Настройване на автоматизиран работен поток между Microsoft Forms и Excel чрез Power Automate

Въведение

Това ръководство ще ви преведе през процеса на настройване на автоматизиран работен поток между Microsoft Forms и Excel с помощта на Power Automate. Работният поток може автоматично да добави Forms отговаря на данните към предварително дефинирания файл на Excel.

Предварителни изисквания

Преди да започнете, уверете се, че имате следното:

• Акаунт в Microsoft 365 с достъп до Microsoft Forms и Excel (Проверете описанието на услугата Microsoft 365)

• Достъп до Power Automate (Проверете лицензирането на Power Automate за лицензи със семена на Power Automate за акаунт за Microsoft 365)

Ръководство "стъпка по стъпка"

1. Създайте ваш формуляр в Microsoft

За да започнете, ще ви трябва формуляр на Microsoft, който събира данните, които искате да автоматизирате. Следвайте тези стъпки:

• Влезте в своя акаунт за Microsoft 365 и отидете на Microsoft Forms.

• Създайте формуляр и проектирайте своя формуляр, като добавите въпроси и конфигурирате, ако е необходимо.

2. Настройване на вашата електронна таблица на Excel

След това подгответе електронна таблица на Excel, за да съхранявате данните, събрани от вашия формуляр:

• Отворете Excel и създайте нова работна книга или използвайте съществуваща работна книга.

• Поставете етикети на колоните така, че да съответстват на полетата във вашия формуляр на Microsoft. Ако например формулярът ви събира имена и имейл адреси, колоните може да са с етикет "Име" и "Имейл".

• Запишете работната книга в OneDrive или SharePoint, така че да може да бъде достъпна от Power Automate.

Ако вече имате файл на Excel, свързан с формуляра (чрез "Отвори резултата в Excel" от Forms страница с резултати), колоните ще бъдат създадени автоматично. Можете да регулирате колоните, ако е необходимо.

3. Създаване на нов поток в Power Automate

Сега ще създадете поток в Power Automate, за да свържете своя формуляр към електронна таблица на Excel:

• Отваряне и влизане в Power Automate

• и щракнете върху "Създай" в лявото меню.

• Изберете "Автоматизиран поток в облака" и дайте име на потока си (например "От формуляр към Excel Automation").

• Под "Избор на превключвател за потока" потърсете и изберете "Microsoft Forms".

• Изберете "Когато е подаден нов отговор" като превключвател.

4. Конфигуриране на превключвателя

След това ще конфигурирате превключвателя, за да укажете кои отговори на формуляра трябва да задействат потока:

• От падащия списък изберете формуляра, чиито данни искате да автоматизирате. Ако вашият формуляр не се появи, поставете ИД на формуляра от URL адреса на формуляра, за да добавите формуляра.

• Щракнете върху "Нова стъпка", за да продължите.

5. Добавете действие, за да получите отговори на формуляр

След настройването на превключвателя добавете действие, за да извлечете отговорите на формуляра:

• Потърсете "Microsoft Forms" и изберете "Получаване на подробности за отговора".

• Изберете своя формуляр от падащия списък.

• В полето "ИД на отговор" изберете "ИД на отговор" от полето за динамично съдържание.

6. Добавяне на действие за попълване на електронната таблица на Excel

Сега ще настроите действие за записване на отговорите на формуляра в електронната таблица на Excel:

• Щракнете върху "Нова стъпка" и потърсете "Excel Online (business)".

• Изберете "Добавяне на ред в таблица".

• Изберете местоположението на вашия файл на Excel (OneDrive или SharePoint), изберете библиотеката с документи и се придвижете до файла, който сте създали по-рано.

• Изберете таблицата в електронната таблица, където искате да вмъкнете данните на формуляра.

• Съобразете полетата от вашия формуляр с колоните в таблицата на Excel, като изберете динамично съдържание за всяка колона.

• Запишете потока.

7. Тествайте потока си

Преди финализирането е от решаващо значение да тествате потока си, за да се уверите, че работи правилно:

• Подайте тестов отговор към вашия формуляр на Microsoft.

• Придвижете се до Power Automate и проверете хронологията на потоците, за да видите дали се е изпълнявала успешно.

• Отворете вашия файл на Excel, за да проверите дали данните са записани правилно.

Съвети за отстраняване на неизправности

Ако срещнете проблеми, обмислете тези стъпки за отстраняване на неизправности:

• Уверете се, че всички връзки (Microsoft Forms, Excel и Power Automate) са удостоверени и имат необходимите разрешения.

• Проверете отново дали вашата таблица на Excel е форматирана като таблица (използвайте "Форматиране като таблица" в Excel).

• Прегледайте динамичното съпоставяне на съдържанието, за да се уверите, че всички полета са правилно подравнени.

• Уверете се, че файлът на Excel няма допълнителна връзка за синхронизиране на данни, за да се избегнат дублирани данни.