Екипите във вашето предприятие използват сайтове на Microsoft SharePoint, за да работят съвместно по документи и да споделят информация. Искате да създадете решения на SharePoint, които подобряват производителността и ефективността на вашата организация, но не искате да пишете код. Откъде да започнете?
С Microsoft SharePoint Designer 2010 можете да проектирате решения за работен поток без код, които управляват прости до по-сложни бизнес процеси в дадена организация. Работните потоци добавят логика както към системни, така и към човешки процеси. Работните потоци за системни процеси може да актуализират един източник на данни, когато се промени друг източник на данни. Работните потоци за човешки процеси може да изпратят документ, например отчет за разходите, до ръководителя на служителя за одобрение и, ако бъдат одобрени, до счетоводния отдел за обработка.
Това става възможно от мощния, но интуитивен редактор на работни потоци в SharePoint Designer 2010, който позволява вложена логика, подстъпки и др. Ако например вашият работен поток е свързан с библиотека с документи или е филтриран по типа съдържание "Документ", се показва група от контекстни действия с колективната папка за документи. Колективната папка за документи е нова функция в SharePoint Server 2010 при която група от документи се третират като едно цяло, така че действие на работен поток за колективна папка за документи ще се итерира върху всички елементи в тази колективна папка за документи.
Други нови действия за работен поток включват действия, които формират основата на трите най-популярни работни потока в SharePoint Server – работните потоци "Одобрение", "Събиране на обратна връзка" и "Събиране на подписи", помощни действия за обработка на низове и дати; ново релационно действие, което използва sharePoint магазина за потребителски профили, за да потърси ръководителя на човек; и нови списъчни действия, които работният поток може да използва, за да зададе разрешения за елемент от списък.
Можете също да проектирате и споделяте работни потоци с помощта на Microsoft Visio с неговите шаблони за блоксхеми, които могат да бъдат експортирани в SharePoint Designer 2010.
Тази статия представя основите на работните потоци. Когато разбирате типовете и основните градивни блокове на работните потоци – действия, условия и стъпки – можете бързо да добавяте работни потоци, за да автоматизирате процеси и да помогнете за подобряването на производителността и ефективността на вашата организация.
В тази статия
Какво е работен поток?
Работните потоци са начинът, по който функционира организацията – последователност от действия, които съответстват на работен процес, като например процеса за поръчки за покупка. SharePoint 2010 ви помага да автоматизирате тези работни потоци, като по този начин увеличава ефективността и производителността на организацията. Това се случва, защото автоматизираните работни потоци управляват процесите, така че организацията да може да се фокусира върху изпълнението на работата, а не върху управлението на процесите.
Работните потоци могат да управляват повечето аспекти на сайт, списък, библиотека, тип на съдържание или елемент от списък на SharePoint 2010, включително жизнения цикъл на този елемент. Работният поток може да включва както действия, извършени от хора (или участници в работния поток), така и действия, извършени от работния поток. Участниците в работния поток могат да взаимодействат с работния поток чрез посочения списък със задачи, където работен поток може да създаде задача за някого и да остане в пауза, докато задачата не бъде маркирана като завършена.
Работните потоци могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото изискват вашите бизнес процеси. Можете да създадете работен поток, който потребителят инициира, или работен поток, който се инициира автоматично въз основа на събитие, например когато се създава или променя елемент от списък.
По принцип, когато използвате SharePoint Designer 2010 за проектиране на работен поток, изпълнете следните основни стъпки:
-
Изберете типа на работните потоци, които искате да създадете: списък, списък за многократно използване или сайт.
-
Използвайте редактора на работен поток, за да изберете и сглобите условията и действията, които дефинират стъпките на работния поток, така че да представлява бизнес процеса, който автоматизирате.
-
Записване и публикуване на работния поток.
-
Персонализиране на формулярите на работния поток, които са генерирани автоматично, ако е необходимо.
Можете да мислите за работен поток като блоксхема на действия с начало, край и последователен поток от начало до край. Работните потоци могат да включват паралелни разклонения, но в крайна сметка те преминават от първоначалното към окончателното действие.
