Типовете съдържание в SharePoint са от съществено значение за управлението на метаданните и осигуряването на съгласуваност във вашата организация. Всяко съдържание в SharePoint се създава от тип съдържание. Това ръководство ще ви помогне да разберете какъв тип съдържание е, как ефективно да създавате, публикувате и управлявате типове съдържание.
Какво е тип съдържание?
Типът съдържание в SharePoint е многократно използваема колекция от шаблони, метаданни (колони), работни потоци, поведение и други настройки за категория елементи или документи. Тип съдържание обединява елемент и информация за елемента. Елементът може да е един от многото различни видове файлове, документ, работна книга на Excel или дори индикатор на състоянието за отчет на напредъка. Може също да е списък или папка. Тип съдържание свързва този елемент с ключови метаданни или друга информация, като например шаблон или правила за задържане. Тя Ви позволява да управлявате настройките за дадена категория информация по централизиран, многократно използваем начин.
Типове съдържание по подразбиране и по избор
SharePoint включва много вградени типове съдържание по подразбиране. Можете да използвате предварително дефинираните типове съдържание, като например празен документ или съобщение, без никакви промени, или да създадете типове съдържание по избор, които да отговарят на уникалните изисквания на вашата организация.
Типове съдържание по подразбиране
Ето кратък списък само на някои типове съдържание по подразбиране в SharePoint. Има още много, които можете да видите, като погледнете страницата "Настройки на сайта" на SharePoint сайт.
-
Типове съдържание на документ: базова страница, документ, формуляр, връзка и Wiki страница
-
Типове съдържание на папка: папка, обсъждане и обобщение на задача
-
Типове съдържание "Списък": съобщение, събитие, контакт, проблем, връзка, резервации, задача и др.
Това е само извадка от широкия диапазон от налични типове съдържание. За да видите типовете по подразбиране, които са налични във вашия сайт, изпълнете следните стъпки:
Преглед на всички типове съдържание по подразбиране
Забележка: Трябва да имате поне роля на собственик на сайт, за да видите всички типове съдържание по подразбиране в сайт на SharePoint.
-
Изберете списъка, с който искате да работите, в "Бързо стартиране" или изберете Настройки
-
Изберете Информация за сайта.
-
След това изберете Преглед на всички настройки на сайта.
-
Изберете Типове съдържание на сайтпод Галерии с уеб Designer.
-
На страницата Галерия с типове съдържание ще видите типовете съдържание (например отчет, изображение или документ), родител (например документ, елемент или актив за богата мултимедия) и източник (обикновено текущия сайт).
За да разберете как вградените типове съдържание са свързани помежду си, вижте SharePoint в йерархията на типовете съдържание по подразбиране на Microsoft 365.
Типове съдържание по избор
Типовете съдържание по избор могат да улеснят съгласуваността на потребителите. Въпреки че има много вградени типове съдържание, може да искате да създадете типове съдържание по избор за вашата организация. Всяка организация има уникални изисквания и различни видове съдържание. Например може да има официални договори, отчети, оферти за продажби, спецификации за проектиране, фирмени процедури и т.н. Можете да създадете отделни типове съдържание, които да ви помогнат да управлявате това разнообразие.
Типовете съдържание могат да бъдат дефинирани за почти всеки елемент в SharePoint. Това включва документи и други файлове, елементи от списъци, мултимедийни файлове и папки. Можете да зададете следните атрибути за всеки тип съдържание. Тези атрибути автоматично се свързват всеки път, когато някой създава нов документ или друг файл с определен тип съдържание.
-
Шаблонът на документа, ако е документ
-
Правила за управление на информацията, които посочват правила за съхранение и проверка
-
Колони (метаданни), които са свързани със съдържанието
-
Работни потоци, които елементи от този тип съдържание могат да използват
-
Персонализирани функции
Можете например да дефинирате тип съдържание "Договор за продажби" и да го добавите към библиотеката, която вашият екип използва. След това всеки път, когато някой иска да създаде предложение за продажба, той просто избира "Договор за продажба" от менюто "Нов документ ".
