Отваряне и затваряне на файловете с данни на Outlook (.pst)

Outlook е част от ежедневната ви програма. Можете да го използвате за изпращане на имейл съобщения, за настройване на събития в календара и за създаване на задачи и други елементи. Но чудите ли се как и къде се съхраняват всички тези елементи? За Microsoft 365, Exchange и Outlook.com цялата ви информация се съхранява на сървъра, но офлайн копие се съхранява и на локалния ви компютър в офлайн файл с данни Outlook (.ost).

За POP и IMAP акаунти можете да съхранявате вашите Outlook елементи в Outlook с данни (.pst). Ако искате да отворите или затворите файл с Outlook данни (.pst), можете да направите това с няколко прости стъпки.

Забележка: Ако организацията ви има правила, които автоматично архивират имейл съобщения, вашите по-стари имейл съобщения, събития в календара и задачи може да се съхраняват в архивен Outlook файл с данни (.pst). Дори ако акаунтът ви използва офлайн файл с Outlook данни (.ost) за цялата му информация за деня, все още може да имате архивен.pst файл, който съдържа по-стара информация.

  1. Изберете Файл> Отваряне & експортиране >Отваряне Outlook с данни.

    Отваряне на файл с данни на Outlook

    Забележка: В зависимост от това Outlook е настроено, вероятно папката, където се съхранява .pst файлът, ще се отвори автоматично. Ако това не стане, отидете до местоположението на файла. Ако не сте сигурни къде се намира вашият Outlook данни, вижте Намиране на файловете с Outlook данни.

  2. Изберете бутона Файл с данни на Outlook (.pst) и след това изберете Отвори.

  3. След като отворите файла Outlook данни (.pst), файлът ще се появи в екрана с папки. Обикновено ще го намерите в долната част на списъка с папки. Изображението по-долу е пример. Името на вашия файл с Outlook данни (.pst) вероятно няма да бъде файл с данни на Outlook. Обикновено името се базира на акаунта, с който е свързан файлът. Например файл с Outlook данни за акаунта, Cheryl.Parsons64@yahoo.com вероятно ще се нарича Cheryl Parsons или Cheryl.Parsons64@yahoo.com.

    За да отворите файла с данни на Outlook, изберете стрелката до него.

Можете да премахнете файл с Outlook данни от екрана Папка, като затворите файла. Това обаче не премахва файла от вашия компютър.

  • В екрана Папка щракнете с десния бутон върху името на файла с Outlook данни и след това изберете Затвори "Outlook файл с данни".

Какво искате да направите?

Ако имате съобщение Файл с данни на Outlook (.pst) което не се показва в навигационен екран, можете да го добавите, така че да можете да работите с елементите във файла с данни.

  1. В раздела Файл щракнете върху Настройки на акаунт > Настройки на акаунт.

    ''настройки на акаунти'' в изгледа backstage

  2. В раздела Файлове с данни щракнете върху Добави.

  3. Щракнете върху Файл с данни на Outlook (.pst), който искате да отворите, и след това щракнете върху OK.

Файл с данни на Outlook (.pst) създадени с помощта Outlook 2010 се записват на вашия компютър в папката Документи\Outlook Файлове. Ако използвате xp Windows, тези файлове се създават в папката Моите документи\Outlook Файлове.

Файловете, създадени в предишни версии на Outlook, се записват в друго местоположение в скрита папка.

  • Windows 7 и Windows Vista
    диск:\Потребители\потребител\AppData\Local\Microsoft\Outlook

  • Windows XP
    устройство:\Документи и Настройки\потребител\Локален Настройки\Данни за приложения\Microsoft\Outlook

Съвет:  За информация относно скритите папки в Windows вижте "Помощ и поддръжка на Windows".