Да предположим например, че сте начертали диаграма на работния поток, който маршрутизира документ в SharePoint 2010 за одобрение. Когато работният поток се стартира, той автоматично уведомява посочения проверяващ по имейл, че има документ за преглеждане. След това проверяващият преглежда документа и променя състоянието на документа, за да посочи, че е завършил задачата си, както и дали е одобрил, или отхвърлил документа. Въз основа на отговора на проверяващия работният поток продължава надолу по едно от двете паралелни разклонения. Ако проверяващият одобри документа, работният поток премества одобрения документ в определена библиотека с документи и след това изпраща имейл съобщение до целия екип, уведомявайки ги за одобрения документ. Ако проверяващият отхвърли документа, работният поток уведомява автора на документа за това. И в двата случая работният поток достига края си и процесът завършва.
Диаграма 1: Пример за работен поток за одобрение
Какъв тип работни потоци трябва да проектирам?
Има три типа работни потоци в SharePoint 2010:
-
Списък
-
Списък за многократно използване
-
Сайт
Работни потоци за списък
Работен поток за списък е типът работен поток, който е наличен в SharePoint 2007. Тъй като в него се намира контекстът на списъка, за който е създаден, работните потоци за списъци автоматично имат достъп до стойностите на потребителските полета за елемента от списъка, в който ще се изпълняват, като например полето "Бележки по избор" за библиотека с документи. Работните потоци за списъци не могат да бъдат достъпни за други списъци или библиотеки на този или на други сайтове. За да имате една и съща функционалност на работен поток за множество списъци, трябва ръчно да създадете отново работните потоци във всички местоположения.
Ако знаете, че ще ви трябват само работните потоци, които проектирате за конкретен списък, работният поток за списъци има предимството автоматично да направи достъпни потребителските полета на списъците.
Повторно използваеми работни потоци за списък
Можете да създадете работен поток за повторно използваем списък (многократно използваем работен поток) в сайта от най-горно ниво в колекцията от сайтове и този работен поток може да бъде направен глобално многократно използваем – което означава, че работният поток може да бъде свързан с всеки списък, библиотека или тип съдържание в колекцията от сайтове. Можете също да създадете многократно използваем работен поток във всеки подсайт в колекцията от сайтове; този работен поток е достъпен за повторно използване в този конкретен подсайт.
Можете също да експортирате многократно използваем работен поток от един сайт и след това да качите и активирате този работен поток в друг сайт. Можете например да създадете многократно използваем работен поток в тестова среда, да го тествате и след това да го експортирате в производствена среда. SharePoint Designer 2010 поддържа експортиране на работен поток като шаблон.
Многократно използваемите работни потоци по подразбиране нямат контекста на конкретен списък или библиотека. Следователно по подразбиране те предоставят само колоните, които са общи за списъците и библиотеките, като например Създадено и Създадено от.
Ако вашият многократно използваем работен поток изисква да присъстват определени колони в списъка или библиотеката, с които сте го свързали, можете да добавите тези колони като колони за асоцииране. Колоните за асоцииране се добавят автоматично към списък или библиотека, когато е свързан повторно използваем работен поток с този списък или библиотека.
Когато създавате многократно използваем работен поток, можете алтернативно да изберете да филтрирате вашия повторно използваем работен поток към конкретен тип съдържание. Това ви позволява да работите с полетата на типа съдържание в SharePoint Designer 2010. Например ако работни потоци за повторно използваем списък са свързани с типа съдържание "Документ", можете да преглеждате и използвате във вашите полета на работния поток, които са специфични за типа съдържание, като например ИД на документ. След това в браузъра можете да свържете вашия повторно използваем работен поток с конкретен тип съдържание или с всеки тип съдържание, който се наследява от този тип съдържание. Ако свържете работен поток с тип съдържание на сайт, правите този работен поток достъпен за всички елементи от този тип съдържание във всеки списък и библиотека на сайта, към който е добавен този тип съдържание. Можете дори да го направите достъпен за сайтове в колекция, ако работният поток е конфигуриран да бъде глобално повторно използваем работен поток.
Ако искате потребителите да могат да използват работните потоци, които проектирате в множество сайтове, списъци, библиотеки и типове съдържание, един многократно използваем работен поток вероятно ще отговаря най-добре на вашите нужди. Очакваме, че повечето работни потоци за SharePoint 2010 ще използват повторно използваеми работни потоци.
Работни потоци за сайт
Работен поток на сайт е свързан със сайт, а не със списък, библиотека или тип съдържание. Така че, за разлика от повечето работни потоци, работен поток на сайт не се изпълнява за конкретен елемент от списък. Поради това много от действията, които са налични за елементи, които не са налични за работни потоци на сайт.
