Има свят от данни извън вашата програма на Microsoft Word, които можете да използвате в рамките на Word, но как да импортирате данните и да ги защитите? Всичко е в това да се направят правилните връзки.
Използване на съветника за връзка с данни за импортиране на външни данни
В Microsoft Word импортирате външни данни с помощта на циркулярни документи. Използвайте циркулярни документи, за да създадете набор от документи, като например формулярно писмо, което се изпраща на много клиенти, или лист с адресни етикети за изпращане на празнична картичка. Можете също да импортирате директно текстови файлове, работни листове на Excel и таблици или заявки на Access, без да използвате файл за връзка.
Импортирането на текстов файл, разделен със запетая (CSV файл) (.csv), е лесно. Ако вашият текстов файл е .csv файл, който не използва разделителя на списък, дефиниран на вашия компютър, или ако вашият текстов файл не е .csv файл, можете да използвате Schema.ini файл, за да зададете правилния файлов формат.
Импортиране на файла
-
В раздела Пощенски съобщения , в групата Стартиране на циркулярни документи щракнете върху Избор на получатели > Използване на съществуващ списък.
-
В диалоговия прозорец Избор на източник на данни направете едно от следните неща:
-
За да използвате съществуващ .odc файл, щракнете двукратно върху .odc файла. Данните се импортират и сте готови.
-
За да създадете нов .odc файл, щракнете върху Нов източник и след това следвайте всяка стъпка от процедурата.
Показва се съветникът за връзка с данни.
-
-
В страницата Добре дошли в съветника за връзка с данни щракнете върху Други/Разширени.
Появява се диалоговият прозорец Свойства на връзката с данни .
За повече информация за различните опции в различните диалогови прозорци щракнете върху Помощ.
-
В раздела Доставчик изберете Microsoft Jet 4.0 OLE DB Доставчик и след това щракнете върху Напред.
-
В раздела Връзка , в полето Избор или въвеждане на име на база данни въведете пълния път до папката, която съдържа текстовия файл.
За да ви е по-лесно да намерите папката, щракнете върху бутона Преглед до полето.
-
Щракнете върху раздела Всички , изберете Разширени свойства и след това щракнете върху Редактиране на стойност.
-
В полето Стойност на свойството въведете едно от следните неща:
-
Ако текстовият файл има заглавки на колони, въведете Текст; HDR=Да.
-
Ако текстовият файл няма заглавки на колони, въведете Текст; HDR=Не.
-
-
Щракнете върху OK.
-
За да се уверите, че сте въвели правилната информация, щракнете върху раздела Връзка и след това щракнете върху Тестване на връзката.
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако получите съобщение за грешка, проверете отново стойностите, които въведохте в предишните стъпки.
-
Ако получите съобщението "Тестовата връзка е успешна", щракнете върху OK.
-
-
Щракнете върху OK.
Съветникът за връзка с данни се появява отново.
-
На страницата Избор на база данни и таблица , под колоната Име изберете текстовия файл, който искате да импортирате, и след това щракнете върху Напред.
-
На страницата Записване на файла за връзка с данни и готово въведете име за .odc файла в полето Име на файла и след това щракнете върху Готово.
За да промените местоположението на папката, която е папката Моите източници на данни по подразбиране, щракнете върху Преглед.
-
Ако желаете, за да направите файла на връзката по-откриваем, можете да въведете допълнителна информация в полетата Описание, Истинско име и Ключови думи за търсене .
Използване на файл на Schema.ini за задаване на различен знак за разделител на списък или текстов файлов формат
Schema.ini файл е текстов файл, който съдържа записи, които заместват настройките на текстовия драйвер по подразбиране в системния регистър на Windows. По принцип, за да използвате Schema.ini файл, трябва да направите следното:
-
Съхранване на Schema.ini файл в същата папка като текстовия файл, който импортирате.
-
Дайте име на файла Schema.ini.
-
На първия ред на Schema.ini файл въведете името на текстовия файл, към който се свързвате, заобиколен от скоби.
-
Добавете допълнителна информация, за да зададете различен текстов файлов формат.
Следващите раздели показват често срещани примери за използване на Schema.ini файл.
Пример: Задаване на знак за точка и запетая (;) като разделител
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Пример: Задаване на знак за табулатор като разделител
[Products.txt] Format=TabDelimited
Пример: Задайте файл с фиксирана ширина
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Импортирането на текстов файл с помощта на ODBC драйвер е най-малко процес от две стъпки. Първо, ако е необходимо, дефинирайте потребителски DSN на вашия компютър за текстовия драйвер на ODBC. Второ, импортирайте текстовия файл с помощта на потребителския DSN. Ако вашият текстов файл е файл, съдържащ стойности, разделени със запетая (CSV файл), който не използва разделителя на списък, дефиниран на вашия компютър, или ако вашият текстов файл не е .csv файл, можете да използвате Schema.ini файл, за да зададете правилния файлов формат.
