Ръководство за проектиране на отчети

Създаване на скица на вашия отчет

Тази стъпка не е задължителна – можете да откриете, че съветникът за отчети на Access или Инструментът за отчети (и двата от които са налични в раздела Създаване , в групата отчети ) осигурете достатъчно начален модел за вашия отчет. Ако обаче решите да проектирате отчета си, без да използвате тези инструменти, може да е полезно да направите груба скица на отчета си на лист хартия, като чертаете поле, в което всяко поле отива и записва името на полето във всяко поле. Друга възможност е да използвате програми като Word или Visio, за да създадете макет на отчета. Който и метод да използвате, не забравяйте да включите достатъчно редове, за да укажете как да се повтарят данните.

Например можете да използвате ред за информацията за продукта, а след това няколко повтарящи се реда за продажбите на този продукт и накрая ред с общи суми за продажби за продукта. След това поредицата се повтаря за следващия продукт и т. н. до края на отчета. Или може би докладът ви е прост списък на данните в таблицата, като в този случай вашата скица може да съдържа само поредица от редове и колони.

След като създадете вашата скица, определете коя таблица или таблици съдържат данните, които искате да се показват в отчета. Ако всички данни се съдържат в една-единствена таблица, можете да базирате своя отчет директно на тази таблица. По-често желаните от вас данни се съхраняват в няколко таблици, които трябва да съберете заедно в заявка, преди да можете да я покажете в отчета. Заявката може да бъде вградена в свойството RecordSource на отчета или можете да създадете отделна, записана заявка и да основете отчета върху това.

Определяне кои данни да се въведат във всеки раздел на отчета

Всеки отчет има един или повече секции за отчет. Тази секция, която присъства във всеки отчет, е секцията за подробни данни. Тази секция повтаря еднократно за всеки запис в таблицата или заявката, на която се базира отчетът. Другите секции са незадължителни и повтарят по-малко често и обикновено се използват за показване на информация, която е обща за група от записи, страница на отчета или за целия отчет.

Таблицата по-долу описва къде се намира всеки раздел и как обикновено се използва разделът.

За информация за добавянето или премахването на секции на горния и долния колонтитул на отчета или на секциите за горен и долен колонтитул на страница вижте раздела Добавяне или премахване на секции за горен и долен колонтитул на страница в тази статия. Можете да добавите секции за горен и долен колонтитул на група с помощта на екрана " групиране, сортиране и обща сума " в изглед на оформление или изглед за проектиране.

Определяне как да се подредят подробните данни

Повечето отчети са подредени в таблично или насложено оформление, но Access ви дава гъвкавостта да използвате почти всяко подреждане на записи и полета, които желаете.

Таблично оформление    Таблично оформление е подобно на електронна таблица. Етикетите са в горния край и данните са подредени в колони под етикетите. Таблично се отнася за облика на таблица, като например данните. Това е типът отчет, който Access създава, когато щракнете върху " отчет " в групата " отчети " на раздела " Създаване ". Табличното оформление е добро, което да се използва, Ако отчетът има относително малък брой полета, които искате да се показват в прост списъчен формат. Следващата илюстрация показва отчет на служителя, който е създаден с помощта на таблично оформление.

Оформление с наслагване    Оформлението с наслагване наподобява формуляр, който попълвате, когато отваряте банкова сметка или правите покупка от онлайн търговец на дребно. Всяко парче от данни е обозначено и полетата са подредени един върху друг. Това оформление е добро за отчети, които съдържат твърде много полета, които да се показват в табличен формат, което означава, че ширината на колоните би надвишила ширината на отчета. Следващата илюстрация показва отчет на служителя, който е създаден с помощта на оформление с наслагване.

Смесено оформление    Можете да смесвате елементи на таблични и насложени оформления. Например за всеки запис можете да подредите някои от полетата в хоризонтален ред в горния край на секцията за подробни данни и да подредите другите полета от един и същ запис в един или повече оформления с наслагване под горния ред. Следващата илюстрация показва отчет на служителя, който е създаден с помощта на смесено оформление. Полетата ИД, фамилно име и собствено име са подредени в таблично оформление за управление, а полетата за служебен и служебен телефон са подредени в насложено оформление. В този пример линиите на мрежата се използват за предоставяне на визуално разделяне на полета за всеки служител.

Двустранно оформление    Ако използвате съветника за отчети, за да създадете отчета си, можете да изберете да използвате оправдано оформление. Това оформление използва пълната ширина на страницата, за да се покажат записите възможно най-компактно. Разбира се, можете да постигнете същите резултати, без да използвате съветника за отчети, но това може да бъде усърден процес за точно подравняване на полета. Следващата илюстрация показва отчет на служителя, който е създаден с помощта на двустранно оформление на съветника за отчети.

Двустранното оформление е добро оформление, което да се използва, ако показвате голям брой полета в отчета. В предишния пример, ако използвате таблично оформление за показване на едни и същи данни, полетата се простират извън ръба на страницата. Ако използвате оформление с наслагване, всеки запис заема много по-Вертикална разредка, която премахва хартията и затруднява прочитането на отчета.

Най-горе на страницата

Добавяне на секции на горен и долен колонтитул на страница

1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

2. Проверете кои секции са вече в отчета. Секциите са разделени със сенчести хоризонтални ленти, наречени секции за избиране. Етикетът във всеки селектор на секции указва какво представлява секцията точно под нея.

   

   Всеки отчет има секция за подробни данни и може да съдържа и заглавки на отчети, горен колонтитул на страница, долни колонтитули на страниците и отчети на долни колонтитули. Освен това, ако в отчета има нива на групиране, може да видите и горни или долни колонтитули на групата (като например заглавката на файла , показана на предишната илюстрация). По подразбиране горните и долните колонтитули на групите се именуват с помощта на името на полето или израза, който е базата на групата. В този случай името на полето за групиране е "файл като."

