Споделяне на календар в Microsoft 365

Ние правим подобрения в начина, по който споделените календари в Microsoft 365 се синхронизират във всичките ви приложения. Тази статия е предназначена за ИТ администратори, за да им помогне да разберат промените, които се въвеждат.

Подобренията са планирани само за календари, които са споделени между хората, които използват Exchange Online. Няма промени в споделените календари, когато календарът на един човек се хоства в Exchange локално.

Когато всички подобрения са завършени, ИТ администраторите и потребителите в тяхната организация могат да очакват:

Тези подобрения все още се изпълняват. Тази статия е насочена към промените, които виждате днес, и предоставя подробна информация за бъдещите планове. За бърз преглед на графиците вижте Времева линия на подобренията в календара за всички клиенти по-нататък в тази статия.

Не сте ИТ администратор? Ако не сте ИТ администратор, а просто търсите инструкции как да споделите или делегирате календар, вижте следните статии:

Споделяне на календар

Първото подобрение е, че потребителите могат да споделят календара си от всяка версия на Outlook и имат едни и същи опции за разрешение във всички версии. Таблицата по-долу показва текущото състояние на цялата работа, за да направи по-лесно споделянето на календари.

Приложение на Outlook

Може да споделя календар

Еднакви навсякъде и прости разрешения при споделяне

Бележки

Outlook за PC

Налично от версия 1805 нататък.

Outlook for Mac

Налично от версия 16.23.326.1 нататък.

Outlook в уеб

Outlook за iOS

Outlook за Android

Календар на Outlook за Windows 10

✔ Вижте бележките

Споделянето на календар е разрешено само за Windows 10 на PC и няма да бъде издадено за Windows 10 Mobile.

Приемане на споделен календар

Второто подобрение е, че потребителите могат лесно да приемат покани за споделен календар от произволно приложение на Outlook и да виждат тези споделени календари на всичките си устройства. Таблицата по-долу показва текущото състояние на работата, за да се улесни приемането на споделени календари.

Приложение на Outlook

Може да приема споделен календар

Приемането на споделен календар го синхронизира на всички устройства

Бележки

Outlook за PC

Налично от версия 1805 нататък.

Outlook for Mac

Налично от версия 16.23.326.1 нататък.

Outlook в уеб

Outlook за iOS

Outlook за Android

Календар на Outlook за Windows 10Календар за Windows 10

✔ Вижте бележките

Това още не е разрешено за всички потребители на Windows 10 Mobile.

Синхронизиране и редактиране на споделени календари

Третото подобрение е, че потребителите могат да преглеждат всички свои споделени календари на произволно устройство или приложение за календар. Ако някой промени споделен календар, всички други хора, споделящи календара, ще видят промените веднага. Потребителите ще забележат също подобрения в производителността при преглеждане и редактиране на споделени календари. Използването на споделен календар ще бъде толкова бързо и надеждно, колкото управлението на собствения календар на потребителя.

Когато един потребител сподели календара си с хора днес, те ще видят подобрената среда на споделения календар след приемането на поканата. Ако обаче той е споделил своя календар с хора преди тези промени да бъдат включени, те няма да виждат тези подобрения автоматично.

За надстройване на съществуващи споделени календари до новата среда за споделени календар, помолете потребителите да следват инструкциите в Надстройване на съществуващ споделен календар до новия модел по-нататък в тази статия. След като потребителите надстроят до новия модел, споделените календари ще се синхронизират с мобилните им телефони. В бъдеще съществуващите споделени календари ще бъдат надстройвани автоматично, но още няма график за този процес на автоматично надстройване.

При разрешено незабавно синхронизиране, споделеният календар отразява промените, направени от други хора, веднага. В момента не всички типове споделени календари поддържат незабавно синхронизиране. Следващите раздели включват типовете споделени календари и приложения за календар, поддържащи незабавно синхронизиране.