Дефиниране на потребителски DSN
-
Отворете Контролен панел и след това щракнете върху Системни и защитни > Административни инструменти > ODBC източници на данни (32-битови) или ODBC източници на данни (64-битова версия). \
-
В диалоговия прозорец Администратор на ODBC източник на данни , в раздела Потребителски DSN щракнете върху Добави.
-
В диалоговия прозорец Създаване на съдържание Нов източник на данни изберете Текстов драйвер на Microsoft (*.txt; *.csv), след което щракнете върху Готово.
Появява се диалоговият прозорец Инсталиране на текст на ODBC .
-
Въведете име в Името на източника на данни.
-
Изчистете отметката от квадратчето Използвай текущата директория .
-
Щракнете върху Избор на директория.
-
В диалоговия прозорец Избор на директория намерете папката, съдържаща текстовия файл, който искате да импортирате, уверете се, че текстовият файл се появява в списъка под полето Име на файл и след това щракнете върху OK.
-
Щракнете върху OK два пъти.
За повече информация за различните опции в различните диалогови прозорци щракнете върху Помощ.
Импортиране на файла
-
В раздела Пощенски съобщения , в групата Стартиране на циркулярни документи щракнете върху Избор на получатели > Използване на съществуващ списък.
-
В диалоговия прозорец Избор на източник на данни направете едно от следните неща:
-
За да използвате съществуващ .odc файл, щракнете двукратно върху .odc файла. Данните се импортират и сте готови.
-
За да създадете нов .odc файл, щракнете върху Нов източник и след това следвайте всяка стъпка от процедурата.
Показва се съветникът за връзка с данни.
-
-
В страницата Добре дошли в съветника за връзка с данни щракнете върху ODBC DSN.
-
На страницата Свързване към ODBC източник на данни изберете потребителските DSN, които току-що създадохте, и след това щракнете върху Напред.
-
На страницата Избор на база данни и таблица изберете текстовия файл под колоната Име и след това щракнете върху Напред.
-
На страницата Записване на файла за връзка с данни и готово въведете име за .odc файла в полето Име на файла и след това щракнете върху Готово.
За да промените местоположението на папката, която е папката Моите източници на данни по подразбиране, щракнете върху Преглед.
-
Ако желаете, за да направите файла на връзката по-откриваем, можете да въведете допълнителна информация в полетата Описание, Истинско име и Ключови думи за търсене .
За повече информация за различните опции в различните диалогови прозорци щракнете върху Помощ.
Използване на файл на Schema.ini за задаване на различен знак за разделител на списък или текстов файлов формат
Schema.ini файл е текстов файл, който съдържа записи, които заместват настройките на текстовия драйвер по подразбиране в системния регистър на Windows. По принцип, за да използвате Schema.ini файл, трябва да направите следното:
-
Съхранване на Schema.ini файл в същата папка като текстовия файл, който импортирате.
-
Дайте име на файла Schema.ini.
-
На първия ред на Schema.ini файл въведете името на текстовия файл, към който се свързвате, заобиколен от скоби.
-
Добавете допълнителна информация, за да зададете различен текстов файлов формат.
Следващите раздели показват често срещани примери за използване на Schema.ini файл.
Пример: Задаване на заглавка на колона
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Пример: Задаване на знак за точка и запетая (;) като разделител
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Пример: Задаване на знак за табулатор като разделител
[Products.txt] Format=TabDelimited
Пример: Задайте файл с фиксирана ширина
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
-
В раздела Пощенски съобщения , в групата Стартиране на циркулярни документи щракнете върху Избор на получатели > Използване на съществуващ списък.
-
В диалоговия прозорец Избор на източник на данни направете едно от следните неща:
-
За да използвате съществуващ .odc файл, щракнете двукратно върху .odc файла. Данните се импортират и сте готови.
-
За да създадете нов .odc файл, щракнете върху Нов източник и след това следвайте всяка стъпка от процедурата.
Показва се съветникът за връзка с данни.
-
-
В страницата Добре дошли в съветника за връзка с данни щракнете върху Microsoft SQL Server.
-
На страницата Свързване към сървър за база данни направете следното:
-
Въведете името на сървъра на базата данни в полето Име на сървъра .