Името на файла, което зададете за Файл с данни на Outlook (.pst), се показва в навигационния екран. Преди Outlook 2010, показваното име по подразбиране за Файл с данни на Outlook (.pst) е лични папки. Това може да е объркващо, ако работите с няколко Outlook с данни (.pst), които са създадени в предишни версии на Outlook. Препоръчваме ви да използвате описателно показвано име за всеки Файл с данни на Outlook (.pst).

  1. В раздела Файл щракнете върху Настройки на акаунт > Настройки на акаунт.

  2. В раздела Файлове с данни щракнете върху Файл с данни на Outlook (.pst) файл > Настройки.

  3. В полето Име въведете описателно име за Файл с данни на Outlook (.pst).

    Диалоговият прозорец ''Файл с данни на Outlook''

    Забележка: Промяната на показваното име не преименува файла. Променя се само името, както се показва в навигационния екран.

Когато вече не се нуждаете от често срещан достъп до Файл с данни на Outlook (.pst), можете да затворите файла. Затвореният файл вече не се показва в навигационния екран, но не се изтрива от вашия компютър.

  • Щракнете с десния бутон върху името на Файл с данни на Outlook (.pst), които искате да премахнете от навигационния екран, и след това щракнете върху Затвори името.

    Командата ''Затвори файла с данни на Outlook (.pst)''

Внимание: Ако командата Затвори не е налична, вероятно се опитвате да премахнете файла по подразбиране Файл с данни на Outlook (.pst), който се използва за записване на новите ви съобщения. Ако искате да премахнете този файл с данни, новите съобщения няма да имат къде да отидат.

Важно:  Office 2010 вече не се поддържа. Надстройте до Microsoft 365, за да работите навсякъде от всяко устройство и да продължите да получавате поддръжка.

Надстройване сега

Ако сте създали .pst файл, който не се показва в навигационния екран, добавете .pst файла в Outlook, така че да можете да работите с елементите в него.

  1. В менюто Файл посочете Отвори и след това щракнете върху Outlook с данни.

  2. Щракнете върху .pst файла, който искате да отворите, и след това щракнете върху OK.

    Забележка: Името на папката, която е свързана с файла с данни, се показва в списъка с папки. За да видите списъка с папки, в менюто Отиди щракнете върху Списък на папките. По подразбиране папката ще се нарича лични папки.

По-долу е изброен списък на Outlook файлове с данни се записват на вашия компютър. Някои от папките може да са скрити. За да ги прегледате, направете едно от следните неща:

  1. Щракнете върху бутона Старт и после върху Контролен панел.

  2. Щракнете върху Опции за папките.

    Диалоговият прозорец "Опции за папките"

  3. Щракнете върху раздела Изглед и след това щракнете върху опцията Покажи скритите файлове и папки.

Местоположения на файловете в Windows Vista

Outlook с данни (.pst)    диск:\Потребителско\потребителско име\Локален Настройки\Данни на приложението\Microsoft\Outlook

Файл с офлайн папки (.ost)    диск:\Потребителско\потребителско име\Локален Настройки\Данни на приложението\Microsoft\Outlook

Местоположения на файловете в Windows XP

Outlook с данни (.pst)    диск:\Документи и настройки\потребител\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Файл с офлайн папки (.ost)    диск:\Документи и настройки\потребител\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Имайте предвид следните точки:

  • Можете да запишете, копирате или преместите файл с данни (различен от файла, който се използва като местоположение за доставяне по подразбиране) на друго местоположение на вашия твърд диск или на споделяне в мрежата. Не забравяйте, че трябва да имате разрешения за четене/запис, за да отворите файл с лични папки (.pst) от мрежов дял.

  • Ако трябва да имате достъп до файл с данни, който се съхранява в мрежов дял или на друг компютър, затворете всяка програма, която може да използва този файл. До файл с данни може да се осъществява достъп само от един потребител или програма едновременно.

  • Файлът с данни .pst не поддържа мултимедия само за четене, като например компактдискове и DVD дискове.

