим на удостоверяване, който използва въплъщаване.
Събития Разработчикът може да създава събития, които се задействат във външния източник на данни, а потребителите могат да създават известия, които отговарят на тези събития. Можете например да използвате работен поток на SharePoint, за да изпратите имейл съобщение до служител, когато на този служител във външния източник на данни е зададен клиентски акаунт.
От съображения за производителност е добра практика да четете само малък брой колони във външния списък или да създавате, актуализирате или изтривате малък брой елементи във външния списък.
Използване на външни данни в продукти на Office
Сега, след като извадихте данните в продуктите на SharePoint, ето какво можете да правите с тях в различни продукти на Office.
Анализиране на външни данни в Excel
Можете да експортирате данни от външен списък в Excel 2013 и да поддържате данните синхронизирани. Може например да искате да поддържате описание на продукти във външен списък, така че да е лесно за споделяне и актуализиране, но също така периодично да правите анализ на наличностите в Excel 2013. Външните данни, които се експортират в Excel 2013, се определят от текущия изглед на външен списък, филтрите, дефинирани за външния тип съдържание и във външния списък, и езиковите настройки за сайта на SharePoint.h
При експортиране на външен списък се създава таблица на Excel с връзка за данни към външния списък въз основа на файл с уеб заявка. За да видите по-нататъшни промени, направени в списъка на SharePoint в таблицата на Excel, можете да обновите данните. Обърнете внимание, че не можете да правите промени в източника на външни данни и че операцията за обновяване на Excel би заместила всички промени, които сте направили в таблицата на Excel.
Добавяне на външни данни към документи на Word
Чрез добавянето към библиотека с документи колони с външни данни и шаблон на Word с контроли на съдържанието можете също да направите лесно и ефективно въвеждането на точни и актуални данни в структуриран документ на Microsoft Word 2013.
Да речем, че имате библиотека с документи, която съдържа договори с клиенти. Цялата информация за клиентите обаче се поддържа в специализирано приложение, като например SAP. Можете да проследявате договорите на клиентите в библиотеката с документи, но се уверете, че свързаната с тях информация за клиентите е актуална и не се дублира ненужно нужно. Ето как става това:
- Първо, добавете колони с външни данни към библиотеката, за да асоциирате подходящото име на клиент, име на фирма и телефонен номер с всеки договор, съхраняван в библиотеката с договори.
- След това създайте шаблон на Word, съдържащ текстов шаблон на договора с клиенти и контроли на съдържание, за да въведете името на клиента, името на фирмата и телефонния номер. Word 2013 ще използва инструмента за избор на външни елементи, за да ви помогне да въведете или актуализирате правилната информация, като автоматично показва и извлича правилната информация за клиента.
- И накрая, всеки път, когато създавате договор, въвеждате данни за клиенти и записвате договора обратно в библиотеката, стойностите на данните за клиенти се повишават в съответните колони с външни данни.
Синхронизиране на външни данни в Outlook
Ако външен списък съдържа клиенти, задачи, срещи или публикации, можете да свържете списъка с Outlook 2013. След като се свържете, можете да преглеждате, редактирате и отпечатвате данните с помощта на познатия потребителски интерфейс на Outlook. Ако данните са информация за връзка, например за клиенти, можете дори да им се обаждате, да им изпращате имейл съобщения и да изпращате искания за събрания.
Синхронизирането на данните е двустранно или двупосочно. Промените, направени в Outlook 2013, автоматично се синхронизират с външния източник на данни. Промените, направени във външния източник на данни, се синхронизират с елементите в Outlook 2013, въпреки че може да е необходима операция за обновяване.
По подразбиране данните се обновяват автоматично на всеки шест часа, но тази стойност може да се променя. За да сте сигурни, че виждате текущите данни от външния източник на данни, щракнете с десния бутон върху папката и след това щракнете върху "Синхронизиране на промени в базата данни".
Когато създавате външния тип съдържание, правите следното:
- Ако искате офлайн достъп, разрешете опцията за поддръжка на офлайн синхронизиране .
- Задайте едно от следните значения за полето "Тип елемент на Office ": Контакт", "Среща", "Задача" или "Публикация".