Тип съдържание на документ като този договор за продажби може да има следните атрибути:
-
Шаблонът за документа
-
Колони, свързани със съдържанието, където всяка колона представя елемент на метаданни. Например следният списък показва някои често използвани метаданни на документ:
-
Продавач
-
Клиентската фирма
-
Номер на поръчка за покупка и т.н....
-
-
Изискване информационният панел на документа да се показва автоматично и да се събира задължителна информация всеки път, когато потребител създава нов файл от този тип
-
Настройки за управление на информацията, които обясняват правилата за съхранение, дали могат да бъдат проверявани и т.нар.
Създаване на типове съдържание по избор
За да създадете тип съдържание на сайт по избор, винаги започвате от съществуващ тип съдържание, независимо дали използвате съществуваща категория, или искате да създадете нова категория. Можете да избирате от голямата колекция от предварително дефинирани типове съдържание на сайт в галерията с типове съдържание. Новият тип съдържание на сайт наследява всички атрибути на неговия родителски тип съдържание, например неговия шаблон на документ, настройка само за четене или колони. След като го създадете, можете да промените всеки от тези атрибути. Например може да искате да използвате шаблон, различен от зададения в родителя.
За да създадете тип съдържание по избор, изпълнете следните стъпки:
Създаване на типове съдържание по избор
-
Изберете списъка, с който искате да работите, в "Бързо стартиране" или изберете Настройки
-
Изберете Информация за сайта,след което изберете Преглед на всички настройки на сайта.
-
Изберете Типове съдържание на сайтпод Галерии с уеб Designer.
-
На страницата Галерия с типове съдържание изберете + Създаване на тип съдържание.
-
В панела Създаване на тип съдържание попълнете Име и Описание за вашия тип съдържание по избор.
-
Изберете Използване на съществуваща категория или Създаване на нова категория.
-
Под Родителски тип съдържание изберете родител, като например Типове съдържание за цифрови активи или Типове съдържание на документ. Под родителския тип съдържание падащото поле ще се промени. Изберете по-конкретен родителски тип съдържание. Ако например сте избрали Типове съдържание на папка, можете да я стесните до Обсъждане, Папка или Обобщение на задача в това поле.
-
Изберете Създай.
Публикуване на тип съдържание
Типовете съдържание са дефинирани за сайта и се прилагат в този сайт и неговите подсайтове. Но понякога искате да използвате конкретен тип съдържание на множество сайтове или в колекции от сайтове. Например вашата организация може да използва стандартен шаблон за документи, които изискват стандартизирани метаданни. Тъй като искате всички потребители във фирмата да използват този тип съдържание за документи, е добре да публикувате във всички колекции от сайтове. Или може би инженерният отдел създава тип съдържание за спецификациите на проекта и иска да го публикува само в инженерните колекции от сайтове.
Тъй като типовете съдържание включват метаданни, типовете съдържание и метаданните са много тясно свързани. Услугата "Управлявани метаданни" в SharePoint дава възможност да публикувате тип съдържание в сайтовете, където се използва. Сайтовете и колекциите от сайтове, които са част от услугата за управлявани метаданни, се наричат "сайтове на абонати".
Услугата "Управлявани метаданни" трябва да бъде изрично създадена и конфигурирана. За да включи публикуване на тип съдържание, администраторът указва конкретна колекция от сайтове като концентратор. Свързаните приложения и колекции от сайтове могат да се абонират за типовете съдържание в концентратора. Чрез конфигуриране на услугите за управлявани метаданни вие давате възможност за централизирано управление на типовете съдържание. Типовете съдържание се създават в сайта концентратор и всички актуализации могат да се разпространяват автоматично до сайтовете на абонатите.
Вижте Публикуване на тип съдържание от концентратор за публикуване на съдържание за повече информация относно типове съдържание за публикуване.
