Можете да използвате OneDrive и SharePoint за създаване, управление и споделяне на файлове, което ги прави идеални за съвместна работа. С OneDrive и SharePoint можете да записвате файловете си на множество устройства и да имате достъп до тях от всяко място. Можете също да работите в реално време с други хора, както и да споделяте файлове защитено с външни лица.
Гледайте: Кога да използвате OneDrive и SharePoint
OneDrive е платформа за съхранение в облака, където можете да съхранявате свои лични или лични файлове. OneDrive е тясно интегриран с приложения като Word, Excel и PowerPoint, което го прави удобно място за сигурно съхранение и достъп до вашите поверителни документи.
Използвайте OneDrive, когато искате да създадете документ, който е само ваш, например когато работите върху строго поверителна или поверителна информация.
За да започнете с One Drive, влезте в акаунта си в Microsoft или се запишете за такъв, изтеглете и инсталирайте настолното приложение OneDrive, след което следвайте подканите, за да влезете и изберете папките, които искате да синхронизирате с облака.
- За да създадете нов файл в OneDrive, просто щракнете върху бутона "Създай" и изберете типа файл, който искате да създадете, като например документ на Word или електронна таблица на Excel.
- За да управлявате файлове в OneDrive, щракнете с десния бутон върху даден файл и изберете "Преименуване ", за да му дадете по-описателно име, или плъзнете и пуснете файловете в различни папки за по-добра организация.
- За да споделите файлове с OneDrive , щракнете върху бутона "Споделяне " и въведете имейл адресите на хората, с които искате да споделите файла. Научете повече за това как да управлявате файлове в OneDrive.
SharePoint е инструмент за сътрудничество, използван за управление и споделяне на файлове и информация в една организация. SharePoint позволява на множество потребители да си сътрудничат на едно централно място.
Използвайте SharePoint, когато трябва да създадете документ, който ще бъде написан и управляван от екип от хора, или когато трябва да се сподели широко. Използвайте го например като централизирано място за членовете на екипа за преглед на времевите скали, задачите и контролните точки на проекта. Това позволява на екипите да проследяват напредъка, да спазват графика и да си сътрудничат по-ефективно.
- За да създадете нов файл в SharePoint, отидете в библиотеката с документи, в която искате да създадете файла, и щракнете върху бутона "Създай ".
- За да управлявате файловете, извлечете файл, за да направите промени в него, и след това върнете файла обратно, когато сте готови.
- За да споделите файлове, щракнете върху файла и изберете "Споделяне". Можете също да работите съвместно в реално време, като отворите файла в подходящото приложение, като например Word или Excel, и разрешите съавторството. За да видите предишни версии на даден файл, щракнете върху файла и изберете "Хронология на версиите". Научете повече за това как да управлявате файлове в SharePoint.
Регулиране на достъпа на вътрешни лица, търговци, изпълнители и външни лица
За да се гарантира, че само упълномощени потребители имат достъп до поверителни файлове и данни в OneDrive и SharePoint:
- Дефиниране на правилата за достъп за различните типове потребители – например вътрешни, доставчици, доставчици и външни лица. Можете например да създадете правила за достъп, които позволяват само на определени служители достъп до поверителна информация, като например финансови данни или информация за клиенти. Можете също да зададете типа на данните, до които те да имат достъп, как те могат да осъществяват достъп до тях и за колко време. Това гарантира, че само оторизирани потребители ще имат достъп до чувствителни файлове и данни.
- Използвайте разрешения и роли, за да управлявате достъпа до конкретни файлове или папки. Например дайте достъп само за четене на член на екипа, който трябва да преглежда файловете, но не и да извършва промени, например човек, който не участва пряко в проекта, но се нуждае от информиран. Като дефинирате тези разрешения и роли, можете да гарантирате, че само оторизирани потребители имат достъп до поверителна информация и че могат само да преглеждат и редактират файлове, до които им е предоставен достъп.
- Използвайте многофакторно удостоверяване , за да се гарантира, че само оторизирани потребители имат достъп до чувствителни данни. Това може да включва изискване потребителите да предоставят парола и код, изпратени до мобилното им устройство или имейл.
- Наблюдавайте достъпа до и използването на вашия OneDrive и среда на SharePoint, за да откривате и предотвратявате неупълномощен достъп или използване. Например чрез преглеждане на регистрационните файлове за дейността на потребителите можете да идентифицирате всяка необичайна дейност, като например неупълномощени опити за достъп, и да предприемете действия за предотвратяване на пробиви в защитата на данните.
- Реализирайте шифроване за чувствителни данни, за да се гарантира, че дори ако някой получи неупълномощен достъп до данните, той не може да ги прочете без ключа за дешифроване. Това може да помогне за предотвратяване на пробиви в защитата на данните, защита на данните на клиентите и гарантиране на съответствие с разпоредбите за поверителност на данните.
- Задайте датите на изтичане на срока за споделените връзки, за да сте сигурни, че достъпът автоматично се анулира след определен период. Ако например споделяте договор с доставчик или изпълнител и искате да сте сигурни, че доставчикът или изпълнителят има достъп до документа само за ограничен период от време, можете да зададете дата на изтичане на срока и достъпът до документа ще бъде автоматично анулиран след определения период. Това намалява риска от достъп до документа на неупълномощени лица.
Като приложите тези мерки, можете да регулирате достъпа на вътрешни лица, доставчици, изпълнители и външни лица в OneDrive и SharePoint и да поддържате данните си защитени. Научете повече как да защитите данните си.
Намалете уязвимостите в OneDrive и SharePoint
Въпреки че OneDrive и SharePoint предлагат много функции за защита срещу пробиви в защитата на данни, все още има няколко ключови уязвимости, които могат да повлияят на защитата на тези обекти:
- Фишинг атаките могат да подмамят потребителите да дадат своите идентификационни данни за влизане, които след това могат да бъдат използвани за достъп до OneDrive или SharePoint.
- Слабите пароли също могат лесно да бъдат отгатнати или разбити, което води до неупълномощен достъп.
- Злонамереният софтуер може да се използва за кражба на идентификационни данни за вход, събиране на чувствителни данни или за поемане на контрола на устройство на потребител, което може да компрометира OneDrive или SharePoint.
- Заплахите от вътрешни лица, като например служители, които умишлено или случайно споделят чувствителни данни с неупълномощени лица, също могат да представляват риск за OneDrive или SharePoint. Научете повече за това как да управлявате вътрешния риск.
За да се смекчат тези уязвимости, е важно да се прилагат най-добрите практики за защита, да се обучават потребителите и редовно да се преглеждат и проверяват потребителските разрешения. Също така е от решаващо значение да разполагате с изчерпателен план за реакция при инциденти със защитата, който може да възникне.