Показване на суми на колони в лист с данни чрез сумарен ред

Добавяне на сумарен ред

1. Щракнете двукратно върху таблицата, заявката или разделения формуляр от навигационния екран, за да я отворите в изгледа на лист с данни.

2. В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Общи суми.

   В края на листа с данни се добавя ред Общи суми:

   

3. За всяка клетка в сумарния ред, където искате да се покаже сума, щракнете в клетката и изберете вида на общата сума, която искате.

Избиране на типа на общата сума

След като сте добавили сумарния ред, можете да изберете какъв тип стойност на сумиране се показва за всяка колона. Например инертни материали, като суми, могат да бъдат показвани, когато типът данни е зададен на число, десетично или валута. Броят на стойностите е възможен, когато типът на данните е текстова стойност.

Да предположим, че листът с данни трябва да ни показва стойността на общата сума за колоните Цена на закупуване и Закупени бройки и общия брой за колоната Артикул в изображението по-долу:

1. Вместо фразата Обща сума в първата колона, можем да покажем общ брой записи. Щракнете върху сумарния ред за колоната Артикул, щракнете върху стрелката и изберете Брой, за да видите общия брой на артикулите.

2. След това щракнете върху стрелката в колоната Цена на покупка и изберете Сума, за да видите сумата от цените на покупките за всички артикули.

3. Повторете предишната стъпка за колоната Закупени бройки, за да видите общите суми за закупените бройки.

   

   Забележка:  Макар че сумарният ред не може да бъде изтрит или изрязан, той може да се скрие чрез щракване върху Общи суми в раздела Начало.

Разбиране на Sum и други агрегатни функции

Сумиращи функции извършват изчисления върху колони с данни и връщат единичен резултат. Можете да използвате сумиращи функции, когато трябва да изчислите една стойност, като например сума или средно. Докато продължите, не забравяйте, че използвате сумиращи функции с колони с данни. Това може да изглежда като очевидна инструкция, но когато проектирате и използвате база данни, сте склонни да се фокусирате върху редове от данни и отделни записи – трябва да сте сигурни, че потребителите могат да въвеждат данни в поле, да преместват курсора отдясно или отляво и да попълват следващото поле и т. н. За разлика от това можете да използвате сумиращи функции, за да се фокусирате върху групи от записи в колони.

Например, Представете си, че използвате Access, за да съхранявате и проследявате данни за продажби. Можете да използвате сумиращи функции, за да преброите броя на продуктите, продадени в една колона, да изчислявате общо суми за продажби във втора колона и да изчислите средната стойност на продажбите за всеки продукт в трета колона.

Тази таблица показва и описва агрегатните функции, които Access предоставя в реда "Сумарни стойности". Не забравяйте, че Access предоставя допълнителни агрегатни функции, но трябва да ги използвате в заявки.

Повече за функциите "Стандартно отклонение" и "Дисперсия"

Функциите Стандартно отклонение и Дисперсия изчисляват статистически стойности. По-конкретно, те изчисляват къде стойностите са групирани около тяхната средна стойност в стандартното разпределение (крива на Гаус).

Да предположим например, че избирате случайно 10 инструмента, щамповани на една и съща машина, и измервате якостта им на разрушаване – процес, който тества машината и вашите мерки за управление на качеството. Ако изчислите средната стойност на якостта на разрушаване, може да видите, че повечето инструменти са с якост, близка до тази стойност, а само няколко са с по-голяма и по-малка якост. Ако обаче изчислите само средната стойност на якостта на разрушаване, тази стойност не ви дава представа как действа вашият процес на управление на качеството, тъй като само няколко по изключение по-здрави или по-слаби инструменти могат да изместят средната стойност нагоре или надолу.

Функции Дисперсия и Стандартно отклонение избягват този проблем, като ви посочват колко близо са вашите стойности до средната стойност. За якостта на разрушаване, по-малките числа, върнати от която и да е от тези функции, показват, че вашите производствени процеси работят добре, защото само малък брой инструменти са с якост над или под средната стойност.

Пълното описание на дисперсията и стандартното отклонение е извън обхвата на тази статия. Може да направите справка в различни уеб сайтове за статистика за повече информация и по двете теми. При използване на функциите Дисперсия и Стандартно отклонение не забравяйте следните правила:

• Тези функции игнорират празните стойности.

• Функцията Дисперсия използва следната формула:
  

• Функцията Стандартно отклонение използва следната формула:
  

Най-горе на страницата