Управление на правата за достъп до информация (IRM) ви помага да предотвратите отпечатването, препращането или копирането на поверителна информация от неупълномощени лица. Разрешенията се съхраняват в презентацията, където са удостоверени от IRM сървър.
Като използвате IRM в Microsoft 365, можете да управлявате правата за файлове в XPS формат (.xps) и следните типове файлове:
-
.ppt на презентация
-
.pptx на презентация
-
Presentation.pptm с разрешени макроси
-
Template.pot
-
Template.potx
-
.Шаблонна potm с разрешени макроси
-
Покажи .pps
-
Show.ppsx
-
Show.ppsm с разрешени макроси
-
Office theme.thmx
Забележки:
-
Когато тези типове файлове бъдат прикачени към имейл съобщение с управление на правата за достъп в Outlook, те също автоматично ще станат с управление на правата за достъп.
-
Когато прикачите файл на съобщение (.msg)) към имейл съобщение с управление на правата за достъп, прикаченото съобщение не е с управление на правата за достъп. IRM не управлява правата за достъп до файловите типове .msg.
Конфигуриране на вашия компютър да използва IRM
За да използвате IRM в Microsoft 365, минималното изискване за софтуера е сервизен пакет 1 (SP1) за клиент на Windows услугите за управление на правата (RMS). Администраторът на RMS може да конфигурира специфични за фирмата IRM правила, които определят кой има достъп до информацията и какво ниво на редактиране е разрешено за дадено имейл съобщение. Например администраторът на фирмата може да дефинира шаблон за права, наречен "Поверително за фирмата", който указва, че имейл съобщение, което използва тези правила, може да бъде отворено само от потребители в рамките на домейна на фирмата.
Изтегляне на разрешения
Първия път, когато се опитате да отворите презентация с ограничено разрешение, трябва да се свържете със сървър за лицензиране, за да проверите идентификационните си данни и да изтеглите лиценз за използване. Лицензът за използване задава нивото на достъп, които имате за даден файл. Този процес се изисква за всеки файл, който е с ограничено разрешение. С други думи, съдържанието с ограничено разрешение не може да се отвори без лиценз за използване. Изтеглянето на разрешения изисква Microsoft 365 да изпрати вашите идентификационни данни, които включват имейл адрес и информация за вашите права за разрешения, на сървъра за лицензиране. Информацията, съдържаща се в презентацията, не се изпраща на сървъра за лицензиране.
Ограничаване на разрешението за съдържанието във файлове
IRM ви позволява да прилагате ограничения за отделен потребител, файл или група (разрешенията, базирани на група, изискват справочната услуга на Active Directory за разширяване на групата). Например в документ, създаван от Момчил, той може да даде разрешение на Хелена да го чете, но не и да го променя. Момчил след това може да даде на Явор разрешение да редактира документа. Момчил също така може да реши да приложи петдневно ограничение за достъпа на Явор и на Хелена до документа.
-
Запишете презентацията.
-
Отидете на Информация за > файлове.
-
Изберете Защита на презентацията, посочете Ограничаване на разрешението по Хора, след което изберете Ограничен достъп.
-
В диалоговия прозорец Разрешения изберете Ограничаване на разрешението за тази презентация и след това задайте желаните нива на достъп за всеки потребител.
Вариантите ви за избор може да са ограничени, ако администратор е задал правила за разрешение по избор, които хората не могат да променят.
Нива на разрешение
-
Четене Потребителите с разрешение за четене могат да четат презентация, но нямат разрешение да я редактират, отпечатват или копират.
-
Промени Потребителите с разрешение за промяна могат да четат, редактират и записват промените в презентация, но нямат разрешение да я отпечатват.