Незабавното синхронизиране е разрешено само ако потребителите са в същия клиент на Microsoft 365 или ако календарът е споделен с потребител на Outlook.com.

Таблицата по-долу предоставя повече информация за типовете конфигурации, които поддържат незабавно синхронизиране. В бъдеще, незабавно синхронизиране ще бъде разрешено за всички календари, споделени между потребители на Microsoft 365 и Outlook.com.

Собственик на календар

Получател на споделен календар

Незабавно синхронизиране разрешено

Бележки

Microsoft 365

Microsoft 365
(един и същи клиент)

Microsoft 365

Microsoft 365
(различен клиент)

Синхронизирането се извършва приблизително на всеки три часа.

Ако външното споделяне не е разрешено за клиента на собственика на календара, това се третира все едно календарът е споделен с външен потребител.

Microsoft 365

Outlook.com или
услуги на трети страни, като например Gmail.com

Тази конфигурация в момента генерира URL адрес на абонамент за интернет календар (ICS). Получателят на споделения календар добавя споделения календар чрез URL адреса на ICS, а времената на синхронизиране се определят от услугата за календар на получателя.

Например ако получателят е в Outlook.com, календарът ще се актуализира приблизително на всеки три часа. Ако получателят е в Gmail.com, календарът може да се актуализира на всеки 24 до 48 часа.

Outlook.com

Outlook.com

Outlook.com

Microsoft 365

Outlook.com

Услуга на друг доставчик, като например Gmail.com

Тази конфигурация в момента генерира URL адрес на ICS. Получателят добавя споделения календар чрез URL адреса на ICS, а времената на синхронизиране се определят от услугата за календар на получателя.

Например ако получателят е в Outlook.com, календарът ще се актуализира приблизително на всеки три часа. Ако получателят е в Gmail.com, календарът може да се актуализира на всеки 24 до 48 часа.

Таблицата по-долу предоставя повече информация за приложенията, които поддържат незабавно синхронизиране.

Приложение

Поддържа незабавно синхронизиране

Бележки

Outlook за PC

Във визуализация; Вижте бележките.

Незабавното синхронизиране е издадено като визуализация заMicrosoft 365 потребители в текущия канал.

Outlook for Mac

Налично от версия 16.23.326.1 нататък.

Outlook в уеб

Outlook за iOS

Outlook за Android

Календар на Outlook за Windows 10

Приложения REST

Приложения на Exchange ActiveSync

Забележка: Exchange API на Уеб услуги (EWS) няма да поддържа незабавно синхронизиране.

Outlook в уеб, iOS и Android:Ако потребителят го преглежда в Outlook в уеб, Outlook за iOS илиOutlook за Android, се използва новата среда за синхронизиране.

Outlook for Mac:Ако потребителят прегледа споделения календар на Outlook for Mac, той ще види новата среда за синхронизиране, ако Календарът е добавен чрез приемане на покана за споделяне или ако потребителят е добавил споделения календар чрез файл > отворите папка на друг потребител. Ако обаче потребителят е добавил акаунта като делегиран акаунт, той ще бъде в старата среда за синхронизиране. Промените може да се появят по-бързо в Outlook в уеб, Outlook за iOS и Outlook за Android.

Outlook за PC: потребителят може да разреши предварителния преглед на подобренията в споделения календар, като следвате инструкциите, описани в тази статия. След като се отбивате в предварителния преглед, потребителят трябва да види "(предварителен преглед)" до споделения календар. Ако не виждат "(предварителен преглед)", те също ще трябва да подобрят календара – следвайте инструкциите в надстройване на съществуващ споделен календар към новия модел.

Технически подробности за подобренията на споделения календар

В този раздел се описва как са изпълнени тези подобрения и какво е променено в архитектурата на споделените календари в Microsoft 365.

