Извличане на данни от обобщена таблица един по един елемент на филтър на отчет

1. Уверете се, че командата Съветник за обобщена таблица и обобщена диаграма е на лентата с инструменти за бърз достъп. Ако не го виждате, изпълнете следните стъпки:

   Къде е лентата с инструменти за бърз достъп?

   1. Щракнете върху стрелката до лентата с инструменти и след това върху Още команди.

   2. Под Избирай команди от изберете Всички команди.

   3. В списъка изберете Съветник за обобщена таблица и обобщена диаграма, щракнете върху Добави, след което щракнете върху OK.

2. Сега щракнете върху иконата съветник за обобщена таблица и обобщена диаграма в лентата с инструменти за бърз достъп.

3. На страницата Стъпка 1 на съветника изберете Външен източник на данни и след това щракнете върху Напред.

4. На страницата Стъпка 2 на съветника щракнете върху Получаване на данни.

5. Свързване към източник на данни.

   За повече информация как да се свържете към ODBC източник на данни, вижте Използване на Microsoft Query за извличане на външни данни.

6. На страницата Стъпка 3 на съветника щракнете върху Оформление.

7. В диалоговия прозорец Оформление плъзнете едно или повече полета в областта Филтър за отчет .

8. За всяко поле на филтър за отчет направете следното:

   1. Щракнете двукратно върху полето.

      Появява се диалоговият прозорец Разширени опции за поле на обобщена таблица .

   2. За да извличате само актуални данни от източника на данни всеки път, когато избирате нов елемент във филтър на отчет, щракнете върху Заявка към външен източник на данни, когато избирате всеки елемент на поле за филтър на отчет (изисква по-малко памет)..

      За да предотвратите преместването на поле на филтър за отчет в областите Етикети на редове, Етикети на колони или Стойности, отметнете квадратчето Забрани обобщаването на това поле (препоръчва се).

      За да се върнете към операцията по подразбиране, като извличате всички данни от източника на данни всеки път, когато изберете нов елемент във филтър на отчет, щракнете върху Извличане на външни данни за всички елементи на полета на филтъра на отчета (по-бърза производителност).

Можете да конфигурирате филтър на отчет за извличане на избрани данни от източника на данни на обобщена таблица с помощта на диалоговия прозорец Разширени опции за полета на обобщена таблица в съветника за обобщена таблица и обобщена диаграма. По подразбиране Microsoft Office Excel извлича всички изходни данни за обобщена таблица, която включва данни, които са филтрирани (и следователно не се показват в отчета), когато създавате или обновяване отчета. Когато конфигурирате филтър за отчет така, че да извлича данни само за елемента, който зададете във филтъра, можете да извличате по-малки количества данни при необходимост. При всяко показване на различен елемент във филтъра се извлича само подмножеството от данните за новия елемент. Можете да конфигурирате толкова филтри за отчети, колкото желаете, и след това да ги приложите, ако е необходимо.

Как е засегната производителността

Когато филтърът за отчети е конфигуриран да извлича данни за един или повече (но не всички) елементи, елементът (Всички ), обобщаващ пълния набор от данни, е недостъпен (замъглен) и командата Показване на страници от филтър на отчет (в раздела Опции , в групата Обобщена таблица , когато щракнете върху стрелката до Опции) също не е налична. Всеки път, когато изберете друг елемент, извличате по-малко данни, но все пак трябва да изчакате данните да бъдат извлечени. Ако връзката на компютъра с външния източник на данни е прекъсната, няма да можете да изберете друг елемент, докато не можете да се свържете отново към източника на данни. Тази опция обаче ви позволява да работите с много по-големи количества данни, отколкото бихте могли по друг начин.

Ако извлечете всички данни за всички елементи, първоначалната операция за извличане на данни може да отнеме повече време, но след това можете незабавно да изберете нови елементи във филтъра за отчети, защото всички необходими данни се зареждат в паметта на вашия компютър. Можете също да отворите резюме на пълния набор от данни, като изберете елемента (Всички) и реорганизирате отчета, за да използвате филтрите за отчети в други области. Опцията (Всички) ви дава най-гъвкавостта, когато общото количество данни, които трябва да бъдат извлечени, е в рамките на наличните ограничения на паметта на вашия компютър.

Преместване на филтри за отчети

Ако плъзнете филтър за отчет, който е конфигуриран да извлече всички данни за всички елементи, на друго място, например ако се опитате да го направите етикет на ред, Excel се опитва да извлече данните за всички елементи и може да ви свършит компютърните ресурси. Можете обаче да попречите на потребител да направи това. За повече информация вж. раздела Извличане на данни за филтър на отчет за всеки елемент или за всички елементи.

Извличане на данни за елементи, когато не е наличен филтър за отчет

Тази възможност за използване на тази функция не е налична при следните обстоятелства:

• Отчети, базирани на първични данни от OLAP бази данни, автоматично правят заявки за данни при необходимост, така че не използвайте тази функция.

• Обобщената таблица споделя кеша за данни с една или повече други обобщени таблици.

• ODBC драйверът за външната база данни, която правите заявка, не поддържа параметризирани заявки. ODBC драйверите, които се предоставят с Microsoft Office, всички заявки за параметри за поддръжка. Можете да се свържете с други доставчици на драйвери, за да определите дали техните драйвери имат тази поддръжка.