Допълнение за поверителност за Microsoft Word 2010

Използване на шаблони на Office.com

Нов раздел в Microsoft Office Backstage (щракнете върху раздела " файл " и след това щракнете върху Създай) може да ви предостави актуализирана помощ, изтеглени от Office.com за документи, които се базират на шаблони. Можете също да изпратите обратна връзка в шаблони и предоставят числена оценка на всеки шаблон, който изтеглите.

Когато отворите шаблон или файл на базата на шаблон, в зависимост от вашите настройки за онлайн помощ Word 2010 се свързва с Office.com. Той изпраща ИД за този шаблон, програмата и версията, които използвате в момента, заедно със стандартната информация за компютъра.

Идентификаторът на шаблона се използва за идентифициране на оригиналния шаблон, изтеглен от Office.com или включен във вашата инсталация на Word 2010. Той не идентифицира еднозначно вашия документ. Идентификаторът е един и същ за всички потребители на същия шаблон.

Свързване с картини и други документи

Ако изберете да създадете връзка към изображение, файл, източник на данни или друг документ на твърдия диск или на сървъра, пътят до този файл се записва във вашия документ. В някои случаи връзката може да включва вашето потребителско име или информация за сървъри във вашата мрежа. В случая на връзка към данни можете да изберете да запишете потребителско име или парола във връзката за свързване с данните.

Освен това, когато приложите XML схема върху документ, в него се записва пътят до XML схемата. В някои случаи пътят може да включва вашето потребителско име.

Печат

Когато отпечатате документ на Word 2010 и след това го запишете, Word 2010 записва заедно с файла и пътя до принтера. В някои случаи пътят може да включва потребителско име или име на компютър.

Сайтове с работни области на документи

С Word 2010 можете да получите достъп до сайт с работни области на документи в сайт на Microsoft SharePoint Foundation 2010. Сайтът с работни области на документи представлява споделено място, където можете да си сътрудничите с други членове на вашия екип върху един или повече документи.

Когато получите достъп до сайт с работни области на документи, Word 2010 изтегля данни от него, за да ви предостави информация за този сайт. Тези данни включват:

• Име на сайта на Microsoft SharePoint Foundation 2010

• URL или адрес на сайта

• Имена, имейл адреси и нива на разрешения за потребителите на сайта

• Списъци на документи, задачи и друга информация, достъпна от сайта

Word 2010 съхранява също списък на сайтовете на SharePoint Foundation, които сте посещавали преди, под формата на бисквитки. Този списък се използва, за да имате по-бърз достъп до сайтовете, които сте посещавали преди. Списъкът с посещаваните от вас сайтове не се чете от Microsoft и не се разкрива в интернет, освен ако не решите да направите списъка по-широко достъпен.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 предоставя споделени сайтове, базирани на уеб работни области, в които можете да извършвате съвместна дейност върху документи или събрания.

Когато получите достъп до сайт на SharePoint с помощта на вашия уеб браузър или някоя програма на Office, сайтът записва бисквитки във вашия компютър, ако имате разрешение да създавате нов подсайт в този сайт. Взети заедно, тези бисквитки оформят списък със сайтове, за които имате разрешения. Този списък се използва от няколко програми на Office, за да ви се предостави бърз достъп до сайтове, които сте посещавали преди.

Списъкът с посещаваните от вас сайтове не се чете от Microsoft и не се разкрива в интернет, освен ако не решите да направите списъка по-широко достъпен.

Когато в SharePoint Foundation създавате нов уеб сайт или списък, както и когато добавяте или каните хора във вече съществуващ уеб сайт или списък, сайтът записва следното за всяко лице, включително и за вас:

• Пълно име

• Имейл адрес

Към всеки елемент, който вие или други добавяте или променяте в сайта, се добавя ИД на потребител. Както и при цялото съдържание в сайта на SharePoint, само администраторите и членовете на сайта имат достъп до тази информация.

Всички елементи на сайта на SharePoint включват два елемента: Създаден от и Променен от. Полето Създаден от се попълва с потребителското име на лицето, което първоначално е създал елемента и дата, когато тя е създадена. Променен от полето се попълва с потребителското име на лицето, което последно е променил документ на Word 2010 и датата, когато Последна промяна.

