Важно: Ако търсите помощ за FindTime, имайте предвид, че както е обявено през юли 2022 г., планирането на запитването замести добавката FindTime Outlook. Научете повече
Вместо да се занимавате с безкрайни имейл съобщения, чатове и конфликти в календара, използвайте запитване за планиране, за да спестите време и да намалите времето напред-назад, когато се опитвате да намерите час, който е подходящ за всеки.
За да научите повече за запитването за планиране в Outlook, изберете версията на Outlook, която използвате:
Планиране на запитване за Outlook за Windows (най-новата версия) и Outlook в уеб
Важно: Тази версия на запитването за планиране в момента се издава. Възможно е да не виждате тази функция, както е описано, докато не стане налична във вашия регион.
Преди да започнете, ето няколко неща, които трябва да знаете за планирането на запитвания:
-
Хора извън вашата организация могат да гласуват чрез защитена връзка към уеб сайт, която се създава, когато настройвате запитване за планиране.
-
Планирането на запитвания не се поддържа със споделени имейл акаунти или групови календари.
-
В момента представителите на календара не могат да създават нови запитвания за планиране или да гласуват от името на основния собственик на календара.
-
Когато се създаде ново запитване за планиране, временни места за задържане се поставят в календарите на всеки, за да се помогне за резервирането на време. Задържанията се премахват, когато организаторът избере крайния час за събитието.
Създаване на запитване за планиране
За да създадете запитване за планиране:
-
Изберете Ново събитие или щракнете с десния бутон върху час в календара си и изберете Ново събитие.
-
Добавяне на участници.
-
Изберете областта за дата и час и след това изберете първия ден, който бихте обмислили за вашето събитие. Датата, която изберете тук, ще повлияе на препоръките за опцията за време на запитването, които получавате (препоръките ще бъдат след тази дата).
-
Изберете
-
Прегледайте предложените опции за час (тези часове се базират на наличността на най-добрите участници). За да изтриете предложена опция за час, посочете опцията за време и изберете
Забележка: В момента можете да включите до 15-времеви опции в запитването, но се препоръчват 3 – 5 опции, така че участниците да не се затруждат, когато гласуват.
-
По желание: Изберете крайна дата и час на запитването.
-
Добавете останалата част от информацията за събранието, ако все още не сте (заглавие, стая, дневен ред, прикачени файлове) и изберете Изпрати. Запитването за планиране се изпраща до участниците и се създава защитена уеб страница за запитване.
Забележка: Опциите за време не могат да се редактират, след като сте ги добавили към запитване. Вместо това просто изтрийте опциите за час, които не искате, и добавете опции за нов час, като изберете
Задържанията са запазени в календара на всеки за всяка опция за време на запитването за планиране
За да се уверите, че други събрания не са планирани за опциите за време на събранието ви, се създават места за задържане в графиците на всички веднага щом бъде изпратено запитване.
За организатори всички задържания на опции за цялото време се показват като "Зает".
За участници всички задържания на опциите за време се показват като под въпрос, докато не гласуват.
-
Ако участник гласува "Да " за опция за час, задържането се показва в календара му като "Зает".
-
Ако участник гласува "Не " за опция за време, задържането се показва в календара му като "Свободен".
-
Ако участникът не гласува за опция за време, задържането се показва в календара му като под въпрос.
Използване на филтри за лесно преглеждане на опциите за време на запитване във вашия календар
За да намерите бързо вашата опция за време на запитването, задържана в календара ви, изберете
Друга възможност е да задържите показалеца над опцията за задържане във вашия календар по всяко време и всички задържания за това запитване ще бъдат осветени временно.
Как да гласувате в запитване за планиране
След като участниците получат имейла от запитването за планиране в своята папка "Входящи", те могат да гласуват за предпочитаните от тях часове. Има няколко различни начина да гласувате.
Забележка: Различните начини за гласуване може да се различават в зависимост от версията на Outlook, която използвате.
Гласуване от имейла с покана за запитване за планиране
-
Отворете имейла от запитването за планиране във вашата папка "Входящи".
-
Прегледайте опциите за време.
-
Гласувайте с Да за желаните часове и Не за часове, които не ви харесват или не работят по графика ви.
