Въведение в преобразуване на хартиени формуляри за формуляри на InfoPath

В тази статия

• Предимства на използването на електронни формуляри

• Най-добри практики за преобразуване на хартиени формуляри

Предимства на използването на електронни формуляри

Има много предимства на използването на електронни формуляри вместо формуляри, базирани на хартия. Тези предимства включват следното:

Точно, последователни данни    С формуляри на хартия хората често писане информация в грешното място или тълкува погрешно инструкции за попълване на формуляр. Грешки също може да възникне, когато служител ръчно reenters формуляр за данни в база данни или друга програма. Намиране и отстраняване на тези типове грешки при въвеждане на данни може да бъде скъпо и отнема много време. InfoPath включва много автоматизирани начини да помогне на потребителите да избегнете грешки при въвеждане на данни. Например можете да използвате формули за автоматично изчисляване на математически стойности. Можете да използвате условно форматиране , за да привлечете вниманието на потребителя към данни или да разрешите проверката на правописа, така че потребителите да проверяват за правописни грешки, преди да подадат своите формуляри. Също така е възможно да попълни автоматично полетата за потребители с помощта на съществуващи данни от база данни или друга система за съхранение на данни. Например можете да проектирате продажби форма, която попълва полета със служителят информация автоматично, ако потребителите въведат им идентификационен номер в полето ИД на служител.

Лесно актуализации    Ако трябва да актуализирате съществуващ шаблон на формуляр, можете да го промените, да го публикувате отново и я разпространявате на потребителите. Актуализацията се случва автоматично следващия път, потребителите да отворите формуляр, който се базира на вашия шаблон на формуляр. Ако потребителите работят офлайн, когато публикувате актуализиран шаблон на формуляр, актуализацията се случва следващия път, че те се свързват към мрежата. Потребителите обикновено няма да забележите, че актуализация се случва, въпреки че можете да проектирате вашия шаблон на формуляр да предупреждава потребителите.

Опции за работен поток    Като се възползвате от функциите за работен поток в InfoPath, можете да увеличите общата ефективност на общи бизнес процеси, в който данните се препращат от един човек към друг. Работните потоци да намалите цената и времето, необходимо за координиране на бизнес процеси, като например проект одобрение или преглед на документ, като управлява и проследява човешки задачи, включени в тези процеси. Например Представете си хартиен отчет на разходите, процес, в който служител попълва формуляр за отчет на печатни разходите, придава хартия маршрутизиране дългия формуляра и след това го изпраща чрез interoffice поща на неговия ръководител. След одобряване на отчета, ръководител проверява в квадратчето до името си в разписката маршрутизиране и след това изпраща отчета на отдел "Счетоводство" чрез interoffice поща. Ако счетоводни мениджър одобри отчета, се издават проверки за възстановяване. Седмици, преди да премине между време, че е подадено първоначалния отчет и когато служителят получи си възстановяване проверка. Ако използвате InfoPath заедно с Microsoft Office SharePoint Server 2007, можете да автоматизирате този тип работен поток, който да спестите значително време и разходи.

Интегриране с други системи    Можете да интегрирате данни на формуляр от InfoPath с други продукти или технологии. Например можете да съхранявате данни на формуляр в база данни на Microsoft SQL Server или решите да базирате проектирането на вашия шаблон на формуляр на уеб услуга, така че да можете да подавате данни към база данни, която не се поддържа директно от InfoPath. InfoPath работи с много други програми и сървъри в Microsoft Office system, включително Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel и Microsoft Office Access. Наред с другите неща можете да проектирате и попълване на формуляри на InfoPath в имейл съобщения в Outlook, Експортиране на данни за работни книги на Excel, подаване на InfoPath данни към база данни на Access или заявяване на данни от списък на SharePoint. Освен това разработчиците да вградите контролите на InfoPath в потребителски бизнес приложения, които се използват във вашата фирма.

