Първи стъпки: Мигриране на данни на Access към Dataverse

1. Стартирайте Access, изберете Акаунт, изберете Превключване на акаунт. Отваря се диалоговият прозорец Акаунт.

2.  Уверете се, че сте влезли в Access със същите идентификационни данни, които използвате в Power Apps. В зависимост от вашата среда може да се наложи да въведете допълнителна информация за защита, като например вторично удостоверяване или ПИН код.
   
   Забележка     Ако не използвате един и същ акаунт за Access и Power Apps, миграцията е неуспешна поради проблеми с разрешенията.

3. Отворете базата данни на Access, която искате да мигрирате.
   
   Съвет     Уверете се, че всички отворени обекти на Access са затворени, тъй като заключването може да попречи на мигрирането на таблици.

4. Щракнете с десния бутон върху таблица в навигационния екран и изберете Експортиране > Dataverse. 

5. В диалоговия прозорец Експортиране на обекти изберете всички таблици, които искате да експортирате, и изчистете всички таблици, които не искате да експортирате.

6. Изберете ОК.
   
   

7. В диалоговия прозорец Експортиране на данни в среда на dataverse изберете URL адрес на екземпляр от списъка, предоставен от услугата за глобално откриване.
   
   Забележка     В Power Apps URL адресът на екземпляр представлява конкретна сесия на среда на Power Apps. Не трябва да се бърка с URL адрес на уеб страница. Компонент на низа "crm.dynamics" е пренасяне от предишни версии на Power Apps.
   
   
   
   За повече информация вижте Начало: настройване на среда на Dataverse.

Следващата стъпка е да направите важни избори как искате да мигрирате. Обърнете внимание, че стойностите по подразбиране са най-често срещаните. 

1. За да експортирате свързани таблици от избраните таблици, изберете Експортиране на всички свързани таблици.
   
   Забележка     В момента се включват само преки дъщерни таблици, когато изберете да експортирате свързани таблици. Ако искате да бъдат включени всички релации, използвайте диалоговия прозорец Експортиране на обекти, за да изберете всички таблици, които искате да мигрирате.

2. За да видите тези таблици, изберете Преглед на свързани таблици. Появява се диалоговият прозорец Свързани таблици .
   
   Релациите между таблиците се показват в йерархичен изглед в две колони: лявата колона показва избраните таблици, а дясната колона показва свързаните таблици.
   
   

   Забележка: В Access можете да създадете релация "един към много", а полето външен ключ в таблицата, към която има препратка, може да бъде всяко поле. Но в Dataverse полето външен ключ в указаната таблица трябва да бъде първичният ключ на таблицата, към която има препратка. Ако външният ключ на Access не е първичен ключ в таблицата, към която има препратка, операцията за експортиране към Dataverse е неуспешна. За да експортирате успешно данните, се уверете, че външният ключ на Access е първичният ключ в таблицата, към която има препратка.

3. За да създадете връзки към таблици в Access за всяка таблица Dataverse, създадена от операцията за експортиране, изберете Връзка към таблицата Dataverse след експортирането.

4. За да визуализирате резултатите, изберете Отваряне на URL адреса на таблицата Dataverse, когато завършите.
   
   Тази опция не е налична, ако експортирате към Dataverse в Teams.

5. За да зададете явно поле като колона с първично име, изберете Избор на полета за първично име и след това изберете поле от падащия списък. 
   
   Ако не зададете колона, която да се използва, първата колона с текст отляво се използва като колона Първично име. Ако няма колона с текст, се създава колона контейнер за първично име със стойности Null.
   
   

6. Изберете Напред.

Процесът на проверка автоматично започва, когато видите диалогов прозорец, който показва "Изпълнява се проверяващ..." в горната част. Ако процесът на проверка е успешен, друго съобщение показва "Проверката е завършена", след което можете да изберете OK.

Гледайте за тези съобщения:

Съобщение	Обяснение
"Извличане на списък с таблици от източник на OData"	Миграционният процес започна.
"Експортиране на избрани обекти"	Таблиците, които сте избрали, се мигрират към Dataverse.
"Всички таблици, които не са се натъкнали на грешка, са експортирани успешно."	Ако възникне една грешка в таблица, таблицата не се експортира, в противен случай операцията за експортиране на таблица е завършена. За да продължите, изберете Затвори.
"Импортиране на избраните таблици и всички свързани таблици"	В зависимост от начина, по който сте експортирали таблиците, свързаните таблици се създават, оригиналните таблици се преименуват и в Access се създават и свързват няколко системни таблици Dataverse.

По време на процеса на проверка, ако има неподдържани полета, Access идентифицира неподдържани типове данни или редове, които надвишават ограниченията, и създава таблица за грешки в колоните Dataverse, която съхранява във всеки ред името на експортираната таблица и полетата, които не се поддържат. Можете да изберете да мигрирате всички поддържани типове данни и да изберете да не мигрирате неподдържаните типове данни. Ако изберете да не мигрирате, данните остават в Access.

