Когато отворите таблица или видите резултатите от заявка, Access показва резултата от таблица или заявка в изглед на лист с данни. Данни на таблица или резултати от заявка, които са показани в изглед на лист с данни, обикновено се наричат лист с данни. Можете да персонализирате облика на листа с данни, за да покажете конкретни данни, които да се използват като прост отчет.

Какво искате да направите?

Научете за листовете с данни

Лист с данни е визуалното представяне на данните, които се съдържат в таблица, или на резултатите, върнати от заявка. Показва полетата за всеки запис от таблица, формуляр или заявка резултат в табличен формат (редове и колони), както е показано тук.

Таблица със служителите в изглед на лист с данни

По подразбиране таблиците и заявките се отварят в изглед на лист с данни. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблица или заявка и след това щракнете върху Отвори в контекстното меню, за да отворите таблицата или заявката като лист с данни.

Когато прилагате определени формати към редове и колони или добавите сумарен ред, лист с данни може също да послужи като прост отчет.

Организиране на данни чрез промяна и преместване на колони или редове

Можете да организирате данни, за да улесните преглеждането на листа с данни или да покажете само изискваните данни в определен час. Тази секция ви показва няколко начина, по които можете да постигнете това.

Преоразмеряване на колони или редове

Понякога не всички колони в лист с данни ще се побират на екрана или разпечатката, а отделни колони може да заемат повече място, отколкото е необходимо за тяхното съдържание. Освен това може да поискате да промените височината на реда, така че текстът, който не се побира в колона, да продължи на нов ред.

След като отворите таблица, заявка или формуляр в изглед на лист с данни, можете ръчно да преоразмерите отделните колони или автоматично да преоразмерите колона така, че да се побере в нейното съдържание.

Ръчно преоразмеряване на колона

  1. Позиционирайте курсора в края на колоната, която искате да преоразмерите.

  2. Когато показалецът се превърне в двупосочна стрелка, плъзнете ръба на колоната, докато не се появи желаният от вас размер.

    .

Автоматично преоразмеряване на колона

  1. За да преоразмерите колона така, че да се побере най-добре, Позиционирайте курсора в края на колоната, която искате да преоразмерите.

  2. Когато показалецът се превърне в двупосочна стрелка, щракнете двукратно върху ръба на колоната.

    Resizing a column to best fit its text

Преоразмеряване на няколко колони

  • За да преоразмерите няколко колони едновременно, задръжте натиснат клавиша SHIFT, изберете няколко съседни колони и след това преоразмерявате избраните колони. Можете също да изберете целия лист с данни и да преоразмерите всички колони.

Преоразмеряване на редове

  • За да преоразмерите редове, Позиционирайте показалеца между всеки един запис в листа с данни и плъзгайте, докато редовете са с желания размер.

Не можете да преоразмерявате всеки ред поотделно – когато преоразмерявате ред, всички редове се преоразмеряват.

Office 365 управлява DNS записи.

Преоразмеряване на редове към височината по подразбиране

  1. За да преоразмерите редове към височината по подразбиране, щракнете с десния бутон върху селектор на запис, след което щракнете върху височина на ред в контекстното меню.

    Right-clicking a record selector

    Clicking Row Height on the shortcut menu

  2. В диалоговия прозорец височина на редове Поставете отметка в квадратчето Стандартна височина и след това щракнете върху OK.

Забележка: Не можете да отмените промените на ширината на колона или на височината на редове, като щракнете върху бутона " Отмени " в лентата с инструменти за бърз достъп. За да отмените промените, затворете листа с данни и след това щракнете върху не , когато бъдете подканени да запишете промените в оформлението на листа с данни. Щракването върху " не " също ще отмени всякакви други промени в оформлението, които сте направили.

Движение на колона

Можете бързо да промените реда на колоните в лист с данни, като плъзнете колоните на различни места в листа с данни. Например можете да направите това, за да се уверите, че определена колона винаги остава в изгледа.

  • Щракнете върху заглавката на колоната, за да изберете колона, или задръжте натиснат клавиша SHIFT, за да изберете няколко съседни колони, и след това плъзнете колоната или колоните до ново местоположение.

    Moving the First Name column to the leftmost position

Преименуване на колона

Възможно е да има случаи, когато искате да преименувате колона така, че да описва по-добре данните, които съдържа. Например ако една колона, съдържаща имейл адреси, е кръстена на EMAdd, може да поискате да направите заглавието на колоната по-лесно за разбиране, като го промените в имейл адрес. За да направите това, щракнете с десния бутон върху заглавието на колоната, щракнете върху Преименуване на колона в контекстното меню и след това въведете новото име. Например въведете имейл адрес.

Renaming a column

Показване или скриване на колони

Ако искате да покажете или отпечатате само определени колони за вашия лист с данни, можете да скриете колоните, които не искате да се показват. Например ако работите с информация за базата данни за връзка, може да поискате да видите само пълното име и имейл адрес за всеки контакт. Можете да създадете този изглед, като скриете всички други колони.

Скриване на колони

  1. Щракнете върху заглавието на колоната, която искате да скриете.

    За да изберете съседни колони, задръжте натиснат клавиша SHIFT и щракнете върху допълнителни заглавки на колони.