Допълнителна защита    Хартиени формуляри, които не са непременно сигурни. Те могат да се misrouted или изгубени, която се въвежда възможността за разкриване на поверителна информация. Модел на защита за InfoPath е свързана със зона за защита и настройките за ниво в Windows Internet Explorer. Тези функции за защита са предназначени да ви помогне да защитите потребителските формуляри и компютри от потенциално опасни операции, като например достъп до или изпращане на данни източник, който не е надежден. InfoPath предлага допълнителни мерки за сигурност, включително защита на проектиране на шаблон на формуляр, използване на цифрови подписи, управлението на определени формуляр операции като обединяването и подаване и доверяване на формуляри, които са инсталирани на компютъра на потребителя.

Най-горе на страницата

Най-добри практики за преобразуване на хартиени формуляри

Списъкът по-долу описва някои съображения, за да имате предвид, когато конвертирате хартиени формуляри на шаблони за формуляри на InfoPath.

• Използвай таблици на оформлението за организиране на раздели на формуляра    С формуляр на хартия, трябва да организирате електронна форма, така че хората, които го попълват, може да се преместват във формуляра по логичен начин. В InfoPath можете да използвате таблици на оформлението, за да организирате контроли, да отделяте една секция от друга и да провеждат емблеми и други графики. Освен това с помощта на таблици на оформлението ви дава допълнителна полза, може да се лесно да подравните текстови полета, квадратчета за отметка и други елементи така, че вашият шаблон на формуляр изглежда професионален и завършен. В следващия пример се използва таблица на оформлението за организиране на текстови полета в секция; раздел на шаблон на формуляр.

  

  1. тази таблица на оформлението има два реда.

  2. има три колони във втория ред. Център за колоната се използва само за целите на разредка.

• Помислете за решения за допълнителна информация    Хартиени формуляри, които често съдържат секциите, които са запазени за конкретни категории потребители. Например в болнични пациенти информация формуляр може да съдържа "административни само за употреба" секция, която е предназначена да се попълва от медицинска или друг медицински персонал а не от него. В InfoPath има много начини да обхване този вид допълнителна информация. Един от най-добрите начини е да използвате допълнителна секция, която е контрола, която съдържа други контроли, но не се появи във формуляра, освен ако потребителят избере да го добавите. Например в шаблон на формуляр за отчет на състоянието можете да включите секция за бележки . Потребителите, които искате да добавите допълнителни бележки могат да вмъкват и попълват тази допълнителна секция. Всички други може да остави секцията скрита.

  

  Можете също да използвате условно форматиране , за да скриете някои полета, освен ако определени условия във формуляра за – например в шаблон на формуляр на приложение, можете да скриете определен набор от полета, докато потребителят избере квадратчето 18 или по-стари версии .

• Използвай повтарящи се таблици вместо обикновения таблици    Можете да използвате повтарящи се таблици, за да спестите пространство и да предложите на вашите потребители допълнителна степен на гъвкавост, когато попълват вашия формуляр. Когато използвате повтарящи се таблици, вашият шаблон на формуляр не трябва да показва много празни редове, когато потребителят за първи път го отвори. Вместо това потребителите обикновено виждат само един ред и добавят повече само когато и ако им е необходимо.

  

• Определете данни трябва    Преди да конвертирате вашия формуляр на хартия, трябва да решите какво в крайна сметка трябва да се случи с данните, които потребителите ще въвеждат в електронна форма. Като мисля през първоначални нуждите ви данни, преди да конвертирате вашия формуляр на хартия, можете да определите дали притежавате инфраструктура, необходима за създаване на вашия шаблон на формуляр. Например ако потребителите трябва да могат да бързо да изпратите данни на формуляр и назад и не е нужно да използвате повторно данните, след което може да искате да публикувате вашия шаблон на формуляр като имейл съобщение. След това можете да съхранявате потребителски формуляри в папка с формуляри на InfoPath в папката "Входящи". Ако други хора трябва да имат достъп до и споделяне на данните на формуляра, след което може да искате да съхранявате колекции от свързани формуляри на InfoPath в библиотеки на сървър, изпълняващ Microsoft Windows SharePoint Services. Ако потребителите трябва да имат достъп до данните на формуляра в други бизнес приложения или системи, например отчет на разходите или счетоводни приложения, след което може да искате да съхранявате данните в корпоративни бази данни. Това често се постига чрез свързване на шаблона на формуляр към уеб услуга, която служи за посредник между шаблона на формуляр и базата данни или бизнес система.

