Ако имате много бизнес или лични данни за връзка, които съхранявате в електронна таблица, можете да я импортирате направо в Outlook 2013 или Outlook 2016 за Windows само с малко подготовка. Има три основни стъпки.
-
Запишете работната Excel като .csv файл.
-
Импортирайте контактите си.
-
Нанесете колоните Excel електронни таблици с подходящите Outlook полета.
Стъпка 1: Записване на Excel работна книга като .csv файл
Outlook може да импортира файлове със стойности, разделени със запетая (.csv), но не и работни книги с няколко листа, така че стъпка 1 записва вашата Excel работна книга като .csv файл. Ето как става това:
-
В работната книга щракнете върху работния лист с информацията за контактите, които искате да импортирате.
-
Щракнете върху Файл > Запиши като.
-
Изберете къде да запишете файла.
-
В полето Запиши като тип изберете CSV (разделен със запетаи) (*.csv) и щракнете върху Запиши.
Excel ще върне съобщението ''Избраният тип файл не съдържа работни книги, включващи множество листове''. Това се отнася за ограничение на CSV файла; нищо няма да се случи с вашата оригинална работна книга (.xlsx файла).
-
Щракнете върху OK.
Excel ще върне съобщението "Някои функции в работната книга може да бъдат загубени, ако я запишете като CSV (разделен със запетаи)". Това се отнася само до ограниченията на CSV файла и можете да го игнорирате.
-
Щракнете върху Да, за Excel да запишете текущия работен лист като CSV файл. Оригиналната работна книга (.xlsx файлът) се затваря.
-
Затворете CSV файла.
Приключили сте с Excel. Сега можете да започнете процеса на импортиране в Outlook.
Забележка: В някои езикови променливи се използват различни разделители в списъци по подразбиране. Например разделителят по подразбиране за немски е точка и запетая. Но Outlook поддържа точка и запетая като разделител на полета. Така че може да се наложи да заместите всяка точка и запетая в CSV файла със запетая, преди да преминете към следващата стъпка.
Стъпка 2: Импортиране на контактите ви в Outlook
Забележка: Ако импортирате .csv файла в акаунт за Outlook.com (или друг акаунт за Exchange ActiveSync) в Outlook 2013, вижте Импортиране на контакти в Outlook.com акаунт.
-
В горната част на лентата Outlook изберете Файл.
-
Изберете Отваряне & експортиране > импортиране/експортиране.
-
Изберете Импортирай от друга програма или файл и след това щракнете върху Напред.
Съвет: Ако получите подкана да въведете парола и не сте задали парола, щракнете върху Отказ, за да се придвижите до следващия прозорец.
-
Изберете Стойности, разделени със запетая и щракнете върху Напред.
-
Преминете до .csv файла, който искате да импортирате.
-
От Опции изберете дали повтарящите се контакти (съществуващи контакти) да се заместят, да се дублират, или да не се импортират.
-
Щракнете върху Напред и изберете папката местоназначение за вашите контакти. По подразбиране би трябвало да е избрано Контакти, но ако не е, превъртете нагоре или надолу, докато го намерите. Можете също да изберете различна папка или да създадете нова.
-
Щракнете върху Напред.
-
Уверете се, че квадратчето за отметка до Импортиране на "MyContacts.csv" (ако приемем, че това е вашето име на файл) е избрано.
-
Не щраквайте все още върху Готово, защото ще трябва да "нанесете" някои от колоните от вашия CSV файл в полетата на контактите в Outlook. Нанасянето може да спомогне за това импортираните контакти да излязат точно както искате.
Стъпка 3: Нанесете колоните на CSV файла, за да Outlook полетата за контакти
-
Щракнете върху бутона Съответствие на потребителските полета. Ще се появи диалоговият прозорец Съответствие на потребителските полета.
-
Под От ще видите поле с имената на колоните от CSV файла, който импортирате.
-
Под Доще видите стандартните полета, които Outlook използва за контакти. Ако някое поле съответства на колона в CSV файла, ще видите колоната под Съответства.
-
Полетата Име,Първо имеи Фамилия са стандартни полета Outlook с контакти, така че ако информацията за връзка във вашия файл има някое от тези имена на контакти, можете да отидете.