Администраторите на сървъри, където се поддържат сайтове на SharePoint, имат достъп до някои данни от тези сайтове, които се използват за анализиране на посещаемостта на тези сайтове, както и за подобряване на процента от времето, през което сайтът е достъпен. Тези данни са достъпни само за администраторите на сървъри и не се споделят с Microsoft, освен когато Microsoft поддържа сайта на SharePoint. Данните, които се записват, са имена, имейл адреси и разрешения на всички, които имат достъп до сайта.

Всички потребители с достъп до конкретен сайт на SharePoint могат да търсят в цялото съдържание, налично в сайта, и да го преглеждат.

Проверка

Microsoft SharePoint Foundation 2010 предлага функции за проверка, които позволяват на администраторите да поддържат надеждна информация за това как потребителите работят с определено съдържание.

Когато администраторите на SharePoint Foundation разрешат функцията "Проверка", сървърът автоматично записва в базата данни за съдържание на SharePoint определени действия, извършени от потребителя. Тези действия включват преглед, редактиране, вкарване и извличане. За всяко записано действие сървърът записва уточняваща информация за файла, действието и идентификатора на потребителя на SharePoint. Не се изпращат никакви данни към Microsoft като част от тази функция.

Тази функция е изключена по подразбиране и е достъпна само за администратори на сайтове на SharePoint, в които се съхранява съответно съдържание.

Факс услуга

Факсовата услуга ви позволява да изпращате факс по интернет и да организирате в Word 2010 факсовете, които сте изпратили. За да използвате факсовата услуга, трябва да се регистрирате при доставчик на факсови услуги, различен от Microsoft, който обработва факсовете и ги изпраща по интернет. Microsoft не събира данни с тази функция за факсови услуги.

Когато се запишете за факсовата услуга, доставчикът на услугата създава регистрационен пакет, който се съхранява от доставчика на факсови услуги и Word 2010. Пакетът се състои от адреса на уеб сайта на доставчика на факсови услуги и маркер, който потвърждава вашия достъп до доставчика на факсови услуги. Когато изпращате факс от програма на Office, този регистрационен пакет се прилага към документа.

Можете също да използвате факсовата услуга, за да изчислите цената на един факс, без да го изпращате. Ако решите да изчислите цената на един факс, Word 2010 използва шифрована връзка, за да изпрати до доставчика на факсови услуги вашия регистрационен маркер, телефонния номер, до който трябва да се изпрати факсът, и броя на страниците на факса. Microsoft не получава и не съхранява тази информация.

Услуга за изследване

Word 2010 ви позволява да искате информация за определен елемент или израз от много голям брой големи доставчици на съдържание. Когато потърсите определена дума или израз, Word 2010 използва интернет, за да изпрати искания от вас текст, софтуерния продукт, който ползвате в момента, езиковата променлива на системата и информацията за удостоверяване, според която имате право да изтегляте информация за изследвания, ако това е нужно на другия производител.

Word 2010 изпраща тази информация до услуга, предоставена от Microsoft или от друг доставчик, избран от вас. Тази услуга връща информация за думата или фразата, която сте поискали.

Често информацията, която получавате, включва връзка към още информация от уеб сайта на услугата. Ако щракнете върху тази връзка, доставчикът на услугата може да добави бисквитка в системата ви, за да ви идентифицира при бъдещи транзакции. Microsoft не носи отговорност за правилата за поверителност на други уеб сайтове и услуги. Microsoft не получава и не съхранява тази информация, освен ако сте използвали услуга на Microsoft.

Можете да забраните на Word 2010 да проверява автоматично и да инсталира нова услуга за изследване, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Под Помощ щракнете върху Опции.

3. Щракнете върху Център за сигурност.

4. Щракнете върху Настройки на центъра за сигурност.

5. Щракнете върху Опции за поверителност и след това изчистете отметката от квадратчето Позволи на прозореца на задачите "Изследване" да търси и инсталира нови услуги.

Услуга за превод

Word 2010 ви позволява да преведете целия документ или част от него, като използвате двуезичен речник или машинен превод. Можете да решите как искате да преведете документа.