Какво се случва с неподдържаните типове данни и надхвърля ограниченията

Ако сте избрали да свържете таблици, потвърдете, че резултатите са това, което очаквате. Следете за това съобщение "Извличане на списък с таблици от средата на Dataverse". Първоначалните таблици остават, но имената им се променят. Сега свързаните таблици трябва да имат първоначалните имена на таблиците, така че всички клиентски обекти да продължат да работят както преди. Първичният ключ на Access (автономериране) се запазва. Добавя се нова колона, която съответства на ПЪРВИЧНИя ключ (GUID) на dataverse, а името на колоната е името на таблицата.

Access добавя и допълнителни свързани таблици от Dataverse, наречени Teams, Потребители и Бизнес единици. Тези системни таблици съдържат следната полезна информация:

• Потребители      Имейл адрес, пълно име, телефон, тип лиценз, бизнес единица и т.н.

• Teams      Екип, име на екипа, членство и т.н.

• Бизнес единица   Разходен център, уеб сайт, кредитен лимит и т.н.

• ВалутаПодробни данни за валутата за всички валути на транзакцията, включително стойности като валутен курс, име, символ, код и т.н. Тази таблица се показва само ако Access има тип данни за валута, който сте мигрирали в Dataverse.

Може да искате да използвате тази допълнителна информация, за да подобрите своето решение на Access. Можете да запазите тези таблици във формуляр или да ги добавите към отчет. За повече информация вж. Системни таблици и колони на Dataverse. 

Добра идея е да прегледате и потвърдите процеса на мигриране, като прегледате всяка таблица и поле в средата на Dataverse. Имената на таблиците и полетата, които са обратни на данните, трябва да съответстват на имената на таблиците и колоните на Access. Access автоматично отваря средата Dataverse в първата мигрирана таблица.

Таблиците на Access се показват в dataverse като таблици със съответното показвано име и тип данни:

• Колоната "Показвано име" трябва да показва всяко име на поле на Access в таблица.

• Форматът за поле "Име" има префикс, долна черта и името на таблицата например cr444_<името на таблицата>. Това се нарича логическо име в Dataverse.

• Всички мигрирани полета на Access се показват като "По избор" под колоната Тип, до автоматично генерирания GUID и съществуващите типове данни на поле Dataverse.

Забележка Ако вече има таблица Dataverse със същото име като името на експортираната таблица на Access, към новата таблица Dataverse се добавя число.

По подразбиране Access задава първата колона с текст (от ляво надясно) като основно име Dataverse. Ако таблицата няма текстови полета, Access добавя празна текстова колона като последно поле в таблицата и задава това поле като основно име Dataverse. можете също да зададете конкретно поле като първично име. Тази колона се вижда в Access и Dataverse.

За повече информация вижте Работа с всички данни в Dataverse.

След като сте мигрирали таблици на Access в Dataverse, можете да преглеждате таблиците и колоните в Dataverse и Access по всяко време. Обърнете внимание, че в Dataverse полетата се показват по азбучен ред, а не в първоначалния ред в Access.

Dataverse/Power Apps        За информация относно преглеждането и работата с таблици в Dataverse вижте Редактиране на таблица в Power Apps.

Забележка     Щракване с десния бутон върху мигрирана свързана таблица в Access отваря таблицата в портала на Power Apps Maker в браузъра ви.  В изгледа по подразбиране на портала на Power Apps системните полета не се показват, предоставяйки по-прост изглед, който показва мигрираните колони на Access.

Dataverse за Teams       Има няколко начина за преглед на таблиците и колоните:

• Създайте бързо приложение на Power, за да преглеждате или актуализирате данните.

• В менюто на компилацията изберете Покажи всички в "Елементи, създадени за..." и след това щракнете върху таблицата, която искате да видите.

• Използвайте конструктора на таблици в Teams. За повече информация вижте Създаване на таблица в Teams.

Съвет    Можете да намерите за полезно да отбележите URL адреса на изгледа на таблица, който предпочитате в браузъра.

Съвет      Можете също да прегледате данните в Excel, като изберете падащата команда Данни и след това изберете Редактиране в Excel. За повече информация вижте Редактиране на данни на таблица в Excel. 

За повече информация вж. Системни таблици и колони на Dataverse. 

Следващите раздели предоставят допълнителен общ преглед и концептуална информация.

Разбиране на първичните ключове и първичните имена

Първичните ключове се използват за идентифициране на редовете с данни в база данни. Access и Dataverse имат различни ключови структури. По време на мигрирането Dataverse и Access автоматично управляват координирането между двата продукта със своите уникални ключове и без взаимодействие с потребителя.

