Добавяне на връзка с данни към база данни на Microsoft Access
Отнася се за
Ако вашите потребители ще се нуждаят от данни от база данни на Microsoft Office Access 2007 (формат .accdb) или от база данни на Access, записана в по-стара версия (.mdb формат), за да попълнят формуляр, базиран на вашия шаблон за формуляр на Microsoft Office InfoPath, можете да добавите допълнителна връзка за данни към вашия шаблон за формуляр, която изисква база данни на Access.
Можете да добавите вторична връзка с данни, но тази връзка с данни може да извършва заявки само към база данни на Access. Не можете да добавите вторична връзка с данни, която подава данни на формуляр към база данни на Access.
Ако искате вашите потребители да подадат своите данни за формуляр в база данни на Access, можете да проектирате шаблон за формуляр, който се базира на база данни на Access, и след това да разрешите връзката за подаване на данни в основната връзка с данни. Като алтернатива можете да добавите вторична връзка за данни към уеб услуга, която работи с вашата база данни на Access.
Връзки към повече информация за проектирането на шаблони за формуляри, базирани на база данни на Access, и добавянето на вторична връзка с данни към уеб услуга в раздела Вж. също .
В тази статия
- Общ преглед
- Съображения за съвместимост
- Преди да започнете
- Стъпка 1: Добавяне на вторична връзка с данни
- Стъпка 2: Конфигуриране на шаблона за формуляр да използва връзката с данни
Общ преглед
Вторичната връзка с данни е връзка с данни, която добавяте към шаблон за формуляр. Вторичната връзка с данни се различава от основната връзка с данни, която създавате, когато проектирате нов шаблон за формуляр, базиран на база данни или уеб услуга. Основната връзка с данни на шаблона за формуляр може да получава данни от външен източник на данни и може също да подава данни на формуляр към външен източник на данни. Обаче един шаблон за формуляр може да има само една основна връзка с данни.
Можете да добавите толкова вторични връзки с данни към шаблон за формуляр, колкото желаете. Да предположим например, че имате база данни на Access, съдържаща таблица, която съхранява данни за служителите, и друга таблица, в която се съхраняват данните на клиентите. Можете да добавите вторична връзка за данни, която извлича данни от таблицата за служители, и можете също да добавите друга вторична връзка за данни, която извлича данни от таблицата на клиента в същата база данни на Access.
Въпреки че можете да добавите допълнителна връзка за данни към вашия шаблон за формуляр, която може да подава данни за формуляр към външен източник на данни, като например уеб услуга или библиотека на Windows SharePoint Services, можете да използвате само вторични връзки с данни, за да извлечете данни от база данни на Access. Не можете да добавите вторична връзка с данни, която подава данни на формуляр към база данни на Access.
Когато добавите връзка към данни на заявка към база данни, InfoPath създава вторичен източник на данни, който съдържа полета за данни и групи, които съответстват на начина, по който данните се съхраняват в базата данни. Тъй като структурата на данните във втория източник на данни трябва да съвпада с начина, по който данните се съхраняват в таблиците на базата данни, не можете да модифицирате полетата или групите във втория източник на данни.
Можете да конфигурирате всяка връзка за данни на заявка, за да запишете резултатите от нея, така че потребителите да имат достъп до данните, когато техният формуляр не е свързан към мрежа. В зависимост от естеството на данните може да искате да покажете резултатите от заявката само когато потребителите са свързани към мрежа.
Забележка
Ако използвате вторична връзка за данни за извличане на конфиденциални данни от външен източник на данни, може да поискате да забраните тази функция, за да защитите данните от неупълномощено използване, в случай че компютърът бъде изгубен или откраднат. Ако забраните тази функция, данните ще бъдат достъпни само ако потребителят е свързан към мрежата.
Когато добавяте връзка към данни на заявка към шаблон за формуляр, формулярите, които са базирани на този шаблон за формуляр, използват връзката за данни, когато бъдат отворени от потребител. Можете също да конфигурирате своя шаблон за формуляр така, че да използва връзката с данни на заявката по един от следните начини:
- Добавяне на правило Можете да конфигурирате правило за използване на връзката с данни на заявката всеки път, когато възникне условието в правилото.
