Въведение в InfoPath Forms Services

Синоптичната InfoPath Forms Services е технология за сървър, която дава възможност на хората да попълват формуляри в уеб браузър. Като управлявате формуляри на централно място, можете да опростите бизнес процесите и да подобрите отношенията с клиентите, партньорите и доставчиците.

Общ преглед на InfoPath Forms Services

Свържете се с клиенти, партньори и доставчици с удобни за потребителя формуляри

Опростяване на бизнес процесите, управлявани от формуляри

Управление на формуляри и шаблони за формуляри в централизирано местоположение

Общ преглед на InfoPath Forms Services

Не е необходимо потребителите да имат инсталиран InfoPath на компютъра си, за да попълват шаблон за формуляр, разрешен за браузър, нито да изтеглят нищо допълнително от уеб. Всичко, от което се нуждаят, е достъп до браузър, като например Windows Internet Explorer, Apple Safari или Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services ви позволява също да съхранявате и управлявате формуляри и шаблони за формуляри в централизирано местоположение. InfoPath Forms Services е изградена и изисква Windows SharePoint Services 3.0, което ви позволява да публикувате шаблони за формуляри, които проектирате в общо местоположение в цялата организация. Освен това потребителите могат да подават формуляри към библиотеки на SharePoint, които са папки, където се съхранява колекция от файлове и където файловете често използват един и същ шаблон. Възможно е също така да се интегрират формуляри в задачи за управление на документи и задачи през жизнения цикъл, като например управление на работни потоци и права.

Технологията InfoPath Forms Services е налична в Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL, а също и отделно в Microsoft Office Forms Server 2007.

Среда за проектиране

Шаблоните за формуляри, които могат да бъдат попълвани в браузър, се наричат шаблони за формуляри за браузър. За да създадете този тип шаблон за формуляр, проектирате съвместим с браузър шаблон за формуляр в InfoPath, публикувате го на сървър, изпълняващ InfoPath Forms Services, и го разрешавате за използване в уеб.

В някои случаи можете да разрешите шаблона за формуляр за използване в уеб, като поставите отметка в квадратчето Разреши попълването на този формуляр с помощта на браузър в съветника за публикуване на InfoPath. В други случаи трябва да публикувате шаблона за формуляр в споделено местоположение във вашата корпоративна мрежа и след това да се обърнете към администратора на сървърната група за помощ при разрешаването на шаблона за формуляр и предоставянето му на сървъра.

Изисква се одобрение от администратор в следните сценарии:

• Шаблонът за формуляр съдържа управляван код.
• Шаблонът за формуляр изисква ниво на защита "Пълно доверие", което позволява на получените формуляри да имат пълен достъп до системните ресурси на компютрите на потребителите, като например файлове и настройки.
• Шаблонът за формуляр използва връзка с данни, която се управлява от администратор.
• Шаблонът за формуляр е разрешен за показване на мобилно устройство.

Ако се изисква одобрение от администратор, съветникът за публикуване ви превежда през стъпките при подготовката на шаблона за формуляр за предаване на администратор.

След като съвместим с браузър шаблон за формуляр бъде разрешен за браузър, потребителите могат да използват своя браузър, за да попълват формуляри, които са базирани на този шаблон за формуляр.

Средата за работа на потребителите

Потребителският опит при попълване на формуляр в браузър е почти идентичен с този при попълването на формуляр в InfoPath. Например контролите, като повтарящи се раздели и функции, като формули и условно форматиране, работят по един и същ начин и в двете среди.

Въпреки че попълването на формуляр в браузър е като попълването на формуляр в InfoPath, има една основна разлика. В уеб браузър менютата и лентите с инструменти на InfoPath се заместват от лента с инструменти в горния край на формуляра, която показва опции за записване, затваряне, печат и актуализиране на формуляра. Тази лента се появява и в долния край на формуляра, така че не е необходимо потребителите да превъртат обратно до началото на дълъг формуляр, за да попълнят своя формуляр.

Ако разрешите опциите за подаване за вашия шаблон за формуляр, потребителите виждат и бутон Подай на лентата с инструменти. Когато щракнат върху този бутон, данните от формуляра се подават директно в източника на данни, който сте задали при проектирането на шаблона за формуляр, като например уеб услуга или списък на SharePoint. Ако вашият шаблон за формуляр има повече от един изглед, потребителите също ще виждат списък Изглед на лентата с инструменти.

1.1.2.2 Потребителите подават данни към външни източници на данни, като щракнат върху бутона Подай на лентата с инструменти.

2.1.2.2 Потребителите превключват между изгледите, като щракнат върху елемент в списъка Изглед на лентата с инструменти.