Терминология

Ето някои условия, които ще използваме в това обсъждане:

  • Споделен календар: Календар, споделен с разрешения за преглеждане, редактиране или представител

  • Собственик: Човек, от когото е споделен календарът

  • Получател: Човекът с когото е споделен календарът

  • Стар модел: Старото поведение на споделените календари

  • Нов модел: Новото поведение на споделените календари

Подобренията са приложими само за календари, споделени между потребители в Exchange Online. Няма промени в споделените календари, когато един от потребителите се хоства в Exchange локално.

Атрибут

Стар модел

Нов модел

Как се съхранява споделеният календар

Запис (подобен на хипервръзка) се съхранява в пощенската кутия на получателя. Записът сочи към пощенската кутия на собственика, но не съхранява никакви данни на календар в пощенската кутия на получателя.

В пощенската кутия на получателя се създава нов календар, като този календар съдържа копие на календара на притежателя (започващ една година преди датата на приемане).

Какъв е достъпът на получателя до споделения календар

Чете и записва директно в пощенската кутия на собственика.

Чете и записва от локалното копие на споделения календар съхраняван в собствената пощенска кутия на получателя.

Как споделеният календар синхронизира промените

Приложението периодично проверява в пощенската кутия на собственика за промени и ги синхронизира.

Услугата незабавно синхронизира промените с локалното копие на получателя. Това предизвиква насочено известие до приложението, което синхронизира промените веднага.

Приложения, които получателят може да използва за достъп до споделения календар

  • Outlook за PC

  • Outlook for Mac

  • Outlook в уеб

  • Outlook за PC

  • Outlook for Mac

  • Outlook в уеб

  • Outlook за iOS

  • Outlook за Android

  • Календар на Outlook за Windows 10

  • Всички REST и EAS приложения

За повече подробности вижте Разлики във функционалността в новия модел за споделени календари по-нататък в тази статия.

Потребителите, които приемат нова покана за споделен календар от актуализирана версия на Outlook, автоматично ще започнат да използват новия модел на споделяне на календара.

Най-лесният начин един потребител да провери дали има подобренията (което означава новия модел на споделянето на календар) е да проверите дали споделеният календар се показва на мобилния ми телефон. Ако това се случи, споделеният календар вече е надстроен до новия модел.

Ако предпочитате да използвате MFCMapi, ще трябва да се уверите, че са изпълнени следните условия:

  • В поддървото на календара се показва локална папка за споделения календар.

  • Съществува запис в изгледите "Общи изгледи > Таблица на свързано съдържание". Името на наименувано свойство на записа е SharingCalendarGroupEntryAssociatedLocalFolderId, а то ще сочи към ИД на локалната папка на споделения календар.

За да могат споделените календари да се възползват от тези подобрения, потребителите трябва да създадат отново споделения календар, като използват една от двете опции по-долу:

  1. Да помолят собственика на календара да сподели повторно календара с тях. Потребителят може да направи това от произволно приложение на Outlook, включително Outlook за iOS или Outlook за Android. Потребителят след това трябва да приеме поканата за споделен календар чрез актуализирана версия на Outlook. Важно е потребителят да приеме поканата от актуализирана версия на Outlook. Ако потребителят приеме поканата чрез по-стара версия на Outlook, споделеният календар няма да бъде разрешен за тези подобрения. Съществуващите споделени календари не е необходимо да бъдат премахвани преди повторното приемане.

  2. Премахване и повторно отваряне на календара. Тази опция не изисква собственикът да сподели календара отново. Потребителят просто трябва да използва актуализирана версия на Outlook , за да премахне & повторно отваряне на споделения календар, който ще актуализира автоматично календара. Ако потребителят извършва това действие в Outlook за PC, той също трябва да се включи в предварителния преглед, описан в тази статия.

    Забележка: В Outlook за iOS и Android опцията за добавяне на споделен календар е налична под модула за календари: щракнете върху снимката на профила в горния ляв ъгъл, за да видите списъка с календари, щракнете върху иконата + в горния ляв ъгъл и изберете Добавяне на споделени календари.