-
-
Вероятно ще трябва да направите ръчно съпоставяне. Например в този импортиран файл мобилният телефон на контакта е в колона с име "Cell Ph". Няма да има точно съвпадение в Outlook. Но можете да намерите подходящо съвпадение в Outlook, като направите това:
-
Превъртете до прозореца отдясно и ще намерите Друг адрес, до който има знак плюс (+).
-
Щракнете върху знака плюс, за да разгънете това, което е под него, и ще видите добро съвпадение – Мобилен телефон.
-
-
В прозореца отляво плъзнете Моб. тел. и го пуснете върху Мобилен телефон в екрана отдясно.
Ще забележите, че сега Моб. тел. се показва до Мобилен телефон в колоната Съответства.
-
Плъзнете останалите стойности един по един от левия екран в съответните полета на Outlook в десния екран. Можете например да плъзнете Адрес към Home Street или Business Streetв зависимост от типа на адреса за вашите контакти.
-
Щракнете върху Готово.
Вашите контакти се импортират в Outlook.
-
За да прегледате контактите Outlook 2016, в долната част на навигационната лента изберете иконата Хора.
Вж. също
Импортиране и експортиране на имейл, контакти и календар на Outlook
-
Ако импортирате в съществуваща папка "Контакти", преминете към стъпка 3.
-
За да създадете нова папка в Outlook, щракнете с десния бутон върху папката Контакти, щракнете върху Нова папка ,въведете име за новата папка и след това щракнете върху OK.
-
Щракнете върху раздела Файл в лентата и след това щракнете върху Отвори в менюто.
-
Щракнете върху раздела Импортиране. Отваря се съветникът за импортиране и експортиране.
-
Изберете Импортирай от друга програма или файл и след това щракнете върху Напред.
-
Щракнете върху Стойности, разделени със запетая (Windows)и след това щракнете върху Напред.
-
Ако файлът, който се показва, не е правилният файл, щракнете върху Преглед , отидете до папката, спомената в стъпка 3, и след това щракнете двукратно върху файла, за да го изберете.
-
Ако импортирате в нова папка, настройките на опциите са без значение, защото няма дубликати. Ако не импортирате в нова папка, изберете най-логическата селекция. Щракнете върху Позволи дубликати, ако не сте сигурни, и след това щракнете върху Напред.
-
Щракнете върху папката Контакти или друга папка с тип контакти, която сте създали, и след това щракнете върху Напред.
-
Ако не сте сигурни, че имената на колоните в първия ред на електронната таблица ще се съпоредят правилно с полетата на Outlook, щракнете върху Нанесете полетата по избор, за да ги проверите.
-
Ако импортирате в съществуваща папка "Контакти", преминете към стъпка 3.
-
За да създадете нова папка в Outlook, щракнете върху Контакти ,щракнете с десния бутон върху папката Контакти и след това щракнете върху Нова папка ,въведете име за новата папка и след това щракнете върху OK.
-
В менюто Файл щракнете върху Импортиране и експортиране.
-
Изберете Импортиране от друга програма или файл и след това щракнете върху Напред.
-
Щракнете върху Стойности, разделени със запетая (Windows)и след това щракнете върху Напред.
-
Ако файлът, който се показва, не е правилният файл, щракнете върху Преглед ,намерете папката, отбелязана в стъпка 3, и след това щракнете двукратно върху файла, за да го изберете.
-
Ако импортирате в нова папка, настройките на опциите са без значение, защото няма дубликати. Ако не, изберете най-логическата селекция. Щракнете върху Позволи дубликати, ако не сте сигурни, и след това щракнете върху Напред.
-
Щракнете върху папката Контакти или друга папка от тип контакти, в която сте създали, за да импортирате, и след това щракнете върху Напред.
-
Ако не сте сигурни, че имената на колоните в първия ред на електронната таблица ще се съпоредят правилно с полетата на Outlook, щракнете върху Нанесете полетата по избор, за да ги проверите.
Забележка: Ако полетата по избор "Карта" не са налични, сте избрали папка, която не е тип "контакт", в която да импортирате. Щракнете върху Назад и след това изберете правилната папка. Ако сте доволни от съпоставянето, щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Съпоставяне на потребителски полета и след това щракнете върху Готово.
