След като разработите план за файлове и проектирате решението си за управление на записи в SharePoint, планирайте как активните документи във вашата организация – електронно и хартиено копие – ще станат записи. Тази статия предлага техники за преглед, които можете да използвате за деклариране на активни документи като записи, и предлага един начин да планирате как елементите във вашия план за файлове ще станат записи.
Техники за конвертиране на активни документи в записи в SharePoint
Можете да използвате следните техники за преобразуване на активни документи в записи:
-
Ръчно деклариране на документ като запис.
-
Дефиниране на правила, които декларират, че документът е запис или изпраща документ в сайт на центъра за записи в зададен момент.
-
Създаване на работен поток, който изпраща документ в сайт на центъра за записи.
-
Използване на решение по избор, което се базира на SharePoint обектен модел.
Ръчно създаване на записи
Ако управлението на записи на място е разрешено за библиотека с документи, потребителите могат изрично да декларират, че документ в библиотеката е запис, като редактират подробните данни за съответствие на документа. Когато администраторът на колекцията от сайтове разрешава управление на записи на място, администраторът на колекцията от сайтове указва кой трябва да може да декларира и недекларирани записи и дали потребителите трябва да могат да редактират или изтриват документи, след като станат записи.
Ако е създадена връзка към сайт на центъра за записи, потребителите могат ръчно да изпращат документи до сайта на центъра за записи с помощта на командата Изпрати до. Когато администратор на сървърна група конфигурира връзка към сайта на центъра за записи, тази команда става налична за всички активни документи. В зависимост от това как е конфигурирана връзката, документите могат да бъдат копирани в сайта на центъра за записи, преместени в сайта на центъра за записи или преместени в сайта на центъра за записи с поддържана връзка към документа.
Въпреки че ръчното изпращане на записи в сайта на центъра за записи не е практически мащабно решение, можете да го използвате, за да допълвате други методи за създаване на записи.
Дефиниране на правила
Правилата за съхранение указват действия за изпълнение на документи в определени моменти. Действията за правила възникват автоматично. Не е необходимо потребителите да стартират действието.
Две действия с правила са свързани конкретно с управлението на записи: прехвърляне на документ към друго местоположение и деклариране на документ като запис. Ако съществува връзка към сайт на центъра за записи, можете да създадете правило, което изпраща документи към сайт на центъра за записи. Правилата също така указват дали да копирате документа в сайта център за записи, да го преместите или да го преместите и да оставите връзка в библиотеката с документи. Ако управлението на записи на място е разрешено за сайта, можете да създадете правило, което декларира, че документът е запис. Можете също да използвате SharePoint обектен модел, за да създадете действие по избор.
Правилата за съхранение могат да имат няколко етапа. Можете например да създадете правило за съхранение, което изтрива всички по-стари версии на документ една година след последната промяна на документа и прехвърля документа в сайт на центъра за записи пет години след последната промяна на документа.
Ако управлението на записи на място е разрешено за сайт, сайтът може да съдържа както активни документи, така и записи. В този случай можете да зададете различни правила за съхранение за активни документи и записи. Можете например да създадете правило, което декларира, че активен документ е запис две години след създаването на документа, и да създадете второ правило, което изтрива запис седем години след обявяването му за запис.
Създаване на работен поток
Когато създавате работен поток, можете да добавите действие, за да изпратите елемент в хранилище. С помощта на това действие можете да създавате работни потоци, които изпращат документи в сайт на центъра за записи. Можете също да включите други действия в работния поток. Можете например да създадете работен поток, който изпраща имейл съобщение до автора на документа, искащ одобрение, и след това да изпратите документа в сайт на центъра за записи. Можете да комбинирате правила и работни потоци, като създадете правило за съхранение, което изпълнява новия работен поток една година след създаването на документ.
Можете също да използвате модела на SharePoint, за да създадете работен поток по избор, който копира файлове в сайта на центъра за записи. Работен поток, който изпраща файлове в сайта на центъра за записи, може да бъде интегриран във вашата система за управление на документи като част от работен поток, който насочва документа през жизнения му цикъл. За типове документи, които имат предвидим жизнен цикъл, като например отчети за разходи, можете да внедрите работен поток, който насочва документа през различните етапи, и като последна стъпка изпраща копие на документа в сайта Център за записи. Работният поток може да бъде задействан чрез създаване на нов документ.
Използване на решение по избор
Можете да разработвате решения по избор, които използват обекти в пространството Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy имена, за да изпращате съдържание от други източници на данни към сайта на центъра за записи. За повече информация как да внедрите решения по избор с помощта на SharePoint обектен модел, вижте SharePoint софтуерен развойен пакет (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Завършване на вашия план
След като разработите плана за файлове и прегледате методите за преместване на съдържание в сайта на центъра за записи, завършете плана за файлове, като определите как да изпратите всеки вид запис в сайта на центъра за записи. Нещата, които трябва да обмислите, включват следното:
-
Дали спазването е в сила или е доброволно?
-
Можете ли да зависите от сътрудничеството на потребителите във вашата организация за спазване на процесите за управление на записи? По принцип избягвайте ръчните процеси. Въпреки това, когато са необходими, създайте подходящо обучение и наблюдение, за да сте сигурни, че спазването на екипа.
-
Ще се съхранява ли съдържанието на SharePoint за управление на документи?
-
Поддържате ли физическо съдържание? Управлението на активно физическо съдържание, като например хартиено копие или КОМПАКТДИСК, и изпращането му в хранилище за записи за съхранение (заедно с проследяването на записа в сайт на центъра за записи) изисква уникално планиране, което не е описано в тази тема. Ако например не съществува електронна версия на хартиен документ, може да се наложи да проследите елемента с помощта на списък, който има свързани правила и работни потоци.
Следващата таблица показва как някои записи в примерен план за файлове ще се преместят в сайт на центъра за записи:
|
Документи |
Описание |
Мултимедия |
Местоположение на източника |
Става запис... |
|---|---|---|---|---|
|
План за ползите |
Описание на плана за доходите на служителите. |
Уеб страници |
SharePoint с документи |
Използване на работен поток по избор, свързан с правилата за изтичане на срока |
|
План за застраховка |
Описание на плана за застраховка на служителите. |
Печат |
Физически документ, свързан с елемент от списък в SharePoint |
Като го изпратите във физическо хранилище и създадете елемент от списък в сайта на центъра за записи за проследяване (с помощта на щрихкод) |
|
Графици за заплати |
Обобщения на отработени часове, извънреден труд и платени заплати. |
Електронни документи |
Сървърът за записи на заплатите не се базира на SharePoint |
Използване на програма по избор |
|
Файлове за разработка на продукти |
Спецификации на продуктите и свързаните документи. |
Електронни документи |
SharePoint с документи |
Използване на работен поток по избор, свързан с правилата за изтичане на срока, и ръчно с помощта на командата "Изпрати до" |
