Намиране на записи, които имат най-скорошните дати

Обмислете използването на филтър вместо заявка за Топ стойности

Обикновено филтърът е по-добър, ако имате предвид конкретната дата. За да определите дали би трябвало да създавате заявка за Топ стойности или да приложите филтър, имайте предвид следното:

• Ако искате да върнете всички записи, където съвпада датата, е преди или по-късна от определена дата, използвайте филтър. Например за да видите датите за продажби между април и юли, трябва да приложите филтър.

• Ако искате да върнете определен обем записи, които имат последните или последните дати в дадено поле, и не знаете точните стойности за дата или те няма значение, създавате заявка за Топ стойности. Например, за да видите петте най-добри тримесечия на продажбите, използвайте заявка Top Values.

За повече информация за създаването и използването на филтри вижте статията прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access.

Най-горе на страницата

Поставяне на примерните данни в работни листове на Excel

1. Стартирайте Excel. Отваря се празна работна книга.

2. Натиснете SHIFT + F11, за да вмъкнете работен лист (ще ви трябват четири).

3. Копирайте данните от всяка примерна таблица в празен работен лист. Включване на заглавията на колоните (първия ред).

Създаване на таблици на база данни от работните листове

1. Изберете данните от първия работен лист, включително заглавията на колоните.

2. Щракнете с десния бутон в навигационния екран и след това щракнете върху постави.

3. Щракнете върху да , за да потвърдите, че първият ред съдържа заглавия на колони.

4. Повторете стъпки 1-3 за всеки от оставащите работни листове.

Създаване на основна заявка за най-важните стойности

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете двукратно върху таблицата служители и след това щракнете върху Затвори.

   Ако използвате примерните данни, добавете таблицата служители към заявката.

3. Можете да добавите полетата, които искате да използвате във вашата заявка, в мрежата за проектиране. Можете да щракнете двукратно върху всяко поле или да плъзгате и пускате всяко поле на празна клетка в реда на полето .

   Ако използвате примерната таблица, добавете собствено име, фамилно име и дата на раждане.

4. В полето, което съдържа вашите най-горни или най-долни стойности (полето Дата на раждане, ако използвате примерната таблица), щракнете върху реда сортиране и изберете възходящо или Низходящо.

   Низходящ ред за сортиране връща последната дата и низходящ ред на сортиране Връща най-ранната дата.

   Важно: Трябва да зададете стойност в реда за сортиране само за полета, които съдържат Вашите дати. Ако зададете ред на сортиране за друго поле, заявката не връща желаните резултати.

5. В раздела проектиране , в групата инструменти щракнете върху стрелката надолу до всички (списъка с най- важните стойности ), след което въведете броя на записите, които искате да видите, или изберете опция от списъка.

6. Щракнете върху изпълнение на , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

7. Запишете заявката като NextBirthDays.

Можете да видите, че този тип заявка за Топ стойности може да отговори на основни въпроси, като например кой е най-старият или най-младият човек във фирмата. Следващите стъпки обясняват как да използвате изрази и други критерии, за да добавите сила и гъвкавост към заявката. Критериите, показани в следващата стъпка, връщат следващите три рождени дни.

Добавяне на критерии към заявката

Тези стъпки използват заявката, създадена в предходната процедура. Можете да проследите с различна заявка за Топ стойности, стига да съдържа действителните данни за дата и час, а не текстови стойности.

1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заявката за NextBirthDays и след това щракнете върху изглед за проектиране.

2. В мрежата на заявката за проектиране, в колоната отдясно на дата на раждане въведете следното:
   MonthBorn: DatePart ("m"; [дата на раждане]).
   Този израз извлича месеца от дата на раждане с помощта на функцията DatePart .

3. В следващата колона на мрежата за проектиране на заявка въведете следното:
   DayOfMonthBorn: DatePart ("d"; [дата на раждане])
   този израз извлича деня от месеца от датата на раждане с помощта на функцията DatePart .

4. Изчистете квадратчетата за отметка в реда Покажи за всеки от двата израза, които току-що въведохте.

5. Щракнете върху реда за сортиране за всеки израз и след това изберете възходящо.

6. В реда критерии на колоната Дата на раждане въведете следния израз:
   month ([дата на раждане]) > месец (дата ()) или месец ([дата на раждане]) = month (date ()) и Day ([дата на раждане]) >ден (дата ())
   този израз прави следното:

   • Month ( [дата на раждане]) > месец (дата ()) указва, че рождената дата на всеки служител попада в един бъдещ месец.

   • Месецът ( [рождена дата]) = month (date ()) и Day ([дата на раждане]) >Day (date ()) показва, че ако датата на раждане настъпва през текущия месец, рожденият ден пада на или след текущия ден.

     Накратко, този израз изключва всякакви записи, в които възниква рождения ден между 1 януари и текущата дата.

     Съвет:  За повече примери на изрази за критерии за заявки вижте статията примери на критерии за заявка.

7. В раздела проектиране , в групата Настройка на заявката въведете 3 в полето връщане .

8. В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изпълни .

Най-горе на страницата

Създаване на заявка за обобщаване

Тази процедура използва примерната таблица за събития и примерната таблица на EventType , за да отговори на този въпрос:

Кога е най-новото събитие за всеки тип събитие, с изключение на концерти?

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. Щракнете двукратно върху таблиците Events и EventType.
   Всяка таблица се показва в горната част на конструктора на заявки.

3. Щракнете двукратно върху полето EventType на таблицата EventType и полето EventDate от таблицата със събития, за да добавите полетата към мрежата на заявката за проектиране.

4. В мрежата на заявката за проектиране, в реда критерии на полето EventType , въведете <>концерт.

   Съвет:  За повече примери на изрази за критерии вижте статията примери на критерии за заявка.

5. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Общи суми.

6. В мрежата на заявката за проектиране щракнете върху сумарния ред на полето EventDate и след това щракнете върху Макс.

7. В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изглед и след това щракнете върху SQL изглед.

8. В диалоговия прозорец SQL, в края на клаузата SELECT, точно след като ключовата дума AS, заместете MaxOfEventDate с MostRecent.

9. Запишете заявката като MostRecentEventByType.

Създаване на втора заявка за добавяне на още данни

Тази процедура използва заявката MostRecentEventByType от предишната процедура, за да отговори на този въпрос:

Кой е клиентът в последното събитие за всеки тип събитие?

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

2. В раздела заявки щракнете двукратно върху заявката за MostRecentEventByType.

3. В раздела таблици щракнете двукратно върху таблицата за събития и таблицата "клиенти".

4. В конструктора на заявки щракнете двукратно върху следните полета:

   1. В таблицата събития щракнете двукратно върху EventType.

   2. В заявката MostRecentEventByType щракнете двукратно върху MostRecent.

   3. В таблицата "клиенти" щракнете двукратно върху фирма.

5. В мрежата на заявката за проектиране, в реда сортиране на колоната EventType изберете възходящо.

6. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

Най-горе на страницата