В браузъра стартирате работен поток на сайт или преглеждате състоянието на изпълняваните работни потоци на сайт, като щракнете върху менюто Действия за сайта , щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това щракнете върху Работни потоци на сайт.
Ако искате да създадете работен поток, но нямате нужда от списък, библиотека или тип съдържание за работните потоци, работният поток на сайт вероятно ще отговаря най-добре на вашите нужди. Можете например да създадете работен поток на сайт като начин хората да предоставят обратна връзка за вашия сайт.
Персонализиране на работните потоци в SharePoint Server 2010
Не е нужно да започвате от самото начало до работните потоци за проектиране, които съответстват на процесите във вашата организация. Четирите най-популярни работни потока в SharePoint Server 2007 – "Одобрение", "Събиране на обратна връзка", "Събиране на подписи", работни потоци "Одобрение за публикуване" – са напълно преустроени като декларативни многократно използваеми работни потоци, което означава, че сега те са напълно персонализируеми в SharePoint Designer 2010. Можете да копирате и модифицирате (препоръчва се) или да редактирате тези работни потоци, както и персонални повторно използваеми работни потоци, за да отговарят на нуждите на вашата организация.
Забележка: Има допълнителни работни потоци в SharePoint 2010, като например работния поток "Три състояния", но те не са декларативни работни потоци, и следователно не могат да бъдат модифицирани.
Тези работни потоци са управлявани от събития и всички важни събития в работния поток се показват в редактора на работни потоци – както за всяка задача в процеса, така и за процеса като цяло. Можете например лесно да добавяте условия и действия, за да определите какво се случва, когато всяка задача бъде възложена, с изтекъл срок или завършена.
Какво представляват събитията, действията, условията и стъпките?
Това са градивните блокове на работен поток. Работният поток се състои от една или повече стъпки и всяка стъпка се състои от действия и свързани условия. Всеки работен поток се инициира от събитие.
Какво представляват събитията?
Събитието е това, което стартира или инициира работен поток. Събитията могат да се използват и за управление на времето на действията в рамките на работен поток, като например изчакване на променянето на състоянието на елемент. Има три събития, които могат да стартират работен поток:
-
Създава се елемент.
-
Променен е елемент.
-
Участник в работния поток щраква върху бутона "Старт" в сайта на SharePoint.
Забележка: Работните потоци на сайта могат да бъдат стартирани само ръчно.
Можете да създадете работен поток, който участникът стартира ръчно, или работен поток, който се стартира автоматично при създаване или промяна на елемент от списък. Например искате да конфигурирате вашия работен поток за одобрение на заявка за промяна на проект по избор, така че да може да бъде стартиран ръчно и когато даден елемент се промени, но не и когато даден елемент бъде създаден първоначално. На страницата с настройки за работния поток, в Опции за стартиране изберете Забрани автоматичното стартиране при създаване на елемент.
Когато участник в работен поток стартира ръчно работен поток, този човек първо преглежда списъка или библиотеката, към които е прикачен работният поток. Всяко лице с поне ниво на разрешение "Сътрудничество" може да инициира работен поток, който е проектиран да стартира ръчно. За да стартира работните потоци ръчно, участникът щраква върху елемент, щраква върху Работни потоци в менюто и след това избира работен поток от страница, която показва всички работни потоци, налични за този елемент. Участникът попълва формуляр за иницииране на работен поток, ако е необходимо, и след това инициира работния поток, като щраква върху бутона "Старт" във формуляра. Инициирането на работен поток създава нов екземпляр на този работен поток за този конкретен елемент.
Забележка: Командата "Работни потоци" е налична само когато елементът е в списък, библиотека или е от тип съдържание, към който е прикачен поне един работен поток.
За работен поток, който се стартира ръчно, формулярът за иницииране може да бъде толкова прост, колкото изображението отляво, или по-сложно, например изображението вдясно.
Прост формуляр
По-сложна форма
Можете също да добавите полета по избор към формуляр за иницииране, когато проектирате работния поток. След това участниците в работния поток могат да предоставят информация на работния поток, като попълват този формуляр и тези настройки се предават към работния поток. Стартира се нов екземпляр на работен поток и след това този работен поток може да потърси и използва информацията, предоставена чрез формуляра, във всеки един момент от работния поток. Можете също да зададете полетата, които ще се използват във формуляр за асоцииране за многократно използваеми работни потоци.