Ако използвате акаунт за microsoft Exchange, обикновено вашите имейл съобщения, календар, контакти и други елементи се доставят и съхраняват във вашата пощенска кутия на сървъра. Когато инсталирате Outlook на нов компютър и конфигурирате акаунт за Exchange, всички елементи на сървъра ще бъдат достъпни за вас отново. Останалата информация в тази статия не се отнася за вас, освен ако не сте архивирали локални файлове с данни или сте посочили, че вашите Exchange да се доставят в локален файл с данни.

Ако използвате POP3 имейл акаунт, който е един от най-често срещаните типове личен имейл акаунт, вашите имейл съобщения се изтеглят от вашия POP3 имейл сървър при вашия интернет доставчик (ISP) на вашия компютър и се доставят и съхраняват локално във файл с лични папки (.pst) с име Outlook.pst (името на файла с данни по подразбиране). Outlook.pst се съхранява в устройството:\Документи и Настройки\потребител\Local Настройки\Application Data\Microsoft\Outlook папка.

Забележки: Местоположението по подразбиране на .pst файла е скрита папка. За да Windows Explorer, за да се придвижите до тази папка, трябва първо да включите показването на скрити папки.

  • В Windows Explorer, в менюто Инструменти щракнете върху Опции за папките.

  • В раздела Изглед, под Разширени Настройки, под Файлове и папки, под Скрити файлове и папки щракнете върху Покажи скритите файлове и папки.

  • Ако искате да видите всички разширения на имена на файлове, изчистете отметката от квадратчето Скрий разширенията за известни типове файлове под Файлове и папки.

    Скритите папки изглеждат недостъпни, за да покажат, че не са типични папки.

Можете да преместите всеки Outlook.pst файл във всяко местоположение на вашия компютър. Например някои хора искат да запазят своите файлове с Outlook данни на устройство D или под Моите документи, така че създаването на архивни файлове да е по-лесно.

Преди да преместите своя .pst файл, може да искате да промените показваното му име от лични папки в нещо по-смислено за вас. Промяната на името ви помага да различавате различните Outlook с данни, когато работите с повече от един .pst файл.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху Лични папки и след това щракнете върху Свойства за "Лични папки".

    Контекстно меню за ''Лични папки''

    Личните папки винаги са папка от най-високо ниво в навигационния екран, в "Поща".

    Диалогов прозорец ''Свойства на личните папки''

  2. Щракнете върху Разширени.

  3. В текстовото поле Име въведете име, което е смислено за вас, като например данните Outlook Грета.

    Диалогов прозорец ''Лични папки''

  4. Щракнете върху OK два пъти.

Сега можете да започнете да премествате Outlook файлове с данни на друго местоположение на вашия компютър.

  1. В Outlook обърнете внимание на местоположението и името на файла.

    • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху Лични папки или името, което се показва за вашия .pst файл, и след това щракнете върху Свойства за името на папката.

    • Щракнете върху Разширени.

    • В текстовото поле Име на файл отбележете пълния път и името на файла на .pst файла.

  2. Излезте Outlook и след това преместете файла.

    • Използвайте Windows Explorer, за да копирате всеки .pst файл от неговото местоположение по подразбиране в устройството:\Документи и Настройки\потребител\Local Настройки\Application Data\Microsoft\Outlook папка в произволна папка на вашия компютър, която искате.

      Забележки: Местоположението по подразбиране е скрита папка. За да Windows Explorer, за да се придвижите до тази папка, трябва първо да включите показването на скрити папки.

      • В Windows Explorer, в менюто Инструменти щракнете върху Опции за папките.

      • В раздела Изглед, под Разширени Настройки, под Файлове и папки, под Скрити файлове и папки щракнете върху Покажи скритите файлове и папки.

      • Ако искате да видите всички разширения на имена на файлове, изчистете отметката от квадратчето Скрий разширенията за известни типове файлове под Файлове и папки.

        Скритите папки изглеждат недостъпни, за да показват, че не са типични папки.

  3. В контролния панел щракнете върху Потребителски акаунти и след това щракнете върху Поща.