• Определете колко изгледи, които имате нужда    В InfoPath можете да създадете различни изгледи на същия шаблон за формуляр. Изглед е алтернативен начин за представяне на данни в шаблон на формуляр. Например ако проектирате шаблон за формуляр за разрешение за приложение, можете да използвате един изглед за електрически изпълнители, за да попълните, друг изглед за агента и трети изглед за администратора, който я одобри или отказ на приложението. Като използвате изгледи, да се елиминират нуждата да проектирате и поддържане на няколко формуляра за един и същ бизнес процес.

• Определете какъв тип контроли, които имате нужда    Ако сте създали формуляр на хартия в програма, например Word, които не са предназначени за проектиране на формуляри, вероятно сте използвали текстови полета, квадратчета за отметка, бутони и може би няколко други контроли. InfoPath предлага повече от 30 различни контроли, които можете да добавите към вашия шаблон на формуляр. В допълнение към стандартни контроли, като текстови полета и списъчни полета InfoPath включва множество нови контроли, като например повтарящи се таблици, групи за избор и секции по избор. Тези типове контроли ви позволяват да проектирате гъвкави шаблони на формуляри, които побира вашите потребители. Например в шаблон на формуляр за отчет на разходите можете да използвате повтаряща се таблица, за да позволите на потребителите да въвеждат само толкова разходни елементи, колкото имат нужда.

• Помислете за използване на части шаблони за често срещани набори от контроли    Ако имате голям брой хартиени формуляри, които да конвертирате, може да търсите общи раздели и набори от полета, които могат да се превърнат в части за шаблон на InfoPath. Част за шаблон е част от шаблон за формуляр, които могат да бъдат записани за повторна употреба в няколко шаблони на формуляри. Част от типични шаблон се състои от контроли и източник на даннии може да включва функции, като връзки с данни, проверка на данни и правила. Със създаването и използването на части шаблони, можете да помогнете да се гарантира, че шаблоните на формуляри във вашата организация са съгласувани по тон, структура и поведение. Например отдел "човешки ресурси" да използвате една част за шаблон на информация за контакт във всички свои шаблони на формуляри.

  

• Разрешаване на цифрови подписи    В InfoPath можете да конфигурирате вашия шаблон на формуляр, така че потребителите да могат да влизат някои части от формуляр или целия формуляр. Подписването на формуляр помага за удостоверяването на потребителя като лицето, което е попълнена формуляра и също помага да се гарантира, че съдържанието на формуляра не са променени.

• Използване на функции, които помагат на потребителите попълват формуляри    В InfoPath можете да зададете стойности по подразбиране за контроли, за да помогне на потребителите да попълват формулярите на по-бързо. Например в отчет на разходите, можете да присвоите текущата дата като стойността по подразбиране за контрола за избор на дата. Можете да зададете формули за полета на междинната сума и общата сума, така че разходи се изчисляват автоматично, докато потребителят въвежда разходите елементи. Можете също да разрешите проверка на правописа, така че потребителите могат да проверяват текста, който той влиза за правописни грешки, точно както биха във всеки друг документ на Microsoft Office. И ако искате да предоставите формуляр команди или на съдържание, можете да създадете потребителски прозорец на задачите , който се показва до формуляра.

Най-горе на страницата