Какво представляват действията?
Действието е най-основната единица работа в работен поток. SharePoint Designer 2010 предоставя набор от готови, повторно използваеми действия, които да включите във вашия работен поток. Например вашият работен поток може да:
-
Създаване, копиране, промяна или изтриване на елементи от списък (включително документи).
-
Вкарване или излизане на елементи.
-
Изпращане на имейл съобщение.
-
Създайте задача за някого в списъка със задачи на вашия екипен сайт.
-
Събиране на данни от участник, които могат да бъдат адресирани по-късно в работния поток.
-
Пауза или спиране на работния поток.
-
Регистриране на информация за работния поток в списък на хронологията, която да се използва за отстраняване на грешки в процеси или работни потоци.
-
Задаване на променливи на работния поток или извършване на изчисления.
SharePoint Server 2010 включва три нови действия за задача: стартиране на процеса на одобрение, стартиране на процеса на обратна връзка и стартиране на потребителския процес за задача. Работните потоци "големи три", включени в SharePoint Server 2010 работни потоци "Одобрение", "Събиране на обратна връзка" и "Събиране на подписи", са изградени с тези действия. Действията за одобрение се базират на всички важни събития в процеса на одобрение, което ви улеснява да проектирате процес на човешки работен поток, при който много хора си взаимодействат или си сътрудничат по определен документ.
Един работен поток може да съдържа произволен брой действия. Току-що изброените действия се извършват от работния поток, но други действия може да се извършват от участници в работния поток. Например в работен поток за одобрение актът на действително преглеждане и одобряване на документа се извършва от участник в работния поток. Действията, извършвани от участник в работен поток, се представят със задачи, възложени на това лице в посочения списък със задачи. Петте действия в диаграма1: Примерен работен поток на диаграма, близо до началото на тази статия, са:
-
Изпращане на имейл съобщение, за да уведомите проверяващия
-
Преглед на документа (задача, възложена на участник в работен поток)
-
Преместване на документа в библиотеката с документи "Одобрен"
-
Изпращане на имейл съобщение, за да уведомите екипа
-
Изпращане на имейл съобщение, за да уведомите автора на документа
В най-основния смисъл, когато проектирате работен поток, вие определяте необходимата последователност от действия и след това събирате тази последователност от действия с помощта на редактора на работен поток. Например в диаграма 1: Пример за работен поток за одобрение първото действие, което искате, е да изпратите имейл съобщение, за да уведомите проверяващия.
Така че в редактора на работен поток щракнете върху първата стъпка, въведете някои или всички имейли и изберете Изпращане на имейл.
Какво представляват условията?
Когато проектирате работен поток, можете да използвате редактора на работен поток, за да създадете правила, които прилагат условна логика към сайтове, списъци, елементи и типове съдържание на SharePoint. Правило установява условие, при което работният поток изпълнява свързаното действие само ако това условие е вярно. Можете например да създадете правило, при което работният поток изпраща на проверяващ имейл съобщение само ако даден елемент е създаден от определен човек. Можете също да добавите няколко условия за всяко разклонение. Можете например да създадете правило, при което проверяващ е изпратил имейл съобщение само ако елементът е (1) създаден от конкретно лице и (2) заглавието на документа съдържа конкретни ключови думи. И накрая, можете да свържете няколко действия с едно условие. Можете например да създадете правило, при което, ако даден елемент е създаден от определен човек, тогава (1) проверяващият изпраща имейл и (2) информацията за работния поток се записва в списъка "Хронология".
За да сумирате, правилото е едно или повече условия, свързани с едно или повече действия: Ако всички клаузи в условието са изпълнени, изпълнете всички свързани действия.
В предишния пример потребителят е задал набор от две условия и набор от две действия за работния поток. Можете обаче да създадете няколко разклонения в работния поток: Ако условие A е вярно, изпълнете едно действие; ако условие B е вярно, извършете друго действие. За да добавите разклонение към стъпка, щракнете върху Вмъкване Else-If разклонение. Например в работния поток за одобрение, ако проверяващият одобри документ, работният поток извършва една серия от действия; ако проверяващият отхвърли документ, същият работен поток извършва друго действие. Това е условно разклонение.