    Забележка: Ако използвате класическия изглед в контролния панел, щракнете двукратно върху Поща.

  4. Щракнете върху Покажи профилите и след това изберете профила, съдържащ .pst файла.

  5. Щракнете върху Свойства и след това щракнете върху Файлове с данни.

  6. Изберете файла с данни от списъка и след това щракнете върху Настройки.

  7. Когато се появи съобщение, уведомявайки ви, че файлът с данни не може да бъде намерен в старото местоположение, щракнете върху OK.

  8. Отидете до новото местоположение на папката, изберете файла с данни и след това щракнете върху Отвори.

  9. Щракнете върху OK и след това щракнете върху Затвори два пъти.

  10. Щракнете върху OK и рестартирайте Outlook.

Ако работите офлайн с Outlook или използвате Exchange с кеширан режим на Exchange, можете да промените местоположението на локалния файл с офлайн папки (.ost) на друга папка или твърд диск.

  1. Изход Outlook.

  2. Щракнете върху Старт и след това върху Контролен панел.

  3. Щракнете двукратно върху Поща и след това щракнете върху Имейл акаунти.

  4. Щракнете върху Покажи профилите и след това изберете профила, съдържащ .pst файла.

  5. Щракнете върху Свойства и след това щракнете върху Файлове с данни.

  6. Изберете акаунта Exchange и след това щракнете върху Настройки.

  7. В раздела Разширени изчистете отметката от квадратчето Използвай кеширан Exchange режим.

    Забележка: Когато видите това съобщение: Трябва да рестартирате Outlook, за да влязат в сила тези промени, щракнете върху OK.

  8. Щракнете Настройки и в раздела Разширени щракнете върху Файл с офлайн папки Настройки.

  9. Щракнете върху Забрани използването офлайн и след това щракнете върху Да в диалоговия прозорец, който се появява.

  10. Щракнете върху Файл с офлайн Настройки.

  11. Щракнете върху Преглед, отидете на местоположението, където искате да запишете .ost файла, въведете име в полето Име на файл и след това щракнете върху Отвори.

  12. Щракнете върху OK и след това отметнете квадратчето Използвай кеширан Exchange режим.

  13. Щракнете върху OK. Когато видите това съобщение: Трябва да рестартирате Outlook, за да влязат в сила тези промени, щракнете върху OK.

  14. Щракнете върху Затвори.

    Следващия път, когато стартирате Outlook, новият .ost файл ще бъде синхронизиран с пощенската ви кутия на сървъра, на който се изпълнява Exchange.

В момента няма начин да защитите с парола Outlook при стартиране или да заключите Outlook, ако трябва бързо да излезете от компютъра си, освен с помощта на вашата парола за влизане в Microsoft Windows или с помощта на софтуер на друг потребител, написан специално за защита с парола Outlook. Можете обаче да зададете парола във файла с лични папки (.pst). Ако използвате интернет имейл акаунт в Outlook, като например POP3 или HTTP акаунт, вашите имейл съобщения се доставят в .pst файл с данни на твърдия диск на вашия компютър. Можете да използвате парола във вашия .pst файл, за да предотвратите случайно проникване от други хора, с които споделяте компютъра си.

  1. В менюто Отиди щракнете върху Списък на папките.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако имате POP3 имейл акаунт, щракнете с десния бутон върху Лични папки и след това щракнете върху Свойства за "Лични папки" в контекстното меню.

      Забележка: Ако сте предоставили показвано име по избор за вашия файл с данни, заместете това име за лични папки.

    • Ако имате IMAP или HTTP имейл акаунт, като например Microsoft Windows Live Mail, щракнете с десния бутон върху името на акаунта и след това щракнете върху Свойства за името на акаунта в контекстното меню.

  3. В раздела Общи щракнете върху Разширени.

  4. Щракнете върху Промяна на паролата.

  5. В диалоговия прозорец Промяна на парола въведете новата парола – до 15 знака – и я проверете, като я въведете отново.

