Използване на повтарящи се списъци със задачи

В тази статия 

Общ преглед

Направете списък със задачи повтарящ се

Публикуване на повтарящ се списък със задачи

Планирай отново повторение

Пропускане на повторение

Редактиране на повторяемост за серия от списъци със задачи

Отмяна на повторение за серия от списъци със задачи

Премахване на публикацията на серия от списъци със задачи

Премахване на публикацията на списък в серия от списъци със задачи

Общ преглед

Публикуването на повтарящ се списък със задачи е чудесен начин за работа с рутинни задачи, които трябва да бъдат завършени. Ето общ преглед на начина, по който работи.

• Можете да добавите повторяемост към списък със стандартни задачи под Чернови , като дефинирате настройките за повторяемост и начална и крайна дата. Това променя списъка от еднократния списък със задачи на серия повтарящи се списъци със задачи. Когато сте готови, можете да публикувате серията от повтарящ се списък със задачи.

• Когато се публикува, първото повторение на повтарящата се серия се показва под Планирано , докато стане време да бъде публикувано. Когато се публикува планирано повторение, автоматично се създава следващото повторение.

• Когато се създава ново повторение, крайните срокове на задачата се актуализират автоматично на базата на това колко са след началната дата на серията, която сте избрали. Да предположим например, че сте създали месечна серия, повтаряща се на петнадесетия от всеки месец. Ако изберете начална дата на серия от 15 януари и включите краен срок за задача на 17 януари, второто планирано за 15 февруари събитие също ще има изместване от два дни. Задачата ще бъде извършена на 17 февруари. За да научите повече, вижте раздела Създаване на повтарящ се списък със задачи на тази статия.

• След като се публикува първото появяване в серията, серията от списъка със задачи се показва под Публикувана. Можете да го разширите, за да покажете всички публикувани повторения на списъка със задачи.

• Можете да редактирате задачите в серията или планирано повторение. Можете също да редактирате задачите в публикувано повторение на серията от списъци със задачи.

• (Очаквайте скоро) Можете да редактирате екипите получатели за серията или планирано повторение. Не можете да редактирате екипите на получателите за екземпляр, който вече е публикуван.

• За да направите промени в задачите или получателите на серия, където първото повторение все още не е публикувано, можете да отмените серията. Ако все още няма публикувани повторения, серията ще се върне на Чернови.

• Можете да видите отчетите за повторения на списък със задачи, след като са публикувани, точно както можете да правите с неповтарящи се списъци със задачи.

• Можете също да премахнете публикацията на повторенията на списъка със задачи или серията от списъци със задачи, когато те вече не са необходими или ако допуснете грешка.

Направете списък със задачи повтарящ се

Прилагане на интервал на повторение към списък със задачи за публикуване, за да се публикува автоматично по повтарящ се график, като например ежедневно, седмично, месечно или годишно.

1. На страницата Публикуване на приложението Planner изберете списък под Чернови или създайте нов списък и след това изберете Не повтаря.
   
   

2. В диалоговия прозорец Повторение на списък изберете настройките за повторяемост за списъка.
   
   

   • Интервал на повторение. По подразбиране "Ден", "Седмица" и "Месец" имат крайна дата от две години от началната дата. Всички интервали на повторение имат максимална крайна дата от пет години от началната дата.

   • Публикуване на час и часова зона.

   • Начална и крайна дата. Повторенията се публикуват само когато са на или след началната дата и на или преди крайната дата.

     Забележка: Препоръчваме ви да зададете началната дата на датата, на която първото повторение ще бъде публикувано. Ако началната дата на серията и датата на публикуване на първото повторение са различни, автоматичните корекции на датата ще се базират на началната дата на серията.
     
     Например серия се повтаря на десето число на всеки месец с начална дата 1 януари и съдържа задача, която трябва да се изпълни на 12 януари. В този пример задачата ще бъде със срок 11 дни след датата на публикуване на всяко бъдещо повторение, а не след два дни. Това е така, защото автоматичните корекции за дата се базират на началната дата (1 януари), а не на датата, когато първото повторение ще бъде публикувано (10 януари). 
     
