Основни задачи в Spreadsheet Compare

Отваряне на Spreadsheet Compare

На началния екран щракнете върху Spreadsheet Compare. Ако не виждате опцията Spreadsheet Compare , започнете да въвеждате думите Spreadsheet Compare и след това изберете опцията й.

В допълнение към Spreadsheet Compare ще намерите и придружаващата програма за Access – Microsoft Database Compare. Също така изисква Office Professional Plus версии или Приложения на Microsoft 365 за предприятия.

Сравняване на две работни книги на Excel

1. Щракнете върху Начало > Сравняване на файлове.

   

   Появява се диалоговият прозорец Сравняване на файлове .

2. Щракнете върху синята икона на папка до полето Сравняване , за да отидете до местоположението на по-старата версия на вашата работна книга. В допълнение към файловете, записани на вашия компютър или в мрежа, можете да въведете уеб адрес към сайт, където са записани вашите работни книги.
   
   

3. Щракнете върху зелената икона на папка до полето До , за да отидете до местоположението на работната книга, която искате да сравните с по-старата версия, и след това щракнете върху OK.

   Съвет:  Можете да сравните два файла с едно и също име, ако те са записани в различни папки.

4. В левия екран изберете опциите, които искате да видите в резултатите от сравнението на работната книга, като поставите или премахнете отметката от опциите, като например Формули, Макроси или Формат на клетка. Или просто изберете Избери всички.
   
   

5. Щракнете върху OK , за да изпълните сравнението.

Ако получите съобщение "Не може да се отвори работната книга", това може да означава, че една от работните книги е защитена с парола. Щракнете върху OK и след това въведете паролата за работната книга. Научете повече за това как паролите и Spreadsheet Compare работят заедно.

Резултати от сравнението се показват в мрежата с два екрана. Работната книга отляво съответства на файла "Сравняване" (обикновено по-стар), който сте избрали, а работната книга отдясно съответства на файла "До" (обикновено по-нов). Подробни данни се показват в екрана под двете мрежи. Промените се осветяват по цвят в зависимост от вида на промяната.

Разбиране на резултатите

• В мрежата "един до друг" работен лист за всеки файл се сравнява с работния лист в другия файл. Ако има няколко работни листа, те са налични, като щраквате върху бутоните "напред" и "Назад" на хоризонталния плъзгач.

  Забележка: Дори ако даден работен лист е скрит, той все още се сравнява и показва в резултатите.

• Разликите са маркирани с цвят за запълване на клетка или цвят на шрифта за текст, в зависимост от типа на разликата. Например клетките с "въведени стойности" (клетки без формули) са форматирани със зелен цвят на запълване в мрежата "един до друг", както и със зелен шрифт в списъка с резултати от екрана. Най-долният ляв екран е легенда, която показва какво означават цветовете.

В примера, показан тук, резултатите за Q4 в по-старата версия не са окончателни. Най-новата версия на работната книга съдържа крайните числа в колоната E за Q4.

В резултатите от сравнението клетките E2:E5 и в двете версии имат зелено запълване, което означава, че въведената стойност е променена. Тъй като тези стойности се променят, изчислените резултати в колоната YTD също се променят – клетките F2:F4 и E6:F6 имат синьо-зелено запълване, което означава, че изчислената стойност е променена.

Изчисленият резултат в клетка F5 също се промени, но най-важната причина е, че в по-старата версия формулата е неправилна (сумира само B5:D5, като пропуска стойността за Q4). Когато работната книга е актуализирана, формулата в F5 е коригирана така, че сега е =SUM(B5:E5).

• Ако клетките са твърде тесни, за да покажат съдържанието на клетката, щракнете върху Преоразмери клетките, за да се поберат.

Добавката Inquire на Excel

В допълнение към функциите за сравнение на Spreadsheet Compare, Excel 2013 има добавка Inquire, която можете да включите, която прави достъпен раздела "Inquire". От раздела Inquire можете да анализирате работна книга, да видите релациите между клетките, работните листове и други работни книги и да изчистите излишното форматиране от работен лист. Ако имате две отворени работни книги в Excel, които искате да сравните, можете да изпълните Spreadsheet Compare с помощта на командата Сравняване на файлове.

Ако не виждате раздела Inquire в Excel, вижте Включване на добавката Inquire. За да научите повече за инструментите в добавката Inquire, вижте Какво можете да правите с Spreadsheet Inquire.

Следващи стъпки

Ако имате "критични за мисията" работни книги на Excel или бази данни на Access във вашата организация, помислете за инсталиране на инструментите за управление на електронни таблици и бази данни на Microsoft. Microsoft Audit and Control Management Server предоставя мощни функции за управление на промени за файлове на Excel и Access и се допълва от Microsoft Discovery and Risk Assessment Server, който предоставя функции за наличности и анализ, като всички те имат за цел да ви помогнат да намалите риска, свързан с използването на инструменти, разработени до края потребители в Excel и Access.

Също така вижте Общ преглед на Spreadsheet Compare.