    Забележки: 

    • Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Пример за сигурна парола: Y6dh!et5 и пример за слаба парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече. За повече информация вижте Създаване на по-силни пароли и защита.

    • От особена важност е да запомните вашата парола. Ако забравите паролата си, Microsoft не може да я извлече. Съхранявайте записаните пароли на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

  6. Уверете се, че квадратчето за отметка Запиши тази парола в списъка с пароли е изчистено. Това не позволява кеширане на паролата, така че ще трябва да въвеждате паролата всеки път, когато изпълнявате Outlook. Не забравяйте паролата.

    Важно: Нито Microsoft, вашият доставчик на интернет услуги (ISP), нито администраторът на пощата ви имат достъп до паролата ви, нито могат да ви помогнат да възстановите съдържанието на .pst файла, ако забравите паролата.

  7. Щракнете върху OK три пъти.

Когато щракнете върху папката с имейл акаунти, ще получите подкана за паролата си. След като получите достъп, няма да е нужно да въвеждате паролата отново за тази сесия. Ако излезете и след това рестартирате Outlook, ще получите подкана за паролата, когато щракнете върху папката с имейл акаунти.

Важно: Функцията за парола .pst не е предназначена да предоставя защита срещу хакери. Това е просто начин да предотвратите неволно проникване от други хора, на които се доверявате и с които споделяте компютъра си, като например у дома със семейството си. По-защитен начин за защита на вашите данни на компютър, който споделяте с други хора, е да създадете защитен с парола потребителски акаунт Windows за всяко лице, което използва компютъра.

Показваното име по подразбиране на файла с лични папки (.pst) е лични папки. Това може да е объркващо, ако работите с няколко .pst файла, всички от които имат едно и също име. Най-добрата практика е да персонализирате показваното име.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху Лични папки и след това щракнете върху Свойства за "Лични папки".

    Диалогов прозорец ''Свойства на личните папки''

  2. Щракнете върху Разширени.

    Диалогов прозорец ''Лични папки''

  3. В полето Име въведете име, което е смислено за вас, като например данните Outlook Грета.

  4. Щракнете върху OK два пъти.

В навигационния екран виждате най-горната папка с името, което сте въвели. Сега можете бързо да различавате своя файл с данни от всички останали.

Съвет: Персонализирането на имената на файловете също е полезно, ако запазите множество .pst файлови архиви. Ако например създадете месечен .pst файл, за да съхранявате всички изпратени елементи за този месец, можете да преименувате показваното име от лични папки на нещо по-лесно, като например Архив на изпратените съобщения – декември 2007 г.

Дори ако имате тенденция да натрупате имейл, може да искате да изчистите част от бъркотията в навигационния екран. Възможно е не винаги да се нуждаете от незабавен достъп до архивен .pst файл. Можете да премахнете файл Outlook данни от навигационния екран, без да изтривате файла от компютъра си.

  • Щракнете с десния бутон върху файла с лични папки, който искате да премахнете от навигационния екран, и след това щракнете върху Затвори личните папки.

Ако опцията Затвори личните папки не е налична, вероятно се опитвате да премахнете .pst файла, който Outlook използва за записване на новите ви съобщения. Ако премахнете този файл с данни, новите съобщения няма да имат къде да отидат.

Съвет: Страхувате се да изтриете файл и да загубите данните си? Затварянето на .pst файл не изтрива файла или елементите, които съдържа. Файлът вече не се показва в навигационния екран. Винаги можете да добавите .pst файл обратно към дисплея, като направите следното:

  1. В менюто Файл посочете Отвори и след това щракнете върху Outlook с данни.

  2. Щракнете върху .pst файла, който искате да отворите, и след това щракнете върху OK.

Повече информация за Outlook с данни

За повече информация относно Outlook с данни вижте следните теми:

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си

Преглед на обучението >

Получавайте първи новите функции

Присъединете се към Microsoft приобщени >

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на езика?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×