Можете да използвате Access, за да работите офлайн с данни, които са свързани със списъци на SharePoint. Това може да е полезно, ако например е необходимо да сте извън офиса или трябва да продължите да работите, когато не е наличен сървър или сте загубили връзки със сървъра.
Общ преглед
Преди да работите офлайн с данни от сайт на SharePoint, първо трябва да създадете връзки между таблиците на Access и списъците на SharePoint. След това можете да изведете списъците офлайн, за да ги актуализирате или анализирате с помощта на Access. Когато отново се свържете, можете да синхронизирате данните, така че базата данни и списъците да се актуализират. Ако вашата база данни има заявки и отчети, можете да ги използвате, за да анализирате свързаните данни.
Ако актуализирате каквито и да е данни, докато сте офлайн, можете да синхронизирате промените, когато Access се свърже отново със сървъра. Ако възникне конфликт на данни – например ако някой актуализира запис на сървъра, докато различен човек актуализира един и същ запис офлайн – можете да разрешите конфликта, когато синхронизирате.
Можете да свържете таблици на Access към списъци с помощта на няколко метода. Например можете да прехвърлите вашата база данни в сайт на SharePoint, който също да свързва таблиците в базата данни със списъците в сайта. Можете и да експортирате данни от списък в изглед на лист с данни в сайт на SharePoint в таблица на Access. Например можете да използвате отчет в Access, за да обобщите данните. За повече информация относно свързването към данни на SharePoint от Access вижте Импортиране или свързване към данни в списък на SharePoint.
Работа офлайн със списъци на SharePoint в Access
Започвайки от Access 2010, работата офлайн със свързани списъци на SharePoint е по-скоро автоматизиран процес, поддържан от Access. Ако Access не може да се свърже към сайта на SharePoint, където се намират вашите свързани списъци на SharePoint, може би защото сте загубили връзката с интернет, достъпът преминава в офлайн режим. В лентата на състоянието в долната дясна част на прозореца на Access ще видите съобщение, което гласи, че всички таблици на SharePoint са прекъснати. Ако щракнете върху файл > информация , ще видите също подобно съобщение, показващо, че имате прекъсната връзка с таблици. Когато сте в офлайн режим, можете да продължите да добавяте, редактирате и изтривате данни в кеширано локално копие на данните от списъка на SharePoint.
Access продължава да се опитва и да се свързва периодично през определени интервали от време със свързаните списъци в SharePoint Server. След като Access възстанови връзката към сайта на SharePoint, ще видите лента за съобщения под лентата, която ви пита дали искате да синхронизирате вашите офлайн данни със сървъра.
Щракнете върху Синхронизиране и достъп до повторно свързване към свързаните списъци на SharePoint и след това опитвате да обедините всички промени в данните.
Отстраняване на конфликтни промени в данните
Конфликт възниква, когато двама потребители направят промяна на една и съща част от данните или структурата на списъка. Потребителят, който подаде промяна първо, ще успее да извърши промените си, но вторият потребител ще бъде уведомен за конфликта.
Например потребителят променя колоната за град от третия ред от Далас до Сиатъл и в същото време сменяте клетката от Далас до Хюстън. Промените на потребителя а се подават първо към сървъра, последвано от вашите промени. Сървърът ви информира за конфликт и ви позволява да отстраните конфликта.
Забележка: Ще възникне конфликт дори когато потребителите редактират различни клетки в същия ред.
Няма да можете да правите никакви промени в запис, който има конфликт, докато не решите конфликта.
Ако Access открие конфликти между данни, докато синхронизирате вашите офлайн промени със сървъра на SharePoint, ще видите диалоговия прозорец Разрешаване на конфликти .
Направете едно от следните неща:
-
За да отстраните показвания в момента конфликт или грешка чрез Игнориране на промените, които сте направили в записа, щракнете върху отхвърли промените ми. Промените ви ще бъдат загубени.
