Как се създава запитване на FindTime

FindTime е добавка на Outlook за планиране на събрания. Организаторът може да изпраща многократни опции през FindTime и да минимизира имейлите назад и напред в планирането.

За да планирате събрание в Outlook с FindTime:

1. Създайте нов имейл или изберете имейл, на който да отговорите.

2. Изброяване на хората, необходими за събранието, в До и незадължителни участници в "Як". 

3. В раздела Начало изберете Отговор с запитване за събрание.
   
   

4. Изберете настройките на събранието:
   
   

   • Продължителност: Изберете продължителност от списъка.

     • Изберете 8 часа за целодневно събрание.

     • Изберете По избор в падащото меню за час, за да зададете свое собствено време. Максималната продължителност е 23 часа и 59 минути.

   • Работно време: Проверете, за да ограничите препоръчваните часове за събрание само до работни дни и часове.

     Забележка: Работното време, използвано по подразбиране, се извлича от настройките на организатора и тези настройки на Exchange са неуспешни. Те по подразбиране са от 8:00 до 17:00 ч., ако не са намерени настройки.

   • Часова зона: Изберете падащото меню на часовата зона, за да промените часовата зона за събранието.

     Забележки: 

     • Използваната часова зона се извлича от настройките на организатора, но можете да изберете нова от списъка.

     • Отчита се лятното часово време, а събранията след годишното превключване показват правилното време

5. FindTime преглежда графиците на участниците (ако има такива) и предлага подходящи часове за събрание.

   Забележка: FindTime използва вашияMicrosoft 365 бизнес акаунт за достъп до вашия календар и календарите на участниците във вашата организация, за да определи наличността. Календари, които не са свързани с акаунт за Microsoft 365, не се поддържат.

   Използвайте връзките, за да сортирате опциите за събранието.

   

   • Наличност: Изброява най-добрите опции (часовете, когато всички необходими участници в събранието са безплатни) първи. Факторите, използвани за определяне на най-добрите опции, включват колко участници са безплатни, колко задължителни или незадължителни участници са свободни, дали конфликтните участници имат под въпрос или заети ангажименти в календара си.

   • Час: Изброява опциите хронологично.
     
     Забележка: Можете да превъртате дните и месеците с помощта на стрелките. Наличните дни са подчертани в зелено. По-тъмнозелено означава дни с най-много опции, а по-светлозелено и червено показва най-много конфликти. Почивните дни са маркирани като свободни, ако не е избрано Работно време .

   • Иконите на хора показват дали се изискват участници в събранието и тяхната наличност.

     

     • Подчертано: Задължително

     • Зелено: налично

     • Жълто: Може да е заето

     • Червено: Заето

     • Сиво: неизвестно

   • Можете да използвате иконите, за да получите достъп до повече информация.

     • Изберете , за да отворите областта за състояние на участника.

     • Посочете иконата на всеки човек или за да видите информацията за наличността му.

     • Изберете , за да видите календара си.

6. Изберете няколко подходящи часа за събрание.

   • Полето за час се променя на синьо, когато е избрано.
     
     

     Забележка: Запитване, което има 20 предложения или по-малко, е по-вероятно да постигнат съгласие. 

7. Изберете Напред.

8. Въведете местоположението на събранието.

   • Онлайн събранията са разрешени по подразбиране. Поставете отметка в квадратчето Онлайн събрание , за да го забраните. 
     
     
     
     Когато е избрано Онлайн събрание, FindTime ще планираSkype за бизнеса илиMicrosoft Teams събрание. FindTime ще използва зададения от вашата организация канал за онлайн събрания по подразбиране. 

     Забележка: Ако сте записали настройка наSkype за бизнеса в таблото си, FindTime ще използва тази настройка вместо Microsoft Teams. Ако искате да използватеMicrosoft Teams, изтрийте настройката заSkype за бизнеса в таблото си.

9. Изберете Настройки на запитването и включете /ИЗКЛЮЧЕТЕ опциите.

   Забележка: Все още можете да изтривате избраните часове за събрание в този момент, като изберете X от списъка Избрани часове .

   • Уведомявай ме за актуализации на запитването: Ще получавате имейл всеки път, когато присъстващите гласуват. Съобщението включва текущото състояние на запитването и опция за планиране.

   • Планиране кога участниците достигат консенсус: Събитие в календара се планира автоматично, ако всички задължителни участници са гласували в полза на определена опция за време. Ако са налични няколко опции, ще бъде планирана най-ранната опция.

   • Задържане на избраните часове в календара ми: Във вашия календар се поставя под въпрос събитие за всяка опция за време, която предлагате. Всички места за задържане се премахват, когато събранието е планирано или запитването е отменено.

   • Заключване на запитването за участниците: Участниците няма да могат да предлагат нови часове или да редактират други участници.

   • Изискване от участниците да проверят самоличността си: За да се предотврати анонимно гласуване, от участниците се изисква да се удостоверят преди гласуване.

   • Имейл известия на езика FindTime: Езикът, на който използвате FindTime, ще се използва за изпращане на свързани имейл известия. В противен случай тези известия ще бъдат изпратени на английски език.

10. Изберете Вмъкване в имейл.

11. FindTime вмъква предложените часове за събрание във вашия имейл. Изберете Опции за редактиране , за да промените настройките на събранието, ако е необходимо.

    Забележка: Ако направите промени и вмъкнете отново часа на събранието, трябва ръчно да изтриете първоначалната покана.

12. Изберете Изпрати , за да изпратите поканите за събрание и да започнете процеса на гласуване.

13. Ще получите директна връзка към страницата за гласуване за вашето събрание.