В редактора на работен поток тази стъпка има две разклонения и изглежда по следния начин:
Можете също да създадете клон, който няма условие. По този начин работният поток извършва едно действие, ако условие или набор от условия е вярно и друго действие, ако са false. Например следващата стъпка в работен поток изпраща съобщение до одобряващите само ако условието е вярно; в противен случай работният поток изпраща съобщение само до инициатора на работния поток. Чрез добавяне на разклонение без условие работният поток извършва действието в това разклонение във всеки случай, когато условието в първото разклонение е false.
Забележка: За да имате разклонение без условие, то трябва да бъде последното разклонение в условния блок, а не единственото разклонение в условния блок.
Забележка: Разклоняването в работен поток не може да преминава от една стъпка към друга. Набор от разклонения "Else If", наричани още условен блок, винаги се съдържа в една стъпка. Можете обаче да влагате стъпките като подстъпки.
SharePoint Designer 2010 предоставя няколко готови, повторно използваеми условия, които да включите във вашия работен поток. Можете например да укажете работният поток да изпълнява свързаните действия само ако даден елемент:
-
Се създава или модифицира в конкретен интервал от време.
-
Е създаден или променен от конкретно лице.
-
Има заглавно поле, което съдържа зададени ключови думи.
-
Е файл от конкретен тип или има размер на файл в определен диапазон. (Това условие е налично само когато работният поток е прикачен към библиотека с документи.)
Освен това можете да създадете условия по избор и разширени условия в SharePoint Designer 2010 където можете да зададете широк диапазон от параметри. При условията по избор можете да сравните поле в текущия списък със стойност. Можете например да създадете условие по избор, при което, ако полето Състояние на одобрение е равно на Одобрено, направете свързаното действие. С разширените условия можете да сравните една стойност с друга стойност. Това ви позволява да създадете сравнение между поле в който и да е списък и стойност от друг списък. Можете например да създадете разширено условие за библиотеката "Споделени документи", където ако стойността на полето "Състояние" в списъка със задачи е равна на "Чакащи", направете свързаното действие.
Забележка: Действието не изисква условие. Например първата стъпка в диаграма 1: Примерен работен поток за одобрение, близо до началото на тази статия, изпраща имейл, за да уведоми проверяващия. Това действие няма свързано с него условие. Паралелен блок от действия също не изисква условие.
Parallel vs. serial actions
Когато имате повече от едно действие, свързано с дадено условие, действията могат да бъдат настроени да се изпълняват едновременно (паралелно) или едно след друго (последователно) по подразбиране.
Серийни действия Например в следващия работен поток можете да настроите две действия, така че когато документът бъде одобрен, документът да се копира в библиотеката с документи Архив и след това да се изпрати съобщение. В редактора на работния поток, след това показва, че второто действие се случва след първото.
Паралелни действия Например в следващия работен поток можете да настроите две действия, така че когато документът бъде одобрен, да се изпрати съобщение и (в същото време) документът да се копира в библиотеката с документи "Одобрен". В редактора на работен поток и показва, че второто действие се извършва едновременно с първото. Това е особено полезно със задачи и действия, които отнемат значително време. Например в случай на задачи тя може да се използва, за да се контролира кога да се възлагат задачите.
Забележка: Паралелните действия не са абсолютно едновременни; точният ред не може да бъде зададен и може да се променя всеки път, когато работният поток се изпълнява.
Забележки:
-
В правило (условия и действия) действията могат да се извършват в серии, паралелно или в комбинация от серии и паралелни.
-
Набор от последователни или паралелни действия трябва да се съдържа в рамките на една стъпка.
Какво представляват стъпките?
Работният поток се състои от една или повече стъпки. Всяка стъпка може да съдържа множество действия и свързани условия. Можете дори да влагате стъпки в други стъпки. Можете да направите това, за да помогнете за организирането на вашия работен поток. Можете да мислите за стъпките като блокове от функционалност в редактора на работни потоци. Например следният работен поток има две стъпки, както е показано в редактора на работен поток.
Стъпките ви позволяват да групирате условия и действия, така че един набор от правила (условия и действия) да може да бъде оценен и изпълнен преди втори набор.
Конфигуриране на действия в работен поток за изпълнение с помощта на разрешенията на автора на работния поток. В SharePoint Designer 2010 можете да използвате стъпките за въплъщаване, за да може работният поток да извършва действия, като се въплъщава в автора на работния поток вместо инициатора на работния поток. Стъпките за въплъщаване са особено полезни при сценарии за одобрение и публикуване, където хората, които подават съдържание за одобрение, и хората, одобряващи съдържание, имат различни разрешения.
