Когато служител напусне вашата организация, прехвърлянето на неговите файлове в OneDrive бързо и сигурно е от съществено значение – тази актуализация прави този процес по-прост и по-надежден.
Управлението на файлове за напускащи служители току-що стана по-лесно. Ключовите актуализации включват:
-
Обновени известия – имейлите за почистване на акаунт вече са по-забележими, което помага да се намали вероятността да бъдат пропуснати.
-
Подобрено филтриране – новите опции улесняват намирането и приоритизирането на споделените или важните файлове.
-
Преместване и запазване на споделянето – Прехвърлете няколко файла наведнъж, като запазите съществуващите разрешения за споделяне.
-
Консолидирани известия – когато шест или повече файла бъдат преместени, сътрудниците получават едно-единствено опростено известие.
Когато потребителски акаунт бъде изтрит, достъпът до OneDrive автоматично се предоставя на ръководителя на потребителя или на определен вторичен собственик. Получателят получава имейл известие с подробности за достъпа и информация за периода на съхранение на OneDrive. Седем дни преди края на периода на съхранение се изпраща втори имейл за напомняне, в който се посочва, че OneDrive ще бъде изтрит окончателно след седем дни.
Ръководителите или вторичните собственици могат да прехвърлят файлове от OneDrive на други местоположения по следния начин:
-
От имейла щракнете върху Преглед на файлове за достъп до папката в OneDrive на напускащия потребител.
-
Използвайте филтъра Споделени , за да виждате само споделени файлове, или Всички , за да видите всичко.
-
Изберете файловете, като използвате квадратчето за отметка в заглавката на таблицата.
-
Щракнете върху Премести в, изберете местоназначение и поставете отметка в Квадратчето за отметка Запази споделянето с едни и същи хора , за да запазите достъпа на сътрудника.
-
Щракнете върху Премести в отново, за да започнете прехвърлянето.
-
Сътрудниците ще получат един имейл, когато се преместят шест или повече файла.
Често задавани въпроси
Мога ли да прехвърля собствеността върху списък на Microsoft или Forms от OneDrive към екипен сайт?
Не. Списъци на Microsoft и Forms не се съхраняват като традиционни файлове в OneDrive – те се рендират в самостоятелни приложения. Поради това те не се показват в списъка с файлове в OneDrive и не се поддържат от функцията за прехвърляне на собствеността.
Мога ли да видя кои файлове са споделени външно?
Не още. Тази функция в момента не е налична, но я обмисляме за бъдеща актуализация като част от следващия кръг подобрения.
Функцията за прехвърляне на собствеността наистина преместване ли е, или просто копира файловете?
Това е пълен ход. Файловете се преместват от първоначалния OneDrive към новото местоназначение и местоположението им се актуализира по съответния начин.
Какво се случва с файловете под задържане на откриването на електронни данни по време на прехвърлянето на собствеността?
Ако OneDrive е под задържане на откриването на електронни данни, той няма да бъде изтрит – дори ако ръководителят получи имейл за почистване. Файловете все още могат да се преглеждат, редактират, преместват или изтриват, но всички промени се записват в библиотеката за архивно запазване за правен преглед.
