"Записвайте рано, записвайте често" е нещо от миналото. Сега има автоматично записване, което записва на всеки няколко секунди, така че потребителите да не е необходимо да го правят.
Автоматичното записване е разрешено, когато даден файл е съхранен в OneDrive, OneDrive за работата или учебното заведение или SharePoint в Microsoft 365. Това автоматично записва промените на вашите потребители в облака, докато работят. И ако други хора работят по същия файл, автоматичното записване им позволява да виждат промените след секунди. Без разрешено автоматично записване потребителите, които работят съвместно по един и същ документ едновременно, няма да могат да се виждат един друг в реално време и вместо това ще продължат да виждат Актуализации Наличен, когато промените са направени от други хора.
Но автоматичното записване води и до някои промени в начина, по който вашите потребители ще работят с Microsoft 365, така че в тази статия описваме някои от по-трудните сценарии, както и как да конфигурирате настройките за автоматично записване. Препоръчваме ви да предадете на потребителите си тези промени, които влияят върху начина, по който работят в Office.
Забележка: При автоматичното записване няма влияние върху производителността на системата. Ще има обаче по-голямо използване на мрежата, тъй като промените се качват, докато се извършват, вместо наведнъж, когато потребителите правят промени, което може да повлияе на хората с ограничена пропускателна способност или използването на данни с висока цена, като например на мобилен хотспот.
Промяна на работни потоци
Автоматичното записване е полезно в повечето сценарии, но има няколко случая, в които вашите потребители може да се наложи да променят начина, по който обикновено работят, и ние искаме да сте готови да им помогнете. За всеки от сценариите сме посочили какъв е сценарият, какво може да се обърка и препоръка как да го разрешите.
-
Започвайки от съществуващ файл, като правите редакции и след това правите Записване на копие в нов файл – всеки, който започва от предишен файл (например отчета за приходите за последното тримесечие), редактира и след това прави отчет Запиши копие, за да започне приходите за това тримесечие, ще доведе до записване на промените и в двата файла, ако автоматичното записване е включено. Препоръчваме на всеки да направи записване на копие, преди да направи промени, и дори да е добавил напомняне в продукта, когато това се случи. Ако потребителят направи случайни промени, той трябва да използва функцията "Хронология на версиите ", за да възстанови първоначалния документ.
-
Извършване на "хипотетични" или "условни" промени във файл - всеки, който отвори файл и направи някои хипотетични анализи (като например прогнозиране на въздействието на пазарните промени върху бюджета) с желание да затвори файла без записване, ще запише по невнимание всички промени във файла, докато автоматичното записване е включено. Препоръчваме ви да изключите автоматичното записване, докато правите хипотетичен анализ, и след това да го включите отново, след като потребителят е готов за записване отново.
-
Табла и преглед на файлове с сортирания/филтри в Excel – всеки, който сортира или филтрира табло, докато автоматичното записване е включено, ще се отрази на изгледа на всички останали във файла. Ако даден файл е предназначен да бъде табло или да се използва от множество хора със сортирания и филтри, ви препоръчваме да зададете свойството Read-Only Recommended на този файл, като използвате "Файл > информация" > Защита на работната книга > Винаги отваряй само за четене, така че зрителите на таблото да не записват промените си, освен ако изрично не изберат да редактират файла.
-
Финализирани или публикувани файлове – всеки, който случайно редактира финализиран, публикуван файл с включено автоматично записване, ще запише промените си във файла. След като файлът е финализиран, ви препоръчваме да зададете свойството Read-Only Recommended или свойството Маркирай като окончателен върху файла, така че случайните редакции от визуализаторите и читателите на файла няма да се запишат.
Конфигуриране на настройките за автоматично записване в Office
Автоматичното записване може да бъде конфигурирано по следните начини:
-
Собственикът на файл може да го настрои на Винаги отваряй само за четене , за да се предотвратят случайни редакции. Това може да се направи, като зададете файлът да се отваря само за четене (Препоръчва се файлова > информация > Защита на документ/работна книга/презентация > Винаги отваряй само за четене) или като споделите файла, без да позволявате на други хора да редактират (Файл > Споделяне на > Хора с връзката могат да редактират и да премахват отметката от квадратчето Позволи редактиране).
-
Потребителят може да изключи автоматичното записване за даден файл, докато е отворен, като щракне върху превключвателя Автоматично записване . Това забранява автоматичното записване за текущия документ за този потребител. Следващия път, когато същият потребител отвори документа, автоматичното записване ще бъде изключено. Ако отворят друг документ, автоматичното записване няма да бъде засегнато от избора им в другия документ.
-
Потребителят може да зададе автоматичното записване да бъде изключено по подразбиране за всички файлове, отворени в това конкретно приложение (Word, Excel, PowerPoint ) на това устройство.
Забележка: Потребителят все още може да зададе автоматичното записване да бъде включено за отделни файлове с помощта на превключвателя за автоматично записване , описан по-горе.
-
Вие, администраторът, можете да зададете автоматичното записване да бъде изключено по подразбиране за всички файлове, отворени в това конкретно приложение (Word, Excel, PowerPoint ) с помощта на групови правила.
Забележка: Потребителят все още може да зададе автоматичното записване да бъде включено по подразбиране в приложението или за отделни файлове, като използва настройките, описани по-горе.
Настройки на групови правила за автоматично записване
Заместваме настройката за групови правила "Не записвай автоматично файловете в Excel /PowerPoint /Word " с новата настройка "Изключване на автоматичното записване по подразбиране в Excel /PowerPoint /Word " групови правила.
Ако използвате групови правила във вашата организация, можете да използвате настройка на правила, за да изключите автоматичното записване по подразбиране. Има отделни настройки на правила за Excel, PowerPoint и Word.
Например настройката на правилата за Word се нарича "Изключи автоматичното записване по подразбиране в Word" и може да бъде намерена под пътя на правилата "Microsoft Office 2016\AutoSave".
За да използвате тези настройки на правила, се уверете, че сте изтеглили най-новите файлове за административни шаблони (ADMX/ADML) от центъра на Microsoft за изтегляния.
Работа с локални файлове
Автоматичното записване не е налично, когато работите с локални файлове. Старото поведение при автовъзстановяване все още е достъпно за периодично записване на копия на променени файлове, за да се намали загубата на данни в случай на неочакван сценарий, като например срив.
Препоръчваме ви обаче ИТ администраторите да насърчават потребителите да записват файловете си в OneDrive, OneDrive за работата или учебното заведение или SharePoint в Microsoft 365, за да разрешат автоматичното записване и да избегнат загуба на данни. Можете да насърчите приемането на OneDrive, OneDrive за работата или учебното заведение или SharePoint в Microsoft 365 чрез образованието на потребителите, както и като разположите преместването на известни папки, което автоматично синхронизира ключовите папки в облака. Това им позволява да имат достъп до файловете навсякъде и да не се притесняват, че ще загубят важни данни.
Вж. също
Какво представлява автоматичното записване?
Недопускане на промени в окончателна версия на файл
Преглед на предишни версии на файлове на Office
Помогнете за защитата на вашите файлове в случай на срив при автовъзстановяване
Последна актуализация 4 юни 2019 г.