Авторът на работния поток е последният човек, който е публикувал работния поток. Когато даден работен поток бъде препубликуван от друг потребител, авторът на работния поток не се променя за екземпляри на работния поток, които са в ход. Екземпляри на работните потоци, които се стартират след повторно публикуване на работния поток, ще използват актуализирания автор на работния поток.
Забележка: Стъпките за въплъщаване могат да се добавят само към корена на работен поток и не могат да бъдат вложени в друга стъпка.
В следващия сценарий човекът, иницииращ работните потоци, няма разрешения да добавя файл към библиотеката за архивиране, но авторът на работния поток го прави. Когато човекът инициира работния поток, ако условието е true в стъпката за въплъщаване, документът се копира в библиотеката архив с помощта на разрешенията на автора на работния поток. Стъпка 2 не е стъпка на въплъщаване, затова тя се изпълнява като инициатор на работния поток. Най-добра практика е да използвате само стъпки за въплъщаване за минимален набор от действия, които изискват разрешенията на автора на работния поток за успех.
С една стъпка или с много? Някои работни потоци могат да бъдат проектирани или като последователност от действия в рамките на една стъпка, или като последователност от стъпки. Например действията в следващата стъпка може да бъдат разбити на отделни стъпки или вложени с условния блок като отделни стъпки
Следва пример за процеса, който използва вложени стъпки в условен блок.
Стъпките са начин за организиране на вашия работен поток. Точно начинът, по който използвате стъпките във вашите работни потоци, до голяма степен отговаря на личните ви предпочитания. Например един работен поток може да има много действия в стъпка, която не използва условия. В този случай може да искате да разделите действията на стъпки, просто за да ги организирате по-добре. Правилата в една стъпка се обработват до заключение, преди да преминете към следващата стъпка, така че искате да групирате в същите правила на стъпки, необходими за осъществяване на конкретното действие или действия, които искате.
Какво представляват формулярите на работния поток?
За да направите вашия работен поток по-динамичен и гъвкав, можете да добавите формуляр към работния поток. С помощта на формуляр можете да събирате информация от участници в работния поток в предварително дефинирани времена в работния поток и да направите възможно за участниците да взаимодействат със задачите за този работен поток и да гарантирате, че данните са достъпни за повторно използваеми работни потоци, независимо с кой списък, библиотека или тип съдържание е свързан.
С SharePoint Designer 2010 можете да създадете три типа формуляри за работен поток:
-
Формулярът за иницииране събира информация от участника в работния поток, когато стартира работния поток. Той се генерира автоматично, когато създавате работния поток в SharePoint Designer 2010. Формулярите за иницииране се показват на потребителите, когато стартират ръчно работен поток за даден елемент на SharePoint. С формуляр за иницииране потребителите могат да задават допълнителни параметри или информация за работния поток, както се отнася за дадения елемент на SharePoint. Можете например да използвате формуляр за иницииране, за да попитате кой трябва да прегледа даден документ и до момента, в който прегледът трябва да бъде завършен. SharePoint Designer 2010 генерира автоматично формуляр за иницииране на InfoPath или ASP.NET в съответствие със спецификациите за иницииране. Ако не са необходими параметри за иницииране, формулярът ще има само бутони "Старт" и "Отказ"
-
Формулярът за задача по избор позволява на участниците в работния поток да взаимодействат със задачите в списъка със задачи, зададен за работния поток. Със съветника за задачи по избор можете лесно да създавате полета във формуляр по избор и да ги добавяте към формуляр за задача по избор. Когато приключите с проектирането на работния поток, SharePoint Designer 2010 генерира автоматично формулярите на InfoPath или ASP.NET за вашите задачи по избор. След това, когато работният поток се изпълнява и се създават задачи, потребителят преглежда списъка Със задачи, зададен за работния поток, маркира задачата като завършена и въвежда незадължителна или задължителна информация, специфична за работния поток. След това работният поток може да отговори на тези промени, както е указано в работния поток, или да потърси и оцени тази информация в следващите стъпки на работния поток.