Можете да изберете или въведете дума или фраза, която искате да преведете, или можете да изберете да преведете целия документ, и в двата случая, като изберете опцията приложими превод в екрана изследване. Можете да използвате функцията за документа съвети, за да преведете като поставите курсора върху думите, които искате да преведете. Съвети за документа функцията е изключена по подразбиране. Можете да включите тази функция, като щракнете върху "Преглед", и след това щракнете върху Преведи в групата език .

Ако изберете или въведете дума или фраза, която искате да преведете, тя се търси в двуезичен речник. Някои двуезични речници са включени във вашия софтуер, а другите са достъпни от Office.com. Ако въведената дума или фраза липсва в двуезичния речник, включен във вашия софтуер, тя се изпраща нешифрована до Microsoft или до друга услуга за превод.

Ако искате да преведете целия документ, той се изпраща нешифрован до Microsoft или до друга услуга за превод. Както при всяка информация, изпратена нешифрована в интернет, е възможно други хора да видят думата, фразата или документа, които превеждате.

Ако изберете да използвате един от речниците на Office.com или преводаческа услуга от друг доставчик, Word 2010 използва интернет, за да изпрати искания от вас текст, типа на вашия софтуер, езиковата променлива и езика, на който е настроена системата ви (Щракнете върху раздела Файл. Под Помощ щракнете върху Опции. Щракнете върху Език.). При преводачески услуги от други доставчици Word 2010 може да изпрати също информация за удостоверяване, която е кеширана преди това, което означава, че сте се регистрирали за достъп до уеб сайта.

Метод за комуникация чрез незабавни съобщения и известявания

Word 2010 ви предоставя възможността да изпращате незабавни съобщения от самата програма, както и възможността да бъдете уведомявани, когато определени хора са онлайн или когато са направени определени промени в споделени документи или сайтове с работни области.

Word 2010 може да използва клиент за незабавни съобщения, за да ви предостави възможност да виждате присъствието на други хора онлайн и да им изпращате съобщения. Word 2010 включва уеб контрола, която позволява наличието на метода за комуникация чрез незабавни съобщения да бъде показано в уеб страница. Както страниците на Microsoft SharePoint Foundation 2010, така и тези на Microsoft SharePoint Server 2010 използват тази контрола. Никой от тези типове страници не предава данни за присъствие обратно към уеб сървъра

Тази уеб контрола може да се използва за предаване на данни за присъствие от вашата програма за незабавни съобщения към уеб сървъра. По подразбиране данни за присъствие могат да се изпращат на интранет сайтове, надеждни сайтове и сайтове в локалния компютър.

Нови файлови формати

Word 2010 използва файлови формати, които се базират на XML. Тези XML формати са разширяеми, което означава, че потребителите може да задават във файловете допълнителни схеми или етикети. Добавка или друг код от друг производител също може да прикачи допълнителна информация под формата на метаданни към тези XML файлови формати, които не са видими в Word 2010.

Можете да проверите метаданните, които са асоциирани с XML файл, като ги прегледате във визуализатор на текст.

Коментари

Ако запишете коментари към файл, по подразбиране Word 2010 добавя вашите инициали към всеки коментар. Тази информация след това е достъпна за всеки, който има достъп до вашия файл.

Можете да премахнете вашите лични данни от тези коментари, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Щракнете върху Информация.

3. Щракнете върху Проверка за проблеми и след това върху Преглед на документ.

Проследяване на поправки

По подразбиране, когато нанасяте поправки във файл с включена функция за проследени поправки, потребителското ви име и/или инициали се запазват в документа и се свързват с направените от вас промени. Тази информация, включително първоначалния и ревизирания текст, след това са достъпни за всеки, който може да отвори файла ви.

След като тези промени са приети или отхвърлени, вашето име се премахва. Можете да премахнете вашите лични данни от тези промени и като щракнете върху раздела Файл, след това върху раздела Информация, след това върху Проверка за проблеми и след това върху Преглед на документ.