-
Пълен контрол Потребителите с разрешение за пълен контрол имат пълни разрешения за авторство и могат да правят всичко с презентацията, което авторът може да направи, като например да зададете датите на изтичане на срока за съдържанието, да предотвратят отпечатването и да дадат разрешения на потребителите. След като срокът на разрешението за дадена презентация е изтекъл за упълномощени потребители, презентацията може да бъде отворена само от автора или от потребители с разрешение пълен контрол за презентацията. Авторите винаги имат разрешение за пълен контрол.
-
-
За да дадете на някого разрешение за пълен контрол, в диалоговия прозорец Разрешения изберете Още опции и след това в колоната Ниво на достъп изберете стрелката и след това изберете Пълен контрол в списъка Ниво на достъп .
-
След като присвоите нива на разрешение, изберете OK.
Появява се лентата за съобщения, която показва, че презентацията е с управление на правата. Ако трябва да направите промени в разрешението за достъп до презентацията, изберете Промяна на разрешението.
Ако презентация с ограничено разрешение е препратена на неупълномощено лице, се показва съобщение с имейл адреса или адреса на уеб сайта на автора, така че лицето да може да поиска разрешение за презентацията.
Ако авторът реши да не включва имейл адрес, неупълномощените потребители получават съобщение за грешка.
Задаване на дата на изтичане на срока за файл
-
Отворете файла.
-
Отидете на Информация за > файлове.
-
Изберете Защита на презентацията, посочете Ограничаване на разрешението по Хора и след това изберете Ограничен достъп.
-
В диалоговия прозорец Разрешения поставете отметка в квадратчето Ограничаване на разрешението за тази презентация и след това изберете Още опции.
-
Под Допълнителни разрешения за потребители поставете отметка в квадратчето Срокът на тази презентация изтича на и след това въведете дата.
-
Изберете OK два пъти.
Използване на различен потребителски акаунт за Windows за управление на правата за достъп до файлове
-
Отворете документа, работния лист или презентацията.
-
Отидете на Информация за > файлове.
-
Изберете Защита на презентацията, посочете Ограничаване на разрешението по Хора, след което изберете Управление на идентификационни данни.
-
Направете едно от следните неща:
-
В диалоговия прозорец Избор на потребител изберете имейл адреса за акаунта, който искате да използвате, и след това изберете OK.
-
В диалоговия прозорец Избор на потребител изберете Добави, въведете идентификационните си данни за новия акаунт и след това изберете два пъти OK .
-
Преглед на съдържание с ограничено разрешение
За да видите съдържание с управление на правата за достъп, за което имате разрешения, като използвате Microsoft 365, просто отворете презентацията.
Ако искате да видите разрешенията, които имате, или изберете Преглед на разрешение в лентата за съобщения, или изберете Тази презентация съдържа правила за разрешения 
Във версиите на Microsoft 365 на Android всички защитени с IRM файлове, които получавате, ще се отварят, ако сте влезли с акаунт, който има разрешения за файла. Когато отворите файл, защитен с IRM, ще видите информационна лента в горната част, която предлага да ви позволи да прегледате разрешенията, които са присвоени на този файл.
Управление на правата за достъп до информация (IRM) спомага за следното:
-
Не позволява на упълномощен получател на съдържание с ограничен достъп да препраща, копира, променя, печата, изпраща по факс или да поставя съдържание за неупълномощена употреба
-
Ограничаване на съдържанието независимо къде се изпраща
-
Осигуряване на изтичане на срока на файла, така че съдържанието на документите повече да не може да бъде преглеждано след определено време
-
Налагане на фирмени правила, които управляват употребата и разпространението на съдържание в рамките на фирмата
IRM не може да пречи ограничено съдържание да бъде:
-
Изтрито, откраднато или прихванато или предадено от злонамерени програми, като "троянски коне", регистратори на натиснати клавиши и определени видове шпиониращ софтуер
-
Загубено или повредено поради действия на компютърни вируси
-
Преписано на ръка от екрана на получателя
-
Цифрово заснето (когато се показва на екран) от получателя
-
Копирано посредством програми за заснемане на екрана от други производители