Съвет: Иконата на човек до опция за час показва вашата собствена наличност за тази дата и час.
Гласуване от вашия календар
След като организаторът изпрати запитване за планиране, под въпросните места за задържане се поставят в календарите на участниците и са обозначени като ЗАДЪРЖАНЕ в заглавието. За да гласувате, щракнете върху събранието в мрежата на календара, изберете опцията Да или Не за всеки път и след това изберете Подаване на гласуване.
Друг начин да гласувате е да щракнете с десния бутон върху произволно задържане в календара си.
Гласуване от събитието
Участниците могат да гласуват за планиране на часовете за запитване директно от събитието. Щракнете двукратно върху събитието в календара, за да го отворите и да гласувате.
Гласуване от защитената уеб страница за гласуване на запитването за планиране
Когато се създава запитване за планиране, също се създава съответна защитена уеб страница и връзка към тази страница се включва в имейла на запитването за планиране. Всеки може да използва уеб страницата, за да гласува, и това е единственият начин хората извън вашата организация да могат да гласуват за предпочитаните от тях часове.
Извършване на промени в запитване за планиране
Организаторът може да прави промени в запитване за планиране от своя календар.
-
Щракнете двукратно върху произволно задържане на време за запитване в календара.
-
Направете промените си, като добавите или премахнете опции за час или участници или като актуализирате заглавието, дневния ред или прикачените файлове за събития и след това изберете Изпрати.
Преглед на резултатите от гласуването и избиране на краен час
След като всички участници са гласували, организаторът може да избере крайния(те) час(и) на събитието.
-
Отворете събитието.
-
Изберете времето с най-много гласове "Да" .
-
Изберете Край на запитването с избрана опция.
Всички места за задържане ще бъдат премахнати от календара на всички и събитието ще бъде актуализирано с крайния час.
Често задавани въпроси (ЧЗВ)
Мога ли да създам запитване за планиране с повече от 15 опции за време? Не. Текущото ограничение е 15.
Могат ли участници извън моята организация да гласуват? Да. Те използват връзката към защитен уеб сайт в имейла от запитването за планиране.
Мога ли да променя своя глас? Да, докато организаторът не избере краен час и завърши запитването за планиране или докато изтече срокът на запитването.
Мога ли да предложа нов час? Не, засега.
Календарът ми ще се актуализира ли автоматично? Да. Задържанията се добавят, когато получите запитване за планиране, и се премахват, когато бъде избран краен час от организатора.
Мога ли да препратя запитване за планиране на други хора? Не, участниците не могат да препращат запитвания за планиране. Само организаторът може да добавя или премахва участници.
Планиране на запитване за класическия Outlook за Windows и Outlook for Mac
Функцията за планиране на запитване се използва за планиране на събрания чрез запитване. Организаторът може да изпраща многократни опции чрез функцията за планиране на запитванеи да минимизира имейлите назад-напред за планирането.
Функцията за планиране на запитване в момента е достъпна за потребители на Приложения на Microsoft 365 за бизнеса или корпоративни планове, които включват Exchange Online. В момента се поддържа за клиенти на GCC, с изключение на GCC High.
Организаторът на събранието трябва да има пощенска кутия в Microsoft 365 Exchange Online, за да може да използва функцията за планиране на запитването, докато всеки с валиден имейл адрес може да бъде участник в събрание, което използва функцията за планиране на запитване за запитване. Тази функция не е налична за организатори с пощенски кутии на локален сървър на Exchange. То също не се поддържа за споделени пощенски кутии.
Ето списък на статиите от планирането на запитване:
Достъп до запитване за планиране
Създаване на запитване с помощта на запитване за планиране
Планиране на гласуване в запитване
Планиране на табло на организатора на запитването
Поверителност и защита на личните данни
Забележки:
-
За Администратори на клиент на Microsoft 365:
-
Ако сте конфигурирали EWSApplicationAccessPolicy да налага EWSAllowlist във вашата организация, трябва да добавите следните записи към вашия "списък с разрешени" (имайте предвид, че тези записи са с различаване на главните и малките букви):
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}
-
$true Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true
