В тази статия
- Какво да се направи
- Какво да не се прави
- Как се използват списъци за разпространение и групи с контакти (DL)
- Как да използвате вмъкнати коментари
- Кога да се използва "Ск"
- Подготовка за почивка
Какво да се направи
Следващите правила ще помогнат вашите имейли да изглеждат професионално и съобщението ви да са постигнали.
Прочете съобщението си, преди да го изпратите.
Направете темата описателна и ориентирана към действие. Например: "Ръководители: Изпратете си дати за оттегляне на таблото" съдържа името на групата и действие, така че получателите да могат бързо да разберат какво трябва да направят. Други полезни префикси са "FYI:" и "Изисква се действие".
Ако се изисква действие, изложете исканото в реда за тема.
Променете темата на съобщението, ако темата на разговора се промени.
Поддържайте всички съобщения кратки и по същество.
Организирайте съдържанието на съобщението от най-важното към най-маловажното.
Помислете дали да не форматирате важната информация в получерно .
Поставяйте елементите за действие или въпроси на отделни редове , така че да изпъкват и да привлекат вниманието.
Форматирайте имената на хората в получерно , когато поставяте въпроси. Например: "Райвър: Какво е състоянието на проекта?" Ако използвате Outlook 2016 с Microsoft 365, consider using @Mentions.
Ограничете броя на хората , на които изпращате съобщение, до тези, които трябва да го прочетат.
- Поставете хората, които трябва да бъдат информирани, в реда "Як ".
- Поставете хората, които трябва да отговорят или да предприемат действие, в реда "До ".
Използвайтеподпис, когато е подходящо, но запазете подписа си кратък, професионален и ако е възможно, без графика.
Ако искате незабавен отговор, не изпращайте имейл. Обадете се на телефона или изпратете незабавно съобщение.
Ако сте в имейл разговор с повече от 10 съобщения , без да се вземе решение, помислете за обаждане или насрочване на събрание, за да обсъдите проблема. Имейлът не винаги е ефикасна среда за решаване на сложни проблеми.
Потвърдете съобщения, които изискват по-обширен отговор. Ако сте заети, за да отговорите с пълен отговор веднага, уведомете подателя, че сте видели въпроса и ще отговорите след определено време или на дадена дата. Маркирайте съобщението с флаг , за да си напомните да отговорите по-късно.
Използвайте "Висока важност " (
) пестеливо.Забележка
Дори ако сте задали правило за забавено изпращане, маркирането на съобщение с "Висока важност " води до изпращането му незабавно.
Ако поставяте въпрос и има няколко души, които могат да отговорят, изберете само един човек, вместо да изпращате въпроса си до група.
Ключът към писането на добри имейл съобщения е да бъдете съпричастни на получателите си.
За изпълнение: Маркиране с флаг при изпращане
Когато изпращате съобщение до някого, от когото ви трябва отговор, направете следното:
- Маркирайте го с флаг за себе си при изпращане.
- Променете името на маркираната с флаг имейл задача в лентата на To-Do, така че да започва с "За изпълнение".
- Маркирайте го с категорията @Чакане.
Когато изпълните тези стъпки, знаете, че следващото ви действие е да изпратите друго съобщение или да потърсите отговор.
Съвет Подсещането на себе си да изпратите друго съобщение е често по-ефикасно, отколкото маркирането с флаг на съобщението за вашия получател. По подобен начин, когато обещаете да свършите нещо в съобщение, маркирайте го с флаг за себе си, така че да имате задачата в лентата на задачите, за да ви напомня.
Какво да не се прави
- Не използвайте бланка.
- Не включвайте ръководителя си във всяко съобщение, което изпращате.
- Не изпращайте съобщение, когато сте ядосани. По-добре го напишете в папката за чернови и се върнете към него по-късно.
- Не очаквайте бърз отговор, когато изпратите дълги съобщения (повече от два абзаца).
- Не изпращайте последващо съобщение по-рано от деня след първото съобщение. Ако не получите обратно известие своевременно, опитайте да използвате телефона или да изпратите незабавно съобщение.
- Не използвайте разписка за прочитане или разписка за получаване за всяко изпращано съобщение. Използвайте ги, ако не сте сигурни дали получателите ви ще получат съобщението.
-
Не прикачвайте флагове или към всяко съобщение, което изпращате. Получателите ви ще се научат да не им обръщат внимание.
- Не използвайте САМО ГЛАВНИ.
- Не изпращайте прикачени файлове – вместо това изпращайте връзки.
