Има много начини да персонализирате достъпа до даден елемент, за да го споделите безопасно, защитено и само с хората, с които искате да го споделите. Двата основни начина за споделяне на елемента са да изпратите покана по имейл или да копирате връзка към елемента.
В тази статия:
Изпращане на покана по имейл до елемент
Копиране на връзка към елемент
Споделяне извън вашата организация
Първи стъпки в споделянето
Има два начина за споделяне на елемент от библиотека на SharePoint или вашия OneDrive:
В списъчен изглед посочете ред от елемент или поставете отметка в квадратчето до даден елемент, след което изберете
Споделяне.
В списъчен или плосъчен изглед изберете елемент ред или плочка. След това изберете
"Споделяне " от лентата с команди над изгледа "Файлове".
Забележка
Тази опция не е налична в началния изглед на OneDrive.
За да споделите файл на Microsoft 365 от приложението, като например файл на PowerPoint, Word или Excel:
- В горния десен ъгъл изберете част за споделяне.
- Select Споделяне отново.
Забележка
Избирането и споделянето на няколко елемента едновременно не е налично в SharePoint или OneDrive за работата или учебното заведение. Вместо това добавете елементите в папка и я споделете.
След като сте избрали , можете или да добавите имейлите на хората, за да им изпратите покана за елемента, или можете да копирате връзка към елемента и да поставите връзката там, където искате да я изпратите (като съобщение в Teams или имейл).
Забележка
- Ако все още не сте споделили елемента, ще има
в долния ляв ъгъл, за да покаже, че това е личен файл. - Ако елементът вече е споделен, изображенията на профила или инициалите на хората и групите, с които е споделен, ще се появят в долния ляв ъгъл. Можете да изберете една от иконите, за да отворите "Управление на достъпа", където можете да преглеждате и управлявате хората със съществуващ достъп.
- Ако копирате връзка към елемент, който все още не е споделен, иконата на катинар ще бъде заменена с изображението на профила ви, дори ако връзката все още не е отворена от никого.
- Научете повече за управлението на достъпа
Избор на разрешения
Изберете иконата за разрешение до областта " Добавяне на име, група или имейл ", за да отворите падащия списък с опции за нива на разрешение. Избраното разрешение ще се приложи както към поканата, която можете да изпратите, като изберете "Покана ", така и към връзката, която можете да копирате, като изберете "Копирай връзката".
"Може да редактира " позволява на хората да правят промени в елемента. Също така ще им бъде позволено да споделят елемента с други хора.
Забележка
Ако споделяте папка, хората с разрешение за редактиране могат да копират, преместват, преименуват, споделят и изтриват всеки елемент от папката, до който имат достъп.
Може да преглежда позволява на хората само да преглеждат елемента. People няма да могат да го редактират.
"Може да преглежда " позволява на хората да преглеждат елемента, да оставят коментари и да правят предложения, но не могат да го редактират.
Забележка
- Тази опция е налична само за документи на Word.
- Ако някой вече има разрешения за редактиране за документа, избирането на "Може да преглежда " няма да му попречи да прави редакции и файлът все още ще се отваря в режим на редактиране. Можете да променяте разрешенията в "Управление на достъпа".
- Потребителите с разрешение за преглед могат да правят непроследени редакции или промени в документ, като използват модифициран клиент. За проверка на промените може да се използва хронологията на версиите.
Не може да се изтегли позволява на хората да преглеждат елемента, но не могат да го изтеглят на устройството си.
Забележка
- Тази опция е налична само за OneDrive за работата или учебното заведение.
- People все още могат да изтеглят елемента, ако имат съществуващо разрешение за редактиране на елемента. Можете да преглеждате и управлявате разрешения и връзки в "Управление на достъпа".
- Администраторите могат да контролират за кои типове файлове може да има настройката "блокиране на изтеглянето".
Изпращане на покана по имейл до елемент
Поканването на хора е прост начин да дадете достъп до даден елемент само на хората, които сте избрали.
- Добавяне на хора в областта "Добавяне на име, група или имейл".
- Прегледайте или актуализирайте разрешението, което искате да дадете, като изберете иконата за разрешение.
- Ако желаете, добавете бележка в полето за съобщения.
- Изберете "Покана".
- Хората, които сте добавили, ще получат автоматичен имейл от вас, който ги кани за достъп до файла.
Забележка
- Само хората, които сте добавили, или тези със съществуващ достъп, ще имат достъп до тази покана.
- След като сте поканени, можете лесно да актуализирате или премахнете индивидуален достъп в "Управление на достъпа".
- Поканването на хора е същото като услугата, известна преди като предоставяне на достъп.
Копиране на връзка към елемент
Връзките са друг начин за споделяне на елемент с аудиторията, която изберете.
Прегледайте или актуализирайте разрешението, което искате да дадете, като изберете иконата за разрешение.