-
За да отстраните всички висящи конфликти и грешки, като игнорирате всичките си промени в списъка, щракнете върху отхвърли всички мои промени.
-
За да отстраните показвания в момента конфликт или грешка чрез повторно прилагане на промените, щракнете върху Опитай отново моите промени. В случай на конфликт, ако вие и другият потребител промените една и съща колона, промените ще запишат върху промените на другите потребители. Ако редактирате различни колони, промените ви ще бъдат обединени с промените на другите потребители.
-
За да отстраните всички висящи конфликти и грешки чрез повторно прилагане на промените, щракнете върху Опитай отново всички мои промени.
-
За да видите подробностите за следващия конфликт или грешка, щракнете върху напред в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец.
-
За да видите подробните данни за предишния конфликт или грешка, щракнете върху назад в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец.
-
За да разрешите конфликти и грешки на по-късен етап, щракнете върху Затвори в заглавната лента на диалоговия прозорец.
Бележки
-
Мрежата за подробни данни показва всички колони в текущия изглед. Ако колоните не са видими, използвайте хоризонталната лента за превъртане, за да превъртите или да плъзнете десния ръб на диалоговия прозорец, за да увеличите ширината на мрежата за подробни данни.
За да увеличите съдържанието на колона, щракнете върху колоната в мрежата за подробни данни. Промените ви и промените на другите потребители ще се показват в диалоговия прозорец подробни данни за поле . Диалоговият прозорец е полезен и за преглед на промените във форматирането на RTF текст.
-
Мрежата за подробни данни показва изтрит редвместо ред с данни, ако вие или друг потребител изтриете ред. Ако другият потребител изтрие реда, диалоговият прозорец не показва името на потребителя или датата и часа на изтриването. Също така няма да можете да опитате отново промените.
Задаване на опцията за кеширане на таблици в уеб услуги и SharePoint
Настройката по подразбиране за нови бази данни в Access 2010 и по-новите версии е таблиците, свързани с уеб услуги и SharePoint, да се кешират. Ако искате да промените това поведение и вместо това да използвате поведението, което съществува в Access 2007, щракнете върху Опции за > на файл , за да отворите диалоговия прозорец Опции на Access . Щракнете върху текуща база данни , за да видите настройките, показани под кеширане на уеб услуга и таблици на SharePoint.
-
Използвай кеш формата, съвместим с Microsoft Access 2010 и следваща версия Изберете тази опция, ако искате Access да кешира локално копие на свързаните данни. Тази настройка може да подобри производителността при работа със свързани данни. Зареждането и преглеждането на свързаните данни ще бъде по-бързо, когато използвате тази опция. Изчистете отметката за тази опция, ако искате да използвате начина на кеширане, характерен за Access 2007.
-
Изчисти кеша при затваряне Изберете тази опция, ако искате Access да изчиства всички локални кеширани данни от паметта, когато затваряте вашата база данни.
-
Никога не кеширай Изберете тази опция, ако искате Access да не кешира локално копие на данните, докато работите с вашите свързани източници на данни на SharePoint.
Забележка: Опциите Изчисти кеша при затваряне и Никога не кеширай не са налични, ако махнете отметката от настройката Използвай кеш формата, съвместим с Microsoft Access 2010 и следваща версия.
Мога ли да работя офлайн ръчно в Access 2010 и по-нова версия?
За да имате ръчна контрола за работа офлайн със свързани данни на SharePoint в Access 2010 и по-нова версия, ще трябва да изчистите формата за кеширане, съвместим с Microsoft Access 2010 и настройката за текуща база данни в диалоговия прозорец Опции на Access. Вижте предишната секция за намиране и задаване на тази опция.
Забележка: Можете да бъдете подканени да затворите и да отворите отново вашата база данни, след като промените настройката.
След като изчистите отметката от квадратчето Използвай формат за кеширане, съвместим с Microsoft Access 2010 и по-нова версия , ще видите група свързани списъци от команди, които се показват в раздела външни данни .