В бъдеще споделените календари ще бъдат надстройвани до новия модел, независимо кой метод избере потребителят. Обаче все още няма времева линия за това.

Методи за синхронизиране на споделени календари

В този раздел се описва къде и кога се извършва незабавно синхронизиране в текущото състояние на нашата работа. Следващата таблица показва типовете синхронизиране, които съществуват за споделени календари в новия модел.

Метод на актуализация

Как се синхронизират промените

Поддържани календари (в момента)

Незабавни актуализации

Промените се синхронизират веднага. Това се отнася за календари, споделени между потребителите в един и същ клиент на Microsoft 365 или споделени от потребител на Outlook.com.

  • Споделени от потребител на Outlook.com за потребител на Outlook.com или Microsoft 365.

  • Споделени между Microsoft 365 потребители в един и същ клиент.

Периодични актуализации

Промените се синхронизират периодично (в рамките на три часа в повечето случаи). Получателите няма да виждат промените в споделения календар веднага, но копието ще се актуализира на всеки няколко часа.

  • Споделени между потребители на Microsoft 365 на различни клиенти, с разрешено външно споделяне.

Абонамент ICS

URL адресът на абонамент за интернет календар (ICS) се генерира, когато календарът бъде споделен. Получателят може да използва този URL адрес, за да добави споделения календар към всяка услуга за календари, която използва. С URL адресите на ICS, услугата за календари на получателя избира кога да синхронизира календара, за да се получават нови актуализации. Ако получателят е потребител на Outlook.com, синхронизиране ще се извършва на приблизително всеки три часа.

  • Споделени между потребители на Microsoft 365 на различни клиенти, със забранено външно споделяне.

  • Споделени от потребител на Microsoft 365 с потребител на Outlook.com.

  • Споделени от потребител на Microsoft 365 или Outlook.com с някого, който използва друга услуга за календари, като например Gmail.

Незабавното синхронизиране за споделяне извън вашия клиент в момента не се поддържа. Макар че можете да споделяте тези конфигурации, синхронизирането ще се извършва периодично. Има два типа споделяне между различни клиенти:

  • От Microsoft 365 за друг потребител на Microsoft 365 (ако външното споделяне е разрешено).

    Създава се пълен споделен календар, но синхронизирането ще се извършва приблизително на всеки три часа. Незабавното синхронизиране по-нататък ще бъде разрешено за тази настройка.

  • От Microsoft 365 за потребител на Outlook.com. Ако външното споделяне е забранено, споделянето с друг потребител на Microsoft 365 също попада в тази група.

    При споделянето се генерира URL адрес на ICS, който получателят може да използва за добавяне към всяка услуга за календари. С абонамент ICS, услугата за календари на получателя избира кога да синхронизира абонамента ICS, за да получава нови актуализации. Ако получателят е потребител на Outlook.com или Microsoft 365, синхронизирането ще се извършва на приблизително всеки три часа.

Споделянето с потребител на външна услуга, като например Gmail, е различен вид споделяне на календара. При тези сценарии се генерира URL адрес на абонамент за интернет календар (ICS) , който представлява връзка към календара на собственика. Получателите могат да използват този URL адрес, за да преглеждат календара в уеб браузър или да го добавят към своята услуга за календари чрез добавяне на интернет календар, като използват URL адреса на ICS. С абонаменти ICS, услугата за календари на получателя избира кога да синхронизира абонамента ICS, за да получава нови актуализации. Ако получателят е потребител на Outlook.com, синхронизиране ще се извършва на приблизително всеки три часа. Ако получателят използва друга услуга за календари, като например Gmail.com, синхронизирането може да не се извършва толкова често.

Различия във функционалността при новия модел споделени календари

Споделените календари, които използват новия модел, се различават от стария модел в няколко области на функционалност, включително напомняния, разрешения, делегирани събрания и клиенти на външни доставчици.