- Не разгъвайте списъци за разпространение или групи с контакти. Разгъването на списъците за разпространение прави съобщенията по-трудни за четене и води до отиването им в погрешни папки.
- Не използвайте сарказъм. Хуморът ви може да не бъде разбран правилно.
- Не пишете нещо, което не бихте искали да прочете някой от фирмата ви. Никога не знаете къде може да се озове имейл съобщението ви накрая.
- Не използвайте курсивни или високохудожествени шрифтове, които са трудни за четене.
- Не използвайте червени шрифтове, понеже са трудни за четене и могат да се изтълкуват като критични.
- Не изпращайте отговор до всички до списък за разпространение или група с контакти с молба да бъдете премахнати. Никога.
Правила за групите с контакти и списъците за разпространение (DL)
- Ако отговаряте на голяма група с контакти, следвайте всички правила "какво да се прави" и "какво да не се прави" в имейл.
- Ако ви е необходима повече информация от един човек или изследвате въпроса поотделно, отговорете на целия списък за разпространение, за да уведомите всеки, че отговаряте, а след това ще отговорите на всеки поотделно. Не забравяйте да отговорите на списъка за разпространение, след като въпросът е решен, с решението му. Това позволява на разделителната способност да бъде използвана от други хора в списъка за разпространение.
Как да се пренасочват хора
Ако някой изпрати съобщение до списък за разпространение, на който сте член, и на съобщението би могло да се отговори по-добре от някой друг или друг списък за разпространение, направете следното:
- Отговорете с правилния списък за разпространение или лице в реда "До ".
- Изпращайте отговорите до правилния списък за разпространение или човек.
- Не поставяйте първоначалния списък за разпространение в реда "Ск ", тъй като съобщението ви няма да се филтрира от правилата на другите хора. Вместо това оставете списъка за разпространение в реда "До " или "Як ".
Как да бъдете премахнати от DL
Ако получите съобщение от списък за разпространение, в който не искате да бъдете, изпратете съобщение до мрежовия администратор или до собственика на списъка за разпространение и помолете да бъдете.премахнати. Не отговаряйте на целия списък за разпространение. За да откриете собственика на DL списъка, щракнете двукратно върху името на списъка за разпространение.
Как да използвате вмъкнати коментари
Добавянето на вмъкнати коментари към имейл, който получавате, е удобен начин за отговор на въпроси и непосредствена реакция на проблеми. Смята се за най-добра практика да направите следното:
Посочете в съобщението си, че правите вмъкнати коментари. Включете например "Вижте допълнителните коментари по-долу".
Разграничете вашия текст от оригиналното съобщение. Някои предложения са следните:
- Промяна на цвета на шрифта
- Поставяне в началото на името или инициалите ви в квадратни скоби, например, [Мелиса], [MM]
- Променяне на шрифта в курсив, получер или получер курсив, или и двете
Не изтривайте нищо, което не сте писали вие.
Кога да се използва "Ск"
Използвайте функцията "Ск ", за да премахнете хора от имейл разговор, когато мислите, че те вече не се нуждаят от допълнителен имейл или темата на разговора е променена.
Ако например сте един от петимата, които получават въпрос, и искате да му отговорите, преместете другите четирима в реда " Ск " и кажете нещо като "Мартин, Петър, Христо и Ивайло са в "Ск". Ето отговора..." След това бъдещите съобщения ще са само между вас и първоначалния подател.
Не използвайте "Ск " за да позволите на трета страна (например ръководителят ви) да узнае за поверително съобщение. Получателят от скрито копие може да не схване, че е получил скрито копие и може да отговори на всеки, разкривайки, че е получил скрито копие. Това може да се счете за подло поведение от ваша страна.
Вместо да използвате "Ск ", за да информирате трето лице за проблем, препратете съобщението, след като го изпратите.
Подготовка за почивка
Ако използвате Outlook с Microsoft 365, акаунт за Outlook.com, Hotmail.com или Live.com или акаунт за Microsoft Exchange, можете да настроите съобщение "Извън офиса", за да информирате хората във вашата организация, че ви няма.
За най-добра практика следвайте съветите в "Добавяне на време извън офиса" в календарите на колегите ви в Outlook.
Ако вие или вашият администратор сте създали споделен календар на отпуските, не забравяйте да публикувате вашата почивка там. Ако всеки използва споделения календар, не е необходимо да изпращате отделно искане за събрание, за да уведомите всички, че отсъствате, както предполага споменатата в статията по-горе, но едно имейл съобщение може да послужи като добро напомняне.