- Добавяне на бутон Можете да добавите бутон към шаблона за формуляр, върху който потребителите могат да щракнат, за да получат данни, с помощта на връзката за данни на заявката.
- Използване на код по избор Ако не можете да добавите правило или бутон, можете да използвате код по избор, за да получите данни с помощта на връзката за данни на заявката. Използването на потребителски код изисква разработчик, за да се създаде потребителският код.
Съображения за съвместимост
Не можете да добавите връзка с данни към база данни на Access към съвместим с браузър шаблон за формуляр.
Преди да започнете
Преди да добавите допълнителна връзка с данни към база данни на Access към вашия шаблон за формуляр, ви трябва следната информация:
Името и местоположението на базата данни.
Забележка
Ако вашата база данни на Access е съхранена в местоположение в мрежата, уверете се, че вашата база данни е достъпна за вашите потребители.
Името на таблицата или заявката, които ще предоставят данни на формуляри, базирани на този шаблон за формуляр. Ще използвате тази таблица или заявка като основна таблица или заявка, когато конфигурирате връзката с данни на заявката.
Имената на всички други таблици или заявки, които предоставят допълнителни данни към основната таблица или заявка. В повечето случаи релациите между таблиците вече са установени в базата данни. Ако трябва ръчно да установите релациите между основната таблица или заявка и друга таблица или заявка, ще ви трябват имената на свързаните полета и на двете таблици или заявки.
Стъпка 1: Добавяне на вторична връзка с данни
В менюто Инструменти щракнете върху Връзки с данни.
В диалоговия прозорец Връзки с данни щракнете върху Добави.
В съветника за връзка с данни щракнете върху Създаване на нова връзка към, щракнете върху Получаване на данни и след това щракнете върху Напред.
На следващата страница на съветника щракнете върху База данни (само за Microsoft SQL Server или Microsoft Office Access) и след това щракнете върху Напред.
На следващата страница на съветника щракнете върху Избор на база данни.
В диалоговия прозорец Избор на източник на данни отидете до местоположението на вашата база данни.
Забележка
Ако вашата база данни се съхранява в местоположение в мрежата, отидете до пътя до универсалната именна конвенция (UNC) на местоположението. Не преминавайте до местоположението на мрежата чрез свързано мрежово устройство. Ако използвате свързано мрежово устройство, потребителите, които създават формуляри, базирани на този шаблон за формуляр, ще търсят базата данни от свързано мрежово устройство. Ако потребителят няма свързано мрежово устройство, формулярът няма да намери базата данни.
Щракнете върху името на вашата база данни и след това щракнете върху Отвори.
В диалоговия прозорец Избор на таблица щракнете върху основната таблица или заявка, която искате да използвате, и след това щракнете върху OK.
На следващата страница на съветника поставете отметка в квадратчето Показвай колоните на таблицата .
По подразбиране всички полета в таблицата или заявката се добавят към основния източник на данни на шаблона за формуляр.Изчистете отметките от квадратчетата за полетата, които не искате да включвате във втория източник на данни.
Добавете всички допълнителни таблици или заявки към връзката с данни.
Как?- Щракнете върху Добавяне на таблица.
- В диалоговия прозорец Добавяне на таблица или заявка щракнете върху името на дъщерната таблица и след това щракнете върху Напред. InfoPath се опитва да зададе релациите, като съпоставя имената на полетата и в двете таблици. Ако не искате да използвате предложената релация, изберете релацията и след това щракнете върху Премахни релацията. За да добавите релация, щракнете върху Добавяне на релация. В диалоговия прозорец Добавяне на релация щракнете върху името на всяко свързано поле в съответната колона и след това щракнете върху OK.
- Щракнете върху Готово.
- За да добавите допълнителни дъщерни таблици, повторете тези стъпки.
Щракнете върху Напред.
За да направите резултатите от връзката с данни на заявката достъпни, когато формулярът не е свързан към мрежа, отметнете квадратчето Съхранявай копие на данните в шаблона за формуляр .
Забележка
Отмятането на това квадратче съхранява данните на компютъра на потребителя, когато формулярът използва тази връзка за данни. Ако формулярът извлича конфиденциални данни от тази връзка за данни, може да искате да забраните тази функция, за да защитите данните, в случай че компютърът бъде изгубен или откраднат.