Ако базата данни е на вашия компютър, въведете (локална).
-
Под идентификационни данни за влизане направете едно от следните неща:
-
За да използвате потребителското име и паролата си за Windows, щракнете върху Използване на удостоверяване за Windows.
-
За да използвате потребителско име и парола за база данни, щракнете върху Използвай следните потребителско име и парола и след това въведете потребителското име и паролата за базата данни в съответните полета.
-
-
-
Щракнете върху Напред.
-
На страницата Избор на база данни и таблица изберете базата данни в полето База данни , изберете таблицата, изгледа или функцията, дефинирана от потребителя, под колоната Име и след това щракнете върху Напред.
-
На страницата Записване на файла за връзка с данни и готово въведете име за .odc файла в полето Име на файла и след това щракнете върху Готово.
За да промените местоположението на папката, която е папката Моите източници на данни по подразбиране, щракнете върху Преглед.
-
Ако желаете, за да направите файла на връзката по-откриваем, можете да въведете допълнителна информация в полетата Описание, Истинско име и Ключови думи за търсене .
Импортирането на данни от база данни на SQL Server с помощта на ODBC драйвер е процес от две стъпки. Първо, ако е необходимо, дефинирайте потребителски DSN на вашия компютър за ODBC драйвера. Второ, импортирайте данните от SQL Server база данни.
Дефиниране на потребителски DSN
-
Отворете Контролен панел и след това щракнете върху Системни и защитни > Административни инструменти > ODBC източници на данни (32-битови) или ODBC източници на данни (64-битова версия).
-
В диалоговия прозорец Администратор на ODBC база данни изберете раздела Потребителски DSN и след това щракнете върху Добави.
-
В диалоговия прозорец Създаване на съдържание Нов източник на данни изберете SQL Server и след това щракнете върху Готово.
Показва се диалоговият прозорец Създаване на съдържание нов източник на данни за SQL Server.
-
Въведете име на източник на данни в полето Име .
-
Ако желаете, въведете описание на източника на данни в полето Описание .
-
Въведете името на сървъра за базата данни в полето Сървър .
Ако базата данни е на вашия компютър, въведете (локална).
-
Щракнете върху Напред.
-
Под Как трябва SQL Server проверите автентичността на ИД за влизане?, направете едно от следните неща:
-
За да използвате потребителското име и паролата си за Windows, щракнете върху С удостоверяване за Windows NT с помощта на ИД за влизане в мрежата.
-
За да използвате потребителско име и парола за база данни, щракнете върху С SQL Server удостоверяване с помощта на ИД за влизане и парола, въведени от потребителя, и след това въведете ИД и парола за влизане в базата данни в съответните полета.
-
-
Щракнете върху Напред два пъти и след това върху Готово.
-
За да се уверите, че сте въвели правилната информация, щракнете върху Тестов източник на данни.
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако получите съобщение за грешка, проверете отново стойностите, които въведохте в предишните стъпки.
-
Ако получите съобщението "ТЕСТОВЕТЕ ЗАВЪРШИХА УСПЕШНО!", щракнете върху OK.
-
-
Щракнете върху OK два пъти.
За повече информация за различните опции в различните диалогови прозорци щракнете върху Помощ.
Импортиране на данни от база данни на SQL Server
-
В раздела Пощенски съобщения , в групата Стартиране на циркулярни документи щракнете върху Избор на получатели > Използване на съществуващ списък.
-
В диалоговия прозорец Избор на източник на данни направете едно от следните неща:
-
За да използвате съществуващ .odc файл, щракнете двукратно върху .odc файла. Данните се импортират и сте готови.
-
За да създадете нов .odc файл, щракнете върху Нов източник и след това следвайте всяка стъпка от процедурата.
Показва се съветникът за връзка с данни.
-
-
В страницата Добре дошли в съветника за връзка с данни щракнете върху ODBC DSN.
-
На страницата Свързване към ODBC източник на данни изберете името на източника на данни, което сте дефинирали в предишния раздел, и след това щракнете върху Напред.
-
На страницата Избор на база данни и таблица изберете базата данни в полето База данни , изберете таблицата, изгледа или функцията под колоната Име и след това щракнете върху Напред.
-
На страницата Записване на файла за връзка с данни и готово въведете име за .odc файла в полето Име на файла и след това щракнете върху Готово.
За да промените местоположението на папката, която е папката Моите източници на данни по подразбиране, щракнете върху Преглед.
-
Ако желаете, за да направите файла на връзката по-откриваем, можете да въведете допълнителна информация в полетата Описание, Истинско име и Ключови думи за търсене .