SharePoint предлага мащабируема, богата на функции среда за работа за управление на съдържанието. Ако имате голям обем файлове за управление, помислете дали да не използвате шаблон за сайт на център за документи. Този шаблон е оптимизиран за мащабно управление на документи. Това може да ви спести време и да ви помогне да бъдете по-ефективни. В шаблона са включени версии, идентификатори на документи, колективни папки за документи, навигация на метаданни и типове съдържание.
Сайтът "Център за документи" върши работа и за двата сценария:
- Среда за авторство В среда за авторство на център за документи потребителите създават и редактират хиляди документи или мултимедийни активи, които се съхраняват в централно хранилище.
- Архив на съдържанието В архив за съдържание, като например база знания, потребителите съхраняват или преглеждат документи.
Тази статия ви разказва за функциите на шаблон за сайт на център за документи.
За да създадете център за документи, вижте "Използване на шаблони за създаване на различни видове сайтове на SharePoint"
Какво има в сайта на център за документи?
Шаблонът за сайт "Център за документи" съдържа функции, които улесняват и правят по-ефективно създаването и управлението на големи набори от документи. В повечето случаи собственикът на сайта може да добави всяка от тези функции поотделно. Шаблонът за сайт "Център за документи" автоматично разрешава препоръчителните функции за управление на документи. Следващите раздели описват накратко тези функции.
Можете да използвате сайт на център за документи като среда за авторство или архив за съдържание. В среда за авторство потребителите често извличат и вкарват обратно файлове и създават структури от папки за тези файлове. Създаването на версии е разрешено и се запазват по-старите версии на всеки документ. Освен това работните потоци могат да контролират жизнения цикъл на документите.
За разлика от това, в архива за съдържание се извършват много малко дейности, свързани със създаване. Потребителите само преглеждат или качват документи. Шаблонът за сайт "Център за документи" поддържа създаването на един тип архив със съдържание, наречен архив за база знания. Обикновено базите знания съдържат единични версии на документите и един сайт може да съдържа милиони файлове. При един типичен сценарий, например център за техническа поддръжка на голяма организация, хиляди хора може да имат достъп до съдържанието, предимно за да го четат. Само някои от тях ще качват ново съдържание в сайта.
Следващите точки описват някои функции на SharePoint, които можете да включите в сайт на център за документи. В допълнение към тези възможности някои организации персонализират изгледа и навигацията на центъра за документи. Някои добавят уеб части по избор.
Навигация на метаданни
Управляваните метаданни са система, която задава определени условия на документите в SharePoint. След това можете да използвате тези термини за класифициране на документите. Можете също да използвате метаданни, за да създадете мощен инструмент за навигация за потребителите, който може да им помогне да намират бързо това, което искат.
Да предположим например, че вашата фирма има база знания, която съдържа статии, които помагат на хората да отстраняват проблеми с продукти. Можете да създадете изрази за метаданни, които позволяват на потребителите да филтрират информацията по продукт, тип на проблема или други свойства.
Идентификатори на документи
В сайт на център за документи всяка част от съдържанието получава уникален ИД, който не е свързан с местоположението на документа, като например URL връзка. Това означава, че ако преместите или преименувате документа, ИД остава същият. Можете да използвате ИД, за да създадете постоянна връзка към документа и да намалите прекъснатите връзки.
Версии
Версиите се разрешават автоматично в сайт на център за документи. Това означава, че автоматично получавате хронология на всички различни версии на даден файл. В процес на преглед на документ например това означава, че имате запис на всички актуализации, които са въведени по време на цикъла на преглед. Можете да проследявате актуализации, да се свързвате с отговарящите лица и т.н. Освен това, ако възникне проблем с текущата версия на статия, можете бързо да се върнете към версията "последна, известна-добра".
Типове съдържание
Тип съдържание е конкретен вид съдържание заедно с група настройки за съдържанието. Когато някой създаде документ с определен тип съдържание, той автоматично получава всички подходящи настройки за този тип съдържание. Центърът за документи може да има колекция от типове съдържание – различни видове документи, видео, шаблони и т.н.
Организатор на съдържание
Организаторът на съдържание не се включва автоматично в сайта на център за документи, но много потребители го добавят. Организаторът на съдържание е функция на SharePoint, която ви позволява да управлявате цялостната организация и структура на елементите. Като използва метаданни или типове съдържание, организаторът на съдържание може автоматично да маршрутизира документи и други елементи до определени местоположения. Например в база знания е възможно организаторът на съдържание да маршрутизира автоматично всички нови подавания към специална библиотека, която събира статиите за конкретен продукт.