По време на планирането и процеса на мигриране има два първични ключа и едно допълнително основно поле, което трябва да имате предвид:

Достъп до автономериране     Access често използва типа данни "Автономериране", който автоматично увеличава уникално число като първичен ключ за таблицата. Това поле се създава в поле Dataverse като цяло число с приложен формат за автоматично номериране. По време на мигрирането началният номер в Dataverse е зададен да бъде следващия пореден номер на базата на редовете на Access. Access продължава да използва колоната "Автономериране", за да идентифицира редовете с данни, въпреки че Dataverse използва друг ключ.

Важно     Dataverse създава полето с автоматично номериране като незадължително, но то е предвидено. Dataverse генерира поредния си номер, когато записът се записва. Ако тази стойност е зададена на задължителна, клиентите на Dataverse ще изискват въвеждането на стойност преди записването, което предотвратява генерирането на автоматично номериране. Ако полето е оставено празно, винаги се генерира автоматично номериране.

GUID на обратен тип данни Dataverse използва тип данни "Глобален еднозначен идентификатор" (GUID) като първичен ключ, който се създава автоматично като уникален идентификатор и се изисква във всяка таблица. Dataverse не изисква импортираните данни да имат първичен ключ, той автоматично създава GUID вместо вас.

Основно име на dataverse Dataverse включва и друга колона, наречена "Основно име". Това е истинско име, използвано за идентифициране на редове като алтернатива на използването на GUID. Задължително е това поле да присъства и в зависимост от настройките в клиенти на Power Platform може да изисква колоната да бъде попълнена. Можете ръчно да промените това изискване. Основното име не е уникално по подразбиране. Например име на клиент може да бъде "Основно име", което отговаря на уникален ИД на клиент. Може да има двама клиенти с името "Джоунс", но всеки от тях ще има уникален ИД на клиент.

Указания за решения относно първичните ключове

Първичният ключ на Access, първичният ключ Dataverse и колоната "Първично име" се създават автоматично по подразбиране. Можете обаче да изберете как да се справите с трите първични ключа. Ето някои указания, които да ви помогнат да решите:

Първичен ключ       Ако първичният ключ на Access (автономериране) е и бизнес ключ, като например номер на част, вероятно искате да го запазите, защото той се използва за идентифициране на обекти в реалния свят. Но ако първичният ключ на Access (автономериране) се използва монополно за създаване на релации, той може да бъде заместен с първичния ключ (GUID) на dataverse.

Бележки

• Понякога таблица на Access съдържа колона с автоматично номериране, която не се използва като първичен ключ. В този случай Dataverse го преобразува в поле "Цяло число" и се премахва възможността за автоматично номериране.

• Dataverse също има еквивалент на поле за автоматично номериране на Access, наречено поле "Автономериране", което се използва за генериране на поредни числа и се съхранява като низова стойност. Това поле може също да включва префикс (например низ или дата) към числото, което дава възможност за гъвкавост в начина, по който полето може да се използва. Тази колона се базира на типа данни SQL Server автоматичната последователност. За повече информация вижте Колони с автоматично номериране в Microsoft Dataverse.

Основно име      Dataverse изисква съществуването на колона "Първично име". Основното име трябва да съдържа низови стойности. По време на мигрирането потребителите могат да зададете коя колона с текст в Access искат да използват като основно име. Ако потребителят не зададе колона, която да се използва, първата колона с текст отляво се използва като колона Първично име. Ако няма текстова колона, ще бъде добавена нова колона, наречена Контейнер за основно име, който ще отговаря на изискването за Dataverse. Тази колона е зададена на Незадължително и може да бъде оставена неизпълнена.

За повече информация вижте Създаване на колона за първично име.

Сравнение на първичните ключове и първичните имена

Описание	Първичен ключ на Access	Първичен ключ на dataverse	Основно име на dataverse
Тип данни	Автономериране (или всяка колона, която може да се индексира)	GUID	Низ
Съдържанието	Прост, последователен номер	Рандомизирани цифри и букви, уникални за средата	Стойности на низ, които могат да се четат от човек
Пример	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Име като "Джоунс". Цяло число, например 234, или комбинация, като например SalesOrder9071
Изискване	Често се използва, но не се изисква	Всяка таблица трябва да има по една	Всяка таблица трябва да има по една
Променливите	Поле с автоматично номериране не може да бъде модифицирано, други типове полета могат да бъдат модифицирани	Не	Да
Еднозначен идентификатор	Винаги	Винаги	Само като алтернативен ключ
Съставен ключ	Поддържа се и често се комбинира с "Автономериране"	Не се поддържа	Не се поддържа
Видимост	Обикновено първата колона на таблицата	Обикновено се скрива, но може да се покаже.	По подразбиране е видимо
Индексиране	Може да се индексира. За повече информация вижте Създаване и използване на индекс за подобряване на производителността.	Автоматично индексиран	Автоматично индексиран
Коментари	След като сте го дефинирали и сте въвели данни, не можете да променяте никое друго поле на тип данни "Автономериране".	Не може да се създаде от потребител или по време на операция за импортиране на данни.	Използва се също с автоматично генерирани полета в карти за данни, моделно управлявани формуляри и с справки при създаване на формуляри.

