Когато планирате Lync събрания, можете да използвате опциите по подразбиране, които са подходящи за малки и неофициални събрания с колеги.
Добре е да промените опциите, ако:
-
Сте поканили повече от 10-15 души. Може да имате до 250 участници.
-
Искате да контролирате разрешенията на участниците (незабавни съобщения, аудио, видео).
-
Искате да имате нова ИД на събранието, която позволява присъединяването само на поканените от вас хора (допълнителна защита).
-
Имате поканени от други фирми.
Съвет: За интерактивно ръководство за настройване на Lync събрания, включително съвети за отстраняване на неизправности, вижте Планиране и подготовка за събрание на Skype за бизнеса (Lync).
Щракнете върху Ново Lync събрание във вашия календар на Outlook, след което щракнете върху Опции за събранието на лентата. Тук можете да изберете подходящите опции за събранието, което планирате.
Да разгледаме опциите.
-
Къде искате да се срещнете онлайн? (Вашата ИД на събранието по подразбиране или нова ИД)
-
Тези хора не трябва да изчакват във фоайето (Наблюдаване на присъединяването на участниците)
-
Искате ли да ограничите участието? (изключване на звука на аудиторията, забрана на незабавните съобщения, блокиране на видеото)
-
Други ресурси (запис, ПИН, инструменти за презентацията, опции в събранието и др.)
Къде искате да се срещнете онлайн?
Тук можете да изберете дали искате да използвате отделеното за събранието място или да създадете ново място (ИД на събрание) и да зададете ограничения и разрешения.
-
Нова стая за събрания (аз управлявам разрешенията)
Тази опция е по-защитена и подходяща, когато представяте поверителна информация. Получавате чисто ново събрание с уникална ИД и можете да персонализирате разрешенията – например кой ще бъде представящ, да изключвате звука на хора или да не им позволявате да споделят видео.
Когато използвате тази опция и получите чисто ново място за събрание, участниците от предишни събрания няма да се присъединят по погрешка в следващото събрание, ако са останали онлайн. Към новото място за събрание можете също да добавите допълнителна защита и да дадете разрешение само на хората, които искате да се присъединят.
Ако искате да използвате тази опция, щракнете върху Запомняне на настройките в долната част на прозореца, за да получават всички бъдещи събрания автоматично нова ИД и избраните от вас разрешения.
-
Моята специална стая за събрания (по-малко защитена)
Това е просто ваша собствена заседателни зали и винаги ще има един и същ ИД и Разрешения. Съдържанието – например презентация на PowerPoint или други файлове – остава в събранието, докато не ги изтриете. Това е добра възможност за неофициални събрания с колеги, която им позволява да влизат по всяко време с разрешения на представящия.
Тези хора не трябва да изчакват във фоайето
Вие решавате кой да се присъединява директно към събранието и кой да чака, докато не го допуснете. Когато събранието започне, виждате имената на хората, които искат да се присъединят към събранието, и можете да дадете или да откажете достъп.
|
Кой се присъединява директно? |
Какво се случва |
Препоръчва се, когато… |
|
Само аз, организаторът на събранието |
Единствено вие се присъединявате директно към събранието. Всички останали трябва да чакат, докато не ги допуснете. |
Имате събрание с висока степен на защита и поверителна информация. |
|
Хора, поканени от моята фирма |
Само хора, които са били поканени, се присъединяват към събранието директно. Всички останали трябва да чакат, докато не ги допуснете. |
Обсъждате поверителна информация и искате да позволите присъединяване само на определени хора. |
|
Всеки от моята организация |
Всеки от вашата фирма може да се присъедини директно, дори да не е поканен. |
Нямате външни участници и не обсъждате поверителна информация. |
|
Всеки (без ограничения) |
Всеки, който има достъп до връзката на събранието, може да се присъедини директно. |
Каните външни участници и не обсъждате поверителна информация. |
Забележки: Не забравяйте да поставите или изчистите отметките на опциите за хората, които се обаждат:
-
Повикващите влизат директно – хората, които се включват чрез телефон, се свързват директно.