Къде може да се съхранява вашето име

В някои случаи Word 2010 съхранява името ви, за да ви улесни, докато използвате някои функции. Например името ви се съхранява на следните места:

• Полета за Автор

• Свойството за файл

Можете да премахнете вашето име от тези полета и свойства, като щракнете върху раздела Файл, Информация, Проверка за проблеми и след това върху Преглед на документ.

Решения за Мicrosoft Office, създадени от други фирми, могат също да включват вашето име и други лични данни в потребителските свойства, свързани с вашия файл.

Ако използвате уеб контролата на Microsoft Office, достъп до данни в Microsoft Excel, DataCalc или друга функция, която ви позволява да се свържете директно с друг източник на данни, вашите данни за удостоверяване (потребителско име и парола) може да се запишат в самия документ. За да промените или изтриете тази информация за удостоверяване, трябва по подходящ начин да промените свойствата на връзката.

Други скрити данни и метаданни

По подразбиране всеки файл, записан от Word 2010, включва свойства на файловете, например следните:

• Автор

• Ръководител

• Компания

• Последно записан от

• Имена на проверяващи на документа

Освен това във файла могат да се запишат други свойства в зависимост от функциите или решенията от други производители, които използвате. Например ако вашият документ е част от работен поток от документи, се записват допълнителни свойства на файла за проследяване на работния поток.

Тази информация след това е достъпна за всеки, който има достъп до вашия файл.

Можете да премахнете името си от тези свойства, като щракнете върху раздела файл , щракнете върху информация, щракнете върху проверка за проблеми, след което щракнете върху Преглед на документ.

Функцията "Преглед на документ" може да се използва и за премахване на други типове данни, които може да не са достъпни във всички изгледи, например коментари и редакции. Препоръчваме ви да използвате функцията "Преглед на документ" за всеки документ, който планирате да направите публично достъпен.

Във файловете на Microsoft Office може да се включват и скрити данни и метаданни с помощта на обектния модел на Microsoft Office. Можете например да направите картините невидими в обектния модел на Microsoft Office, което означава, че те няма да се виждат, когато отворите файла, но са записани във файла и по-късно може да бъдат показани.

Точност при комбиниране

За по-добра точност при комбиниране Word 2010 съхранява в документа случайно 10-цифрено число. Това случайно генерирано число помага да се определи редът, в който стават промените, когато използвате функцията за комбиниране. Ако искате, можете да премахнете това случайно 10-цифрено число, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Под Помощ щракнете върху Опции.

3. Щракнете върху Център за сигурност.

4. Щракнете върху Настройки на центъра за сигурност.

5. Щракнете върху Опции на поверителност и после в Настройки, специфични за документа изчистете отметката от квадратчето Съхрани случайно число за подобряване на точността на комбиниране.

Запис на макроси

Записването на макроси ви позволява да записвате поредица от действия, за да можете да ги възпроизвеждате по-късно. Ако решите да запишете макрос, при създаването му вашето потребителско име се записва като коментар в кода. Можете да го премахнете оттам ръчно.

Цифрови подписи

Цифровият подпис е незадължителна функция, която може да ви помогне да удостоверите самоличността на лицето, което ви изпраща документ. Цифровият подпис представлява уникална шифрована стойност на данните в документа, който подписвате. Когато изпратите документ с цифров подпис, подписът се изпраща на получателя заедно с данните в документа и надежден цифров сертификат от вас (изпращащия). Цифровият сертификат се издава от сертифициращ орган, например VeriSign, и съдържа информация, удостоверяваща изпращача и потвърждаваща, че първоначалното съдържание на документа не е променено. Word може автоматично да се обърне към сертифициращия орган онлайн, за да провери цифровия подпис.

Когато подписвате документ, виждате диалогов прозорец, който ви показва информацията, включена в цифровия подпис, например датата и часа на вашата система, номера на версията на операционната система, номера на версията на Microsoft Office и номера на версията на Word.

Управление на правата за достъп до информация

Управлението на права за достъп до информация (IRM) ви позволява да давате на определени потребители или групи права за достъп и промени на документи. Въпреки някои прилики, IRM не е същото като защита на документи (вж. по-надолу в тази декларация за още информация за "Защита на документи"). Управлението на правата за достъп до информация (IRM) ви позволява да задавате разрешения на целия документ за определени действия, например печат или препращане на документ, както и четене и редактиране на документ.

