Можете да прилагате етикети за задържане към файлове в SharePoint и OneDrive поотделно или заедно.
Етикетите, които виждате, са персонализирани от вашата организация. Ако имате въпроси за това кой етикет да приложите, свържете се с помощния център или ИТ отдела.
Прилагане на етикет за задържане към елемент
В OneDrive или библиотека с SharePoint можете да приложите етикет за задържане към файл, например документ наMicrosoft 365, създаден в Word, PowerPoint, Excel илиOneNote бележник. Можете също да поставяте етикети на файлове, които не са на Office, например PDF документ или файл с изображение. SharePointелементи от списъксъщо могат да бъдат обозначени.
Можете също да приложите етикет към библиотека или папка. Когато поставяте етикет на библиотека или папка, този етикет за задържане се прилага по подразбиране към необозначените файлове в тази папка. Научете повече за етикетите по подразбиране за SharePoint.
Прилагане на етикет в OneDrive или SharePoint
-
Изберете елемента.
-
В горния десен ъгъл изберете Отваряне на екрана с подробни данни
-
Под Прилагане на етикет изберете Избор на етикет , за да отворите списъка с опции.
-
Изберете подходящия етикет за задържане за вашия документ. (За да научите повече за разликите между етикетите, можете да посочите всеки един от тях, за да видите неговото описание и периода на съхранение.)
-
Ако се появи опцията Запиши , изберете я.
Задаване на етикет за задържане по подразбиране за библиотека с документи на SharePoint
-
Отворете библиотеката с документи.
-
Близо до горния десен ъгъл на прозореца изберете иконата Настройки:
-
Изберете Настройки на библиотеката.
-
На страницата Настройки , под Разрешения и управление изберете Прилагане на етикет към елементи в този списък или библиотека.
-
На страницата Прилагане на етикет изберете падащото поле, след което изберете етикета, който искате да приложите.
Етикетът, който изберете, ще се приложи автоматично към всички нови файлове, добавени към библиотеката с документи, от сега нататък.
-
По желание: За да приложите автоматично етикета към всички файлове, които в момента са в библиотеката с документи, изберете Прилагане на етикет към съществуващи елементи в библиотеката.
-
Изберете Запиши.
Забележка: Етикетите за задържане могат да бъдат презаписани на ниво файл. С други думи, след като сте задали етикет по подразбиране за библиотека, все още можете да присвоите алтернативен етикет на отделен елемент или елементи в библиотеката, ако е необходимо.
Създаване на изглед, съдържащ етикети за задържане
В SharePoint (и Teams, но не и OneDrive ), можете да създадете изглед на библиотеката, която съдържа колоната Етикети или Елемент, е колона Запис. Този изглед ви позволява да видите с един поглед етикетите за задържане, присвоени на всички елементи, и кои елементи са записи. Имайте предвид обаче, че не можете да филтрирате изгледа по Елемент е колона Запис. Ето как да създадете такъв изглед.
Започнете, като направите колоната Етикет за задържане видима:
-
В горния край на някоя колона изберете стрелката надолу,
-
В екрана Редактиране на изглед колони изберете полето за етикет за задържане.
-
Когато сте готови, изберете Приложи.
Ако желаете, можете да запишете изгледа за бърз достъп по-късно:
-
В десния край на лентата с команди изберете Опции за изглед > Запиши изгледа като:
-
Дайте име на изгледа.
-
Изберете дали искате изгледът да бъде публичен, за да го виждат другите хора.
-
Изберете Запиши.
Някои действия не са разрешени за обозначени елементи
Когато даден елемент има етикет за задържане, някои действия не са разрешени – в зависимост от настройките, които администраторът ви е избрал.
Ако видите съобщение в SharePoint, че не можете да редактирате обозначен елемент, това е защото той е обозначен със запис. Може да успеете да редактирате този елемент, ако първо го отключите. Вижте следващия раздел за инструкции.
Заключване или отключване на запис
Някои етикети за задържане имат възможност да "заключват" елемент, тъй като това е запис , който трябва да бъде запазен. Това предотвратява изтриването на елемента, например. За неща като договори това е важна мярка за водене на записи. Възможно е обаче да можете да отключите елементи, така че да могат да бъдат коригирани или актуализирани с нова версия.
Забележка: Дали можете да заключите или отключите елемент, се определя от настройките под контрола на администраторите, включително конфигурацията на етикета, конфигурацията на сайта и дали имате разрешения за сътрудничество.
-
В библиотеката или списъка изберете елемента, който искате да заключите или отключите.
-
Близо до горния десен ъгъл на прозореца изберете Отваряне на екрана с подробни данни:
-
В екрана По-подробно , под Състояние на записа изберете Заключена.
-
До името на настройката се показва контрола за превключване. Щракнете върху превключвателя, за да превключите от Заключена на Отключена, или обратно.
След като елементът бъде отключен, можете да го редактирате. Когато приключите с редактирането, можете също да заключите елемента отново, като следвате стъпките по-горе и превключите състоянието на записа обратно на Заключена.
Важно: Ако вашият администратор е изключил създаването на версии и записът започва като отключен, ще можете да заключите елемента, но след това не можете да го отключите отново. С други думи, за този сценарий това е еднопосочно действие, а не превключвател.
Вж. също
За администратори: Сравнете ограниченията за това какви действия са разрешени или блокирани