     Системата използва началната дата за това изчисление, тъй като това е стойност, която задавате директно, което ви дава по-директен контрол върху поведението на крайния срок. 

Публикуване на повтарящ се списък със задачи

Когато списъкът със задачи е готов за работа, го публикувайте в екипите, чиито членове ще вършат работата. 

1. Под Чернови изберете списъка с повтарящи се задачи и след това в горния десен ъгъл изберете Публикуване на серия.

2. Изберете екипите, които ще получат списъка със задачи. 
   
   Избирането на тези екипи работи по един и същ начин за повтарящи се списъци и неповтарящи се списъци. Можете да избирате екипи от йерархия и да използвате основния списък на Teams и/или всички налични филтри, за да намерите екипите, които искате да включите. Като алтернатива можете да качите потребителски списък с екипи.

3. Изберете дали да уведомявате екипите на получателите.

4. Изберете Напред и след това прегледайте вашия план за публикуване. За да направите промени, изберете Назад.

5. Поставете отметка в квадратчето Готово, всичко изглежда добре тук и след това изберете Публикувай. 
   
   Подготовката на повтарящия се списък със задачи може да отнеме известно време. Може да видите съобщение, което гласи, че списъкът със задачи се планира.

6. Ще видите, че списъкът със задачи се показва под Планирано , когато действието завърши. Следващото появяване на повтарящия се списък се показва под Планирано и ще бъде публикувано в планираната дата и час.

   Важно: Ако се появят икони за известяване, изберете Преглед на подробни данни, за да помогнете за разрешаването на проблемите.

   
   
   След като се публикува първото повторение, ще видите, че списъкът със задачи се показва под Публикувано, където представлява серията от вашия списък с повтарящи се задачи. Можете да го разширите, за да видите публикуваните повторения в серията. При публикуване на повторение следващото повторение в серията се създава под Планирано.

За да научите повече за публикуването на списъци със задачи, вижте Публикуване на списък със задачи.

Планирай отново повторение

Можете да планирате повторно предстоящото появяване на повтарящ се списък със задачи. Например може да се наложи да направите това, ако следващата дата на публикуване попада във празник на фирмата. 

Можете да планирате отново по всяко време до датата на следващото планирано повторение.

1. Под Планирани отидете в списъка със задачи, който искате да планирате повторно, и след това изберете Още действия > Редактиране на повторение.
   
   

2. Изберете падащото меню Интервал на повторение (например Всеки понеделник) и след това изберете Планирай отново това повторение.
   
   

3. В диалоговия прозорец Планирай отново това повторение изберете нова дата на публикуване, час на публикуване и/или часова зона, както е необходимо, след което изберете Запиши.

Пропускане на повторение

Можете да пропуснете предстоящо повторение на списък с повтарящи се задачи. Например може да се наложи да направите това, ако всички служители не работят, тъй като следващата дата на публикуване попада във празник на фирмата.

1. Под Планирани отидете в списъка със задачи и след това изберете Още действия > Редактиране на повторение.

2. Изберете падащото меню Интервал на повторение и след това изберете Пропускане на това повторение.

3. В диалоговия прозорец Пропускане на повторение прегледайте информацията и след това изберете Пропускане на повторението.
   
   Пропуснатото повторение вече не се показва под Планирано и няма да бъде публикувано.

Редактиране на повторяемост за серия от списъци със задачи

Ако трябва да промените интервала на повторение или други настройки за повторение, редактирайте повторяемостта за серията от повтарящи се списъци със задачи. Промените се прилагат към следващото повторение и всички бъдещи повторения.

1. Ако поне едно повторение вече е публикувано, намерете серията от списъка със задачи под Публикувани, изберете серията от списъка със задачи, която искате да редактирате, и след това изберете Още действия > Редактиране на серия. Не забравяйте да изберете серията, а не едно от публикуваните повторения под серията.
   