- Съпоставете отделните полета във външния тип съдържание, като например собствено име на клиент, фамилно име на клиент, адрес на клиент и телефон на клиент, със съответните полета за тип елемент на Outlook, като например "СобственоИме", "ФамилноИме", "Служебен адрес" и "Служебен телефон" на контакта.
Освен това с помощта на код, написан от разработчик, можете да създадете решение на Outlook, което прави следното:
- Можете да показвате собствени или потребителски части от данни в персонализирани прозорци на задачите, за да представите външните данни на потребителите.
- Включвате команди на лентата по избор за извършване на действия по избор.
- Създайте дефиниция на изглед по избор, за да показвате определени колони с външни данни.
- Проектиране на области от формуляр по избор за представяне на външни данни.
Подобряване на достъпа до външни данни с формуляри на InfoPath
Има редица причини, поради които Microsoft InfoPath 2013 е полезен за използване с външни данни:
Работа със сложни типове данни Ако дадено поле с външни данни е йерархично, например адресно поле, което съдържа "Улица", "Град" и "Пощенски код като подполета", не можете да работите с това поле във формуляр на SharePoint за външен списък и всъщност то дори не се създава. Можете обаче да преобразувате формуляра на SharePoint във формуляр на InfoPath, за да създавате и актуализирате полетата с помощта на InfoPath 2013.
Вграждане на външна контрола за избор на елементи Можете да плъзнете и пуснете контролата за избор на външен елемент във формуляр на InfoPath, да я свържете с външния списък като вторичен източник на данни и да улесните потребителя при избирането на елемент въз основа на уникално поле, като например име на клиент или ИД на продукт.
Освен това, ако настроите асоциация за външни типове съдържание, като например "клиенти" и "поръчки", и формулярът на InfoPath за външния списък съдържа външен ключ, например "ИД на клиент", контролата "Избор на външни елементи" дори се добавя автоматично към формуляра. Това позволява на потребителите лесно да намират клиента, когото искат, когато работят с поръчки.
Създаване на няколко изгледа на формуляр Понякога може да искате формулярите да имат няколко изгледа на вашите външни данни, особено ако има много полета и формулярът на външен списък или формуляр на SharePoint не е ефективен. Множеството изгледи са полезни и в сценарии с еднократно записване, където външната система не позволява актуализиране на поле след създаването му. В такива случаи можете да създадете два изгледа – един за операцията за създаване и друг за операцията за актуализиране.
Добавяне на правила или добавяне на код към формуляри Можете да добавите декларативни правила или формуляри, които стоят зад кода, за да извършвате допълнителна бизнес логика, като например проверка и изчисления. Например можете да гарантирате, че даден код на страна/регион е валиден, като използвате правило или пощенски код на САЩ е валиден, като използвате уеб услуга.
Добавяне на външни данни в публикувани диаграми на Visio
С помощта на Microsoft Visio 2013 можете да свържете данни от външен списък към диаграма и нейните фигури. След това можете да публикувате тази диаграма в библиотека с документи на SharePoint като интерактивен уеб чертеж, така че потребителите да могат да показват тази диаграма и да виждат свързаните с нея външни данни. Има три начина за свързване на редове с данни към фигури във вашия чертеж. Можете да свързвате редове към съществуващи фигури един по един, да свързвате редовете към фигури автоматично или да създавате фигури от данните.
Импортиране и обновяване на външни данни в Access
Microsoft Access 2013 е площадка за всички типове данни и външните данни не са изключение. Можете да импортирате външен списък във вашата база данни на Access на компютъра ви клиент и периодично да обновявате данните. Данните са само за четене.
Основните стъпки, които трябва да следвате, са:
- Експортирайте външния тип съдържание от SharePoint Designer 2013 или директно от хранилището за метаданни за свързване на бизнес данни като BDCM файл.
- В Access 2013 създайте връзка с данни на уеб услуга с помощта на BDCM файла.
- В Access 2013 създайте свързана таблица въз основа на връзката с данни на уеб услугата.
Обърнете внимание, че в този случай кешът на клиента за бизнес свързване не се използва за синхронизиране с външния списък, когато обновявате данните.