Резюме: Решете кой подход за управление на записи да изберете в SharePoint Server 2013.
В SharePoint можете да управлявате записи в архив или да управлявате записи в същото хранилище на документи като активните документи. С помощта SharePoint на място, когато декларирате, че документът е станал запис, записът остава на място, но SharePoint сега го управлява като запис. Например документът може да получи различни правила за съхранение, когато бъде обявен за запис, или е възможно потребителите да не могат да го редактират.
Възможно е и хибриден подход. Можете например да запазите записите на място с активни документи в продължение на две години и след това да преместите записите в архив на записи, когато даден проект е завършен.
Докато мислите дали да управлявате записи в отделен сайт на центъра за записи или в същия сайт за сътрудничество, в който са създадени документите, помислете за следните въпроси:
-
Управлението на сайта за сътрудничество подходящо ли е за управление на записи? Предмет ли е вашият отрасъл на регулаторни изисквания, че записите за мандата се отделят от активните документи? Трябва ли администраторът на сайт за сътрудничество да бъде надежден за управление на сайт, който съдържа записи? Може да искате да съхранявате записи в сайт, който използва по-ограничен достъп от сайта за сътрудничество, или в сайт, който е архивиран в друг график.
-
Колко дълго ще се използва сайтът за сътрудничество? Ако записите ще трябва да се съхраняват за по-дълго време от текущия проект, избирането на стратегия за управление на записи на място означава, че ще трябва да поддържате сайта за сътрудничество дори след като вече не се използва.
-
Членовете на проекта ще имат ли нужда от редовен достъп до документите, след като документите станат записи? Ако използвате подход на място, членовете на проекта имат достъп до документите по един и същ начин, независимо дали документите са активни, или са записи.
-
Ръководителите на записи във вашата организация отговорни ли са само за записите или са отговорни за цялата информация, независимо дали е активна, или запис? Ако ръководителите на записи са отговорни само за официалните записи, може да им е по-лесно да имат отделен сайт на центъра за записи.
Следващата таблица описва разликите между това, което можете да правите със записите в център за записи, и със записите, които се управляват на място в сайт за сътрудничество. Разликите се представят от гледна точка както на ръководителите на записи, така и на служителите, които си сътрудничат в екип по проекта.
|
"коефициент" |
Архив на записи |
Записи на място |
|---|---|---|
|
Управление на задържането на записи |
Организаторът на съдържание автоматично поставя нови записи в правилната папка в плана на файла на архива въз основа на метаданни. |
Възможно е да има различни правила за записи и активни документи въз основа на текущия тип съдържание или местоположение. |
|
Ограничаване на това кои потребители могат да преглеждат записи |
Да. Архивът задава разрешенията за записа. |
Не. Разрешенията не се променят, когато документът стане запис. Можете обаче да ограничите кои потребители могат да редактират и изтриват записи. |
|
Лесно намиране на записи (за ръководители на записи) |
По-лесно. Всички записи са на едно място. |
По-трудно. Записите се разпространяват в множество сайтове за сътрудничество. |
|
Поддържане на всички версии на документи като записи |
Потребителят трябва изрично да изпрати всяка версия на документ в архива. |
Автоматично, ако версията е включена. |
|
Лесно намиране на информация (за сътрудници на екипа) |
По-трудно, въпреки че връзка към документа може да бъде добавена към сайта за сътрудничество, когато документът стане запис. |
По-лесно. |
|
Сайт за неспоменато сътрудничество |
Сайтът за сътрудничество съдържа само активни документи. |
Сайтът за сътрудничество съдържа активни и неактивни документи (записи), въпреки че можете да създавате изгледи, за да показвате само записи. |
|
Възможност за проверка на записи |
Да. |
Зависи от правилата за проверка на сайта за сътрудничество. |
|
Административна защита |
Диспечерът на записи може да управлява архива на записите. |
Администраторите на сайтове за сътрудничество имат разрешение за управление на записи и активни документи. |
Следващата таблица описва разликите между двата подхода за управление на записи, които може да повлияят на начина, по който управлявате ИТ ресурсите.
|
"коефициент" |
Архив на записи |
Записи на място |
|---|---|---|
|
Брой на сайтовете за управление |
Още сайтове. Това означава, че има отделен архив в допълнение към сайтовете за сътрудничество. |
По-малко сайтове. |
|
Мащабируемост |
Облекчава натиска върху размера на базата данни в сайтовете за сътрудничество. |
Максималният размер на колекцията от сайтове достигна по-рано. |
|
Лесно администриране |
Отделяне на сайт или група за записи. |
Няма допълнително осигуряване на сайт, което да надхвърля това, което вече е необходимо за сайтовете, които имат активни документи. |
|
Място за съхранение |
Може да съхранява записи на различна среда за съхранение. |
Активни документи и записи, съхранени заедно. |