Когато проектирате своя шаблон за формуляр, можете да персонализирате настройките на лентата с инструменти в диалоговия прозорец Опции за формуляри . Можете например да премахнете един или повече бутони или да скриете лентата с инструменти в долната част на потребителския формуляр.

В следващите раздели ще научите повече за ползите от използването на InfoPath Forms Services.

Най-горе на страницата

Свържете се с клиенти, партньори и доставчици с удобни за потребителя формуляри

Когато публикувате шаблон за формуляр на сървър, изпълняващ InfoPath Forms Services, можете да го разпространите не само във вашия корпоративен интранет, но и на външни уеб сайтове, като например екстранет сайтове или корпоративни уеб сайтове. Това Ви позволява да събирате данни от клиенти, партньори, доставчици и други, които са жизненоважни за успеха на вашия бизнес. Например голяма застрахователна компания може да използва един шаблон за формуляр с разрешен браузър, за да събира и обработва застрахователни искове. Застрахователен клиент може да използва браузър, за да попълни формуляра за заявка на уеб сайта на фирмата. Като алтернатива, ако клиентът се обади на застрахователната компания, за да съобщи за иска, застрахователният агент може да използва InfoPath, за да попълни същия формуляр за искове в интранет сайт. По същия начин държавна агенция може да събира данни от гражданите, като публикува шаблони за формуляри, разрешени за браузър, на своя уеб сайт.

Когато потребителите получат достъп до формуляра, като навигират в библиотека или като въведат URL адрес за формуляра в браузъра си, може да се случи едно от следните две неща:

• Формулярът се отваря в браузър Ако потребителите нямат инсталиран InfoPath на компютъра си, формулярът се отваря в браузър, където могат да го попълнят точно както всеки друг уеб-базиран формуляр.

• Формулярът се отваря в InfoPath Ако потребителите имат инсталиран InfoPath на компютъра си, формулярът се отваря в InfoPath, където те могат да го попълнят точно както всеки друг формуляр на InfoPath. Тъй като попълват формуляра в InfoPath, тези потребители ще имат допълнителната полза да могат да използват пълния диапазон от функции на InfoPath за попълване на формуляри, някои от които не са налични във формуляри на браузър.

  Забележка

  Предпочитате да персонализирате настройките за вашия шаблон за формуляр, така че той винаги да се отваря в браузър дори ако потребителите имат инсталиран InfoPath на компютъра си. Това може да е полезно, когато искате опитът за попълване на формуляр да е еднакъв за всеки или когато не искате формулярът да се отваря в InfoPath, защото искате да попречите на потребителите да отварят или променят базовия шаблон за формуляр в режим на проектиране.

Ако потребителите ще попълват формуляри на мобилно устройство, като например личен цифров помощник (PDA) или смартфон, можете да проектирате вашия шаблон за формуляр с разрешен браузър, така че да може да се отваря и попълва с помощта на браузър за мобилни устройства. Когато потребителите използват мобилно устройство за достъп до формуляра, то се отваря на екрана им в опростен формат.

Опростяване на бизнес процесите, управлявани от формуляри

Формулярите са в центъра на много бизнес процеси. Като хоствате шаблони за формуляри за браузър на сървър, изпълняващ InfoPath Forms Services, можете да интегрирате данни за формуляри със съществуващи бизнес процеси или приложения. Можете например:

• Подаване на данни към съществуващи бизнес системи Когато проектирате съвместим с браузър шаблон за формуляр, можете да създадете връзки с данни към уеб услуги или други външни източници на данни. Това ви позволява да подавате данни към съществуващи бизнес системи, корпоративни приложения или корпоративни бази данни. Например отдел по продажбите може да проектира формуляр, който може да подава потенциални клиенти за продажби и информация за клиенти към съществуваща система за управление на връзките с клиенти (CRM).
• Данни за заявки от съществуващи бизнес системи Възможно е също да извършвате заявки до данни в съществуващи бизнес системи, корпоративни приложения или корпоративни бази данни. Например когато потребителите отворят формуляр, базиран на вашия шаблон за формуляр, може да искате данните от външен източник на данни да се показват в полетата за име и адрес във формуляра. Това ви позволява да се възползвате от съществуващите организационни данни и опростява процеса на попълване на формуляр.
• Добавяне на работен поток към формуляри Можете да добавите работен поток към шаблона за формуляр, който се съхранява в библиотека. Това ви позволява последователно да управлявате общи бизнес процеси. Например като ръководител можете да използвате работен поток за одобрение, за да маршрутизирате формуляр за отчет на разходите чрез списък с одобряващи. Одобряващите могат да одобряват или отхвърлят формуляра за отчет на разходите, да възложите повторно задачата за одобрение или да поискат промени във формуляра. В InfoPath потребителите щракват върху командите в менюто "Файл ", за да участват в работния поток. На сървъра те могат да сочат към името на формуляра в библиотеката, да щракнат върху стрелката, която се появява, и след това да щракнат върху Работни потоци , за да участват в работния поток.
  