    Забележка: Не можете да избирате несъседни колони. Изберете всякакви допълнителни колони и ги скрийте поотделно.

  2. Щракнете с десния бутон върху заглавката на колоната и след това щракнете върху Скрий полетата в контекстното меню.

Показване на колони

  1. Щракнете с десния бутон върху Заглавка на колона и след това щракнете върху Покажи полетата в контекстното меню.

  2. В диалоговия прозорец Показване на колони Поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете, и след това щракнете върху Затвори.

Промяна на стила и цвета на фона на линиите на мрежата

Когато използвате лист с данни, можете да подобрите облика на данните, като промените форматите, като например стила на линиите на мрежата или фоновия цвят, или като създадете различни цветове за редуване на редове.

Задаване на стила на линиите на мрежата

  1. В раздела Начало , в групата Форматиране на текст щракнете върху стрелката до бутона помощна мрежа .

  2. Щракнете върху желания стил на линиите на мрежата.

Задаване на цвета на фона

  1. В раздела Начало , в групата Форматиране на текст щракнете върху стрелката до бутона цвят на фона .

  2. Щракнете върху цвета на фона, който искате.

Промяна на фоновия цвят на редуващи се редове

Можете да зададете фоновия цвят на редуващи се редове в лист с данни, който е независим от цвета на фона по подразбиране. Като задавате редуващ се фонов цвят, можете да направите по-лесно разграничението между съседните редове.

  1. В раздела Начало , в групата Форматиране на текст щракнете върху стрелката до бутона алтернативен цвят на ред .

  2. Щракнете върху цвета на фона, който искате да приложите.

Промяна на формата на текста

След като отворите таблица, заявка или формуляр в изглед на лист с данни, можете да промените облика на текста, включително форматирането. Имайте предвид, че вашите промени важат за целия лист с данни. Ако искате вашите промени да се показват автоматично при следващото отваряне на листа с данни, не забравяйте да щракнете върху да , когато затворите листа с данни и бъдете подканени да запишете промените в оформлението.

Можете да използвате допълнителни команди в групата " Форматиране на текст " в раздела " Начало ", за да направите промени в характеристиките на шрифта в лист с данни.

  1. Щракнете върху произволна клетка в лист с данни.

  2. В раздела Начало , в групата Форматиране на текст направете едно или повече от следните неща:

    • За да промените шрифта, въведете или щракнете върху шрифт в полето шрифт .

    • За да промените размера на шрифта, въведете или щракнете върху размера на шрифта в полето размер на шрифта .

    • За да промените стила на шрифта, щракнете върху бутона получер, курсивили подчертан (или комбинация от трите).

    • За да промените цвета на шрифта, щракнете върху стрелката до бутона цвят на шрифта и след това изберете цвят от палитрата.

Обобщаване на данни чрез добавяне на сумарен ред

Чрез добавяне на сумарен ред в лист с данни, можете бързо да видите изчислената обща сума за колона. Освен да сумирате колона от данни, можете да използвате реда сумарен за извършване на други изчисления, като например намиране на средни стойности, преброяване на броя на елементите в колона и намиране на минималната или максималната стойност в колона от данни.

За да покажете реда сумарен, направете следното:

  1. В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Общи суми.

    В дъното на листа с данни се показва нов ред с думата Общо в първата колона.

  2. Щракнете върху произволна клетка, която е на същия ред, в която е клетката, съдържаща общото общона Word.

  3. Щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху типа на изчислението, което искате да се показва в тази клетка.

    Списъкът с функции или типове изчисления, които са налични, зависи от тип данни на колоната. Например ако колоната съдържа валутни стойности, ще видите списък с функции, които се прилагат към валутните изчисления, например минимум и максимум.

    Пример на формула за изчисляване на процент

За повече информация относно използването на функцията "сумарен ред" Вижте статията общи суми за показване на колони в лист с данни чрез сумарен ред.

Прилагане на сортирането и филтрирането

Има някои допълнителни бързи промени, които могат да направят вашия лист с данни по-лесен за преглед или печат. Например на илюстрацията по-долу имената на фирмите се сортират по азбучен ред.

A datasheet with a column sorted alphabetically

  • За да приложите сортиране, щракнете с десния бутон върху колоната (или щракнете върху стрелката в заглавката на колоната), след което щракнете върху желаната опция за сортиране.

  • За да приложите филтър, щракнете върху стрелката в заглавката на колоната и изберете квадратчетата за отметка на стойностите, които искате да се показват. Можете също да щракнете върху филтри на текст или числови филтрирания , за да създадете по-подробни филтри.

Записване на промените в оформлението

След като промените оформлението и облика на листа с данни, трябва да запишете промените, ако искате да запазите промените при следващото отваряне на листа с данни. Когато затворите лист с данни, след като направите промени в оформлението му, ще бъдете подканени да запишете тези промени. Ако щракнете върху да, промените се записват и се прилагат при следващото отваряне на листа с данни. Ако щракнете върху не, промените се отхвърлят и Листът с данни се отваря с настройките на оформлението по подразбиране (или последните запазени настройки) следващия път, когато го отворите.

Най-горе на страницата

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединяване към Microsoft Office участници в Insider

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на езика?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×