Прегледайте или актуализирайте настройките на връзката, като изберете
икона за настройки на връзката до "Копиране на връзката". След като направите промените, изберете "Приложи".Съвет
За да видите бързо типа на връзката, преди да копирате връзката, посочете "Копиране на връзката".
Изберете "Копиране на връзката".
Поставете връзката навсякъде, където искате да я изпратите (например в съобщение на Teams или имейл).
Настройки на връзката
Има различни опции за връзки, от които да избирате.
Забележка
Ако някои опции не са достъпни, администраторът на вашата организация или сайт на SharePoint може да ги е ограничил. Например те могат да изберат да премахнат опцията "Всеки ", за да предотвратят препращането на връзки извън вашата организация.
Всеки дава достъп на всеки, който получава връзката – независимо дали я получава директно от вас, или е препратена от някого другиго. Това може да включва хора извън вашата организация.
People във вашата организация с връзката дава достъп на всеки, който има акаунт от вашата организация и връзката, независимо дали го получава директно от вас, или е препратен от някого другиго. Той/тя трябва да е влязла в своя служебен или учебен акаунт, например "someone@contoso.com".
People със съществуващ достъп дава достъп на хората, които вече имат достъп до документа или папката. Връзката работи само за тях. То не променя никакви разрешения. Това е полезно, когато изпращате връзка отново на някого, който вече има достъп.
Забележка
Ако елементът вече е споделен, тук ще се появят профилните изображения или инициалите на хората и групите, с които е споделен. Можете да изберете една от иконите, за да отворите "Управление на достъпа", където можете да преглеждате и управлявате хората със съществуващ достъп.
People, които изберете, дава достъп само на хората, които посочите по име, група или имейл. Ако някой препрати връзката, само хората, които вече имат достъп до елемента, ще могат да използват тази връзка.
Забележка
Ако изберете тази опция, изберете "Приложи ", след което добавете имена към областта "Добавяне на име, група или имейл". След това изберете "Копиране на връзката".
В зависимост от това кой тип връзка е избран, може да има налични настройки по избор.
- Задаването на дата на изтичане на срока ви позволява да зададете дата, на която срокът на връзката да изтича. След датата, която сте задали, връзката няма да работи и ще трябва да създадете нова връзка или да споделите отново с хора, за да могат да продължат да имат достъп до файла.
- Задаването на парола ви позволява да зададете парола за достъп до файла. Когато потребителят щракне върху връзката, той ще получи подкана да въведе парола, преди да получи достъп до файла. Трябва да предоставите тази парола отделно на всеки, с когото искате да споделите файла.
След като изберете настройките, изберете "Приложи ", за да актуализирате връзката.
Бързо копиране на връзка
Има два клавишни комбинации за копиране на връзка към елемент от библиотека на SharePoint или вашия OneDrive:
В списъчен изглед или плочки:
- Изберете ред, ред или плочка на елемент.
- Изберете "Копиране на връзката" от лентата с команди над изгледа "Файлове".
В списъчен изглед:
- Посочете или изберете ред за елемент.
- Изберете иконата за още действия .
- Изберете "Копиране на връзката " от менюто с действия.
Ако сте в отворен файл на Microsoft 365 (например документ на PowerPoint, Word или Excel):
- Изберете Споделяне в горния десен ъгъл.
- След това изберете "Копиране на връзката".
Избирането на "Копиране на връзката" автоматично ще копира връзката в клипборда с избрани настройки за споделяне по подразбиране. Ако искате да направите промени във връзката, отидете на настройки.
Забележка
Ако изберете People, които изберете, трябва да изберете хората, за които искате връзката да работи, директно в настройки на връзката.
Етикети за чувствителност
След като изберете Споделяне, етикетите за чувствителност се появяват под името на елемента, за да ви уведомят за нивото на защита на елемента. Задръжте курсора над етикет за чувствителност, за да научите повече за него, или повече за етикетите за чувствителност и как да ги променяте.
Споделяне извън вашата организация
Ако вашата организация ви позволява да споделите елемент с хора извън вашата организация, има два начина да го направите, след като изберете част от споделянето. Прегледайте опциите по-долу или научете повече за външното споделяне.
Покана
Добавете имейлите към областта "Добавяне на име, група или имейл" и изберете "Продължи".
Копиране на връзка
- Отваряне връзка настройки.
- Изберете People, които изберете, или "Всеки".
- Изберете "Копиране на връзката".
- Поставете връзката някъде, за да може лицето извън вашата организация да я използва, например в съобщение или имейл на Teams.
Ако изберете People, които изберете, добавете имейлите към областта "Добавяне на име, група или имейл", преди да копирате връзката.
Забележка
Не можете да споделяте с извън вашата организация, ако People във вашата организация е избрано в настройките за споделяне.
–––––––––––––––––––––––
Сродни теми
Споделяне на файлове и папки в OneDrive
Споделяне на файлове или папки на SharePoint