Най-горе на страницата

Управление на формуляри и шаблони за формуляри в централизирано местоположение

Можете да съхранявате вашите шаблони за формуляри и свързаните с тях формуляри в централизирано хранилище на сървър, изпълняващ InfoPath Forms Services. Това улеснява намирането, споделянето и управлението на формуляри и шаблони за формуляри.

Основните предимства включват възможността за:

• Съхраняване на формуляри и шаблони за формуляри в централизирано местоположение Можете да свържете шаблон за формуляр с библиотека, която е местоположение в сайт на SharePoint, където можете да създавате, събирате, актуализирате и управлявате файлове с други хора във вашата организация. Когато потребителите попълват формуляри въз основа на шаблона за формуляр в тази библиотека, попълнените формуляри се показват в библиотеката заедно с ключовата информация от самите формуляри. В зависимост от това как е проектирана библиотеката на SharePoint, потребителите могат да попълват формуляри, които са базирани на вашия шаблон за формуляр, да експортират данните от завършените формуляри в Microsoft Office Excel или да обединят данните от няколко формуляра в един формуляр. Следващият пример показва отчети на разходите, съхранявани в библиотека.
  
• Използване на типове съдържание за управление на шаблони за формуляри Можете да използвате съветника за публикуване на InfoPath, за да публикувате шаблон за формуляр като тип съдържание на сайт. Типът съдържание дефинира шаблон за формуляр, набор от колони и настройки за управление на документи на сървъра, като например настройките на работния поток или правилата.
  Чрез създаване на типове съдържание можете да използвате повторно шаблони за формуляри и настройки в колекция от сайтове. В миналото, ако искате да използвате шаблон за формуляр в няколко библиотеки на SharePoint, трябваше да публикувате две отделни копия на шаблона за формуляр – по едно за всяка библиотека. Ако искате да актуализирате шаблона за формуляр, трябва да промените шаблона за формуляр и от двете места. Сега обаче можете да публикувате шаблон за формуляр като тип съдържание на сайт. Когато актуализирате типа съдържание, вашата промяна се прилага автоматично там, където се използва този тип съдържание.
  Можете да присвоите един тип съдържание на множество библиотеки в колекция от сайтове или да присвоите няколко типа съдържание на една библиотека. Можете например да добавите тип съдържание за формулярите на отчетите за състоянието към всички библиотеки, които се използват от отдела по продажби във вашата фирма, така че всеки екип по продажбите да събира и съобщава за управление един и същ тип информация. Като алтернатива, да предположим, че вашият отдел използва различни шаблони за формуляри за заявки за пътуване, отчет за пътуване и отчет за разходите. Можете да публикувате трите шаблона за формуляри като типове съдържание на сайт и да ги добавите към една библиотека, използвана за съхраняване на информация, свързана с пътуване на екипа. Когато хората създават нов формуляр от библиотеката, те могат да изберат кои от тези шаблони за формуляри искат да използват.
• Управление на формуляри и шаблони за формуляри Администраторите на сървърната група могат да контролират как шаблоните за формуляри да се отварят от потребителите и да се разполагат в цялата организация. Например те могат да контролират кой може да публикува шаблони за формуляри в целия сайт или да реши как да надстроят шаблоните за формуляри на сървъра с минимално въздействие върху потребителите на формуляри.
• Управление на връзки с данни в централно местоположение Ако няколко шаблона за формуляр ще използват едни и същи връзки с данни, можете да съхраните настройките за тази връзка с данни във файл за връзка с данни в библиотека за връзки с данни. Когато потребител отвори формуляр, който се свързва към файл за връзка с данни, InfoPath използва настройките в този файл, за да се свърже с външния източник на данни. По този начин няколко шаблона за формуляр могат да използват един и същ файл за връзка с данни, така че не е необходимо ръчно да създавате една и съща връзка за данни за всеки шаблон за формуляр. Освен това, ако настройките за местоположение или връзка за външен източник на данни се променят, не е необходимо да актуализирате всеки шаблон за формуляр, който използва връзката с данни. Вместо това просто актуализирате файла за връзка с данни веднъж и всички шаблони за формуляри продължават да работят по очаквания начин.

Най-горе на страницата