-
По подразбиране един многократно използваем работен поток по подразбиране предоставя само полетата, общи за всички елементи, като например Създадени и Променени от. Това е така, защото един многократно използваем работен поток по подразбиране не е свързан със списък, библиотека или тип съдържание. Формулярът за асоцииране ви позволява да свързвате полета с многократно използваем работен поток, така че полетата да бъдат достъпни, когато проектирате и изпълните работния поток.
След като SharePoint Designer 2010 генерира автоматично формулярите, можете да ги персонализирате, като отидете на страницата с настройки за работния поток, в секцията Forms щракнете върху формуляра, който искате да персонализирате. Формулярите на работния поток са или InfoPath, или ASP.NET страници. Те се съхраняват в сайта на SharePoint с файловете източници на работни потоци.
Подобрена функционалност с InfoPath 2010 формуляри на SharePoint Server 2010
Ако сървърът ви работи с SharePoint Server 2010 (а не само на SharePoint Foundation 2010 ), формулярите на работния поток – асоциирането, инициирането и задачата – сега са InfoPath 2010 формуляри. Лесно е да промените облика и оформлението на формулярите на InfoPath и можете да добавите валидиращите правила към формуляр на InfoPath. За да редактирате формуляр на работен поток в InfoPath 2010, просто щракнете върху формуляра и InfoPath отваря формуляра директно от формулярите на SharePoint Designer 2010.InfoPath са налични за списъци, библиотеки и работни потоци.
Къде се съхраняват работните потоци?
Работните потоци се съхраняват в библиотека с документи на ниво сайт, наречена Работни потоци. Тази библиотека с документи се създава автоматично от SharePoint Designer 2010. По подразбиране библиотеката с документи Работни потоци е скрита от браузъра и няма изгледи на списък, като например AllItems.aspx или EditForm.aspx. За да видите съдържанието на библиотеката с работни потоци, в SharePoint Designer 2010, в навигационния екран щракнете върху Всички файлове и след това щракнете върху Работни потоци в основния екран.
Забележки:
-
Възможно е да не можете да видите работни потоци с помощта на "Всички файлове", това зависи от начина, по който е конфигуриран сървърът.
-
Основният начин за достъп и проектиране на работни потоци в SharePoint Designer 2010 е да щракнете върху Работни потоци в навигационния екран.
Библиотеката с документи на работни потоци съдържа папка за всеки работен поток, създаден с SharePoint Designer 2010. Папката съдържа файловете източници, необходими за работния поток, като например:
-
Файлът на коректурата на работния поток (.xoml).
-
Конфигурационният файл на работния поток.
-
Формуляри на InfoPath xsn или ASP.NET aspx, необходими за работните потоци, като например формуляри за иницииране (за работни потоци, които се стартират ръчно) или формуляри за задачи по избор.
За да редактирате съществуващ работен поток в SharePoint Designer 2010, в навигационния екран щракнете върху Работни потоци. В основния екран щракнете с десния бутон върху желания работен поток и щракнете върху Редактиране на работен поток.
За да копирате и модифицирате многократно използваем работен поток в SharePoint Designer 2010, в навигационния екран щракнете върху Работни потоци. В основния екран щракнете с десния бутон върху желания многократно използваем работен поток и щракнете върху Копиране и модифициране.
И двете предишни процедури отварят работния поток в редактора на работен поток. Можете да щракнете върху лентата или трасируемата навигация, за да редактирате работния поток, да управлявате настройките и да дефинирате процеса на задачата за работния поток.
Редакторът на работни потоци предоставя действие, наречено Регистриране в списък с хронологии. Най-добра практика е да използвате това действие във вашите работни потоци, за да запазите запис на хронологията на работния поток. Хронологията на работните потоци е неоценима за проучване на грешки или за целите на проследяването и отричането.
Когато създавате работен поток, който използва регистрационния файл на действията към списъка с хронологии, SharePoint Designer 2010 създава автоматично списък, наречен Хронология на работния поток. Списъкът по подразбиране е създаден в http://<име на сайт>/Списъци/Workflow%20History. Можете да зададете да създадете различен списък с хронолоники, когато проектирате списък или работни потоци на сайт и когато свързвате работен поток за повторно използваем списък. Този списък има колони за информация, като например потребителски ИД, дата, събитие и описание на грешката. Подобно на библиотеката с документи Работни потоци списъкът с документи по подразбиране е скрит от браузъра, но може да се види в SharePoint Designer 2010, в навигационния екран, като щракнете върху Всички файлове.