В миналото нямаше съгласуван набор от опции за ниво на разрешение за различните клиенти на Outlook. Като част от тези подобрения, актуализираните клиенти на Outlook ще показват опростен и съгласуван набор от нива на разрешения за споделяне.

наследени нива на разрешение

Опростени нива на разрешение

Не е споделен

Не е споделен

Няма

Няма

Време на заетост

Само наличност

Може да вижда кога съм зает/а

Време на заетост, тема, местоположение

Ограничени подробности

Може да вижда заглавията и местоположенията

Проверяващ

Пълни подробности

Може да вижда всички подробности

Редактор

Може да редактира

Собственик

Публикуващ редактор

Публикуващ автор

Автор

Нередактиращ автор

Сътрудник

По избор

По избор

Представител

Представител

Ако собственикът използва Outlook в уеб, Outlook за iOS, Outlook за Android или Outlook за Mac, за да промени разрешенията, копието на получателя на календара веднага се синхронизира повторно към новото ниво на разрешение.

Ако собственикът използва друго приложение, за да промени разрешенията, календарът ще се синхронизира повторно през следващите няколко часа, но това няма да стане веднага.

Ако собственикът премахне разрешенията на някого в календара, това действие ще бъде открито в рамките на няколко часа и ще се случи едно от следните три неща:

  • Ако получателят е в същата организация, а за собственика на календара е настроен потребител "Моята организация" (по подразбиране) с всяко разрешение освен "Няма", календарът на получателя ще се актуализира, за да отрази нивото на разрешение по подразбиране на потребителя. Споделеният календар ще остане в новия модел, но може да има друго ниво на разрешения.

  • Ако получателят е в същата организация, но собственикът на календара не споделя календара си с потребител от "Моята организация" (по подразбиране), споделеният календар ще бъде премахнат от пощенската кутия на получателя. Получателят вече няма да вижда споделения календар в своя списък с календари.

  • Ако получателят е в друга организация, споделеният календар спира да се синхронизира, но не се премахва.

Представителите винаги са могли да виждат делегирани съобщения за събрание от мобилния си телефон, защото поканите се получават в тяхната папка "Входящи". Обаче в миналото представителите нямаха индикации дали поканата за събрание е за тях, или за друг, когото представляват.

За по-добра поддръжка на този сценарий, Outlook за iOS и Outlook за Android са добавили потребителски интерфейс, за да се изясни за кого е предназначена поканата за събрание. Например обърнете внимание на "Получено за Божидар Петров" в следните екрани, което показва, че поканата и съобщението е за Божидар, а не за представителя.

Екранна снимка показва екрана за мобилно устройство с елемента "Покана за календар". Екранна снимка показва екрана за мобилно устройство с елемента "Поща".

Новият модел на споделянето на календари се различава в имейл програмите от други доставчици в някои сценарии, описани по-долу.

  • В EAS клиентите, получателите с разрешения само за четене ще виждат опцията за създаване на събрание или отговаряне на покана за събрание в този календар, който е само за четене. Това ще се запише локално в кеша на клиента, но промените се отхвърлят от сървъра. Промените на получателя няма да бъдат отразени в календара на собственика, защото получателят няма разрешения за редактиране. Този проблем възниква, тъй като EAS клиентите не правят разлика между разрешения "само за четене" и разрешения "за четене и запис" в споделени календари, като разглеждат всички календари като редактируеми.

  • Някои клиенти от друг доставчик имат програма на страната на клиента, с която винаги добавят текущия потребител като участник в събрания. Следователно, ако потребителят използва стандартните приложения за календари на своя телефон и вижда събрание в календара на някой друг, той може да види името си в списъка на участниците. Това се случва само ако той гледа календара в приложения за календари от други доставчици – когато отвори същото събрание в Outlook за iOS или Outlook за Android, той няма да види името си в списъка с участници.

