Идентификаторите на документи могат да ви помогнат с управлението на документи или записи. Разрешете услугата "ИД на документ" за сайт, за да добавите ИД на документ към всеки файл на сайта.
В тази статия
Общ преглед
Идентификаторите на документи ви помагат да управлявате вашите документи, като предоставят лесен начин за проследяване на елементите независимо от тяхното местоположение. Например ако даден правен договор бъде преместен от библиотека с документи в един сайт в библиотека с документи на друг сайт, договорът ще бъде лесен за намиране въз основа на неговия ИД на документ. Идентификаторите на документите автоматично се присвояват на качените документи и този ИД ще следва елемента през целия му жизнен цикъл. Идентификатори на документи могат да се присвояват и на колективни папки за документи.
Когато услугата "ИД на документ" бъде разрешена за първи път, новите документи в колекцията от сайтове автоматично ще бъдат присвоени на нови ИД. Планирано е задание на таймера за присвояване на ИД на документи, които вече са в колекцията от сайтове.
Също така, когато услугата е разрешена, към типовете съдържание "Документи" и "Колективна папка за документи" автоматично се добавя нова колона. Колоната ИД на документ показва ИД, присвоен на елемент.
Преди да използвате функцията "ИД на документ" във вашата система за управление на съдържанието, трябва първо да я разрешите за всяка колекция от сайтове, в която се намират вашите документи.
Преместване на файлове с ИД на документ
В SharePoint ИД на документа обикновено ще се премества заедно с файла. Когато обаче сайтът местоназначение няма разрешена услуга "ИД на документ", документът повече няма да има ИД на документ.
За SharePoint Server единственият начин да запазите ИД на документ в рамките на сайтовете е да използвате административната страница Съдържание и структура на сайта в настройките на сайта при преместване на документи.
Копиране на файлове с ИД на документ
Когато се направи копие на файл, се създава нов ИД на документ за копието. Например файл, изтеглен от един сайт и качен в друг, е копие. Обаче когато сайтът местоназначение няма разрешена услуга "ИД на документ", копието няма да има ИД на документ.
Активиране, разрешаване и конфигуриране на ИД на документи
За да използвате първо ИД на документи за проследяване на документи или записи, трябва да следвате процес от две стъпки:
Активиране на функцията "ИД на документ" на колекция от сайтове
Забележка: За да разрешите функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.
-
Отидете на колекцията от сайтове от най-горно ниво.
-
Изберете Настройки и след това изберете Настройки на сайта.
-
Под Администриране на колекция от сайтове изберете Функции на колекцията от сайтове.
-
До Услугата за ИД на документ изберете Активиране. До елемента се показва активен етикет и функцията се активира за текущата колекция от сайтове.
Разрешаване и конфигуриране на използването на ИД на документи в колекция от сайтове
Когато разрешите функцията "ИД на документ" за всяка колекция от сайтове, на всички документи в колекцията от сайтове автоматично ще бъде присвоен ИД на документ. Имайте предвид, че в зависимост от броя на документите, които съществуват във вашата колекция от сайтове, този процес може да отнеме известно време.
Забележка: За да разрешите и конфигурирате функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.
-
Отидете на колекцията от сайтове от най-горно ниво.
-
Изберете Настройки и след това изберете Настройки на сайта.
-
Под Администриране на колекция от сайтове изберете Настройки на ИД на документ.
-
На страницата Настройки на ИД на документ , в секцията Присвояване на ИД на документи се уверете, че има отметка в квадратчето Присвояване на ИД на документи.
Забележка: Когато разрешите присвояването на ИД на документи за първи път в колекция от сайтове, се показва съобщение: Планирано е конфигурирането на функцията за ИД на документ да бъде завършено от автоматизиран процес. Това означава, че заданието на таймера е отговорно за завършването на присвояването на ИД на документи на всички документи в колекцията от сайтове. Времето, необходимо за този процес, зависи от броя на документите във вашата колекция от сайтове.
-
За да зададете низ по избор от знаци или числа, които автоматично се добавят в началото на всеки ИД на документ, въведете низа под Започват ИД със следните знаци.
-
Отметнете квадратчето Установяване в начално състояние на всички ИД на документи…, ако искате префиксът да се добави автоматично към всички съществуващи идентификатори на документи в колекцията от сайтове.
-
В секцията Обхват на търсене на ИД на документ изберете сайтовете, които да се използват като обхват на търсене за търсене на ИД.
-
Изберете OK.
Забележка: Както беше споменато по-горе, когато услугата "ИД на документ" е разрешена за всяка колекция от сайтове, към типовете съдържание "Документ" и "Колективна папка за документи" се добавя колона като ниво на колекция от сайтове. Колоната "ИД на документ" се използва за показване на ИД, присвоен на елемент.