Бележки 

• Индексите на Access не се конвертират автоматично в индекси dataverse.

• Под тази информация Dataverse използва Azure SQL Server за автоматично създаване на индекси въз основа на моделите на използване на данни. Винаги се създават индекси за първични и алтернативни ключове, а други ще бъдат добавяни или премахвани въз основа на начина, по който използвате данните си.

Разбиране на релациите за Access и Dataverse

Важно е да разберете как искате да управлявате релациите между таблиците заедно с първичните ключове. За таблиците, които изберете да мигрирате, можете да изберете да преместите автоматично всички свързани таблици с избраните таблици или да ги игнорирате по време на мигрирането и просто да оставите свързаните таблици в Access. И в двата случая можете също да изберете да свържете таблиците, които мигрирате, за да запазите текущите релации в Access.

По време на операцията за експортиране на данни таблиците на Access с релации "един към много" могат да бъдат създавани отново като релации "един към много" в Dataverse. Подобно на Access, Dataverse също има цялост на връзките, като например каскадни актуализации на свързани полета и каскадни изтривания на свързани записи. Ако базата данни на Access има диаграма на релация, тя се запазва. Оригиналните локални таблици обаче се заместват с нови свързани таблици.

Както Access, така и Dataverse поддържат справка между две таблици в релация "един към много". По време на процеса на мигриране справките на Access се създават отново в Dataverse, както е показано в следния пример:

• Две таблици на Access, "Клиенти" и "Поръчки", имат първични ключове CustomerID и OrderID на базата на тип данни "Автономериране". Таблицата "Поръчки" в Access има външен ключ, който съдържа стойности от първичния ключ на Access в таблицата "Клиенти".

• По време на операцията за експортиране първичните ключове на Access се запазват и поддържат като цели колони за автоматично номериране, но те не се използват като колона с първичен ключ в таблицата Dataverse. Всяка таблица има добавена нова GUID колона, която става първичен ключ в таблицата Dataverse.

• Създава се справка за външния ключ CustomerID в таблицата Orders, за да се намери съответстващият първичен ключ CustomerID в таблицата Customers. След като таблиците бъдат мигрирани в Dataverse, ако модифицирате колоната за справка с външен ключ, която е току-що добавена към таблицата "Поръчки", тя ще актуализира и първоначалната колона с външен ключ. Вашето приложение на Access може да продължи да използва външния ключ на Access вместо външния ключ Dataverse. Ако външният ключ на Access е модифициран в свързаната таблица в Access, той ще актуализира и външния ключ Dataverse. Обаче външният ключ на Access ще бъде само за четене в Dataverse.

• В този пример на релация "един към много" първичният ключ "Поръчки" не се използва, но разбира се може да се използва за други релации.

За повече информация вижте Видео: Създаване на релации със съветника за справкии Създаване на релация между таблици с помощта на справочна колона.

Указания за решения относно ключовете и взаимоотношението

За да ви помогне да решите кой е най-добрият избор за вас, ето резюме на често срещаните опции, когато мигрирате:

Мигриране на данни, но игнориране на релации      Решавате да премахнете колоната за първичен ключ на Access (автономериране), защото няма други таблици на Access с препратки или релации, които зависят от нея, и би било объркващо да я имате в таблицата Dataverse заедно с първичния ключ Dataverse (GUID).

Мигриране на данни и релации със свързани таблици      Сценарият по подразбиране е да запазите първоначалния първичен ключ на Access (автономериране), но той не се използва като първичен ключ в Dataverse. Сега можете да разчитате на първичния ключ dataverse (GUID) и да го използвате в таблицата Dataverse като уникален идентификатор. Access създава свързани таблици, за да запази релациите на Access. Обърнете внимание, че не можете да изтриете първичния ключ Dataverse (GUID).

В релация можете да редактирате стойностите на външните ключове (или в Access, или в средата Dataverse). Можете също да редактирате външни ключове, които препращат към първичния ключ на Access, в свързана таблица на Access, и той автоматично ще актуализира външния ключ Dataverse, който препраща към първичния ключ Dataverse във външната таблица.

Мигриране на данни без свързани таблици и повторно създаване на релации в Dataverse      Тъй като таблиците вече не се използват в Access, можете да създадете отново релации в Dataverse с помощта на първичния ключ на Dataverse (GUID), да добавите обратни справки и да изберете текстово поле във всяка таблица като първично име по време на процеса на мигриране.