-
Съобщавай, когато хората влизат или излизат – всеки може да чуе имената, когато хората идват и си отиват. Не е препоръчително за големи събрания.
Кой е представящ?
Тук може да изберете кой ще бъде представящ на вашето събрание. Не забравяйте, че всички представящи имат пълен контрол върху събранието и могат да споделят съдържание, да записват събранието (с изключение на Lync Basic, който не поддържа записване), да променят опциите на събранието, да изключват звука на хора и да изпълняват други задачи на събранието.
Да видим.
|
Кой е представящ? |
Какво се случва |
Препоръчва се, когато… |
|
Само аз, организаторът на събранието |
Само вие и организаторът на събранието ще имате разрешения на представящи. |
Използвайте, когато не е необходимо участниците да си взаимодействат със съдържанието на събранието. Можете да посочите допълнителни представящи по време на събранието, ако промените решението си. |
|
Всеки от моята организация |
Всеки от вашата фирма ще бъде представящ. |
Подходяща за неофициални събрания с вашите съекипници, където всички участници могат да споделят и модифицират съдържание. |
|
Всеки (без ограничения) |
Всеки, когото поканите, ще бъде представящ. |
Използвайте, когато имате външни участници и искате да бъдат представящи. |
|
Избрани от мен хора |
Вие и хората, които изберете. |
Изберете тази опция, когато искате определени хора да бъдат представящи. |
Забележка: Когато изберете Хората, които избрах, щракнете върху Избор на представящи и преместете участниците от страната Участник в Представящи. Външни поканени и списъци за разпространение не могат да бъдат добавяни като представящи с тази опция, но може да дадете разрешения на представящи на отделни лица, когато сте в събранието.
Искате ли да ограничите участието?
Ако подготвяте голямо събитие или искате да елиминирате намесванията, може да изключите звука на всички участници, да забраните незабавните съобщения в събранието или да не им позволите да използват своите уеб камери, като отметнете квадратчетата по-долу:
-
Забрани незабавните съобщения
-
Изключи звука на всички участници
-
Блокирай видеото на участниците
Тези настройки се отнасят само до участниците. Представящите винаги могат да споделят аудио и видео в събранието.
Телефон
Този раздел може да не е достъпен за вас в зависимост от настройките на профила ви.
-
Откъде ще се обаждат повечето хора?
Понякога хората звънят в събранието от телефон, а не използват аудио от компютър. Може да им помогнете да намерят локалния номер бързо и да избегнете таксуването за междуселищни разговори, като изберете областта, от която ще се обаждат повечето хора.
В опциите за събранието щракнете върху раздела Телефон и изберете областта под Откъде ще повикват повечето хора? След това този локален номер се показва на поканата за тази област.
-
Забравили сте вашия ПИН (персонален идентификационен номер) за набиране
В повечето случаи не ви трябва ПИН, когато се обаждате на събранието по телефона. Вие се свързвате директно и вашият телефонен номер се вижда в списъка на участниците. Ако обаче искате да се обадите като лидер или като идентифициран повикващ, ще получите подкана за вашия ПИН и/или служебен номер или вътрешен номер.
Набирането като идентифициран повикващ просто значи, че събранието е защитено и трябва да бъдете идентифицирани, преди да се присъедините към събранието. Тогава в списъка с участници започва да се вижда името ви, а не номерът на телефона ви.
Ако не си спомняте ПИН, щракнете върху Вземете своя ПИН сега в опциите за събранието и последвайте указанията на страницата, за да го нулирате. Вижте Нулиране на вашия ПИН за повече информация.
Други ресурси
Нулиране на вашия ПИН (персонален идентификационен номер)
Записване и възпроизвеждане на събрание в Lync
Въведение в залата за събрание на Lync, (инструменти за презентация, управление на участниците, аудио/видео контроли и т.н.)