   

2. Изберете падащото меню Интервал на повторение и след това изберете Редактиране на повторяемост.
   
   

3. В диалоговия прозорец Повторение на списък направете желаните промени за серията от списъци със задачи.

4. Прегледайте промените и след това изберете Запиши. Когато списъкът се публикува, промените се прилагат към всички бъдещи повторения на списъка с повтарящи се задачи.

Отмяна на повторение за серия от списъци със задачи

Когато вече не искате серия от повтарящ се списък със задачи да продължи публикуването, можете да спрете (отмените) повторението.  Всички бъдещи повторения на списъка със задачи няма да бъдат публикувани.

1. Под Публикувани отидете на серията от списък с повтарящи се задачи и след това изберете Още действия > Редактиране на серия.

2. Изберете падащото меню Интервал на повторение и след това изберете Отмяна на серия.

3. В диалоговия прозорец Отмяна на серия проверете дали искате да отмените серията, и след това изберете Да.

• Следващото планирано повторение и всички бъдещи повторения вече не се показват под Планирано.

• Съществуващият шаблон за списък с повтарящи се задачи и съответните му публикувани повторения все още са изброени под Публикувани и са достъпни за отчитане.

• Ако все още няма публикувани списъци за серията, ще видите серията от повтарящ се списък със задачи под Чернови.

Премахване на публикацията на серия от списъци със задачи

Може да искате да премахнете публикацията на серия от списъци със задачи, за да премахнете задачи, които вече не са необходими, или да коригирате грешка при изпращането на серията. В случай на грешка имайте предвид, че можете да редактирате задачите в планиран списък със задачи или публикуван списък със задачи, включително екземпляри на списък със задачи, публикувани като част от повтаряща се серия. Ако трябва да премахнете публикацията на списък със задачи поради грешка, най-добре е да направите това възможно най-скоро, за да намалите възложената задача и изпълнението на задачите, които се изтриват.

Ако искате да премахнете публикацията на серия от списъци със задачи, използвайте стъпките по-долу. Серията от списъци със задачи и всички списъци в нея ще се преместят в непубликуваната секция и могат да бъдат дублирани, но не могат да бъдат препубликувани.  

1. Под Публикувани до серията от списъци със задачи, която искате да премахнете публикацията, изберете Още действия > Премахване на публикацията на серия.

2. Потвърдете, че искате да премахнете публикацията на серията, и след това изберете Премахване на публикацията на серията.

3. След като серията от списъци и свързаните списъци се покажат под Непубликувани, можете да ги изтриете или дублирате, да редактирате копието и да публикувате редактираното копие.  

Премахване на публикацията на списък в серия от списъци със задачи

Може да искате да премахнете публикацията на определено повторение на списък със задачи в серия от списъци със задачи, за да премахнете задачи, които вече не са необходими, или да коригирате грешка при изпращането на списъка със задачи. В случай на грешка имайте предвид, че можете да редактирате задачите в публикуван списък със задачи, включително повторение на списък със задачи, публикувано като част от повтаряща се серия. Ако трябва да премахнете публикацията на списък със задачи поради грешка, най-добре е да направите това възможно най-скоро, за да намалите възложената задача и изпълнението на задачите, които се изтриват.

Ако искате да премахнете публикацията на списък от серия списъци със задачи, използвайте стъпките по-долу. Списъкът със задачи ще се премести в непубликуваната секция и може да бъде дублиран, но не може да бъде препубликуван.  

1. Под Публикувани разгънете серията от списъци със задачи, отидете на списъка, който искате да премахнете публикацията, и след това изберете Още действия > Премахване на публикацията.

2. Потвърдете, че искате да премахнете публикацията на списъка, и след това изберете Премахване на публикацията.

3. След като списъкът се покаже под Непубликуван, можете да го изтриете или дублирате, да редактирате копието и да публикувате редактираното копие.

Вж. също

Публикуване на списъци със задачи за дефиниране и проследяване на работата във вашата организация

Задаване на изисквания за изпълнение на задача в списък със задачи