Записът е документ или друг електронен или физически обект в организация, който служи като доказателство за дейност или транзакция, извършена от организацията и която изисква съхранение за определен период от време. Управлението на записи е процесът, чрез който една организация:
-
Определя какви видове информация трябва да се считат за записи.
-
Определя как активните документи, които ще станат записи, трябва да се обработват, докато се използват, и определя как трябва да се събират, след като бъдат обявени за записи.
-
Определя по какъв начин и за колко време всеки тип запис трябва да бъде запазен, за да отговаря на законовите, бизнес или регулаторните изисквания.
-
Проучва и прилага технологични решения и бизнес процеси, за да гарантира, че организацията спазва задълженията си за управление на записи по рентабилен и ненатрапчив начин.
-
Изпълнява задачи, свързани със записи, като например изхвърляне на записи с изтекъл срок или намиране и защита на записи, които са свързани с външни събития, като например съдебни дела.
Определянето кои документи и други физически или електронни елементи във вашата организация са записи, е отговорност на корпоративните служители по съответствието, ръководителите на записи и адвокатите. Чрез внимателно категоризиране на цялото съдържание на предприятието във вашата организация тези хора могат да ви помогнат да гарантирате, че документите се запазват за съответния период от време. Добре проектираната система за управление на записи помага за защитата на организацията законно, помага на организацията да демонстрира спазването на регулаторните задължения и увеличава организационната ефективност, като насърчава липсата на актуални елементи, които не са записи.
Системата за управление на записи включва следните елементи:
-
Анализ на съдържанието, който описва и категоризира съдържанието в предприятието, което може да стане записи, което предоставя местоположения източник и описва как съдържанието ще се премести в приложението за управление на записи.
-
Файлов план, който указва за всеки вид запис в предприятието къде трябва да бъдат запазени като записи, правилата, които се отнасят за тях, колко време трябва да бъдат запазени, как трябва да бъдат ликвидирани и кой е отговорен за управлението им.
-
Документ за изисквания за съответствие, който определя правилата, които трябва да следват ИТ системите на организацията, за да се гарантира съответствие и методите, които се използват, за да се гарантира участието на членовете на екипа на предприятието.
-
Метод за събиране на записи, които вече не са активни от всички източници на записи, като сървъри за сътрудничество, файлови сървъри и имейл системи.
-
Метод за проверка на записи, докато са активни.
-
Метод за заснемане на метаданните на записите и за проверка на неговите предшественици и за поддържането им.
-
Процес за задържане на записи (спиране на тяхното разпределение), когато възникнат събития, като например съдебни спорове.
-
Система за наблюдение и отчитане на обработването на записите, за да се гарантира, че служителите записват, имат достъп и ги управляват в съответствие с определени правила и процеси.
SharePoint функции, които могат да помогнат на организациите да внедлят интегрирани системи и процеси за управление на записи.
Общ преглед на планирането на управлението на записи
Тази тема описва стъпките за планиране, които трябва да предприемете, за да се уверите, че системата за управление на записите, която внедляваш на базата на SharePoint, ще постигне целите за управление на записите на вашата организация. По-долу е визуализиран процесът на планиране на управлението на записи:
-
Идентифициране на ролите за управление на записи Успешното управление на записи изисква специализирани роли, като например следните:
-
Записва ръководителите и служителите по съответствието, за да категоризира записите в организацията и да изпълнява процеса на управление на записите.
-
ИТ персонал за внедряване на системите, които ефективно поддържат управлението на записи.
-
Ръководителите на съдържанието, за да намерят къде се съхранява организационната информация, и да се уверят, че техните екипи следват практиките за управление на записи.
-
-
Анализиране на организационно съдържание Преди да създадете план за файлове, записва ръководителите и ръководителите на съдържанието на използването на документи за проучване в организацията, за да определи кои документи и други елементи могат да станат записи.
-
Разработване на план за файлове След като анализирате вашето организационно съдържание и определени графици за съхранение, попълнете останалата част от плана за файлове. Файловите планове се различават от организацията в организацията, но обикновено описват видовете елементи, които предприятието приема за записи, посочва къде се съхраняват, описва периодите им на съхранение и предоставя друга информация, като например кой е отговорен за управлението им и към коя по-широка категория записи принадлежат.
-
Разработване на графици за съхранение За всеки тип запис определете кога вече не е активен (използва се), колко дълго трябва да се запази след това и как в крайна сметка трябва да се освободи.
-
Оценяване и подобряване на практиките за управление на документи Уверете се, че задължителните правила се прилагат в хранилища на документи. Уверете се например, че това съдържание се проверява по подходящ начин, така че подходящите проверки да се запазват заедно със записите.
-
Проектиране на решението за управление на записи Определете дали да създадете архив на записи, да управлявате записи на място или да използвате комбинация от двата подхода. Въз основа на вашия план за файлове проектирайте архива на записа или определете как да използвате съществуващи сайтове, за да съдържате записи. Дефиниране на типове съдържание, библиотеки, правила и, когато е необходимо, метаданни, които определят местоположението, към което да се маршрутзира документ.
-
Планиране как съдържанието става записи Ако използвате функцията за SharePoint активно управление на документи и управление на записи, можете да създадете работни потоци по избор, за да преместите документи в архив на записи. Ако използвате или SharePoint, или външна система за управление на документи, можете да планирате и развиете интерфейси, които преместват съдържанието от тези системи в архива на записите, или които декларират, че документът е запис, но не премествате документа. Можете също да създадете план за обучение, за да научите потребителите как да създават и работят със записи.
-
Планиране на интегриране с имейл Определете дали ще управлявате имейл записите в SharePoint или ще управлявате имейл записите в самото имейл приложение.
-
Планиране на съответствие за социално съдържание Ако вашата организация използва социални мрежи, като например блогове или wiki, определете как това съдържание ще стане записи.
-
Планиране на отчети за съответствие и документация За да се уверите, че вашата организация изпълнява своите задължителни практики за управление на записи и да съобщава тези практики, трябва да документирате плановете и процесите за управление на записи. Ако вашето предприятие се ангажира със свързани със записите съдебни спорове, може да се наложи да представите тези указания за управление на записи, планове за внедряване и метрики за ефективността.