В тази група ще видите команди, като например работа офлайн, Синхронизиране, повторно свързване на списъци и др. Това са същите команди, които са били в Access 2007 в групата " списъци на SharePoint " в раздела " външни данни ".
За да работите офлайн с вашите данни от списък на SharePoint в този режим, щракнете върху работа офлайн.
За да синхронизирате офлайн списъците с данни от сървъра, щракнете върху Синхронизирай.
За да свържете отново свързаните таблици, след като работите офлайн, щракнете върху работа онлайн.
Използвате Access 2007?
За да изпълните тази процедура, първо трябва да свържете таблиците на Access със списъците на SharePoint.
Забележка: Ако имате база данни, която вече е публикувана в сайт на SharePoint, първо трябва да запишете локално копие на базата данни и след това да вземете списъците офлайн.
-
Отваряне на базата данни, която е свързана със списъци на SharePoint.
-
В раздела външни данни , в групата списъци на SharePoint щракнете върху работа офлайн.
Забележка: Ако бутонът работа офлайн не е наличен, или вашите таблици не са свързани със списъци на SharePoint, или вече сте изкарали списъка с данни офлайн.
-
Отваряне на базата данни, която е свързана с вашите списъци на SharePoint.
-
В раздела външни данни , в групата списъци на SharePoint щракнете върху Синхронизиране.
Ако възникне конфликт по отношение на промяна, която сте направили офлайн, и промяна, която някой е направил на сървъра, се показва диалоговият прозорец Разрешаване на конфликти .
В диалоговия прозорец се показва информация за конфликта, като например защо е възникнала грешката, и предоставя опции, за да се опитате да подадете данните отново или да отхвърлите промените. Ако има няколко грешки, можете да видите подробностите за всяка грешка, като щракнете върху бутоните назад и напред в диалоговия прозорец. Някои грешки могат да бъдат разрешени само чрез отхвърлянето на вашите промени.
Мрежата за подробни данни в диалоговия прозорец " отстраняване на грешки " показва всички колони в текущия изглед. За засегнатите редове мрежата за подробни данни показва промените, които сте направили. Не можете да редактирате стойностите, но можете да щракнете върху всяка колона, за да видите повече подробности.
-
В диалоговия прозорец " отстраняване на грешки " направете едно от следните неща:
-
Ако искате да запазите направените промени на сървъра към избрания елемент, щракнете върху отхвърли промените ми.
-
Ако искате да се опитате да подадете отново промените към избрания елемент, щракнете върху Опитай отново моите промени.
В зависимост от ситуацията може да се наложи да изчакате, докато проблемът бъде разрешен. Например ако не можете да синхронизирате промените си поради проблем с мрежовата връзка, трябва да изчакате да се свържете отново.
-
Ако искате да запазите направените промени на сървъра на всички елементи, щракнете върху отхвърли всички мои промени.
-
Ако искате да се опитате да подадете отново промените на всички елементи, щракнете върху Опитай отново всички мои промени.
В зависимост от ситуацията може да се наложи да изчакате, докато проблемът бъде разрешен. Например ако не можете да синхронизирате промените си поради проблем с мрежовата връзка, трябва да изчакате да се свържете отново.
Забележки:
-
Ако грешката може да бъде разрешена само чрез отхвърлянето на вашите промени, бутоните за повторен опит на промените може да не са налични.
-
Можете да затворите диалоговия прозорец, без да предприемате никакви действия, но няма да можете да оставите или да актуализирате списъка или да правите промени в изчисляема колона, докато не отстраните грешката.
-
-
След като отново свържете свързаните таблици, всички промени, които правите в данните или обектите, се синхронизират.
-
Отваряне на базата данни, която е свързана със списъците на SharePoint.
-
В раздела външни данни , в групата списъци на SharePoint щракнете върху работа онлайн.
Забележка: Ако искате да отхвърлите промените, които сте направили офлайн, щракнете върху отхвърли промените в групата списъци на SharePoint .