  • Не поддържаме подобренията в споделените календари за клиенти, базирани на EWS, така че подобренията не са налични в никакви приложения за календари, които използват EWS, като например Mac OS X.

    Забележки: 

    • Outlook for Mac в момента използва EWS и показва наследените споделени календари, които нямат тези подобрения.

    • Приложението за календар в Mac OS X използва EWS и показва наследените споделени календари, които нямат тези подобрения.

Често задавани въпроси

Кога тези подобрения ще завършват със статус "предварителен преглед" в Outlook за PC?

Все още нямаме времева линия, но това остава един от най-големите приоритети за екипа на календара на Outlook. Клиенти, които са разположили предварителния преглед в своята организация, са имали много успехи и сме готови да включим подобренията по подразбиране!

Кога тези подобрения ще пристигат в Outlook за полу-годишен канал за PC?

Актуализацията, издадена през януари 2021, ще предостави опцията за включване на потребителите към предварителния преглед.

Не искам календарите на моите потребители да се синхронизират с мобилни телефони. Какви настройки мога да използвам, за да забраня това?

Нямаме планове да позволим подобренията в споделените календари да бъдат забранявани на отделни клиенти.

Моите потребители са загрижени за използването на данни, когато споделените календари се синхронизират с мобилните им телефони. Какво трябва да им кажа?

Ако изчистите отметката от опцията за споделен календар в списъка с календари, Outlook за iOS, Outlook за Android и Windows 10 Mobile няма да синхронизират календарите, които не са избрани. Повечето мобилни приложения за календар също би трябвало да следват това поведение.

Важи ли това за календарите на ресурси?

Всеки календар, който може да се споделя, отговаря на изискванията за тези подобрения. Ако потребител споделя своя календар, календар на споделена пощенска кутия или ресурсен календар на пощенска кутия, а получателят приеме да използва Outlook в уеб, Outlook за iOS или Outlook за Android, той ще започне да виждат тези подобрения.

Обаче конкретно за ресурсните пощенските кутии има някои несъответствия с начина, по който разрешенията се показват в списъка с разрешенията на Outlook, сравнено със списъка с разрешения на центъра за администриране. Работим, за да направим разрешенията да се показват по еднакъв начин. Обаче функционалността на споделения календар работи както е описано по-горе за ресурсните календари на пощенска кутия, а получателят ще може да вижда ресурсния календар на мобилния си телефон.

Сега поддържате ли споделяне на календар с групи на Microsoft 365?

Не още, но това е един от нашите приоритети за в бъдеще. В момента можете да споделяте календари само с отделни потребители или групи за защита.

Тези промени ще улесни ли това един човек да има множество представители за календар?

Тези подобрения, особено по-бързото синхронизиране, ще улеснят това много хора да могат да управляват един и същ календар, но сценарият с много представители не е целта на тези първоначални подобрения. За най-добра среда за работа само един представител трябва да управлява споделения календар.

Времева линия на подобренията при календарите за всички клиенти

По-долу е дадено резюме на текущото състояние на подобренията при календарите. Времевите линии, дадени по-долу, подлежат на промяна.

Подобрение

Уеб

PC*

Mac*

iOS

Android

Windows 10 Mobile

Споделяне на календар с опростени разрешения

✔**

✔***

Не се планира

Приемете календар, така че да е в новия модел

✔**

✔***

Синхронизирайте незабавно чрез новия модел

Във визуализация

✔***

*Важи само за клиентите, които са закупили Microsoft Office на базата на месечен или годишен абонамент.

**Налично от версия 1805 нататък.

***Налично от версия 16.23.326.1 нататък.

Сродни теми

Споделяне на вашия календар в Outlook в уеб за фирми
Делегиране на календар в Outlook в уеб за фирми
Управление на календара на някой друг в Outlook в уеб

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×