В SharePoint можете да управлявате записи в архив или можете да управлявате записи в същото хранилище за документи като активните документи.
Общ преглед
Преди да планирате решението за управление на записи, трябва да работите с администраторите си, за да планирате решението. Можете да намерите повече информация за планирането и внедряването на решения за управление на записи в раздела "Вж. също ".
Сайтът на центъра за записи служи като архив и документите се копират в архива, когато станат записи. Дали даден документ е запис или не се определя от това дали той се намира в архива на архивите, или някъде другаде.
Управлението на записите на място е алтернатива на традиционния процес на копиране или преместване на записи на друго място и след това прилагане на правила за защита и съхранение. Можете да управлявате записите "на място", което означава, че можете да оставите документ в текущото му местоположение в сайт, да го декларирате като запис и да приложите съответните свойства за защита, съхранение и ликвидиране към записа.
Възможен е и хибриден подход . Можете например да съхранявате записи за активните документи в продължение на две години и след това да преместите записи в архив, когато проектът приключи.
Център за записи
Съдържанието от цялото предприятие може да бъде подадено в център за записи и след това маршрутизирано до подходящото място, откъдето получава правилните разрешения и правила, като например изтичане на срока и проверка.
Метаданните, или информацията за данните, играят ключова роля, за да ви помогнат да управлявате информацията и да я извличате по-късно. Функции като типове съдържание, организатор на съдържание и виртуални папки помагат за поддържане на използването на метаданни.
Функциите на центъра за записи са:
- ИД на документ На всеки документ може да бъде присвоен уникален идентификатор, който остава с документа дори когато се архивира. Това позволява записите лесно да бъдат идентифицирани от ИД, независимо къде се намира документът.
- Многоетапно съхранение Правилата за съхранение могат да имат няколко етапа, което ви позволява да зададете целия жизнен цикъл на документа като едно правило (например да преглеждате договорите всяка година и да ги изтривате след 7 години)
- Отчети за проверка по елемент Можете да генерирате персонализиран отчет за проверка за отделен запис.
- Йерархични планове за файлове Можете да създавате дълбоки йерархични структури от папки и да управлявате задържането във всяка папка в йерархията (или да наследявате от родителските папки).
- File Plan Report Можете да генерирате отчети за състоянието, показващи броя на елементите във всеки етап от плана за файлове, заедно с обобщение на правилата за съхранение на всеки възел в плана. Таксономия и централизирани типове съдържание: Архивът ще бъде потребител на таксономии и типове съдържание за цялото предприятие, осигурявайки последователност и трансфер на контекста между пространствата за сътрудничество и архива. В бъдещите публикации ще говорим много повече за нашите инвестиции в таксономията за 2010 г.
- Класификация и централизирани типове съдържание Архивът ще бъде потребител на таксономии и типове съдържание за цялото предприятие, осигурявайки последователност и трансфер на контекста между пространствата за сътрудничество и архива. В бъдещите публикации ще говорим много повече за нашите инвестиции в таксономията за 2010 г.
- Организатор на съдържание Маршрутизаторът за записи може да използва метаданни, за да маршрутизира входящите документи към правилното място в йерархичния файлов план. Например ви позволява автоматично да налагате правила за подаденото съдържание, като например "Ако споразумението за закупуване е обозначено с етикет "Проект алфа", изпрати в подпапката "Алфа договори" и приложете към елемента правила за съхранение на папката".
- Виртуални папки: Планът за файлове е чудесен начин за управление на хранилище, но често времето не е това, което искате да използвате, за да се придвижвате и да намирате съдържанието, което търсите. Центърът за записи на SharePoint 2010 използва нова функция, наречена базирана на метаданни навигация, която ви позволява да показвате ключови метаданни като виртуални папки:
Управление на записи на място
Всеки сайт може да бъде разрешен за извършване на поддръжка, управлението на записи може да бъде конфигурирано като система за управление на записите. В този тип система, за разлика от центъра за записи, можете да съхранявате записи заедно с активните документи в пространство за сътрудничество.
Управлението на място ви позволява да контролирате съдържание в пространства за сътрудничество. Това позволява определени документи на SharePoint (или блогове, wiki сайтове, уеб страници и елементи от списъци) да бъдат обявени за записи. Системата може да предотврати изтриването или редактирането на такива записи, ако това е необходимо от дефиницията на вашата организация за това какво представлява записът.
Проверка, съхранение, изтичане на срока, отчитане, работни потоци на записи, откриване на електронни данни и правно задържане са функции, които можете да използвате в пространството за сътрудничество, тъй като постигате баланс между стойността на SharePoint за крайните потребители и необходимостта от управление на информацията.
Записите могат да се обявят или ръчно, като част от по-голям процес в работен поток, или като планирана част от съхранението на документ, например след 2 години. Важното е, че когато се обяви запис, съдържанието не се премества в архив, а остава там, където е, така че крайните потребители да могат все още да намират и да взаимодействат със съдържанието.
Някои допълнителни предимства на използването на текуща система за управление на записи са:
- Записите могат да съществуват и да се управляват в множество сайтове.
- Когато създаването на версии е разрешено, поддържането на версии на записите е автоматично.
- Търсенето може да се извърши едновременно както по записи, така и по активни документи.
- По-широк контрол върху това какво има запис във вашата организация и кой може да създава запис.
Съображения при планирането на решение
Докато решавате дали да управлявате записи в отделен център за записи, или в същия сайт за сътрудничество, в който са създадени документите, си задайте следните въпроси:
- Подходящо ли е управлението на сайта за сътрудничество за управление на записи?
- Вашият отрасъл подлежи ли на регулаторни изисквания, които изискват записите да бъдат отделени от активните документи?
- Трябва ли да се има доверие на администратора на сайт за сътрудничество в управлението на сайт, който съдържа записи?
- Можете да искате да съхранявате записи в сайт, който използва по-ограничен достъп от сайта за сътрудничество, или в сайт, който е архивиран по различен график.
- Колко дълго ще се използва сайтът за сътрудничество? Ако записите ще трябва да се пазят по-дълго от текущия проект, изборът на текуща стратегия за управление на записи означава, че ще трябва да поддържате сайта за сътрудничество дори след като вече не се използва.
- Ще имат ли нужда членовете на проекта от чест достъп до документите, след като документите станат записи? Ако използвате вътрешен подход, членовете на проекта имат достъп до документите по един и същ начин, независимо дали документите са активни, или са записи.
- Мениджърите на записи във вашата организация отговорни ли са само за записите, или те са отговорни за цялата информация, независимо дали тя е активна, или запис? Ако диспечерите на записи са отговорни само за официалните записи, наличието на отделен център за записи може да е по-лесно за тях.