Microsoft 365 предлага различни типове групи, които могат да помогнат на екипите да си сътрудничат по-ефективно. Всеки тип група има уникална цел, като например управление на имейл разговори, споделяне на файлове или организиране на събития. В тази статия ще разгледаме различните типове групи в Microsoft 365 и за какво могат да се използват, така че да можете да изберете правилния за нуждите от сътрудничество на вашия екип.
Типове групи в Microsoft 365
-
Групи на Microsoft 365 са предназначени за сътрудничество в рамките на вашата организация. Те се предоставят с имейл адрес на групата и сайт на SharePoint, където можете да споделяте документи, бележки и дневен ред на събрания. Можете да използвате Групи на Microsoft 365 за управление на проекти, комуникация с екипа и споделяне на документи.
-
Групите за разпространение се използват за излъчване на информация и актуализации до хора във и извън организацията. Те могат да се използват за споделяне на актуализации на задания, организационни промени или събития с определен набор от клиенти или служители.
-
Групите за защита са предназначени да предоставят достъп до ресурси на Microsoft 365 и да улесняват администрирането. Те могат да се използват за предоставяне на достъп до важни фирмени ресурси, като например инструменти, портали, отчети и устройства, като принтери.
-
Групите за защита с активиран имейл са като групи за защита, но с добавената възможност за изпращане на имейли до всички членове. Те могат да се използват за изпращане на новини, промоции и фирмени актуализации до вашия екип по продажбите.
Групите могат да се създават в приложенията на Център за администриране на Microsoft 365 или Microsoft 365, като Outlook, Teams и др. Можете да създавате групи онлайн или локално в зависимост от настройките на вашата организация. След като създадете, можете да добавите членове, да зададете разрешения и да започнете да го използвате за сътрудничество, комуникация и споделяне на ресурси.
Роли на собственици, членове и гости в "Групи"
-
Собственик – Собственикът на групата е лицето, което създава групата и има пълен контрол върху нея. Собствениците могат да добавят или премахват членове, да променят настройките на групата и да управляват групови ресурси, като файлове и календари.
-
Член — Членове са хората, които са добавени към групата от собственика. Членовете могат да имат достъп до ресурсите на групата и да участват в груповите разговори.
-
Гост – гостите са хора, които не са членове на вашата организация, но получават достъп до ресурсите на групата от собственика. Гостите могат да бъдат поканени да се присъединят към група, за да работят съвместно по конкретни проекти или да предоставят обратна връзка. Научете повече за това как да добавяте гости към групи на Microsoft 365.
Управление на групи в Microsoft 365
Можете да създавате, управлявате и евентуално да оттегляте група в Microsoft 365. Когато създава група, собственикът може да избере типа на групата, да добави членове и да зададе разрешения. След като бъде създадена група, собственикът може да я управлява чрез добавяне или премахване на членове, промяна на настройките на групата и управление на ресурси, като файлове и календари. В даден момент дадена група може вече да не е необходима и собственикът може да оттегли групата, което я премахва от системата и не позволява на никого да осъществява достъп до нейните ресурси.
От съществено значение е да се отбележи, че групите изискват собственик да функционира правилно. Ако дадена група няма собственик или собственикът бъде изтрит, автоматичната система присвоява на групата нов собственик. Този процес помага групите да работят и гарантира, че винаги има собственик, отговорен за управлението на групата. Научете повече за това как да управлявате групи на Microsoft 365 без собственик.
