Първи стъпки в създаването, управлението и споделянето на файлове в OneDrive и SharePoint

Гледайте: Кога да използвате OneDrive или SharePoint

OneDrive е платформа за съхранение в облака, където можете да съхранявате вашите индивидуални или лични файлове. OneDrive е тясно интегриран с приложения като Word, Excel и PowerPoint, което го прави удобно място за защитено съхранение и достъп до вашите поверителни документи.

Използвайте OneDrive, когато искате да създадете документ, който е само ваш, например когато работите върху много чувствителна или лична информация.

За да започнете с One Drive, влезте във вашия акаунт в Microsoft или се запишете за такъв, изтеглете и инсталирайте настолното приложение OneDrive, след което следвайте подканите, за да влезете и изберете папките, които искате да синхронизирате с облака. 

• За да създадете нов файл в OneDrive, просто щракнете върху бутона Създай и изберете типа файл, който искате да създадете, като например Word документ или електронна таблица на Excel.

• За да управлявате файлове в OneDrive, щракнете с десния бутон върху даден файл и изберете Преименуване , за да му дадете по-описателно име, или плъзнете и пуснете файловете в различни папки за по-добра организация.

• За да споделите файлове с OneDrive , щракнете върху бутона Споделяне и въведете имейл адресите на хората, с които искате да споделите файла. Научете повече за това как да управлявате файлове в OneDrive.

SharePoint е инструмент за сътрудничество, използван за управление и споделяне на файлове и информация в цялата организация. SharePoint позволява на множество потребители да си сътрудничат на едно централно място.

Използвайте SharePoint, когато трябва да създадете документ, който ще бъде написан и управляван от екип от хора или когато трябва да бъде споделен в общи линии. Например го използвайте като централизирано местоположение за членовете на екипа, за да преглеждате времевите линии, задачите и контролните точки на проекта. Това позволява на екипите да проследяват напредъка, да са в течение на графика и да си сътрудничат по-ефективно.

• За да създадете нов файл в SharePoint, отидете до библиотеката с документи, където искате да създадете файла, и щракнете върху бутона Създай .

• За да управлявате файлове, извлечете файл, за да направите промени в него, и след това вкарайте файла обратно, когато сте готови.

• За да споделите файлове, щракнете върху файла и изберете Споделяне. Можете също да работите съвместно в реално време, като отворите файла в подходящото приложение, като например Word или Excel, и разрешите съавторство. За да видите предишни версии на файл, щракнете върху файла и изберете Хронология на версиите. Научете повече за управлението на файлове в SharePoint.

Регулиране на достъпа на вътрешни, доставчици, изпълнители и външни лица  

За да се гарантира, че само упълномощени потребители имат достъп до поверителни файлове и данни в OneDrive и SharePoint:

• Дефиниране на правила за достъп за различни типове потребители, като например вътрешни, доставчици, изпълнители и външни лица. Можете например да създадете правила за достъп, които позволяват достъп само на определени служители до поверителна информация, като например финансови данни или информация за клиенти. Можете също да зададете типа на данните, до които те могат да осъществяват достъп, как могат да осъществяват достъп до тях и за колко време. Това гарантира, че само упълномощени потребители имат достъп до поверителни файлове и данни.

• Използвайте разрешения и роли, за да управлявате достъпа до определени файлове или папки. Дайте например достъп само за четене на член на екипа, който трябва да преглежда файлове, но не и да прави промени, като например някого, който не е пряко включен в проекта, но трябва да бъде информиран. Като дефинирате тези разрешения и роли, можете да се уверите, че само упълномощени потребители имат достъп до поверителна информация и че могат само да преглеждат и редактират файлове, до които им е предоставен достъп.

• Използвайте многофакторно удостоверяване , за да сте сигурни, че само упълномощени потребители имат достъп до конфиденциални данни. Това може да включва изискване потребителите да предоставят парола и код, изпратен до мобилното им устройство или имейл.

• Следете достъпа и използването на вашата среда на OneDrive и SharePoint, за да откривате и предотвратявате неупълномощен достъп или използване. Например чрез преглед на регистрационните файлове за дейността на потребителите можете да идентифицирате всяка необичайна дейност, като например опити за неупълномощен достъп, и да предприемете действия за предотвратяване на пробиви в защитата на данните.

• Приложете шифроване за чувствителни данни, за да гарантирате, че дори ако някой получи неупълномощен достъп до данните, той не може да ги прочете без ключа за дешифроване. Това може да помогне за предотвратяване на пробиви в защитата на данните, защита на клиентските данни и гарантиране на спазването на разпоредбите за поверителност на данните.

• Задайте датите на изтичане на срока за споделени връзки, за да сте сигурни, че достъпът ще бъде анулиран автоматично след определен период. Ако например споделите договор с доставчик или изпълнител и искате да се уверите, че доставчикът или изпълнителят имат достъп до документа само за ограничен период от време, можете да зададете дата на изтичане на срока , а достъпът до документа ще бъде автоматично анулиран след определения период. Това намалява риска документът да бъде отварян от неупълномощени лица.

Чрез прилагането на тези мерки можете да регулирате достъпа на вътрешни, доставчици, изпълнители и външни лица в OneDrive и SharePoint и да поддържате данните си защитени. Научете повече за това как да защитите данните си.

Намаляване на уязвимостите в OneDrive и SharePoint  

Въпреки че OneDrive и SharePoint предлагат много функции за защита за защита срещу пробиви в защитата на данните, все още има няколко ключови уязвимости, които могат да повлияят на защитата на тези обекти:

• Фишинг атаките могат да помамят потребителите да дадат своите идентификационни данни за влизане, които след това могат да се използват за достъп до OneDrive или SharePoint.

• Слабите пароли също така могат лесно да се отгатват или напукват, което води до неупълномощен достъп.

• Злонамерен софтуер може да се използва за кражба на идентификационни данни за влизане, улавяне на конфиденциални данни или поемане на контрола върху устройството на потребителя, което може да компрометира OneDrive или SharePoint.

• Заплахите, свързани с Insider, като например нарочно или случайно споделяне на конфиденциални данни с неупълномощени лица, могат също да представляват риск за OneDrive или SharePoint. Научете повече за управлението на риска в Insider.

За да смекчите тези уязвимости, е важно да прилагате най-добрите практики за защита, да обучавате потребителите и редовно да преглеждате и проверявате разрешенията на потребителите. Също така е от решаващо значение да разполагате с изчерпателен план за реакция при инциденти, за да реагирате бързо на всякакви инциденти със защитата, които могат да възникнат.