Когато запишете документ с разрешено IRM, Word 2010 записва в документа списък с всички потребители, които имат права за документа, и какви са техните разрешения. Тази информация е шифрована и е достъпна само за собствениците на документа.

Освен това документите с разрешено IRM съдържат лицензи за съдържанието. Лицензите за съдържание включват имейл адрес, разрешение и информация за удостоверяване. При всеки опит да се отвори документ с разрешено IRM, Word 2010 сверява записаните в документа лицензи за съдържание със самоличността на потребителя. Ако потребителят не е отварял документа преди, Word 2010 се свързва с IRM сървър, проверява самоличността на потребителя, изтегля нов лиценз за съдържание за потребителя (при условие, че той има съответните разрешения) и го записва в документа.

Собствениците на документите имат възможността да не записват лицензи за съдържание в документа. Ако обаче лицензът за съдържание не се запише в документа, при всяко отваряне Word 2010 ще трябва да се свързва с IRM сървъра. Ако Word 2010 не е свързан с IRM сървър или връзката е прекъсната, документът не може да се отвори.

Защита на документи

Защитата на документи ви позволява да защитавате вашите документи на Word 2010 по различни начини, например давайки само на определени потребители права за редактиране, коментиране или четене.

Когато използвате защита на документи, от вас се иска да въведете потребителски идентификатори в документа на Word 2010. Тези потребителски идентификатори може да бъдат във вид на акаунти за Windows NT домейн (например DOMAIN\потребителско име) или имейл адреси на Windows Live ID (например ime@example.com). Тези потребителски идентификатори се съхраняват всеки път, когато дадете на потребител права за четене или за промяна на откъс от текст.

Възможно е да защитите документа на Word 2010, без да използвате парола. Ако решите да защитите документа без парола, всеки, който го чете, ще може да види потребителските идентификатори на тези, които имат разрешения. Освен това, ако документът се запише като XML или HTML, идентификаторите са достъпни за всеки, който чете файла.

Ако искате още повече да ограничите достъпа до идентификаторите на потребителя, можете да решите да запишете този файл с парола или с управление на правата за достъп до информация (IRM). Тогава само вие и другите лица, които имат разрешен достъп, можете да виждате тези потребителски идентификатори.

Откази при проверка на файл на Office

Когато отворите някои предишни версии на файлове на Word в Microsoft Office, проверката на файл в Office проверява дали файловата структура отговаря на спецификацията от Microsoft за този файлов формат. Ако файлът не издържи тази проверка, Microsoft Office го отваря в защитен изглед.

Копие проблемен файл, който е неуспешно, проверка на файл на Office се записва на компютъра ви, след като излезете от Word. Съобщаване за грешки на Microsoft периодично ви пита дали вие се съгласявате да изпратите копие на тези файлове на Microsoft. За повече информация относно Microsoft съобщаване за грешки, включително пълната декларация за поверителност вижте Декларация за поверителност за Microsoft услугата за съобщаване за грешки.

Авторедакции на Office

Word 2010 записва автоматично копия от вашия документ, докато го редактирате. Това ви помага да възстановите документа, ако случайно го затворите, без да сте записали вашите промени. Можете да изберете да не записвате автоматично копия на документите, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Под Помощ щракнете върху Опции.

3. Щракнете върху Запиши.

4. Под Записване на документи изчистете отметката от квадратчето Пази последната автоматично възстановена версия, ако затворя без записване.

Можете да имате достъп до и да изтриете последната записана версии на предварително записан документи, като щракнете върху раздела файл щракнете върху информацияи след това щракнете върху документа, който искате, под версии. Достъп до и изтриване на последната автоматично записана версии за новосъздадената документи като щракнете върху раздела файл , щракнете върху информация, щракнете върху Управление на версии, след което щракнете върху Възстановяване на незаписани документи. Word 2010 периодично изтрива автоматично записан документи, ако не отворите и да ги използвате. За повече информация вижте възстановяване на вашите файлове на Office.

Най-горе на страницата