Щракнете върху Напред.
На следващата страница на съветника въведете описателно име за тази вторична връзка с данни и след това проверете дали информацията в секцията Резюме е правилна.
За да конфигурирате формуляра автоматично да получава данни при отваряне на формуляра, поставете отметка в квадратчето Извличай автоматично данни при отваряне на формуляра .
Стъпка 2: Конфигуриране на шаблона за формуляр да използва връзката с данни
Ако искате формулярите, които са базирани на този шаблон за формуляр, да използват тази връзка с данни, след като потребителят отвори формуляра, можете да добавите правило към шаблона за формуляр, което използва тази връзка за данни при определено условие, или можете да добавите бутон към шаблона за формуляр, върху който потребителите могат да щракнат, за да използват тази връзка за данни.
Add a rule
Можете да добавите правило към шаблона за формуляр, което служи за извличане на данни от връзката с данни на заявката всеки път, когато условието за правилото бъде изпълнено. Можете например да добавите текстово поле към вашия шаблон за формуляр, което потребителят може да попълни, за да получи конкретни данни от външен източник на данни. След това можете да добавите правило, което използва връзката с данни, всеки път, когато потребител въведе данни в текстовото поле.
Следващата процедура предполага, че сте създали връзка за данни на заявка за вашия шаблон за формуляр и че сте конфигурирали контрола (различна от бутон) във вашия шаблон за формуляр, така че да показва данните от тази връзка за данни.
- Ако шаблонът за формуляр има няколко изгледа, щракнете върху Име на изглед в менюто Изглед , за да отидете в изгледа с контролата, където искате да покажете данните от втория източник на данни.
- Щракнете двукратно върху контролата, към която искате да добавите правило.
- Щракнете върху раздела Данни.
- Под Проверка и правила щракнете върху Правила.
- В диалоговия прозорец Правила щракнете върху Добави.
- В полето Име въведете име за правилото.
- За да зададете условие, когато правилото трябва да се изпълни, щракнете върху Задаване на условие и след това въведете условието. Правилото ще се изпълни, когато възникне условието. Ако не зададете условие, правилото ще се изпълнява всеки път, когато потребителят промени стойността в контролата, след което премества курсора извън тази контрола.
- Щракнете върху Добавяне на действие.
- В списъка Действие щракнете върху Заявка с помощта на връзка с данни.
- В списъка Връзка с данни щракнете върху връзката с данни на заявката, която искате да използвате, и след това щракнете върху OK , за да затворите всеки отворен диалогов прозорец.
- За да тествате промените, щракнете върху Визуализация на лентата с инструменти Стандартни или натиснете CTRL+SHIFT+B.
Добавяне на бутон
Можете да добавите контрола на бутон към вашия шаблон за формуляр, върху която потребителите могат да щракнат, за да получат данни от връзката с данни на заявката.
Ако шаблонът за формуляр има няколко изгледа, щракнете върху Име на изглед в менюто Изглед , за да отидете в изгледа с контролата, където искате да покажете данните от втория източник на данни.
Ако прозорецът на задачите Контроли не се вижда, щракнете върху Още контроли в менюто Вмъкване или натиснете клавишите ALT+I, C.
Плъзнете контрола на бутон във вашия шаблон за формуляр.
Щракнете двукратно върху контролата на бутон, която току-що добавихте към шаблона за формуляр.
Щракнете върху раздела Общи .
В списъка Действие щракнете върху Обнови.
В полето Етикет въведете името, което искате да се показва върху бутона на вашия шаблон за формуляр.
Щракнете върху Настройки.
В диалоговия прозорец Обновяване направете едно от следните неща:
- За да получите най-новите данни от всички външни източници на данни с вторични връзки с данни към този шаблон за формуляр, щракнете върху Всички вторични източници на данни.
- За да конфигурирате бутона да получава най-новите данни от един външен източник на данни с вторична връзка с данни към вашия шаблон за формуляр, щракнете върху Една вторична връзка за данни и след това щракнете върху вторичен източник на данни в списъка Избор на вторичен източник на данни .
Изберете OK, за да затворите всички отворени диалогови прозорци.
За да тествате промените, щракнете върху Визуализация на лентата с инструменти Стандартни или натиснете CTRL+SHIFT+B.