Редакторът на работен поток предоставя шест действия, които взаимодействат със списъка със задачи, включително Присвояване на To-Do елемент, Събиране на данни от потребител и Присвояване на формуляр към група. Работните потоци използват списъка със задачи по подразбиране, но могат да бъдат конфигурирани да използват потребителски списък със задачи. Можете да използвате потребителски списък със задачи, за да отделите задачите от работните потоци от други типове задачи или за свързани с разрешения проблеми. Можете да използвате един потребителски списък със задачи за всички работни потоци на сайта или потребителски списък със задачи за всеки работен поток. Това зависи от техническите и организационните изисквания за работните потоци.
Когато създавате работен поток, който използва някое от предишните три действия, SharePoint Designer 2010 автоматично създава формуляра, типа съдържание за задачата и списъка Със задачи, ако е необходимо. По подразбиране списъкът със задачи може да бъде преглеждан в браузъра, за разлика от библиотеката с документи "Работни потоци" и списъка "Хронология на работния поток".
Къде мога да проверя състоянието на работен поток?
Можете лесно да видите хода на изпълнение на работни потоци за избран елемент през браузъра. Изгледът Всички елементи на списък или библиотека с документи показва по подразбиране текущото състояние на работните потоци, които се изпълняват върху даден елемент. В следващия пример работният поток "Искане за промяна на проект" е в ход за изпълним модул 1 DCR.
Забележки:
-
Ще има няколко колони, ако няколко работни потока са свързани със списъка или библиотеката.
-
Колоните могат да бъдат премахнати от изгледа Всички елементи, без да се засяга функционалността на работния поток.
-
Колоната за състоянието няма да бъде добавена към изгледа, ако в изгледа вече има шест или повече колони за справка\състояние.
Щракването върху състоянието на работния поток за елемент, например В ход или Завършен, ще ви отведе на страницата "Състояние на работния поток" за работния поток за конкретния елемент. За да видите състоянието за работни потоци на сайт, щракнете върху менюто Действия за сайта , щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това върху Работни потоци на сайт. Страницата за състоянието на работния поток ви предоставя информация за:
-
Кой е инициирал работните потоци и кога за елемента
-
Задачи, свързани с работния поток за елемента
-
Хронология за работния поток за елемента, като например кога са инициирани работните потоци и кога е завършен
Визуализация на работен поток
Ще видите визуализация на работния поток и за състоянието на работния поток, ако:
-
Опцията "Покажи визуализацията на работния поток на страницата за състоянието " е избрана в SharePoint Designer 2010, когато работният поток е публикуван
-
Компютър, от който са публикувани работните потоци, на който е инсталиран Visio Premium 2010
-
Работният поток се изпълнява на SharePoint Server 2010
-
Графичните услуги на Visio се изпълняват на сървъра
Забележка: Не е необходимо Visio да бъде инсталиран на локалния компютър, за да се покаже визуализацията на работния поток.
С визуализацията на работния поток, диаграма на Visio на вашия работен поток се създава автоматично и се показва в уеб част на Visio на страницата "Състояние на работния поток". Визуализацията на работния поток показва "на живо" изглед на мястото, където се намира определен работен поток.
За да видите страницата Работни потоци за даден елемент, можете също да щракнете върху елемента в списъка и след това да щракнете върху Работни потоци в менюто.
Забележка: Командата "Работни потоци" е налична само когато елементът е в списък или библиотека, към които е прикачен поне един работен поток.
Когато потребител стартира работен поток за елемент, SharePoint Foundation 2010 или SharePoint Server 2010 добавя нова колона към този списък или библиотека, в която се намира елементът. По подразбиране името на колоната съответства на името на работния поток. Тази колона само за четене показва текущото състояние на елемента в този работен поток. Тази колона за състоянието се добавя автоматично за всеки работен поток при първото му изпълнение.
Във всяка колона състоянието на работния поток е връзка. Когато щракнете върху В ход, например виждате страницата Състояние на работния поток за този екземпляр на работния поток.
Предложени следващи стъпки
Работните потоци са мощен начин за добавяне на логика на приложението към вашите сайтове и приложения на SharePoint. Сега, когато разбирате основите на работния поток, може да искате да започнете със създаването на работен поток. Намерете повече информация за проектирането и персонализирането на работни потоци в раздела Вж. също .
Най-горе на страницата