3. За да добавите секции на горен и долен колонтитул на страница или отчет на секциите за горен и долен колонтитул към вашия отчет, щракнете с десния бутон върху произволен селектор на секции, след което щракнете върху Горен/долен колонтитул на страница или Горен/долен колонтитул на отчет в контекстното меню.

   Внимание: Ако секцията вече присъства в отчета, Access ви предупреждава, че ще изтрие съществуващия раздел и контролите, които съдържа.

   Сега можете да местите съществуващите контроли или да добавяте нови контроли към новите секции.

Access винаги добавя секциите за горен и долен колонтитул на страницата и отчета по двойки. Това означава, че не можете да добавите секция на горен колонтитул на страница или отчет, без да добавяте и съответната секция на долен колонтитул. Ако не ви трябват и двете секции, не можете да изтриете секция, но можете да преоразмерите неизползваната секция на височина нула (0), за да избегнете добавянето на допълнителни вертикални разредка към отчета. Позиционирайте показалеца в долната част на неизползваната секция, докато не се превърне в двупосочна стрелка , след което плъзнете нагоре, докато секцията бъде скрита. Ако има някакви контроли в секцията, трябва да ги изтриете, за да можете да скриете напълно раздела.

Премахване на секции на отчета или на горния и долния колонтитул на страница

1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

2. Щракнете с десния бутон върху произволен селектор на секция и след това щракнете върху Горен/долен колонтитул на страница или Горен/долен колонтитул на отчет в контекстното меню.

Ако премахвате двойка горен и долен колонтитул и тези секции съдържат контроли, Access ви предупреждава, че изтриването на секциите ще изтрие и контролите и че няма да можете да отмените действието. Щракнете върху да , за да премахнете разделите и да изтриете контролите, или щракнете върху не , за да отмените операцията.

Най-горе на страницата

Задаване на стилове на форматиране за текстово поле, което показва RTF текстово поле

1. Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и след това щракнете върху изглед на оформление в контекстното меню.

2. Щракнете върху текстовото поле, което показва полето RTF текст, и след това в раздела формат , в групата шрифт щракнете върху стила на форматиране, който искате да приложите.

   Access прилага форматирането към целия текст в текстовото поле RTF, което все още не е имало този тип (но не и стойност) за форматиране, приложено в изглед, който поддържа въвеждане на данни, като например изглед на лист с данни за таблица или заявка или изглед за формуляри за формуляр. Например, ако част от текста в полето е форматиран с червен цвят на шрифт и сте приложили син цвят на шрифта в текстовото поле, Access превръща целия текст в син, с изключение на този, който е бил индивидуално форматиран като червен. Като друг пример, ако част от текста в полето е форматирана с размер от 11 точки и сте приложили размер за шрифта от 14 пункта, Access прилага 14-точковия размер на шрифта към целия текст, с изключение на този, който е бил индивидуално форматиран с 11 пункта.

   Полета за прикачени файлове    Полета за прикачени файлове използвайте специална контрола, която не се използва за друг тип данни. Можете да прикачите няколко файла към запис с помощта на едно поле за прикачени файлове, но полето може да показва само информация за един прикачен файл в даден момент. По подразбиране контролата за прикачени файлове показва една икона или изображение в зависимост от типа на файла на прикачения файл, който в момента се показва от контролата. Ако искате, можете да зададете свойствата за контролата за прикачен файл, така че всички прикачени файлове да се показват като икони или така, че полето просто да показва икона на кламер и броя на прикачените файлове. Ако предположим, че вече използвате контрола за прикачени файлове във вашия отчет, можете да използвате следната процедура, за да настроите свойствата на контролата за различни употреби на контролата.

Задаване на свойствата за показване на поле за прикачени файлове

1. Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и след това щракнете върху изглед на оформление в контекстното меню.

2. Щракнете върху контролата за прикачени файлове. Ако списъкът със свойства още не е показан, натиснете F4, за да го покажете. В списъка със свойства щракнете върху раздела формат .

   Използвайте таблицата по-долу като ръководство за настройка на свойствата на контролата за прикачени файлове.

   Свойство	Настройка
   Покажи като	Image/Icon показва графиките като изображения и всички други файлове като икони. Това е настройката по подразбиране. Иконата показва всички файлове като икони. Кламер показва икона с кламер, последвана от броя на прикачените файлове в скоби.
   Картина по подразбиране	За да направите картината по подразбиране да се показва в контролата за прикачени файлове, когато няма прикачени документи, щракнете върху в полето на свойството, намерете желаната картина и след това щракнете върху Отвори. Забележка: Снимката по подразбиране не се показва, ако свойството Покажи като свойство е зададено на кламер.
   Подравняване на картини	Изберете подравняването, което искате, от списъка. Настройката по подразбиране е Center. Настройката на тази настройка може да доведе до неочаквани резултати в зависимост от настройката на свойството режим на размер на картина .
   Режим на размер на картина	Тази настройка е налична само ако свойството Покажи като свойство е зададено на изображение/икона. Clip показва изображението в действителния му размер. Изображението е изрязано, ако е твърде голямо, за да се побере в контролата. Простри разтегнете изображението, така че да запълва цялата контрола. Забележка: Освен ако контролата за прикачени файлове е със същия размер като изображението, използването на тази настройка ще изкриви изображението, така че той да изглежда разпънат хоризонтално или вертикално. Увеличение показва изображението колкото е възможно по-голяма, без да се изрязва или деформира изображението. Това е настройката по подразбиране.

3. Ако използвате контролата, за да покажете графики, настройте размера на контролата за прикачени файлове, така че да можете да видите колко подробности искате.

Най-горе на страницата